Оновлено. Ця стаття була написана в 2022 році, ми чекали, що він принесе підприємцям e-commerce необхідність використання реєстраторів розрахункових операцій. Спочатку введення в дію Закону № 1017-IX було відкладено у зв’язку з обмеженнями через пандемію, але 1 січня ми мали прокинутись в новій бізнес-реальності, до якої важливо було підготуватися.
В 2022 році ми й справді опинилися в умовах, до яких не були готові: повномасштабна війна стала справжнім випробуванням для українських підприємців. До жовтня 2023 року за невикористання пРРО не штрафували, звичайно, якщо йшлося не про підакцизні товари.
Але з набуттям чинності Закону України «Про внесення змін до Податкового кодексу України та інших законів України щодо особливостей оподаткування у період дії воєнного стану» від 30.06.2023 року № 3219-ІХ, правила гри змінилися. В 2024 році фіскалізація стає обов’язковою для більшості розрахункових операцій. Про виключення та штрафи можна дізнатися в матеріалі “Чи потрібен РРО при торгівлі в інтернеті в 2023 році”.
Отже, РРО потрібно використовувати тоді, коли є факт прийому оплати (картка, готівка) продавцем від покупця за місцем угоди. Але особливість e-commerce в тому, що два етапи «оплата» та «прийом замовлення» не завжди відбуваються у єдиний момент. Можна вручити готівку кур’єру, оформити післяплату (коли гроші приймають у відділенні пошти), а також перерахувати на реквізити банківського рахунку. Часто оплата в інтернет-магазинах відбувається за допомогою електронних сервісів на кшталт LiqPay, Portmone, WayforPay та ін.
В яких випадках потрібний/не потрібний РРО?
Оплата на IBAN
Клієнт переказує кошти зі свого розрахункового рахунку на розрахунковий рахунок продавця/магазину через відділення (термінал) банку або мобільний банкінг за реквізитами (карта-ключ). Для проведення банківських операцій РРО не обов’язковий.
Електронні платіжні сервіси
LiqPay, Portmone, WayforPay та ін. дозволяють сплатити за товар прямо на сайті, безпосередньо під час покупки. Розрахунок проводиться через ПРРО, товар передається кур’єру разом із чеком. Вашому онлайн-майданчику може знадобитися впровадження CRM-системи та якісні інтеграції, щоб правильно оформляти покупку в неробочий час – ланцюжок «купівля – оплата через еквайринг – друк електронного чека» має бути нерозривним.
Готівкова оплата кур’єру магазину
Деякі інтернет-магазини практикують схему: замовлення на сайті – доставка власним кур’єром – оплата готівкою. Співробітника, який приймає гроші/картку, потрібно забезпечити пристроєм, на якому інстальовано ПРРО, він відправлятиме електронний чек клієнту прямо в момент прийняття грошей – передачі товару покупцю.
Оплата у точці видачі
При самовивезенні зі складу/точки видачі дотримується головний принцип: «оплата (готівкою або через POS-термінал) – товар у руки». Видавати чек обов’язково!
Оплата поштовим/кур’єрським службам
Наприклад, улюблена багатьма покупцями післяплата. Оплата передається посереднику (наприклад, Нова пошта) за фактом отримання та перевірки товару. Деякі бачать нюанс у тому, що безпосередньо продавець не приймає гроші/картку в цей момент, відповідно, він не повинен видавати чек. Тут і справді недотримано основний принцип фіскалізації: прийом оплати за місцем і під час реалізації послуг.
Але залишимо вільне трактування юристам. ДПС підтверджує: пошта (кур’єр) передає товар із чеком від продавця, в якому потрібно вказати тип платежу (накладений, післяплата, кредит тощо – все це безготівковий розрахунок). Тому що фактично в цьому прикладі гроші вам надходять від NovaPay. При передоплаті поштовий сервіс видає чек на послуги доставки та прийом оплати (для її перенаправлення магазину), а накладна є доказом гарантії на товар від продавця.
пРРО що це?
Окрім звичного нам касового апарату, в Україні з серпня 2020 року дозволено використання його програмної версії. Вона встановлюється на ПК, мобільний телефон або планшет і дозволяє створити цифровий розрахунковий документ (e-чек) у будь-якому зручному місці у формі PDF або QR-коду.
Як працює програмний РРО?
Процес фіскалізації проходить через сервер податкової, а зв’язок із клієнтом (для видачі йому чека) через месенджери, e-mail, sms. Не обов’язково роздруковувати документ і передавати «з рук в руки», але при необхідності, з цим впорається звичайний термальний принтер. Чек засвідчується за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП). Кожному надають особливий QR-код, за ним чек можна перевірити на порталі Податкової служби України.
Чому програмний РРО для інтернет-магазина зручніший?
ПРРО – це технологічне, гнучке та мобільне рішення, яке ідеально підходить для онлайн-торгівлі. З очевидних плюсів:
- висока швидкість обслуговування
- можливість швидкого усунення технічних проблем
- зручний експорт даних на інші пристрої
- немає необхідності підписувати договір на обслуговування
- вартість нижча, ніж у фізичного касового апарату
- можливість створення автоматичної звітності для податкової.
Якщо ПРРО не працює…
Варто врахувати, що програмні РРО – це хмарні сервіси, працюють онлайн, якість з’єднання є дуже важливою. В умовах, коли блекаути відбуваються часто та неочікувано можуть виникати нюанси.
Важливо забезпечити надійний інтернет (законодавчо дозволено не більше 36 годин безперервної офлайн роботи, загальний ліміт – 168 годин на місяць). Після відновлення зв’язку програма повинна автоматично перемикатися в режим обміну даними із сервером ДПС.
Зв’язок з покупцями щодо операцій
Потрібно налагодити канали комунікації з клієнтами, краще автоматизовувати процеси збору контактів покупців та відправки розрахункових документів на пошту (додаткові налаштування), SMS або месенджери. Це може вирішити срм для торгівлі, в якій є вбудований пРРО, наприклад, KeyCRM.
Як підключити пРРО?
Для старту варто підготувати: пристрій, на якому працюватиме ПРРО (ПК, смартфон та ін.); електронний підпис, саму програму (наприклад, Вчасно чи Checkbox), якісне інтернет-підключення. Почати роботу з цифровою касою просто, можна вкластися в добу. Звичайно, якщо немає підстав для відмови у реєстрації від податкової.
5 важливих етапів у налаштуванні пРРО
Отже, для підключення програмного РРО зробіть 5 основних кроків:
- Перейдіть на сайт вибраного ПРРО (до магазину програм) і завантажте програму, встановіть її на пристрій (телефон, планшет, ПК).
- Оформіть заяву про реєстрацію через електронний кабінет. Заходьте на https://cabinet.tax.gov.ua/login.
- Створюєте документ за формою № 1-ПРРО «Заява про реєстрацію програмного реєстратора розрахункових операцій» (за формою J/F1316602). При заповненні поля «Дія» вибираєте вкладку «Реєстрація». У 4 розділі «Дані про ПРРО» вказуєте тип, назву, унікальний номер.
- Отримайте фіскальний номер ПРРО та фіскальні номери для чеків.
5. Зареєструйте касира: увійдіть у розділ «Ведення звітності», натисніть кнопку «Створити». Перейдіть на вкладку «Сповіщення про надання інформації щодо кваліфікованого сертифіката відкритого ключа», заповніть форму.
А далі дотримуйтесь інструкцій вашого сервісу ПРРО.
Зверніть увагу! Деякі програми, наприклад Checkbox, дозволяють пройти всі етапи реєстрації прямо на своєму сайті, і автоматично відправити заявку на портал ДПС.
Огляд кращих програмних РРО: який вибрати
На українському ринку вже достатньо пропозицій: можна вибрати універсальну ПРРО (Вчасно, Checkbox, Cashalot) або спеціалізовану (Poster для ресторанного бізнесу). Є навіть платіжні сервіси (ОщадPay), які після інтеграції з офіційним програмним РРО Державної Податкової Служби, можуть створювати та реєструвати електронні чеки.
Програмний РРО від податкової служби
Програму розроблено ДПС і завантажити її можна прямо на офіційному сайті (zip-архів). Технічно вона ще сирувата, доопрацювання ведуться, але з основним завданням – реєстрацією розрахункових операцій та видачею чеків вона справляється. Є сумніви щодо кібербезпеки, адже для встановлення потрібно послабити безпеку пристрою в налаштуваннях.
Тарифи: безкоштовно
Вчасно.Каса
Сервіс від бренду електронного документообігу Вчасно, можна скачати з Google Play на ПК, смартфон або планшет, доступна настройка інтеграції з будь-якою CRM. Фіксує розрахункову операцію на сервері ДПС, створює електронні чеки та надсилає їх покупцям на e-mail, месенджер, sms і навіть в особистий кабінет клієнта на маркетплейсі. Електронні чеки Вчасно. Каса зберігає у хмарному архіві. Є можливість працювати офлайн, але лише у пакеті «Бізнес». Є вбудована інтеграція Вчасно з українською KeyCRM, що дозволяє створювати чеки всередині CRM-системи.
Тарифи: Безкоштовна версія (до 300 чеків на місяць). Легкий старт – 99 грн./міс. (кількість чеків необмежена). Бізнес – 149 грн/міс. (+ Офлайн режим). Інтеграції оплачуються окремо.
Cashalot
Комплексне рішення від розробника M.E.Doc доступне до завантаження на офіційному сайті. Вміє все, що потрібно від ПРРО, з цікавого: пошук товару за штрихкодом для швидкого створення чека, опція відкладених чеків (клієнт не встиг поповнити карту, або вирішив додати товар), формування Х-звітів за касовими операціями за день (на сервер податкової вони не потрапляють). Є режим роботи поза мережею і що важливо: автоматичний контроль ліміту.
Тарифи: залежать від того, хто використовує (фізособа або юрособа), а також кількості кас. 1-2 каси – 980 (1970) грн./рік за кожну.
Checkbox пРРО
Проект співзасновника Monobank Дмитра Дубілета, програмна каса – доступна та зручна альтернатива фізичним апаратам. Для початку роботи вам не потрібно відвідувати сайт ДПС. Вся реєстрація проходить на web-порталі Checkbox, в кабінеті якого можна в пару кліків зареєструвати (підтягнути з кабінету ДПС) торгову точку та створити касу. Заявка йде до податкової. Зміна статусу на «Активний» відразу відобразиться у системі.
Інтернет-магазинам пропонують можливість інтеграції API з CRM-системою для онлайн торгівлі, або платіжним сервісом, для цього будуть потрібні додаткові налаштування. Інтеграція с Checkbox є серед модулів KeyCRM, вона вбудована та не потребує складних доналаштувань – фіскалізуйте прямо зі сторінки замовлення в системі.
Після оплати товару на сайті/або у відділенні пошти, чек створюється автоматично та перенаправляється покупцю через зручний канал: e-mail, смс, месенджер. Також його можна надрукувати на принтері. Формувати чек можна не лише в кабінеті сайту, а й у мобільному додатку, чат-боті. Checkbox на смартфоні стане в нагоді кур’єру інтернет-магазину при доставці та прийнятті оплати готівкою.
Дані про реєстрацію розрахункової операції передаються на сервер податкової служби, у відповідь вам надходить фіскальний номер чека. Зберігати розрахункові документи можна в Архіві, тут є класна опція сортування чеків: за типом, часом продажу такі дані дозволять аналізувати торгові процеси.
Тарифи: перший місяць безкоштовно, далі одна каса — 149 грн./міс.
check by mono: пРРО у смартфоні
Спільний проект українського Monobank та CheckBox, створений спеціально для ФОП-ів. Дозволяє проводити оплати та фіскалізацію, генерувати фіскальні чеки, аналізувати фінансові справи власного бізнесу в розділі зі статистикою. І все це – в мобільному телефоні. Є доступ з браузеру та застосунок. Чеки можна надсилати в месенджери чи на email. Цікаво: працює і як смарт термінал, дозволяє приймати від покупців оплату готівкою чи карткою, в тому числі методом “tap”, по NFC, QR-коду.
Тарифи: від 180 грн на місяць за кожну підключену касу. Є можливість орендувати класичний POS-термінал за 819 грн на місяць.
пРРО в CRM: швидко та зручно
Для підприємця, що автоматизував майже всі ключові процеси, шляхом підключення CRM-системи для бізнесу, проводити фіскалізацію, переключаючись на вкладку програмного РРО, це втрата часу, незручно і все. Уявіть як круто робити цю процедуру прямо від час опрацювання замовлення!
KeyCRM: кращі програмні РРО всередині системи
Перше, що потрібно зауважити: всі модулі пРРО в українській KeyCRM – вбудовані, завдяки цьому все працює злагоджено, окремі елементи не вступають в конфлікти, після оновлень все швидко синхронізується.
Наразі в CRM-системі є два сервіси: CheckBox та Вчасно. Просто оберіть той, що вам більше підходить і підключить самостійно, допомога програміста не знадобиться.
Інтеграція пРРО в црм дозволяє підприємцю:
- Проводити фіскалізацію всередині системи, в картці замовлення, якщо є така необхідність.
- Вибирати будь-які види розрахунків: передоплату (авансовий платіж), післяплату, повну вартість. Позначати спосіб оплати: банківська картка, готівка.
- Швидко створювати цифрові та друковані чеки в різних форматах: QR-code, HTML, PDF, TXT.
- Надсилати чеки (посилання на них) покупцям в SMS, на email автоматично (працює, якщо телефон чи електронна адреса клієнта збережені в системі); в месенджери.
- Скасовувати чек, якщо угода не відбулася чи покупець захотів повернути товар.
- Вибирати як назвати товар у чеку, звідки підтягнути назву: з каталогу CRM, з магазину, чи додати окрему для цієї процедури.
- Додавати важливі штуки: коди УКТЗЕД, ставки податку.
- Підписуватися на вебхуки та підключати передачу даних ЕПЗ в пРРО для післяплати та передплати.
пРРО: як працювати з касами
До програмного РРО в CRM можна підключити будь-яку кількість касирів. Зміни відкриваються та закриваються дуже швидко, за кілька секунд, кнопкою у колонці “Статус зміни”, або в картці замовлення під час фіскалізації, якщо зміну ще не було відкрито.
Перед тим, як розпочати реєстрацію розрахункових операцій, користувач зможе протестувати роботу каси, пробний режим не передбачає надсилання даних до сервісу пРРО чи Державної Податкової Служби України. Головне, не забути вимкнути його перед початком “справжньої” роботи.
Як створювати чеки в CRM з пРРО
Після того, як модуль програмного РРО підключили в KeyCRM, додали касу (чи декілька), ввімкнули “Фіскалізацію” в налаштуваннях розділу Замовлення, потрібно надати касирам доступи до відповідної функції. Зручна система ролей дозволяє створити групу “Касири” чи “Продавці” та відкрити лише їм можливість генерувати чеки. При цьому, повна історія дій користувачів буде зберігатися в CRM. Можна відстежити хто і коли проводив операцію, або скасовував її.
Прийшов час навчитися створювати чеки в CRM, це дуже просто. Кнопку “Фіскалізувати” знаходимо в Замовленні, там де “Оплати”. У формі потрібно вибрати касу, назву товару для чеку (можна налаштувати заздалегідь), тип (післяплата, передплата, повна); активувати опцію передачі даних в ЕПЗ (за необхідності). Є можливість додавати коментар щодо типів оплати.
Далі система запропонує три варіанти дії з чеком: копіювати лінк на нього (зручно надсилати покупцю онлайн), роздрукувати документ чи скасувати фіскалізацію.
Висновок
Скоріше за все, в 2024 році, ваш інтернет-магазин буде зобов’язаний видавати чеки (кому потрібен пРРО з 2023 року ). Вибираючи сервіс для власного бізнесу, думайте на перспективу: важливо, щоб програма інтегрувалася з CRM.
Всім, хто працює з KeyCRM, або планує долучитися, сміливо рекомендуємо один із двох найкращих українських продуктів – Checkbox чи Вчасно: вони вже встигли завоювати добру репутацію. У програм зрозумілий та зручний інтерфейс, у наявності всі опції необхідні для фіскалізації. За підключення модулю до системи не потрібно платити додатково, тільки безпосередньо сервісу пРРО. Дізнатися як це працює в реальності можна під час тестового періоду в KeyCRM: підключайтесь, доступно до 30 днів без оплати.
