Для того, щоб виробничий бізнес не перетворився на хаос, а плани виконувалися в строк та в повному обсязі, потрібен розумний контроль та управління всіма його ланками, їх немало і в них беруть участь багато людей. Навіть невелика компанія може автоматизувати більшість процесів завдяки CRM для виробництва.
Підприємець має подбати про налагодження зв’язків з постачальниками, вчасну закупівлю матеріалу, організацію роботи не лише цеху, але й менеджерів, що займаються оформленням заявок, організацією логістики (матеріалів та готового товару). Якщо є власні торгові точки: інтернет та офлайн магазини, сторінки на маркетплейсах, то задача ускладнюється, бо потрібно вести повний цикл продажів.
Переваги CRM для торгово-виробничої компанії
А тепер уявіть, що все, що відбувається у бізнесі, видно як на долоні. Всі заявки від гуртових партнерів та замовлення збираються у єдиній програмі звідки б вони не надійшли (сайт, телефонія, месенджери, маркетплейс).
Далі йде розподіл між менеджерами. Формуються завдання для виробництва, можна завжди перевірити в якому вони статусі, чи встигаєте до дедлайну. Відправки оформлюються та відстежуються прямо в системі, без переходу на сайти служб доставки. Оплати (передоплати) – під контролем. Вся аналітика щодо фінансів, продажів, замовлень, комунікації та ефективності команди також під рукою. За рахунок чого це досягається?
Ключовий функціонал програми для виробництва
Великі підприємства, заводи та фабрики автоматизують свої робочі процеси, впроваджуючи потужне та складне ПЗ, як правило, це ERP, такі як SAP, Oracle, Microsoft Dynamics 365, Sage.
Для малого та середнього бізнесу можна сміливо вибирати просту та доступну CRM. Але спочатку варто переконатись, що в ній є те, що дозволить вирішити максимальну кількість завдань. Ми сформували базовий чек-лист для торгово-виробничої компанії, та проілюстрували скріншотами з української системи KeyCRM.
Зібрати заявки та замовлення
Ви виробляєте та продаєте: гуртові партії товарів? Чи щось особливе під замовлення конкретного покупця? В будь-якому випадку канали, по яким надходять запити, будуть такими: месенджери та соцмережі; власний сайт, e-commerce платформи, телефонні дзвінки; іноді офлайн заходи – виставки.
Відповідно, в срм-системі для виробництва варто шукати: інтеграції Viber і Telegram (вони найпопулярніші в Україні), Instagram та Facebook; модулі CMS, на якій створено сайт; маркетплейсів, де продаєте, українських (Rozetka, Prom, Olx, Allo, Епіцентр) та західних (Etsy, Amazon, eBay). Точно не зайвою буде IP-телефонія та онлайн-чат на сайт.
Спілкуватися з постачальниками та замовниками
Запит не завжди є сформованим замовленням: часто клієнт хоче задати уточнюючі питання, обговорити строки, отримати від компанії-виробника консультацію та підтримку – все це спілкування: по телефону, в месенджерах, по email, в чатах маркетплейсів.
Якщо CRM має модуль, що дозволяє вести переписку всередині системи, не переходячи в інші застосунки, це – великий плюс. Будуть корисними й такі опції: створення карток замовників прямо з чату, збереження історії взаємодії (аудіо-записи дзвінків); можливість надсилати фото, відео-огляд, документи, голосові повідомлення; аналітика щодо ефективності роботи операторів чату (гарячої лінії) та джерел комунікації.
Вести базу клієнтів та контрагентів
Потенційні замовники (ліди), покупці, партнери в логістиці, постачанні матеріалів чи сировини, гуртові компанії, торгові посередники – їх контактні дані та історія взаємодії з ними мають централізовано зберігатися в системі, та бути доступними в пару кліків. Перевірте чи є в CRM для виробництва функціонал для зручної роботи з картками, чи можна зв’язатися з клієнтом прямо з його профілю.
Якщо є можливість диференціювати різні типи покупців, або партнерів – це плюс. В KeyCRM, окрім власне картки клієнта (замовника), є окремий розділ “Постачальники” де можна:
- Створювати (імпортувати), редагувати профіль партнера.
- Зберігати в картці повну історію взаємодії: дані про всі відвантажені товари. (сировину для виробництва): артикули, дата, кількість, сума закупівель
- Швидко вибирати постачальника зі списку, якщо його товар зафіксований в каталозі (працює автозаповнення).
- Використовувати шаблони документів, додавати їх до карток в один клік.
Крім того, є можливість працювати з корпоративними клієнтами, в профілі Компанії доступна вся інформація щодо організації (кількість нових полів необмежена), додані пов’язані з нею контактні особи (менеджери), покупці та повний список їх замовлень з фінансовими підрахунками, а також відповідні картки воронок продажів (угод).
Ставити та відстежувати завдання в CRM
Внутрішні процеси, крім безпосередньо виробництва, можуть включати планування асортименту та обсягів, розробку (проєктування), тестування якості продукції, підготовку до відправки (надання товарного вигляду, пакування) тощо. Це задачі для різних співробітників, навіть відділів, і для забезпечення безперервності ланцюжка, вони мають виконуватися вчасно та логічно переходити на наступний етап.
Тому функціонал “Завдання” в CRM для торгово-виробничої компанії маст хев. Яким він має бути?
- Наочним, щоб було легко планувати задачі та відстежувати статуси їх виконання: кольоровий індикатор (пріоритетність: дуже важлива, важлива, звичайна); іконка годинника (перевірити дедлайн), шкала чек-листа (з позначками на виконаних пунктах); прив’язка до картки воронки, діалогу в месенджері чи конкретного замовлення.
- Гнучким: проста зміна відповідального, кнопка відтермінування; можливість сортувати завдання на: мої, поставлені мною, виконані, всі; швидке копіювання та відправка посилання на певну задачу колезі; поле для коментарів.
- Автоматизованим: пуш-сповіщення про нове завдання та наближення дедлайну, тригери (коли задача переходе до іншого виконавця при зміні статусу замовлення) тощо.
Управляти продажами компанії виробника
Крім організації процесу взаємодії з партнерами, клієнтами та власне роботи виробничого цеху чи невеликої майстерні, важливо також зосередитися на конвертації потенційних замовників в покупців.
Для цього в сучасних CRM-системах для торгово-виробничих компаній передбачені воронки продажів: заводите запит з месенджерів, сайту, чи “живої” виставки, і ведете його по етапам, відстежуючи прогрес. Якщо це реалізовано у вигляді канбанів, у яких можна пересувати картку одним рухом (як в KeyCRM), процес буде більш зручним та контрольованим.
Вести облік матеріалів і товарів
Каталоги продукції з детальним описом, фото, варіаціями (кольори, принти), одиницями виміру, актуальними цінами для роздрібних та гуртових покупців, собівартістю, іншими важливими даними потрібно зберігати в срм системі виробничої компанії, працювати з ними в замовленнях та воронках.
Вбудований модуль “Склад” дозволяє моніторити залишки товарів та сировини для виробництва, вчасно замовляти матеріали у постачальників, відстежувати рух продукції, проводити різноманітні операції: інвентаризацію, оприбуткування, списання, переміщення між складами; синхронізовувати зміну кількості товарів по лінії “склад – система – інтернет-магазин чи маркетплейс”.
Відправляти товари
Інтеграції з службами доставки, фулфілментами – теж мають бути в CRM для виробництва, бо це: оптимізовані форми відправки (що враховують вимоги кожної пошти), з автозаповненням більшості рядків; миттєва генерація ТТН та можливість відстежувати шлях посилок всередині системи. В KeyCRM доступні модулі для Нової пошти, Укрпошти, UPS, Meest Express та інших українських та міжнародних операторів та посередників.
Планувати: виробництво, закупівлі, продажі, витрати…
Робити це краще на основі цифр, які програма збирає в окремому розділі з аналітикою. Звіти втілюються в дашборди з кольоровими гістограмами та детальними таблицями. Вони охоплюють спілкування з клієнтами (активність каналів, якість підтримки в чатах), воронки (конверсія по статусах та причини відхилення), ефективність співробітників, продажі, товари, магазини та філії; фінанси (прибуток та збитки – Profit and Loss, витрати та ін.).
CRM Виробництво – спеціальний модуль
Для підприємців, які мають власне виробництво, невеликий цех чи залучають до створення hand made товарів сторонніх майстрів, в KeyCRM створено окремий розділ, що дозволяє систематизувати процес, об’єднати всередині системи менеджерів та виконавців для зручного спілкування та обліку.
Налаштувати модуль “Виробництво” в CRM-системі можна за 10-15 хвилин, заявки для майстрів зібрано в окремій таблиці, де зазначено їх порядковий номер, час створення, статус, номер замовлення, дату відправлення.
Нерозподілені виділяються жовтим, щоб їх помітили і призначили виконавця. Доступно: зміна статусів товару під час всього виробничого циклу, коментарі, перегляд історії дій по заявці, опція “розділити замовлення” на різні філії, майстрів та швидке визначення складу замовлення (якщо воно розділене на різні філії).
Модуль синхронізовано з розділом “Замовлення”: якщо в заявку вносяться правки чи коментарі, це буде відображено в картці замовлення, як і зміна статусу заявки на виробництво.
Додаткові фішки: швидкий (за номером чи назвою товару) та детальний (за майстром, відповідальним менеджером, статусом, або фільтром “розподілені”) пошук; масові дії з заявками на виробництво (пошук, друк, зміна статусу та виконавця).
Якщо вам потрібні більш специфічні опції, наприклад, технічні картки виробів (рецепти), облік матеріалів та їх списання при виробництві, підрахунок заробітної плати майстрів, можна додати інтеграцію з українською програмою для виробництва та складського обліку Ordg, це вже готовий модуль, який можна швидко налаштувати в KeyCRM.
Висновок: як вибрати CRM для управління виробництвом
Будь-яке виробництво – це не тільки робота в цехах чи майстернях, але й взаємодія з партнерами та замовниками, продажі, складський облік, бізнес-аналіз та планування. Всі ці процеси стануть більш продуктивними та організованими, якщо звести їх в єдине вікно CRM для торгово-виробничих компаній. Вибираючи ПЗ, орієнтуйтесь на те, чи може воно вирішити задачі вашого бізнесу, чи є в ньому потрібні інтеграції, чи зручно працювати в інтерфейсі.
Судити про те, чи впишеться програма у ваш бюджет, можна коли знаєте не лише базовий тариф, але й ціну додаткових опцій: інтеграції, вартість налаштування, плата за користувача. Якщо до виробництва залучено багато людей: менеджери, майстри, логісти, платити за кожного – дорого.
В KeyCRM не знімається плата за співробітників, десять їх чи двісті. Інтеграції включено. Не потрібно платити за налаштування програмістам, все просто: є інструкції, відео-уроки, турботлива служба підтримки. Тому не зволікайте, реєструйтеся, можна спробувати до 30 днів без оплати.
