Незабаром прийде Новий 2022 рік та принесе він підприємцям e-commerce необхідність використання реєстраторів розрахункових операцій. Набрання чинності Законом № 1017-IX було відкладено у зв’язку з обмеженнями через пандемію, але 1 січня ми прокинемося в новій реальності, до якої важливо підготуватися.
Отже, РРО потрібно використовувати тоді, коли є факт прийому оплати (картка, готівка) продавцем від покупця за місцем угоди. Але особливість e-commerce в тому, що два етапи «оплата» та «прийом замовлення» не завжди відбуваються у єдиний момент. Можна вручити готівку кур’єру, оформити післяплату (коли гроші приймають у відділенні пошти), а також перерахувати на реквізити банківського рахунку. Часто оплата в інтернет-магазинах відбувається за допомогою електронних сервісів на кшталт LiqPay, Portmone, WayforPay та ін.
Коли потрібний РРО?
Оплата на IBAN
Клієнт переказує кошти зі свого розрахункового рахунку на розрахунковий рахунок продавця/магазину через відділення (термінал) банку або мобільний банкінг за реквізитами (карта-ключ). Для проведення банківських операцій РРО не потрібне.
Електронні платіжні сервіси
LiqPay, Portmone, WayforPay та ін. дозволяють сплатити за товар прямо на сайті, безпосередньо під час покупки. Розрахунок проводиться через ПРРО, товар передається кур’єру разом із чеком. Вашому онлайн-майданчику може знадобитися впровадження CRM-системи та якісні інтеграції, щоб правильно оформляти покупку в неробочий час – ланцюжок «купівля – оплата через еквайринг – друк електронного чека» має бути нерозривним.
Готівкова оплата кур’єру магазину
Деякі інтернет-магазини практикують схему: замовлення на сайті – доставка власним кур’єром – оплата готівкою. Співробітника, який приймає гроші/картку, потрібно забезпечити пристроєм, на якому інстальовано ПРРО, він відправлятиме електронний чек клієнту прямо в момент прийняття грошей – передачі товару покупцю.
Оплата у точці видачі
При самовивезенні зі складу/точки видачі дотримується головний принцип: «оплата (готівкою або через POS-термінал) – товар у руки». Видавати чек обов’язково!
Оплата поштовим/кур’єрським службам
Наприклад, улюблена багатьма покупцями післяплата. Оплата передається посереднику (наприклад, Нова пошта) за фактом отримання та перевірки товару. Деякі бачать нюанс у тому, що безпосередньо продавець не приймає гроші/картку в цей момент, відповідно, він не повинен видавати чек. Тут і справді недотримано основний принцип фіскалізації: прийом оплати за місцем і під час реалізації послуг.
Але залишимо вільне трактування юристам. ДПС підтверджує: пошта (кур’єр) передає товар із чеком від продавця, в якому потрібно вказати тип платежу (накладений, післяплата, кредит тощо – все це безготівковий розрахунок). Тому що фактично в цьому прикладі гроші вам надходять від NovaPay. При передоплаті поштовий сервіс видає чек на послуги доставки та прийом оплати (для її перенаправлення магазину), а накладна є доказом гарантії на товар від продавця.
Що таке програмний РРО?
Окрім звичного нам касового апарату, в Україні із серпня 2020 року дозволено використання його програмної версії. Вона встановлюється на ПК, мобільний телефон або планшет і дозволяє створити цифровий розрахунковий документ (e-чек) у будь-якому зручному місці у формі PDF або QR-коду.
Процес фіскалізації проходить через сервер податкової, а зв’язок із клієнтом (для видачі йому чека) через месенджери, e-mail, sms. Не обов’язково роздруковувати документ і передавати «з рук в руки», але при необхідності, з цим впорається звичайний термальний принтер. Чек засвідчується за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП). Кожному надають особливий QR-код, за ним чек можна перевірити на порталі Податкової служби України.
ПРРО – це технологічне, гнучке та мобільне рішення, яке ідеально підходить для інтернет-торгівлі. З очевидних плюсів:
- висока швидкість обслуговування
- можливість швидкого усунення технічних проблем
- зручний експорт даних на інші пристрої
- немає необхідності підписувати договір на обслуговування
- вартість нижча, ніж у фізичного касового апарату
- можливість створення автоматичної звітності для податкової.
Із нюансів:
- Потрібен надійний інтернет (законодавчо дозволено не більше 36 годин безперервної офлайн роботи, загальний ліміт – 168 годин на місяць). Після відновлення зв’язку програма повинна автоматично перемикатися в режим обміну даними із сервером ДПС.
- Потрібно налагодити канали комунікації з клієнтами, краще автоматизовувати процеси збору контактів покупців та відправки розрахункових документів на пошту (додаткові налаштування), SMS або месенджери. Це може вирішити срм для торгівлі, наприклад, KeyCRM.
Як підключити ПРРО?
Для старту вам потрібні: пристрій, на якому працюватиме ПРРО (ПК, смартфон та ін.); електронний підпис, сама програма (наприклад, Checkbox), Інтернет-підключення. Почати роботу з ПРРО просто, можна вкластися в добу. Якщо немає підстав для відмови у реєстрації від податкової.
Отже, зробіть 4 основні кроки:
- Перейдіть на сайт вибраного ПРРО (до магазину програм) і завантажте програму, встановіть її на пристрій (телефон, планшет, ПК).
- Оформіть заяву про реєстрацію через електронний кабінет. Заходьте на https://cabinet.tax.gov.ua/login.
- Створюєте документ за формою № 1-ПРРО «Заява про реєстрацію програмного реєстратора розрахункових операцій» (за формою J/F1316602). При заповненні поля «Дія» вибираєте вкладку «Реєстрація». У 4 розділі «Дані про ПРРО» вказуєте тип, назву, унікальний номер.
- Отримайте фіскальний номер ПРРО та фіскальні номери для чеків.
- Зареєструйте касира: увійдіть у розділ «Ведення звітності», натисніть кнопку «Створити». Перейдіть на вкладку «Сповіщення про надання інформації щодо кваліфікованого сертифіката відкритого ключа», заповніть форму.
- Дотримуйтесь інструкцій вашого сервісу ПРРО.
Зверніть увагу! Деякі програми, наприклад Checkbox, дозволяють пройти всі етапи реєстрації прямо на своєму сайті, і автоматично відправити заявку на портал ДПС.
Такі різні: який програмний РРО обрати
На українському ринку вже достатньо пропозицій: можна вибрати універсальну ПРРО (Вчасно.POS, Checkbox, Cashalot) або спеціалізовану (Poster для ресторанного бізнесу). Є навіть платіжні сервіси (ОщадPay), які після інтеграції з офіційним програмним РРО Державної Податкової Служби, можуть створювати та реєструвати електронні чеки.
Програмний РРО від податкової служби
Програму розроблено ДПС і завантажити її можна прямо на офіційному сайті (zip-архів). Технічно вона ще сирувата, доопрацювання ведуться, але з основним завданням – реєстрацією розрахункових операцій та видачею чеків вона справляється. Є сумніви щодо кібербезпеки, адже для встановлення потрібно послабити безпеку пристрою в налаштуваннях.
Тарифи: безкоштовно
Вчасно.Каса
Сервіс від бренду електронного документообігу Вчасно, можна скачати з Google Play на ПК, смартфон або планшет, доступна настройка інтеграції з будь-якою CRM. Фіксує розрахункову операцію на сервері ДПС, створює електронні чеки та надсилає їх покупцям на e-mail, месенджер, sms і навіть в особистий кабінет клієнта на маркетплейсі. Електронні чеки Вчасно. Каса зберігає у хмарному архіві. Є можливість працювати офлайн, але лише у пакеті «Бізнес».
Тарифи: Безкоштовна версія (до 300 чеків на місяць). Легкий старт – 99 грн./міс. (кількість чеків необмежена). Бізнес – 149 грн/міс. (+ Офлайн режим). Інтеграції оплачуються окремо.
Cashalot
Комплексне рішення від розробника M.E.Doc доступне до завантаження на офіційному сайті. Вміє все, що потрібно від ПРРО, з цікавого: пошук товару за штрихкодом для швидкого створення чека, опція відкладених чеків (клієнт не встиг поповнити карту, або вирішив додати товар), формування Х-звітів за касовими операціями за день (на сервер податкової вони не потрапляють). Є режим роботи поза мережею і що важливо: автоматичний контроль ліміту.
Тарифи: залежать від того, хто використовує (фізособа або юрособа), а також кількості кас. 1-2 каси – 980 (1970) грн./рік за кожну.
Checkbox
Проект співзасновника Monobank Дмитра Дубілета, програмна каса – доступна та зручна альтернатива фізичним апаратам. Для початку роботи вам не потрібно відвідувати сайт ДПС. Вся реєстрація проходить на web-порталі Checkbox, в кабінеті якого можна в пару кліків зареєструвати (підтягнути з кабінету ДПС) торгову точку та створити касу. Заявка йде до податкової. Зміна статусу на «Активний» відразу відобразиться у системі.
Інтернет-магазинам пропонують можливість інтеграції API з CRM-системою для онлайн торгівлі, або платіжним сервісом, для цього будуть потрібні додаткові налаштування. Інтеграція с Checkbox є серед модулів KeyCRM, вона вбудована та не потребує складних доналаштувань – фіскалізуйте прямо зі сторінки замовлення в системі.
Після оплати товару на сайті/або у відділенні пошти, чек створюється автоматично та перенаправляється покупцю через зручний канал: e-mail, смс, месенджер. Також його можна надрукувати на принтері. Формувати чек можна не лише в кабінеті сайту, а й у мобільному додатку, чат-боті. Checkbox на смартфоні стане в нагоді кур’єру інтернет-магазину при доставці та прийнятті оплати готівкою.
Дані про реєстрацію розрахункової операції передаються на сервер податкової служби, у відповідь вам надходить фіскальний номер чека. Зберігати розрахункові документи можна в Архіві, тут є класна опція сортування чеків: за типом, часом продажу такі дані дозволять аналізувати торгові процеси.
Тарифи: перший місяць безкоштовно, далі одна каса — 149 грн./міс.
Висновок
Залишилося не так багато часу, доки ваш інтернет-магазин буде зобов’язаний видавати чеки (оновлення за 2023 рік). Вибираючи ПРРО для свого бізнесу, дивіться на перспективу: важливо, щоб програма інтегрувалася з CRM. Всім, хто працює з KeyCRM або планує підключитися, сміливо рекомендуємо сервіс Checkbox: одним з перших на ринку він встиг завоювати хорошу репутацію. У програми зрозумілий та зручний інтерфейс, у наявності всі опції необхідні для ПРРО.
