Excel – одна з основних програм, що дозволяють працювати з таблицями для економіко-статистичних розрахунків. Багато підприємців називають її першою СРМ, а хтось продовжує вважати найкращою та єдиною CRM-системою.
Чи так це? Чи дійсно Excel і Google-таблиці замінити цілий сервіс з управління взаємовідносинами з клієнтами, ми спробуємо розібратися сьогодні.
Чому інтернет-магазини обирають облік в Excel?
Найпростіша відповідь, як завжди, лежить на поверхні – це безкоштовно. Відкриваючи бізнес, онлайн-продавець і так несе чимало витрат, в які рідко вписуються додаткові вкладення в програми. Хмарний варіант Excel не вимагає додаткових налаштувань, завжди доступний як на декстопі, так і на мобільному, а також дозволяє зберігати інформацію – закривати доступ до файлів, але при цьому все-таки розшарувати їх на потрібних людей.
В цілому Excel можна вважати зрозумілою програмою. Студенти вивчають її на парах інформатики, а старші люди можуть освоїти за допомогою уроків на YouTube. Знову ж абсолютно безкоштовно.
Є можливість залишати коментарі та працювати кільком людям в одному документі одночасно. Таблиці можна автоматизувати за допомогою розширень, які також встановлюються безкоштовно з Google Market.
Чим більше у користувача навичок, тим цікавішою та різноманітнішою може бути система зберігання даних в Екселі. Це якісний та життєздатний метод для ведення записів про діяльність, якщо ми говоримо про малий бізнес. Блокноти вже відкинуті, а перейти на шлях автоматизації поки що невідомо як.
Щоправда, незручні ситуації можуть виникнути відразу. Наприклад, ви поділилися excel-документом зі своїм реалізатором або менеджером з продажу. Він сам вносить туди дані та сам їх перевіряє. А якщо цифри додають вже 3 людини? При цьому один із них не найуважніший, а другий одного разу взагалі все видалив, відповівши, що “просто не зрозумів, куди натиснув”.Хитку систему продовжують хитати люди, а фінансова відповідальність все ще на плечах власника.
Ми знаємо, що перекладати бізнес на CRM-систему морально складно і страшно, і взагалі “куди?”.
Тому, по-перше, для новачків підготували швидкий екскурс у світ CRM-систем, які бувають і навіщо потрібні бізнесу в Україні.
По-друге, зібрали головні плюси переходу до автоматизації через сучасні CRM-рішення.
10 переваг CRM-системи перед таблицями Excel
Працювати в CRM-системі після Google-таблиць, це як пересісти зі старої затишної машини на гоночну, та ще й повного фаршу. У бонус йде постійне техобслуговування та прокачування перед новими заїздами. Від захоплення може навіть запаморочить голову.
Представляємо 10 ключових моментів, які точно змінять ваше уявлення про те, що створювати СРМ в Excel ще варто. Поїхали розбиратися!
- Інформація про користувача/товар за одним кліком
Найчастіше Excel ведуть як каталог товарів, або як список покупців. Однак жоден файл обліку не дасть вам такої повної інформації, як картка CRM-системи.
“Наші клієнти зазвичай роблять оптові замовлення. Наприклад, купують 100 табличок для готелю, тим самим повністю закриваючи потребу. Чи можна після цього чекати на їх повернення? Можна, але, звичайно ж, нескоро. Наприклад, коли запрацюють та збудують новий готель.
На наш досвід траплялося таке і через два роки, і через чотири. І добре, що за допомогою KeyCRM ми могли швидко знайти минуле замовлення, відстежити індивідуальні уподобання та на їх основі зробити макет нового замовлення. Лояльність клієнтів після цього зростає у геометричній прогресії. Впевнені, що й у майбутньому ми ще зустрінемося з ними.
З кейсу Анни та Андрія Стичинськіх, власників магазину на Etsy
До речі, за кожним клієнтом можна закріпити відповідального менеджера. Якщо в компанії великий відділ продажів, то добре повертати постійних клієнтів до звичних їм менеджерів.
- Жодної ручної роботи при обробці замовлень з різних джерел.
Всі замовлення автоматично підтягуються із підключених інтернет-магазинів та маркетплейсів (також є можливість додавання замовлення вручну чи імпортом). Завдяки історії ви бачите, хто, що і коли редагував.
Повний контроль системи дозволяє розуміти, на якому етапі зараз перебуває обробка товару та які наступні кроки треба робити. Насправді жодна таблиця Excel настільки детально не відображає процеси воронки продажів і найчастіше заповнюється вже постфактум.
- Помилки зводяться майже до нуля.
Згідно з наданою аналітикою від Google, 88% таблиць містять помилки. Багато з них приховані настільки глибоко, що вплинуть на розрахунки абсолютно несподівано – наприклад, ви додасте новий рядок або стовпець, а дані безповоротно пропадуть.
До речі, у СRM-системі видалити випадково замовлення просто неможливо!
- Повноцінний складський облік з автоматичною передачею залишків на маркетплейси
Зміни залишків товару у таблицях завжди потрібно робити вручну, а якщо ви ще й торгуєте на маркетплейсах – переносити їх і туди. CRM-система вирішує такі проблеми навіть без додаткових кліків. Після обробки замовлення, товар автоматично списується з залишків і його кількість оновлюється на торгових майданчиках.
- Автоматична робота з поштовими службами
Інтеграція – це те, що ви ніколи не знайдете в Excel.
Наприклад, якщо потрібна поштова ТТН, вам доведеться піти та заповнити всі поля на сайті доставки. У середньому це займає від 7 до 15 хвилин робочого дня одну накладну. А що, якщо їх 10 чи взагалі 100?
При роботі в KeyCRM поля, як за помахом чарівної палички, заповняться самі. Система автоматично підтягне дані із замовлення, залишивши вам мінімальну роботу – роздрукувати наклейку та приклеїти її на посилку. У разі великих замовлень ви можете скористатися функцією масового друку та отримати всі накладні за 1 клік.
При автоматичній роботі нічого не буде забуто чи втрачено. CRM підсвітить не оброблені замовлення, нагадає надіслати посилку та навіть покаже повернення.
- Таскер, що вже вбудований.
У хмарній версії Excel ви можете залишити коментар, але як потрапити з ним у потрібний час?
CRM-система вирішує це питання і навіть йде з ним далі, включаючи:
- створення повідомлень,
- встановлення нагадувань,
- можливість постановки завдань собі та колегам.
До речі, ви пробували вибрати таскер під СРМ, який влаштує всіх? 🙂
Дуже здорово, коли функціонал вже вшитий у систему, а вам залишається тільки їм користуватися.
- Повна фінансова прозорість.
І ми говоримо не лише про облік коштів, а й про створення віртуальних чеків. Вбудований ПРО від Checkbox дозволяє відправляти чеки покупцям, не залишаючи вікна системи.
Ви легко можете порахувати витрати за вашими інтернет-магазинами або маркетплейсами, а також бачити загальні витрати (наприклад, оренда офісу, комунальні платежі або одноразова купівля кавомашини для ваших співробітників).
- Аналітика з продажу, товарів, менеджерів, фінансів, покупців
Розглядайте кожну частину роботи вашої компанії в будь-який цікавий вам проміжок часу.
За допомогою зручного інструменту можна не лише оцінити фінансовий потік, а й порівняти ефективність магазинів на різних майданчиках, а також успіхи кожного менеджера.
Зібрати подібні дані в одній Excel таблиці – завдання із зірочкою навіть для фахівця.
- Тільки ви вирішуєте, якою інформацією ділитися із співробітниками.
В епоху масової інформації якісно фільтрувати її стає дедалі складніше. Але навіщо кур’єру бачити посилання на технічне завдання дизайнеру? Або дизайнеру перевіряти адреси та ціни за доставку клієнтам? CRM-система створює цикл обробки замовлень в такий спосіб, що кожен співробітник бачить лише те, що корисно виконання його частини робіт. Такий функціонал називається Ролі і жоден документ з Excel запропонувати таке вам точно не зможе.
- 19 доларів та система ваша.
Так, Excel – безкоштовний, але KeyCRM надасть усе вищеописане лише за 19 доларів на місяць. В чому діло, якщо люди на каву в місяць витрачають побільше? У нашому ентузіазмі 🙂
Ми щиро віримо, що ecommerce ринок СНД повинен розвиватися і хочемо надати навіть онлайн-підприємцям-початківцям якісний сервіс за доступною ціною.
Дізнатись детально про тарифи.
До речі, вам не доведеться платити за кожного співробітника окремий тариф. Наша філософія проста – доступна СRM кожному. Від фінансового директора до кур’єра 🙂
Додатковий бонус від KeyCRM – унікальний функціонал Чати. Отримуйте всі повідомлення від клієнтів з Telegram, Viber, Instagram та email в єдиному вікні CRM-системи. Розібратися, як працюють Чати в CRM.
Висновки
Excel, особливо хмарний через Google Sheets, все ще залишається добрим інструментом для мікробізнесу. Це зручний та швидкий спосіб ведення обліку як товару, так і продажів. Але, якщо ваш бізнес активно розвивається і ви готові його масштабувати – не бійтеся ширше дивитися і переходьте на новий етап автоматизації онлайн-торгівлі.
CRM-система KeyCRM забезпечує не тільки ведення обліку, а й стане справжнім акумулятором діяльності вашої компанії. Більше ніякого хаосу: зрозумілі завдання ставляться у потрібний момент до правильного співробітника.
Автоматизуйте інтернет-магазин вже сьогодні, щоб отримати час та можливість на його розвиток завтра. Замість 8-годинного робочого дня обробляйте замовлення всього за 2 години. Швидка установка. Без залучення програмістів. Спробуйте разом із KeyCRM. Перші 30 днів безкоштовно!
Що ще почитати про CRM-системи:
30 речей, які можна легко автоматизувати у вашому інтернет-магазині
Чудова сімка: огляд CRM-систем для онлайн-торгівлі в Україні
Як вибрати українську СRM: чим замінити Бітрікс та аналог AmoСRM
