У далекому 2012 році в моєму робочому житті вперше зʼявився корпоративний планувальник. Це був Basecamp. Весь перший місяць роботи ми всією редакцією дружно вигукували “Здуріти можна!”. Організація територіально розподіленої команди, планування, виконання, трекінг часу та моніторинг KPI стали легшими та приємнішими. Сьогодні таск-менеджерами вже нікого не здивуєш, а от їх нас здивувати все ще є чим.
Що таке системи управління проєктами
Все наше життя — це сукупність проєктів. Прості, багатоетапні, тривалі чи короткострокові. Якщо закупи продуктів на тиждень чи поїздку в Карпати можна спланувати в замітках на телефоні, то з робочими задачами це навряд чи вийде. Планувати та менеджерити їх зручно з допомогою спеціальних інструментів для планування та відстеження завдань.
Програмне забезпечення для ефективного управління проєктами дозволяє адмініструвати завдання, обмінюватися документами та інформацією, впорядковувати багаторівневі підзавдання, влаштовувати обговорення, створювати звіти, відстежувати час, оцінювати поточні та зафакаплені операції, результати, витрати часу, рентабельність тощо.
В цій статті ми розглянемо найпопулярніші варіанти та поділимося функціоналом KeyCRM, який може бути корисним для таск-трекінгу.
Якщо коротко, з ним легше жити:) Уявімо, що проєкт — це кулінарне шоу. Тоді таск-менеджер — це ваш таймер, помічник і персональний Ектор Хіменес Браво в одному. Він організує процеси, роздасть завдання, проконтролює кожен етап, оцінить результат. Без нього рецепт може переплутатися, страва — не вийти, а кухня — опинитися в повному безладі. Такий трекер допомагає підтримувати порядок, сигналізує про готовність до наступного етапу, приборкує хаос, щоб всі знали, хто що і коли робить.
Системи управління проєктами та задачами дозволяють:
- створювати детальні плани проєктів із розподілом завдань між командами чи департаментами;
- автоматично призначати їх відповідальним колегам;
- чітко відстежувати терміни виконання окремих операцій, етапів, проєктів із зазначенням відповідальних працівників чи відділів;
- спільно працювати над проєктами в режимі реального часу, проводити обговорення, обмінюватися ідеями та файлами, коментувати й взаємодіяти з колегами;
- візуалізувати прогрес, продуктивність групи, статуси, зокрема й у канбанах чи діаграмах Ганта;
- відстежувати витрати ресурсів, часу інхаус-спеціалістів і підрядників, контролювати й аналізувати витрати для оптимізації бюджету.
Також всі сучасні системи трекінгу та моніторингу задач мають інтеграції з іншими популярними інструментами: email, календарями, чатами тощо. Це означає, що ви можете побудувати інтегрований бізнес-комбайн під софт, яким користується компанія.
Топ інструментів для управління проєктами
Інструменти для організації завдань бувають різними за рівнем складності фішок і налаштувань. Хоча базовий функціонал у всіх приблизно однаковий: менеджмент одно- та багаторівневих задач та проєктів; шеринг файлів, теги та коментарі; шаблони, які можна налаштувати «під себе»; інформаційний моніторинг прогресу в режимі реального часу; інструменти для візуалізації проєктні досягнення тощо.
Найпопулярніші програми для управління проєктами з хорошими рейтингами на Capterra — Trello, Asana, Worksection, GanttPro, Basecamp, Flock, ClickUp, Todoist, Wrike тощо.
Але коли йдеться про управління проєктами та інструменти для спільної роботи, на українському ринку найчастіше згадують два сервіси — Asana та Trello. Переваги Trello та Asana очевидні: це класні функціональні планувальники для керування справами та проєктами. Але деякі компанії використовують їх і як срм-системи.
Чи пропонують ці продукти функціонал CRM? Який з інструментів більш простий у використанні Trello чи Asana? І взагалі, які опції будуть корисними для менеджерів у різних нішах? Давайте розбиратися разом.
Trello чи Asana: порівняння функціонала для управління задачами
Менеджерів в українських компаніях сильно хвилюють два запитання: 1. Де знайти нових клієнтів? 2. Який інструмент вибрати для ефективного керування завданнями Trello чи Asana?
Сильні сторони Trello під час роботи із завданнями
Trello — фаворит невеликих фірм і стартапів. Простий і зрозумілий канбан, тут немає купи надналаштувань, до нього швидко звикаєш, неначе користувався ним із народження.
Ключові особливості Trello:
- базується на концепції дошок, переліків і карток, які можуть використовуватися для показу проєктів, команд або зон відповідальності;
- розміщені на дошці переліки розділяються на фази або етапи роботи, наприклад, «To Do», «In Progress», «Done»;
- картки можуть містити деталі, прикріплені файли, дедлайни, чек-лісти та іншу важливу інформацію, для відстеження прогресу можна просто перетягувати картки між списками;
- можливість призначення позначок та термінів для карток, що допомагає визначити важливість та дедлайни;
- є інтеграції з іншими сервісами.
Інтерфейс зручний і наочний, але може бути складно швидко візуально оцінити прогрес.
Сильні сторони Asana при керуванні задачами
Asana — це програма для хмарного управління проєктами, що значно полегшує проджект-менеджмент у складних комплексних реалізаціях із багатьма підзавданнями чи окремими підрозділами.
Основні можливості Асани:
- структурується за принципом: команди — проєкти — задачі — підзадачі.
- створення та призначення завдань із дедлайнами, підтримка кількох рівнів підзавдань, структурування численних проєктів;
- інструменти для обговорення проєктів у реальному часі, обмін відгуками та документами;
- можливість налаштовувати процеси, включаючи додавання нових полів і правил;
- інтеграція зі стороннім софтом та інструментами;
- наочне відстеження прогресу виконання та дотримання термінів.
Якщо перед вами стоїть запитання, як вибрати між Trello і Asana, для початку проаналізуйте, який з інструментів надає більш гнучкі можливості керування під ваш запит.
Ціни на Trello й Asana: що вибрати для бізнесу
Обидва рішення пропонують безплатний тестовий період і безплатну версію з різним рівнем функціональності. Тому якщо треба визначитися між Trello та Asana, просто спробуйте обидва продукти.
💰 Тарифи та ціни Trello
Від $5 за працівника при оплаті за рік, $6 при щомісячних платежах у плані «Стандарт» до $17,50 за колегу в плані «Ентерпрайз».
Безкоштовна версія Trello підтримує лише канбан-дошки (до 10 дошок на один обліковий запис) і завантажувати файли максимальним об’ємом 10 МБ.
💰 Тарифи та ціни Asana
Мінімальний платний тариф: $10,99 за працівника за умови оплати за рік або $13,49 за працівника за умови оплати щомісячно. Максимальний платний план: $24,99 при оплаті за рік, $30,49 при щомісячному платежу.
Безплатний тариф Asana підходить лише для спільнот до 15 учасників, але пропонує кілька форматів візуалізації даних, необмежену кількість проєктів і доступ до мобільних застосунків.
Asana і Trello пропонують канбани, нагадування, коментування, календар, пріоритетність, делегування, додавання файлів, сповіщення на електронку, пуші тощо. Asana вважається більш функціональною з погляду налаштувань, оскільки має бібліотеку полів, що налаштовуються. Це корисно для стандартизації щоденних процесів.
Які фактори слід врахувати при виборі між Trello та Asana для управління задачами
- Розмір компанії.
- Складність онбордингу (у Trello простіше).
- Плани на масштабування.
- Перелік сторонніх інтеграцій, що потрібні вам для роботи.
- Бюджет.
Щоб порівняння платформ для управління завданнями було коректним, варто розуміти ваш запит. Trello буде вдалим вибором для фрилансерів, підприємств із 5-10 людей, а також бізнесів, які працюють на локальних ринках.
Asana — це більш функціональний і універсальний продукт, що підійде середнім і великим командам, менеджерам, які керують кількома підрозділами або одночасно ведуть декілька проєктів.
Чи можна використовувати KeyCRM для управління проєктами
KeyCRM може стати корисним помічником у плануванні й відстежуванні проєктів і задач. Звісно, ми не маємо на меті повністю замінити чи стати альтернативою таск-менеджерам, але в KeyCRM є вбудований планувальник завдань. Завдяки йому вашим менеджерам не доведеться перемикатися між різними застосунками для взаємодії з клієнтами і планування свого дня — всі потрібні опції інтегровані в один зручний інтерфейс crm.
Задачі в KeyCRM дозволяють:
- задавати тип: дзвінок, лист, зустріч, подія;
- привʼязувати до картки конкретного клієнта;
- розподіляти та синхронізувати таски між фахівцями;
- задавати та відстежувати дедлайни;
- вказувати пріоритетність;
- прикріплювати файли, додавати описи й іншу важливу інформацію;
- обговорювати в режимі реального часу й обмінюватися повідомленнями;
- відстежувати прогрес по поставлених мною задачах і делегованих мені колегами.
Задачі + воронки в KeyCRM = результативне управління внутрішніми питаннями та зовнішніми взаємодіями з клієнтами.
Робочий кабінет CRM-системи завжди відкритий: тут ви спілкуєтесь з клієнтами, обробляєте заявки, створюєте ТТН чи контролюєте оплати. Ну і, звісно, гріх не використовувати можливості CRM ще й для планера.
KeyCRM і далі розвиватиме цю функцію. Тому, якщо на цьому етапі ви шукаєте зручний і простий варіант для невеликої команди, який поєднує і сучасний функціонал для ecommerce та сфери послуг, і зручний планувальник щоденних справ, обирайте KeyCRM. Як це вже зробили наші клієнти👇
Анжеліка Правник, «Giunti Psychometrics»
Раніше для таск-менеджменту ми використовували блокнотики чи Trello, а зараз активно користуємося функціоналом «Задачі» в KeyCRM. Швиденько записав — і готово! Класно, що їх можна не підвʼязувати під конкретного замовника, тобто я можу додати якусь офісну справу, щоб звільнити голову. Є можливість вказувати проміжні етапи та результати, наприклад: до 12 листопада я готую пакет документів, а 15 передаю їх курʼєром для узгодження.
Модуль «Задачі» в застосунку KeyCRM для iOS та Android
Керуйте завданнями зі смартфона чи планшета — в зручному застосунку KeyCRM. Функціонал мобільної версії KeyCRM такий же, як і в десктопній. Ви можете:
- додавати таски собі та колегам;
- вказувати тип завдання;
- виставляти дедлайн, пріоритетність і відповідального за виконання;
- фільтрувати завдання за потрібними критеріями тощо.
Просто подивіться, як все красиво, зручно та зрозуміло і зі смартфона, і з планшета.
Тепер таск-менеджер KeyCRM завжди під рукою у ваших мобільних пристроях, де б ви не перебували. Користуйтеся з задоволенням!
Чи можуть планувальники задач замінити CRM-систему
Чи працюють Trello, Asana чи Worksection як CRM-системи? Ні. Вони пропонують корисний функціонал для проджект-менеджменту, але функціонал crm системи набагато ширший:
- повноцінний механізм для систематизації клієнтських даних;
- створення картки клієнта з автоматичним збереженням контактів, діалогів, дзвінків, додаткової персональної інформації по замовнику;
- можливість «ловити» ліди з усіх каналів, які автоматично потрапляють в CRM, і вести їх воронкою продажів, кастомізованою під ваші процеси;
- приймання платежів і контроль фінансів;
- автоматизація комунікації у чатах, месенджерах, соцмережах, email;
- підключення телефонії — вбудована телефонія прямо у вікні срм-системи зі збереженням історії всіх дзвінків і опцією оформлювати замовлення чи запис на послугу прямо під час розмови;
- можливість адмініструвати контент на сайтах, оформлювати відправлення у сервісах доставки, вести складський облік, торгувати на маркетплейсах та інших ecommerce-майданчиках тощо.
Приклади успішного використання Trello чи Asana підтверджують, що вони суперефективні у таск-менеджменті, але це не заміна чи альтернатива срм системі.
Ось чому вам треба кілька разів подумати, перш ніж розглядати ці варіанти як заміну спеціалізованій crm-системі:
- Обмежені можливості роботи з даними клієнтів. Менеджери тасків були створені для керування проєктами і задачами. Ви, звісно, можете створити пункт під певного клієнта і продажі, але воронки тут не буде.
- Відсутність візуалізованої воронки продажів. Трекінг стадій процесу від вхідного ліда до фінального продажу — база для будь-якої срм-системи. У планувальниках складно відстежувати, як лід просувається воронкою від першого контакту до закриття угоди.
- Немає фокусу на продажі. Трекери завдань створені насамперед як планувальники. Вони містять певні елементи автоматизації, але не призначені для автоматизації процесів взаємодії з клієнтами. CRM же створені саме для продажів: комунікація з аудиторією, тригерні повідомлення, платіжні сервіси, картки покупців, воронки, ліди.
Планувальники можуть бути тимчасовим рішенням на старті бізнесу, коли кількість людей, обовʼязків і питань невелика, а також додатковими інструментами для вдосконалення процесів в усталених корпораціях.
Але якщо ви плануєте масштабуватися, розширюватися та нарощувати клієнтську базу, без CRM не обійтися. Це основний інструмент для стійкого зростання.
Щоб познайомитися з планувальником та іншими можливостями KeyCRM, у вас є безплатний тестовий період до 30 днів із повним доступом до всього функціоналу.
