Персональна CRM для послуг: як бухгалтерська компанія “Про Баланс” переїхала на KeyCRM та обслуговує понад 150 ФОП щомісяця

Сьогодні героїня нашого інтерв’ю Ольга Кулік, фінансовий експерт та бунтівний бухгалтер, як вона сама себе називає. Ольга – власниця та керівник бухгалтерської компанії ProBalance, родом з Нікополя. Ми поговорили про розвиток компанії під час війни, вимушену релокацію, пошуки персональної CRM, що дійсно закриє потреби й допоможе організувати дистанційне ведення ФОПів і надання консультацій для понад 400 клієнтів.

Познайомимось? Розкажіть про ваш бізнес.

Бухгалтерська компанія “Про Баланс”  була відкрита у 2022 році. Так-так, ми приклад того, що під час війни треба працювати навіть більше та й запитів від клієнтів завжди достатньо. 

Але якщо казати спочатку, то взагалі я багато років працювала з ФОП. В ковід в мене з’явились дистанційні клієнти, бо Нікополь, де я мешкала, – невелике місто й не так багато бізнесів. Перехід на онлайн-режим дав можливість розширити кордони та залучити клієнтів з Києва, Одеси, Дніпра. В якийсь момент я відчула, що не можу впоратися з об’ємами сама, найняла помічницю та запланувала відкриття офісу компанії на… 1 березня 2022 року. Далі розумієте все трішки пішло не за тим планом.

Як швидко ви виїхали з Нікополя?

Офіс я все ж таки відкрила, але особливо попрацювати не вдалось. В липні 2022 року у зв’язку з активними обстрілами я зробила релокейт у Дніпро. Зараз мешкаю тут та масштабую свій бізнес на remote. Тобто в мене з’явились такі ж дистанційні працівники, як колись була я, а коли їх кількість зросла до 6 людей, виникло й питання – як це все скласти? Контроль було втрачено, я не розуміла, що відбувається та де відбувається. А головне, чи дійсно мої клієнти отримують якісну послугу? 

В той самий час я проходила грантове навчання для релокованного бізнесу, де порадили обрати та підключити срм-систему для бухгалтерської компанії. Я задумалась та звернулась до інтегратора, що був на цьому ж курсі. Нам було запропоновано налаштувати Uspacy, але за 4 місяці наші потреби так й не були закриті. Пошук продовжився.

Так, знаю, що ми не перша ваша CRM. Що саме шукали?

Коли дійшли до KeyCRM, то на сайті побачили, що програма зручна для юридичних, консалтингових та фінансових послуг. Зраділи, але почавши підлаштовуватися під систему, в нас знов нічого не виходило. Наші потреби не закривались, хоча в цей раз й сам функціонал подобався. Було вирішено “вмикати фантазію” та будувати процеси на основі того, що є в KeyCRM. Понад місяць експериментів та ми знайшли, як використати систему саме на довгострокові відношення з клієнтом (рік та більше). 

Поділитись з нашими читачами секретами налаштування KeyCRM для бухгалтерських послуг?

Головна проблема бухгалтерських компаній в тому, що наші клієнти хоча й власники одного бізнесу, але можуть мати до 5-6 ФОП-ів. За цим треба слідкувати, розуміти хто до кого відноситься та готувати багато документації щомісяця. Наприклад, ми готуємо звіти для Петрова, але відправляємо всі на Тарасова.  Жодна CRM-система до таких “махінацій” не пристосована, але ми пішли іншою стежкою. Тепер кожного клієнта заведено в KeyCRМ, як компанію, а виповнена робота проходить в “Замовленнях”. Ми можемо, хоча й руками, але легко робимо розсилки навіть на один контакт, але по різних ФОПах.

Таким чином срм-система має 2 воронки для ведення бухгалтерських послуг:

  •  одна воронка в нас запрограмована на залучення ліда – перше зведення, консультація, договір,
  •  інша – на довгострокове ведення, з відкриттям замовлень по кожному ФОП.

Поділіться, скільки зараз через нашу систему проходить таких ФОПів?

Зараз в нас 150 ФОПів на веденні кожного місяця, 10 юридичних осіб та близько 400 збережених клієнтів, що звертались за одноразовою консультацією чи послугою. Останніх ми обов’язково зберігаємо у системі, бо це вже теплі клієнти. Наприклад, допомагали їм подавати річну звітність, відкрити бізнес чи підготувати якісь певні документи.

Ви сказали, що не вистачало контролю за remote-працівниками, чи змінилось це з підключенням KeyCRM?

Так, я вже казала, що якість важлива. Щоб я могла перевіряти чи дійсно бухгалтер виконав ту роботу, яку їй потрібно, чи дійсно надіслав ці документи, чи не забули ми всі чогось. Особливо для довгострокових клієнтів. KeyCRM чудово закриває це питання, починаючи з переписки. Ми відразу перенесли всі чати Viber, Telegram, Instagram у вікно системи. Тепер я бачу, як йде спілкування, що очікує клієнт і що обіцяли ми. Буває, що сьогодні писали з власного номера, а потім прийшов клієнт на роботу та перестрибнув в корпоративний Телеграм. Так ми збираємо це все, та можемо згадати де й що потрібно зробити.

Окремо дуже подобаються інтеграції банків та платіжних систем. Підтягуєш оплату та вона під клієнтом чітко написана. Можна прописати суму послуги чи скоригувати її пізніше.

Що ще можете відмітити, як перевагу для підключення саме KeyCRM, як CRM для бухгалтерських послуг?

Для бухгалтерської компанії дуже зручно, що абонплата за користування не залежить від кількості користувачів. Бо в нас є бухгалтери, яким потрібно двічі на місяць зробити дії. Якби було за всіх оплата, як в деяких срм-системах, для нас підключення такого співробітника було фінансовим навантаженням.

Поділіться планами на майбутнє.

Продовжувати працювати та оберігати наших клієнтів від податкових питань. Вже зараз робимо багато контенту в Інстаграм та ТікТок. Навчаємо орієнтуватися в нових законах, уточненнях та правилах.

Бажаємо успіхів вашій CRM-системі, особливо службі підтримки, яка завжди підхоплювала нас по кожному питанню.Радіємо, що відділ розробки хоч й робить універсальний продукт, але прислуховується до нішевих клієнтів та по можливості додає наші ідеї до планів розвитку системи. Ми віримо, що така колаборація з часом точно дасть гарний результат.

Приємний бонус: залишайте “+” під цим постом Ольги Кулік та отримайте безкоштовні гайди “Як провести аудит електронного кабінету самостійно” або “Як перевірити свого бухгалтера”.


А також всім, хто прийде з блогу KeyCRM, знижка на обслуговування – 10%
Маргарита Кудрина
Наполегливо систематизую хаос і рятую від рутини.
Вірю у вільні вихідні 🙂