Чтобы производственный бизнес не превратился в хаос, а планы выполнялись в срок и в полном объеме, нужен разумный контроль и управление всеми его звеньями, их немало и в них принимают участие много людей. Даже маленькая компания может автоматизировать большую часть процессов благодаря CRM для производства.
13% производство
Предприниматель должен позаботиться о налаживании связей с поставщиками, своевременной закупке материала, организации работы не только цеха, но и менеджеров, которые занимаются оформлением заявок, организацией логистики (материалов и готового товара). Если есть собственные торговые точки: интернет и офлайн магазины, страницы на маркетплейсах, задача усложняется, потому что нужно вести полный цикл продаж.
Преимущества CRM для торгово-производственной компании
А теперь представьте, что все происходящее в бизнесе видно как на ладони. Заявки от оптовых партнеров и заказы собираются в единой программе, откуда бы они ни поступили (сайт, телефония, мессенджеры, маркетплейс).
Далее следует распределение между менеджерами. Формируются задачи для производства, можно всегда проверить в каком они статусе, успеваете ли вы к дедлайну. Отправки оформляются и отслеживаются прямо в системе, без перехода на сайты служб доставки. Оплаты (предоплаты) – под контролем. Вся аналитика по финансам, продажам, заказам, коммуникации и эффективности команды также под рукой. За счет чего это достигается?
Ключевой функционал программы для производства
Крупные предприятия, заводы и фабрики автоматизируют свои рабочие процессы, внедряя мощное и сложное программное обеспечение, как правило, это ERP, такие как SAP, Oracle, Microsoft Dynamics 365, Sage.
Для малого и среднего бизнеса можно смело выбирать простую и доступную CRM. Но сначала следует убедиться, что в ней есть то, что позволит решить максимальное количество задач. Мы подготовили базовый чек-лист для торгово-производственной компании и проиллюстрировали скриншотами украинской системы KeyCRM.
Собрать заявки и заказы
Вы производите и продаете оптовые партии товаров? Или что-то особенное под заказ конкретного покупателя? В любом случае каналы, по которым поступают запросы, будут следующими: мессенджеры и соцсети; собственный сайт, e-commerce платформы, телефонные звонки; иногда офлайн мероприятия – выставки.
Соответственно, в срм системе для производства нужно искать: интеграции Viber и Telegram (они самые популярные в Украине), Instagram и Facebook; модули CMS, на которой создан сайт; маркетплейсов, где продаете, украинских (Rozetka, Prom, Olx, Allo, Эпицентр) и западных (Etsy, Amazon, eBay). Точно не лишней будет IP-телефония и онлайн-чат для сайта.
Общаться с поставщиками и заказчиками
Запрос – не всегда сформированный заказ: часто клиент хочет задать уточняющие вопросы, обсудить сроки, получить от компании-производителя консультацию и поддержку – все это общение: по телефону, в мессенджерах, по email, в чатах маркетплейсов.
Если в CRM есть модуль, который позволяет вести переписку внутри системы, не переходя в другие приложения, это большой плюс. Будут полезны и такие опции: создание карточек заказчиков прямо из чата, хранение истории взаимодействия (аудио-записи звонков); возможность отправлять фото, видео обзоры, документы, голосовые сообщения; аналитика эффективности работы операторов чата (горячей линии) и источников коммуникации.
Вести базу клиентов и контрагентов
Потенциальные заказчики (лиды), покупатели, партнеры по логистике, снабжению материалами или сырьем, оптовые компании, торговые посредники – их контактные данные и история взаимодействия с ними должны централизованно храниться в системе и быть доступными в пару кликов. Проверьте, есть ли у CRM для производства функционал для удобной работы с карточками, можно ли связаться с клиентом прямо из его профиля.
Если есть возможность дифференцировать разные типы покупателей или партнеров – это плюс. В KeyCRM, помимо карточки клиента (заказчика), есть отдельный раздел “Поставщики” где можно:
- Создавать (импортировать), редактировать профиль партнера.
- Хранить в карточке полную историю взаимодействия: данные обо всех отгруженных товарах (сырье для производства): артикулы, дата, количество, сумма закупок
- Быстро выбирать поставщика из списка, если товар зафиксирован в каталоге (работает автозаполнение).
- Использовать шаблоны документов, добавлять их в один клик.
Кроме того, есть возможность работать с корпоративными клиентами, в профиле Компании доступна вся информация об организации (количество новых полей неограниченно), добавлены связанные с ней контактные лица (менеджеры), покупатели и полный список их заказов с финансовыми подсчетами, а также соответствующие карты воронок продаж (сделок).
Ставить и отслеживать задачи в CRM
Внутренние процессы, кроме непосредственно производства, могут включать планирование ассортимента и объемов, разработку (проектирование), тестирование качества продукции, подготовку к отправке (предоставление товарного вида, упаковки) и т.д. Это задачи для разных сотрудников, даже отделов, и для обеспечения непрерывности цепочки, они должны выполняться своевременно и логично переходить на следующий этап.
Поэтому функционал «Задачи» в CRM для торгово-производственной компании маст хэв. Каким он должен быть?
- Наглядным, чтобы легко планировать задачи и отслеживать статусы их выполнения: цветной индикатор (приоритетность: очень важна, важна, обычная); иконка часов (проверить дедлайн), шкала чек-листа (с пометками на исполненных пунктах); привязка к карте воронки, диалогу в мессенджере или конкретному заказу.
- Гибким: простая смена ответственного, кнопка отсрочки; возможность сортировать задачи на: мои, поставленные мной, исполненные, все; быстрое копирование и отправка ссылки на определенную задачу коллеге; поле для комментариев.
- Автоматизированным: пуш-уведомление о новом задании и приближении дедлайна, триггеры (когда задача переходит к другому исполнителю при смене статуса заказа) и т.д.
Управлять продажами компании производителя
Кроме организации процесса взаимодействия с партнерами, клиентами и работы цеха или небольшой мастерской, важно также сосредоточиться на конвертации потенциальных заказчиков в покупателей.
Для этого в современных CRM-системах для торгово-производственных компаний предусмотрены воронки продаж: заводите запрос из мессенджеров, сайта или «живой» выставки, и ведете его по этапам, отслеживая прогресс. Если это реализовано в виде канбанов, в которых можно передвигать карточку одним движением (как в KeyCRM), процесс будет более удобным и контролируемым.
Вести учет материалов и товаров
Каталоги продукции с подробным описанием, фото, вариациями (цвета, принты), единицами измерения, актуальными ценами для розничных и оптовых покупателей, себестоимостью, другими важными данными нужно хранить в срм системе для производственной компании, работать с ними в заказах и воронках.
Встроенный модуль «Склад» позволяет мониторить остатки товаров и сырья для производства, своевременно заказывать материалы у поставщиков, отслеживать движение продукции, проводить различные операции: инвентаризацию, оприходование, списание, перемещение между складами; синхронизировать изменение количества товаров по линии «склад — система — интернет-магазин или маркетплейс».
Отправлять товары
Интеграции со службами доставки, фулфилментами – также должны быть в CRM для производства, ведь это: оптимизированные формы отправки (которые учитывают нюансы каждой почты) с автозаполнением большинства строк; мгновенная генерация ТТН и возможность отслеживать путь посылок внутри системы. В KeyCRM доступны модули для Нова пошта, Укрпошта, UPS, Meest Express и других украинских и международных операторов и посредников.
Планировать: производство, закупки, продажи, расходы…
Делать это лучше на основе цифр, которые программа собирает в отдельном разделе с аналитикой. Отчеты воплощаются в дашборды с цветными гистограммами и подробными таблицами. Они охватывают общение с клиентами (активность каналов, качество поддержки в чатах), воронки (конверсия по статусам и причины отклонения), эффективность сотрудников, продажи, товары, магазины и филиалы; финансы (прибыль и убытки – Profit and Loss, расходы и др.).
CRM Производство – специальный модуль
Для предпринимателей, которые организовали собственное производство, небольшой цех или привлекают к созданию hand made товаров сторонних мастеров, в KeyCRM создан отдельный раздел, позволяющий систематизировать процесс, объединить внутри системы менеджеров и исполнителей для удобного общения и учета.
Настроить модуль «Производство» в CRM-системе можно за 10-15 минут, заявки для мастеров собраны в отдельной таблице, где указан их порядковый номер, время создания, статус, номер заказа, дата отправки.
Нераспределенные выделяются желтым, чтобы их заметили и назначили исполнителя. Доступно: смена статусов товара во время всего производственного цикла, комментарии, просмотр истории действий по заявке, опция «разделить заказ» на разные филиалы, мастеров и быстрое определение склада заказа (если он разделен на разные филиалы).
Модуль синхронизирован с разделом “Заказы”: если в заявку вносятся правки или комментарии, это будет отображено в карточке заказа, как и смена статуса заявки на производство.
Дополнительные фишки: быстрый (по номеру или названию товара) и детальный (по мастеру, ответственному менеджеру, статусу или фильтру “распределены”) поиск; массовые действия с заявками на производство (поиск, печать, изменение статуса и исполнителя).
Если вам нужны более специфические опции, например, технические карты изделий (рецепты), учет материалов и их списание при производстве, подсчет заработной платы мастеров, можно добавить интеграцию с украинской программой для производства и складского учета Ordg, это уже готовый модуль, который легко настраивается в KeyCRM.
Вывод: как выбрать CRM для управления производством
Любое производство – это не только работа в цехах или мастерских, но и взаимодействие с партнерами и заказчиками, продажи, складской учет, бизнес-анализ и планирование. Все эти процессы станут более продуктивными и организованными, если свести их в единое окно CRM для торгово-производственных компаний. Выбирая ПО, ориентируйтесь на то, сможет ли оно решить задачи вашего бизнеса, есть ли в нем нужные интеграции, удобно ли работать в интерфейсе.
Судить о том, впишется ли программа в ваш бюджет, лучше когда знаете не только базовый тариф, но и цену дополнительных опций: интеграции, стоимость настройки, плата за пользователя. Если к производству привлечено много людей (менеджеры, мастера, логисты), платить за каждого – дорого.
В KeyCRM не снимается плата за сотрудников, не важно десять их или двести. Интеграции включены. Не нужно платить за настройку программистам, все просто: есть инструкции, видео-уроки, заботливая служба поддержки. Не медлите, регистрируйтесь, можно протестировать до 30 дней без оплаты.
