Excel – одна из главных программ, позволяющих работать с таблицами для экономико-статистических расчетов. Многие предприниматели называют ее первой СРМ, а кто-то продолжает считать лучшей и единственной CRM-системой.
Так ли это? Могут ли вправду Excel и Google-таблицы заменить целый сервис по управлению взаимоотношениями с клиентами, мы попробуем разобраться сегодня.
Почему интернет-магазины выбирают вести учет в Excel?
Самый простой ответ, как обычно, лежит на поверхности – это бесплатно. Открывая бизнес, онлайн-торговец и так несет немало расходов, в которые редко вписываются дополнительные вложения в программы.
Облачный вариант Excel не требует установки, всегда доступен как на декстопе, так и на мобильном, а также позволяет беречь информацию – закрывать доступ к файлам, но при это все-таки расшаривать их на нужных людей.
В целом, Excel можно считать понятной программой. Студенты изучают ее на парах информатики, а люди постарше могут освоить с помощью уроков на YouTube. Снова же абсолютно безвозмездно.
Есть возможность оставлять комментарии и работать нескольким людям в одном документе одновременно. Таблицы можно автоматизировать с помощью расширений, которые также бесплатно устанавливаются из Google Market.
Чем больше у пользователя навыков, тем более интересной и разнообразной может быть система хранения данных в Эксель. Это качественный и жизнеспособный метод вести записи о деятельности, если мы говорим о малом бизнесе. Блокноты уже откинуты, а перейти на путь автоматизации пока еще неизвестно как.
Правда неловкие ситуации могут возникнуть сразу же. Например, вы поделились excel-документом со своим реализатором или менеджером по продажам. Он сам вносит туда данные и сам их проверяет. А что если цифры добавляют уже 3 человека? При этом один из них не самый внимательный, а второй однажды вообще все удалил, ответив, что “просто не понял, куда нажал”.
Шаткую систему продолжают шатать люди, а финансовая ответственность все также на плечах собственника.
Мы знаем, что переводить бизнес на CRM-систему морально сложно, и страшно, и вообще “куда?”.
Поэтому во-первых, для совсем новичков подготовили быстрый экскурс в мир CRM-систем, какие бывают и зачем нужны бизнесу в Украине.
А во-вторых, собрали главные плюсы перехода к автоматизации через современные CRM-решения.
10 преимуществ CRM-системы перед таблицами Excel
Работать в CRM-системе после Google-таблиц, это как пересесть со старой уютной машины на гоночную, да еще и полного фарша. В бонус идет постоянное техобслуживание и прокачка перед новыми заездами. От восторга может даже закружиться голова.
Представляем 10 ключевых моментов, которые точно изменят ваше представление о том, что создавать срм в Excel еще стоит. Поехали разбираться!
- Информация о пользователе/товаре по одному клику
Чаще всего Excel ведут либо как каталог товаров, либо как список покупателей. Однако ни один файл учета не даст вам настолько полную информацию, как карточка CRM-системы.
“Наши клиенты обычно делают оптовые заказы. К примеру, покупают 100 табличек для отеля, тем самым полностью закрывая в них потребность. Можно ли после этого ждать их возвращения? Можно, но конечно же нескоро. Например, когда заработают и построят новый отель 🙂
По нашему опыту случалось такое и через два года, и через четыре. И здорово, что с помощью KeyCRM мы могли быстро найти прошлый заказ, отследить индивидуальные предпочтения и на их основании сделать макет нового заказа. Лояльность клиентов после этого вырастала в геометрической прогрессии. Уверены, что и в будущем мы еще с ними встретимся.
Кстати, за каждым клиентом можно закрепить ответственного менеджера. Если в компании крупный отдел продаж, то будет хорошо возвращать постоянных клиентов к уже привычным им менеджерам.
- Никакой ручной работы при обработке заказов с разных источников.
Все заказы автоматически подтягиваются из подключенных интернет-магазинов и маркетплейсов (также есть возможность добавления заказа вручную или импортом). Благодаря истории вы видите кто, что и когда редактировал.
Полный контроль системы позволяет понимать на каком этапе сейчас находится обработка товара и какие следующие шаги надо предпринимать. На практике ни одна таблица Excel настолько детально не отображает процессы воронки продаж и чаще всего заполняется уже постфактум.
- Ошибки сводятся практически к нулю.
Согласно предоставленной аналитике от Google, 88% таблиц содержат ошибки. Многие из них скрыты настолько глубоко, что повлияют на расчеты абсолютно неожиданно – например, вы добавите новую строку или столбец, а данные безвозвратно пропадут.
Кстати, в СRM-системе удалить случайно заказ просто невозможно!
- Полноценный складской учет с автоматической передачей остатков на маркетплейсы
Изменения остатков товара в таблицах всегда нужно делать вручную, а если вы еще и торгуете на маркетплейсах – переносить их и туда. CRM-система решает подобные проблемы даже без дополнительных кликов. После обработки заказа, товар автоматически списывается с остатков и его кол-во обновляется на торговых площадках.
- Автоматическая работа с почтовыми службами
Интеграции – это то, что вы никогда не найдете в Excel.
Например, если нужна почтовая ТТН, вам придется пойти и заполнить все поля на сайте доставки. В среднем это занимает от 7 до 15 минут рабочего времени на одну накладную. А что, если их 10 или вообще 100?
При работе в KeyCRM поля, как по волшебству, заполнятся сами. Система автоматически подтянет данные из заказа, оставив вам минимальную работу – распечатать наклейку и приклеить ее на посылку. В случае больших заказов вы можете воспользоваться функцией массовой печати и получить все накладные за 1 клик.
При автоматической работе ничего не будет забыто или утеряно. CRM подсветит не обработанные заказы, напомнит отправить посылку и даже покажет возврат.
- Таскер, который уже встроен.
В облачной версии Excel вы можете оставить комментарий, но как попасть с ним в нужное время?
CRM-система решает этот вопрос и даже идет с ним дальше, включая в себя:
- создание уведомлений,
- установку напоминаний,
- возможность постановки задач себе и коллегам.
Кстати, вы пробовали выбрать таскер под срм, который устроит всех? То-то же!
Очень здорово, когда функционал уже вшит в систему, а вам остается только работать в удовольствие.
- Полная финансовая прозрачность.
И мы говорим не только об учете денежных средств, но и о создании виртуальных чеков. Встроенный Checkbox позволяет отправлять чеки покупателям, не покидая окна системы.
Вы легко можете посчитать затраты по вашим интернет-магазинам или маркетплейсам, а также видеть общие затраты (к примеру, аренда офиса, коммунальные платежи или единоразовая покупка кофемашины для ваших сотрудников).
- Аналитика по продажам, товарам, менеджерам, финансам, покупателям
Рассматривайте словно под микроскопом каждую часть работы вашей компании в любой интересный вам промежуток времени.
С помощью удобного инструмента можно не только оценить финансовый поток, но и сравнить эффективность магазинов на разных площадках, а также успехи каждого из менеджеров.
Собрать подобные данные в одной Excel таблице – задачка со звездочкой даже для профессионала.
- Только вы решаете, какой информацией делиться с сотрудниками.
В эпоху массовой информации качественно фильтровать ее становится все сложнее. Но зачем курьеру видеть ссылки на техническое задание дизайнеру? Или дизайнеру проверять адреса и цены за доставку клиентам?
CRM-система создает цикл обработки заказов таким образом, что каждый сотрудник видит только то, что полезно для выполнения его части работ. Такой функционал называется Роли и ни один документ в Excel подобного предложить вам точно не сможет.
10. 19 долларов и система ваша.
Да, Excel – бесплатный, но KeyCRM предоставит все вышеописанное всего за 19 долларов в месяц. Где подвох, если люди на кофе в месяц тратят побольше? В нашем энтузиазме 🙂
Мы искренне верим, что ecommerce рынок СНГ должен развиваться и хотим предоставить даже начинающим онлайн-предпринимателям качественный сервис по доступной цене.
Кстати, вам не придется доплачивать за каждого сотрудника отдельный тариф.
Наша философия простая — доступная СRM каждому. От финансового директора до курьера 🙂
И дополнительный бонус от KeyCRM – уникальный функционал Чаты. Получайте все сообщения от клиентов из Telegram, Viber, Instagram и email в едином окне CRM-cистемы. Разобраться, как работают Чаты в CRM.
Выводы
Excel, особенно облачный через Google Sheets, все еще остается хорошим инструментом для микробизнеса. Это удобный и быстрый способ ведения учета как товара, так и продаж. Но, если ваш бизнес активно развивается и вы готовы его масштабировать – не бойтесь смотреть шире и переходите на новый этап автоматизации онлайн-торговли.
CRM-система KeyCRM обеспечит не только ведение учета, но и станет настоящим аккумулятором деятельности всей вашей компании. Больше никакого хаоса: понятные задачи ставятся в нужный момент правильному сотруднику. Механизмы вращаются, бизнес идет.
Автоматизируйте интернет-магазин уже сегодня, чтобы получить время и возможность на его развитие завтра. Вместо 8-часового рабочего дня, обрабатывайте заказы всего за 2 часа. Установка быстрая. Без привлечения программистов. Попробуйте и вы вместе с KeyCRM. Первые 30 дней бесплатно!
Что еще почитать про CRM-системы:
30 вещей, которые можно легко автоматизировать в вашем интернет-магазине
Великолепная семерка: обзор CRM-систем для онлайн-торговли в Украине
Как выбрать украинскую СRM: чем заменить Битрикс и аналог AmoСRM
