Начать бизнес во время войны: как развить интернет-магазин до 170 отправок в день всего за полгода вместе с KeyCRM

кейс бизнес во время войны

Короткая сводка

До 24 февраля 2022 года:

  • Магазин Konik Gifts – это маленький проект по индивидуальным заказам гравировки, который до войны вела жены Руслана Коника. Сам Руслан занимался промышленными поставками лазерного оборудования, плотно сотрудничая с китайским технопарком.
  • В команде был 1 менеджер, а среднее количество отправок заказов очень редко достигало 10 штук.
  • Все компании находились в Харькове.

На 15 сентября 2022 года:

  • Компания дислоцируется в Ивано-Франковской области,
  • Насчитывает более 10 менеджеров, 5 дизайнеров и 6 гравировщиков.
  • Активно работает в социальных сетях.
  • Среднестатическое кол-во отправок в день — 170 штук.
  • Большая часть коммуникации и вся обработка заказов проводится через KeyCRM

Я знаю, что вы родом из Харькова. Как сейчас обстоят дела? Вы выехали?

Мы несколько первых недель посидели под бомбежками в Харькове и в какой-то момент осознали, что морально это уже невыносимо. Когда снаряды начали падать прямо во двор, мы с семьей в один день просто отнесли вещи в машину и по принципу “что влезло, то влезло” переехали в Ивано-Франковскую область. 

Ожидали ли вы войну? 

Если вы о тревожных чемоданчиках, то у нас их не было. Мы не верили до последнего, что будет война. Буквально до 5 часов утра 24 февраля. 

Кстати, я еще в середине февраля взял кредит на большую сумму, для оборотных средств. Поэтому мы встретили войну с большими долгами перед банками, а также обязательствами перед клиентами по лазерному оборудованию. То есть я взял деньги у клиентов, чтобы привезти оборудование, но транспортные компании развернулись и повезли все назад. Таможня не работала, курс доллара вырос, контракты гривневые. К сожалению, потеряли мы миллионы. 

Расскажите подробней, о том чем занимались раньше.

В Харькове у меня было несколько направлений в бизнесе: занимался поставкой промышленного лазерного оборудования (это и было моей основной формой заработка), продавал эксклюзивные стоматологические ирригаторы, а также вместе с женой пытался развивать сувенирный бизнес. Последний существовал 4 года, но до войны прибыли не приносил. А когда жена ушла в декрет, практически плыл по течению.

Но, так как остальные мои бизнесы перестали существовать, мне показалось, что можно заняться сувениркой более тщательно. Я съездил еще раз в Харьков, взял часть оборудования, переделал сайт, занялся вплотную страницей Instagram и… выстрельнуло!

О том, как начать строить бизнес с нуля

Сайт есть, лазер привезли, но как начали работать? Из дома?

Нет, когда я перевез первый лазер, то снял помещение – 25 кв.м., класс английского языка. Женщина, которая здесь преподавала, уехала в Европу. Там, знаете, доска, парты, все как обычно. Я поставил лазер на парты и прямо там начал гравировать. 

До войны у нас работала девочка, менеджером по продажам. В первые дни вторжения она уехала во Львов. Я как обустроился, ей позвонил, говорю – давай попробуем, на хлеб заработаем, чтоб хоть что-то имели. Денег вообще не было. Она сразу согласилась. Поделили работу: на ней – заказы, на мне — дизайны и сама гравировка. Мы работали из дома, в классе только гравировали. И заказы пошли. Менеджер перестала спать днем и ночью. Я тоже в принципе не спал, чтоб все выполнить. Так обоюдно приняли решение, что надо расширяться. Она переехала к нам в городок, я начал искать людей. С каждой неделей, как рос оборот, так рос и штат сотрудников людей. В этот момент пришло понимание, что надо что-то решать с учетом.

А как изначально строился учет?

Ой, ну как у многих. У менеджера была тетрадка, самая простая, как в школе. Писали номер заказа, какой товар и так далее. В Excel-таблице вели только учет товара.

Потом я нанял еще менеджеров, а с ними тетрадок стало больше. Ручной работы было уйма.

Плюс мы стали ставить друг друга задачи, чаще всего на стикерах. Они терялись, появлялись ошибки. В какой-то момент я сделал Excel-таблицу, которую мы между собой называли Монстр. Там было столько формул и ссылок, что компьютер 5 минут мог только думать, чтобы ее загрузить. Скоро и в ней начались ошибки и путаница.

Тогда я уже понял, что время подключать CRM.

А почему сомневались сразу настроить CRM для интернет-магазина?

Ну что думал, во-первых, это наверно дорого. Потянем ли, а может не потянем. Всем же нужны компьютеры. Очень много возражений сразу в голове. 

Дальше, а какую? Первая, о которой подумал, была AmoCRM. Я на ней работал, она для меня понятная, поэтому по привычке склонялся к ней. Но там есть свои сложности — плохо с товаркой, сложно с интеграциями Инстаграм, Новая почта. Много всяких проблем, которые даже если и решаются, то очень криво.

Я осознавал, что даже введя AmoСRM, полноценно легче нам не станет. Мы дальше будем находиться в состоянии борьбы и допиливании настроек.

И вот мне менеджер говорит — а вы не хотите попробовать KeyCRM. Украинская CRM-ка, много интеграций. А я такой человек, что всегда говорю да. Думаю, ну послушаю презентацию, посмотрю, что это такое. Мне проводят презентацию и в ее процессе менеджер самостоятельно отвечает на все мои внутренние вопросы касаемо товарки, интеграций Новой почты, учета. То есть на 80% CRM отвечает моим потребностям и уже в момент презентации я понимаю, как связать некоторые функции и применить для своих потребностей. 

Звучит здорово! Что было главным wow?

Я сразу понял, что человек, который разрабатывал эту CRM, точно знает боль многих пользователей срм, будто сам через себя пропустил проблемы всех владельцев интернет-магазинов. 

Я вижу, что некоторые функции могут быть еще сыроваты (прим. автора – система постоянно обновляется), но даже на этом этапе учтены настолько тонкие моменты. Особенно в товарке: когда ты видишь как организована карточка товара, как работают остатки, себестоимость. Я когда увидел колонку себестоимость — это был восторг! Думаю, это ж человек додумался до этого, это решает так много проблем. Например, средневзвешенная себестоимость, когда к тебе из нескольких партий приходит, а тут я вношу новый приход, и всплывает сразу блок внести себестоимость.

Также нравится, как удобно учитываются затраты. Создание накладной на Новой почте можно сказать из ряда фантастики – менеджер кликнул один раз, со всех сторон подтянулось вся информация и все. У нас раньше занимало это минут 10, а теперь 5 секунд. Настолько удобно! Очень классно, все учтено. 

Если вы так близко знакомы с AmoCRM, могли бы перечислить яркие отличия между ней и KeyCRM для тех, кто еще ищет аналоги для рф продуктов?

Меня подкупила правильная организация товарного учета, потому что в других CRM такого нет. В той же Амо все настолько криво, нужны сторонние сервисы, все через костыли, бесконечно сложно. В KeyCRM другое дело, все уже есть и ты получаешь это практически за бесплатно, просто оплатив тариф

Мне очень импонирует решение с абонплатой. Например, я не думаю сколько мне нужно создать рабочих аккаунтов. В AmoCRM мы сидели все на одном аккаунте, потому что даже один аккаунт стоил, как крыло самолет 🙂  А здесь же ты присоединил нового менеджера, но продолжаешь платить только за количество заказов. Считаю такой подход очень честным. 

KeyCRM позволяет успешно масштабироваться. Вот ты думаешь, как подключаться: нужно купить компьютеры, сделать офис, оплатить тариф. Пытаешься понять насколько же все это окупится. Но в случае с KeyCRM об этом вообще можно было не думать – окупилось за 1 месяц. Та оптимизация, которую дарит срм-система, позволяет в разы повысить оборот, потолка просто нет. То есть, если с бумажечками и Excel у нас был явный потолок и мы не вывозили, то здесь можно дальше расти. Супер-инвестиция для меня, ни на секунду не сомневайтесь!

О специфике и неожиданных решений внутри срм-системы

Вы часто обсуждаете свои вопросы с технической поддержкой, правда?

Да, мне очень нравится такая партнерская работа. 

Вообще, ребята быстро отвечают, даже на выходных. Чувствуется камерность CRM, понимаешь, что будешь услышан. И ответы не какой-то стандартной фразой. Да, может быть скрипт про “подождите ваш ответ”, но после всегда получаешь полноценный, развернутый ответ – что сделали, что собираются сделать или говорят “мы передадим просьбу” и я уверен, что просьба будет передана разработчикам.

Служба поддержки говорит, что вы часто подходите к работе в срм неожиданными способами? Так называемыми “костылями”. Поделитесь?

  1. У нас специфика следующая – товары с индивидуальной лазерной гравировкой, то есть у нас есть и товарка, и услуга. То есть, работают дизайнеры, которые делают макет. Например, клиент хочет брелок с гравировкой, с одной стороны фото, с другой — текст. Дизайнер в программе делает макет, показывает клиенту, он его утверждает или дает свои правки, и затем уже запускаем макет в работу. При этом нам важно вести учет оплаты работы каждого дизайнера, то есть в карточку товара вставить не только имя менеджера, но и имя дизайнера. Чтобы вести подобный учет, каждый менеджер, обрабатывая заказ, ставит в поле “промокод” имя дизайнера, делавшего макет. После уже я, используя Сводные таблицы из аналитики делаю сортировку по промокоду и вижу на какую сумму каждый из дизайнеров сделал заказов. 

Примечание автора: прямо сейчас выходит обновление Кастомные поля, где можно будет добавлять в заявку любую полезную вам информацию.

  1. У нас есть производство, условно говоря 6 человек, которые работают на граверах. Встал вопрос о том, как отследить, кто именно гравировал заказ, особенно, если возникла ошибка. Теперь мы вставляем в поле Ответственный имя сотрудника, таким образом легко отследить, кто выполнял заказ.
  1. Я играюсь дополнительными статусами. Мне нравится, что система гибкая. Некоторые функции можно применять по-другому, то есть я думаю вы, как создатели, закладывали одну мысль, а я перекручиваю ее на свои цели. Например, когда идет переучет (нельзя вести переучет, когда у тебя много зарезервированного товара) с помощью дополнительного статуса я ставлю пометку, чтобы не списывало в этом статусе товар.
  1. Мы помогаем агентству по продвижению нашего Инстаграм. Они запрашивают меня, какое количество новых диалогов у вас на странице в день, чтобы грамотнее строить дальнейшую стратегию. Я выяснил, что такого счетчика пока нет, но поддержка нашла вариант — создать заявки и подтягивать в них все с источника Инстаграм. Я с утра захожу, делаю 2 клика и вижу количество новых комментариев и диалогов. Передаю дальше в работу и все довольны.

Раз уже начали про социальные сети, пользуетесь новинкой — CRM для Инстаграм?

Да, наш Инстаграм полностью ведется через KeyCRM и это очень круто реализовано. 

Математика говорит сама за себя – у нас в Instagram 300 новых сообщений в день, на смене работает 5 менеджеров, то есть на них падает 300 новых контактов и с ними надо вести переписку. Если зайти с телефона в директ, то там просто бесконечный потом всплывающих сообщений и постоянно приходят какие-то новые. Разобраться нереально. А менеджерам очень удобно вести переписку через KeyCRM, все перед глазами — смайлики, шаблоны (очень ускоряют работу), карточка клиента.

Знаю, что не так давно появился и CRM для Facebook Messenger, но лично мне не хватает комментариев самого Facebook. Понимаю, что интеграция еще новая, но мы ждем. Через личный кабинет работать неудобно, комментарии теряются, я ругаюсь и так по кругу. Нужна автоматизация.

К каким цифрам стремитесь?

Еще в начале зимы, когда этот бизнес практически не работал, я сидел и думал – вот, если бы он приносил 10 отправок в день, то я тогда буду считать это нормальным бизнесом. Пусть где-то существует себе, так на фоне. Аж забавно сейчас это вспоминать.

Сегодня наша цель 200 отправок в день. Мы уже достаточно близки, например, вчера у нас было 170 отправок в день. Бывают сейчас дни, когда мы за день делаем больше, чем раньше за целый месяц.

Вы работаете только с украинским рынком? Планируете выходить на зарубежные маркетплейсы?

Сейчас я смотрю только на ближние планы, двигаюсь по ступенькам. Не хочу хвататься сразу за все и ничего не успеть.

Пока мы еще активно работаем на Украину. На самом деле только недавно запустили Фейсбук, надо освоить аудиторию. Снова же нужно оборудование, уже заказали дополнительное, это около месяца ожидания плюс настройка процессов. 

Конечно, однажды логичным шагом для нас станет и запуск зарубежа.

Я обратила внимание, что ваш ключевой источник трафика – сайт на Тильда. Планируете переезд, ищите ли аналог Тilda

Я очень много времени потратил на Тильду, буквально закончил ее под Новый год.

Осуществить такой масштабный переезд – стратегическое решение, пока оно слегка на mute, хотя с моральной стороны есть полное осознание, что надо.

Кстати, когда я думал подключаться к AmoCRM, а затем узнал, что в KeyCRM столько плюшек, то вообще не задумывался. Просто за день установил. То есть, если бы я мог так выбрать украинскую CMS более высокого уровня и получить столько же дополнительных крутых моментов, то наверное также быстро это осуществил.

Сейчас рассматриваю Weblium. Если в бизнесе все и дальше будет хорошо, буду готовить ТЗ и переезжать на него.

О советах и том, как быть счастливым человеком

Что можете посоветовать предпринимателям, которые сейчас думают “а может быть начать?”

Все просто, взять и делать. Следовать трендам. Не жаловаться на обстановку.

Многие видят негативные моменты, говорят, что умер бизнес в Instagram, как покупательская способность падает. Я же фокусируюсь на другом – закрылись офлайн-магазины, не работает большинство торговых центров, а людям все также надо одеваться и обуваться. Люди живут дальше, и куда идут? Правильно, в онлайн. Надо пользоваться этим и искать тот путь вашего клиента, которым он пользуется.

Хотели бы вернуться в Харьков? Извиняюсь за такой вопрос, но цел ли ваш дом, если мы обсуждали снаряды во дворе.

Что-то от дома осталось, но я не живу вчерашним днем и не пропадаю в мечтах о том, чтобы вернуться. Я советую подходить к проблеме, как к задаче в школе.

Вот у тебя дано: в точке А ты не дома, у тебя нет некоторых вещей, но есть знания и идеи. Что ты предпримешь, чтобы попасть в точку Б? Надо рассчитывать на то, что есть. Моя квартира чуть-чуть разрушена, район разбит, любимый ресторан сгорел. Ну больше этого нет, можно расстраиваться, но и можно понимать, что вернемся в уже другой Харьков. И через время дом будет новый, и место хорошее, и даже ресторан.

Сейчас мне нравится Западная Украина — красиво, прекрасные люди, свежий воздух, вкусная еда. Я двигаюсь вперед и переживаю только за то, на что могу повлиять.

Например, могу заработать и помочь, отправить донаты, отблагодарить ребят из ЗСУ. Так мыслят счастливые люди — смотришь на то, что есть, и видишь свет. А можно смотреть назад и быть несчастными.

Я предлагаю быть счастливыми. Несмотря ни на что.

Через несколько дней после этого интервью наши отважные ЗСУ отбили Харьковскую область, а также взяли ключевой поселок, откуда шло обстреливание районов Харькова. Мы верим, что Руслан и его семья уже совсем скоро смогут вернуться в любимый город и продолжить свою предпринимательскую деятельность.

Еще больше актуальных историй бизнеса во время войны в нашем разделе Кейсы.

Маргарита Кудрина
Настойчиво систематизирую хаос и спасаю от рутины.
Верю в свободные выходные 🙂