Excel vs CRM-система: кто победит?

Excel – одна из главных программ, позволяющих работать с таблицами для экономико-статистических расчетов. Многие предприниматели называют ее первой СРМ, а кто-то продолжает считать лучшей и единственной CRM-системой. 

Так ли это? Могут ли вправду Excel и Google-таблицы заменить целый сервис по управлению взаимоотношениями с клиентами, мы попробуем разобраться сегодня.

Почему интернет-магазины выбирают вести учет в Excel?

Самый простой ответ, как обычно, лежит на поверхности – это бесплатно. Открывая бизнес, онлайн-торговец и так несет немало расходов, в которые редко вписываются дополнительные вложения в программы. 

Облачный вариант Excel не требует установки, всегда доступен как на декстопе, так и на мобильном, а также позволяет беречь информацию – закрывать доступ к файлам, но при это все-таки расшаривать их на нужных людей.

не эксель а экселище, Мем Безлимитище

В целом, Excel можно считать понятной программой. Студенты изучают ее на парах информатики, а люди постарше могут освоить с помощью уроков на YouTube. Снова же абсолютно безвозмездно.

Есть возможность оставлять комментарии и работать нескольким людям в одном документе одновременно. Таблицы можно автоматизировать с помощью расширений, которые также бесплатно устанавливаются из Google Market.

Чем больше у пользователя навыков, тем более интересной и разнообразной может быть система хранения данных в Эксель. Это качественный и жизнеспособный метод вести записи о деятельности, если мы говорим о малом бизнесе. Блокноты уже откинуты, а перейти на путь автоматизации пока еще неизвестно как.

Правда неловкие ситуации могут возникнуть сразу же. Например, вы поделились excel-документом со своим реализатором или менеджером по продажам. Он сам вносит туда данные и сам их проверяет. А что если цифры добавляют уже 3 человека? При этом один из них не самый внимательный, а второй однажды вообще все удалил, ответив, что “просто не понял, куда нажал”. 

Шаткую систему продолжают шатать люди, а финансовая ответственность все также на плечах собственника.

Мы знаем, что переводить бизнес на CRM-систему морально сложно, и страшно, и вообще “куда?”. 

Поэтому во-первых, для совсем новичков подготовили быстрый экскурс в мир CRM-систем, какие бывают и зачем нужны бизнесу в Украине

А во-вторых, собрали главные плюсы перехода к автоматизации через современные CRM-решения.

10 преимуществ CRM-системы перед таблицами Excel

Работать в CRM-системе после Google-таблиц, это как пересесть со старой уютной машины на гоночную, да еще и полного фарша. В бонус идет постоянное техобслуживание и прокачка перед новыми заездами. От восторга может даже закружиться голова.

Представляем 10 ключевых моментов, которые точно изменят ваше представление о том, что создавать срм в Excel еще стоит. Поехали разбираться!

  1. Информация о пользователе/товаре по одному клику

Чаще всего Excel ведут либо как каталог товаров, либо как список покупателей. Однако ни один файл учета не даст вам настолько полную информацию, как карточка CRM-системы.

“Наши клиенты обычно делают оптовые заказы. К примеру, покупают 100 табличек для отеля, тем самым полностью закрывая в них потребность. Можно ли после этого ждать их возвращения? Можно, но конечно же нескоро. Например, когда заработают и построят новый отель 🙂 

По нашему опыту случалось такое и через два года, и через четыре. И здорово, что с помощью KeyCRM мы могли быстро найти прошлый заказ, отследить индивидуальные предпочтения и на их основании сделать макет нового заказа. Лояльность клиентов после этого вырастала в геометрической прогрессии. Уверены, что и в будущем мы еще с ними встретимся.

Анна и Андрей Стычинские, владельцы магазина на Etsy

Кстати, за каждым клиентом можно закрепить ответственного менеджера. Если в компании крупный отдел продаж, то будет хорошо возвращать постоянных клиентов к уже привычным им менеджерам. 

  1. Никакой ручной работы при обработке заказов с разных источников. 

Все заказы автоматически подтягиваются из подключенных интернет-магазинов и маркетплейсов (также есть возможность добавления заказа вручную или импортом). Благодаря истории вы видите кто, что и когда редактировал. 

Полный контроль системы позволяет понимать на каком этапе сейчас находится обработка товара и какие следующие шаги надо предпринимать. На практике ни одна таблица Excel настолько детально не отображает процессы воронки продаж и чаще всего заполняется уже постфактум. 

  1. Ошибки сводятся практически к нулю.

Согласно предоставленной аналитике от Google, 88% таблиц содержат ошибки. Многие из них скрыты настолько глубоко, что повлияют на расчеты абсолютно неожиданно – например, вы добавите новую строку или столбец, а данные безвозвратно пропадут.

Кстати, в СRM-системе удалить случайно заказ просто невозможно! 

  1. Полноценный складской учет с автоматической передачей остатков на маркетплейсы

Изменения остатков товара в таблицах всегда нужно делать вручную, а если вы еще и торгуете на маркетплейсах – переносить их и туда. CRM-система решает подобные проблемы даже без дополнительных кликов. После обработки заказа, товар автоматически списывается с остатков и его кол-во обновляется на торговых площадках.

Пример карточки товара в KeyCRM
  1. Автоматическая работа с почтовыми службами

Интеграции – это то, что вы никогда не найдете в Excel. 

Например, если нужна почтовая ТТН, вам придется пойти и заполнить все поля на сайте доставки. В среднем это занимает от 7 до 15 минут рабочего времени на одну накладную. А что, если их 10 или вообще 100?

При работе в KeyCRM поля, как по волшебству, заполнятся сами. Система автоматически подтянет данные из заказа, оставив вам минимальную работу – распечатать наклейку и приклеить ее на посылку.

В случае больших заказов вы можете воспользоваться функцией массовой печати и получить все накладные за 1 клик.

При автоматической работе ничего не будет забыто или утеряно. CRM подсветит не обработанные заказы, напомнит отправить посылку и даже покажет возврат. 

  1. Таскер, который уже встроен.

В облачной версии Excel вы можете оставить комментарий, но как попасть с ним в нужное время? 

CRM-система решает этот вопрос и даже идет с ним дальше, включая в себя:

  • создание уведомлений,
  • установку напоминаний,
  • возможность постановки задач себе и коллегам.

Кстати, вы пробовали выбрать таскер под срм, который устроит всех? То-то же! 

Очень здорово, когда функционал уже вшит в систему, а вам остается только работать в удовольствие.

  1. Полная финансовая прозрачность.

И мы говорим не только об учете денежных средств, но и о создании виртуальных чеков. Встроенный Checkbox позволяет отправлять чеки покупателям, не покидая окна системы.

Вы легко можете посчитать затраты по вашим интернет-магазинам или маркетплейсам, а также видеть общие затраты (к примеру, аренда офиса, коммунальные платежи или единоразовая покупка кофемашины для ваших сотрудников).

  1. Аналитика по продажам, товарам, менеджерам, финансам, покупателям

Рассматривайте словно под микроскопом каждую часть работы вашей компании в любой интересный вам промежуток времени. 

С помощью удобного инструмента можно не только оценить финансовый поток, но и сравнить эффективность магазинов на разных площадках. 

Собрать подобные данные в одной Excel таблице – задачка со звездочкой даже для профессионала.

  1. Только вы решаете, какой информацией делиться с сотрудниками.

В эпоху массовой информации качественно фильтровать ее становится все сложнее. Но зачем курьеру видеть ссылки на техническое задание дизайнеру? Или дизайнеру проверять адреса и цены за доставку клиентам? 

CRM-система создает цикл обработки заказов таким образом, что каждый сотрудник видит только то, что полезно для выполнения его части работ. Такой функционал называется Роли и ни один документ в Excel подобного предложить вам точно не сможет.

10. 19 долларов и система ваша.

Да, Excel – бесплатный, но KeyCRM предоставит все вышеописанное всего за 19 долларов в месяц. 

Где подвох, если люди на кофе в месяц тратят побольше? В нашем энтузиазме 🙂

Мы искренне верим, что ecommerce рынок СНГ должен развиваться и хотим предоставить даже начинающим онлайн-предпринимателям качественный сервис по доступной цене. 

Узнать детально о тарифах.

Автоматизируйте интернет-магазин уже сегодня, чтобы получить время и возможность на его развитие завтра. Вместо 8-часового рабочего дня, обрабатывайте заказы всего за 2 часа. Установка быстрая. Без привлечения программистов. 

Выводы

Excel, особенно облачный через Google Sheets, все еще остается хорошим инструментом для микробизнеса. Это удобный и быстрый способ ведения учета как товара, так и продаж. Но, если ваш бизнес активно развивается и вы готовы его масштабировать – не бойтесь смотреть шире и переходите на новый этап автоматизации онлайн-торговли. 

CRM-система KeyCRM обеспечит не только ведение учета, но и станет настоящим аккумулятором деятельности всей вашей компании.

Больше никакого хаоса: понятные задачи ставятся в нужный момент правильному сотруднику. Механизмы вращаются, бизнес идет. 

Попробуйте и вы вместе с KeyCRM. Первые 30 дней бесплатно!

Что еще почитать про CRM-системы:

30 вещей, которые можно легко автоматизировать в вашем интернет-магазине

Великолепная семерка: обзор CRM-систем для онлайн-торговли в Украине

Маргарита Кудрина
Настойчиво систематизирую хаос и спасаю от рутины.
Верю в свободные выходные 🙂