Trello vs. Asana: какой продукт выбрать для управления проектами

В далеком 2012 году в моей рабочей жизни впервые появился корпоративный планировщик. Это был Basecamp. Весь первый месяц работы мы всей редакцией дружно выкрикивали «С ума сойти!». Организация территориально распределенной команды, планирование, выполнение, треккинг времени и мониторинг KPI стали легче и приятнее. Сегодня таск-менеджерами уже никого не удивишь, а вот их нас удивить все еще есть чем.

Что такое системы управления проектами

Вся наша жизнь — это совокупность проектов. Простые, многоэтапные, длительные или краткосрочные. Если закупки продуктов на неделю или поездку в Карпаты можно спланировать в заметках на телефоне, то с рабочими задачами это вряд ли получится. Планировать и менеджерить их удобно с помощью специальных инструментов для планирования и отслеживания задач.

Программное обеспечение для эффективного управления проектами позволяет администрировать задачи, обмениваться документами и информацией, упорядочивать многоуровневые подзадания, устраивать обсуждения, создавать отчеты, отслеживать время, оценивать текущие и зафакапленные операции, результаты, время, рентабельность и т.д.

В этой статье мы рассмотрим самые популярные варианты и поделимся функционалом KeyCRM, который может быть полезен для таск-трекинга.

Зачем вам планировщик проектов и задач

Если коротко, с ним легче жить:) Представим, что проект – это кулинарное шоу. Тогда таск-менеджер — это ваш таймер, помощник и персональный Эктор Хименес Браво в одном. Он организует процессы, раздаст задачи, проконтролирует каждый этап, оценит результат. Без него рецепт может перепутаться, блюдо – не получиться, а кухня – оказаться в полном беспорядке. Такой трекер помогает поддерживать порядок, сигнализирует о готовности к следующему этапу, укрощает хаос, чтобы все знали, кто что и когда делает.

Системы управления проектами и задачами позволяют:

  • создавать детальные планы проектов с распределением задач между командами или департаментами;
  • автоматически назначать их ответственным коллегам;
  • четко отслеживать сроки выполнения отдельных операций, этапов, проектов с указанием ответственных сотрудников или отделов;
  • совместно работать над проектами в режиме реального времени, проводить обсуждения, обмениваться идеями и файлами, комментировать и взаимодействовать с коллегами;
  • визуализировать прогресс, производительность группы, статусы, в том числе в канбанах или диаграммах Ганта;
  • отслеживать расходы ресурсов, времени инхаус-специалистов и подрядчиков, контролировать и анализировать расходы по оптимизации бюджета.

Все современные системы трекинга и мониторинга задач имеют интеграции с другими популярными инструментами: email, календарями, чатами и т.д. Это означает, что вы можете построить интегрированный бизнес-комбайн под софт, которым пользуется компания.

Топ инструментов для управления проектами

Инструменты для организации задач бывают разными по уровню сложности фишек и надстроек. Хотя базовый функционал у всех примерно одинаковый: менеджмент одно- и многоуровневых задач и проектов; шеринг файлов, теги и комментарии; шаблоны, которые можно настроить под себя; информационный мониторинг прогресса в режиме реального времени; инструменты для визуализации проектных достижений и т.д.

Самые популярные программы для управления проектами с хорошими рейтингами на Capterra — Trello, Asana, Worksection, GanttPro, Basecamp, Flock, ClickUp, Todoist, Wrike и т.д.

Но когда речь идет об управлении проектами и инструментах для совместной работы, на украинском рынке чаще всего вспоминают два сервиса — Asana и Trello. Преимущества Trello и Asana очевидны: это классные функциональные планировщики для управления делами и проектами. Но некоторые компании используют их и в качестве срм-систем.

Предлагают ли эти продукты функционал CRM? Какой из инструментов более простой в использовании Trello или Asana? И вообще, какие опции будут полезными для менеджеров в разных нишах? Давайте разбираться вместе.

Trello или Asana: сравнение функционала для управления задачами

Менеджеров в украинских компаниях очень волнуют два вопроса: 1. Где найти новых клиентов? 2. Какой инструмент выбрать для эффективного управления задачами Trello или Asana?

Сильные стороны Trello во время работы с заданиями

Trello — фаворит небольших компаний и стартапов. Простой и понятный канбан, здесь нет кучи сверхнастроек, к нему быстро привыкаешь, словно пользовался им с рождения.

Ключевые особенности Trello:

  • базируется на концепции досок, списков и карточек, которые могут использоваться для показа проектов, команд или зон ответственности;
  • размещенные на доске списки разделяются на фазы или этапы работы, например «To Do», «In Progress», «Done»;
  • карточки могут содержать детали, прикрепленные файлы, дедлайны, чек-листы и другую важную информацию, для отслеживания прогресса можно просто перетаскивать карточки между списками;
  • возможность назначения меток и сроков для карточек, что помогает определить важность и дедлайны;
  • есть интеграции с другими сервисами.

Интерфейс удобный и наглядный, но может быть сложно быстро визуально оценить прогресс.

Сильные стороны Asana при управлении задачами

Asana — это программа для облачного управления проектами, значительно облегчающая проджект-менеджмент в сложных комплексных реализациях со многими подзадачами или отдельными подразделениями.

Основные возможности Асаны:

  • структурируется по принципу: команды — проекты — задачи — подзадачи.
  • создание и назначение задач с дедлайнами, поддержка нескольких уровней подзаданий, структурирование многочисленных проектов;
  • инструменты для обсуждения проектов в реальном времени; обмен отзывами и документами;
  • возможность настраивать процессы, включая добавление новых полей и правил;
  • интеграция со сторонним софтом и инструментами;
  • наглядное отслеживание прогресса выполнения и соблюдения сроков.

Если перед вами стоит вопрос, как выбрать между Trello и Asana, для начала проанализируйте, какой из инструментов предоставляет более гибкие возможности управления под ваш запрос.

Цены на Trello и Asana: что выбрать для бизнеса

Оба решения предлагают бесплатный тестовый период и бесплатную версию с разным уровнем функциональности. Поэтому, если нужно определиться между Trello и Asana, просто попробуйте оба продукта.

💰 Тарифы и цены Trello

От $5 за сотрудника при оплате за год, $6 при ежемесячных платежах в плане «Стандарт» до $17,50 за коллегу в плане «Энтерпрайз».

Бесплатная версия Trello поддерживает только канбан-доски (до 10 досок на одну учетную запись) и загружает файлы максимальным объемом 10 МБ.

💰 Тарифы и цены Asana

Минимальный платный тариф: $10,99 за человека при оплате за год или $13,49 при ежемесячных платежах. Максимальный платный план: $24,99 при оплате в год, $30,49 — ежемесячно.

Бесплатный тариф Asana подходит только для команд до 15 участников, но предлагает несколько форматов визуализации данных, неограниченное количество проектов и доступ к мобильным приложениям.

Asana и Trello предлагают канбаны, напоминания, комментирование, календарь, приоритетность, делегирование, добавление файлов, оповещения на электронку, пуши и т.д. Asana считается более функциональной с точки зрения настроек, поскольку имеет библиотеку настраиваемых полей. Это полезно для стандартизации ежедневных процессов.

Какие факторы следует учесть при выборе между Trello и Asana для управления задачами

  • Размер компании.
  • Сложность онбординга (у Trello попроще).
  • Планы на масштабирование.
  • Список сторонних интеграций, которые необходимы вам для работы.
  • Бюджет.

Чтобы сравнение платформ для управления задачами было корректным, следует понимать ваш запрос. Trello будет удачным выбором для фрилансеров, предприятий из 5-10 человек, а также бизнесов, работающих на локальных рынках.

Asana — это более функциональный и универсальный продукт, который подойдет средним и большим командам, менеджерам, которые управляют несколькими подразделениями или одновременно ведут несколько проектов.

Можно ли использовать KeyCRM для управления проектами

KeyCRM может стать полезным помощником в планировании и отслеживании проектов и задач. Конечно, у нас нет цели полностью заменить или стать альтернативой таск-менеджерам, но в KeyCRM есть встроенный планировщик задач. Благодаря ему вашим менеджерам не придется переключаться между разными приложениями для взаимодействия с клиентами и планирования своего дня — все нужные настройки интегрированы в один удобный интерфейс crm.

Задачи в KeyCRM позволяют:

  • задавать тип: звонок, письмо, встреча, событие;
  • привязывать к карте конкретного клиента;
  • распределять и синхронизировать таски между специалистами;
  • задавать и отслеживать дедлайны;
  • указывать приоритетность;
  • прикреплять файлы, добавлять описания и другую важную информацию;
  • обсуждать в режиме реального времени и обмениваться сообщениями;
  • отслеживать прогресс по поставленным мною задачам и делегированных мне коллегами.

Задачи + воронки в KeyCRM = результативное управление внутренними вопросами и внешними взаимодействиями с клиентами.

Рабочий кабинет CRM-системы всегда открыт: здесь вы общаетесь с клиентами, обрабатываете заявки, создаете ТТН или контролируете оплаты. Ну и, конечно, грех не использовать возможности CRM еще и для планера.

KeyCRM и дальше будет развивать эту функцию. Поэтому, если на текущем этапе вы ищете удобный и простой вариант для небольшой команды, сочетающий и современный функционал для ecommerce и сферы услуг, и удобный планировщик ежедневных дел, выбирайте KeyCRM. Как это уже сделали наши клиенты👇

Анжелика Правник, «Giunti Psychometrics»

Раньше для таск-менеджмента мы использовали блокнотики или Trello, а сейчас активно пользуемся функционалом «Задачи» в KeyCRM. Быстро записал — и готово! Классно, что их можно не подвязывать под конкретного заказчика, то есть я могу добавить какое-нибудь офисное дело, чтобы освободить голову. Есть возможность указывать промежуточные этапы и результаты, например: до 12 ноября я готовлю пакет документов, а 15 передаю их курьером для согласования.

Читать кейс: Как автоматизировать продажи и управлять задачами в KeyCRM, чтобы вся команда была продуктивной и довольной 

Могут ли планировщики задач заменить CRM-систему

Работают ли Trello, Asana или Worksection как CRM-системы? Нет. Они предлагают полезный функционал для проджект-менеджмента, но функционал crm системы гораздо шире:

  • полноценный механизм для систематизации клиентских данных;
  • создание карты клиента с автоматической сохранением контактов, диалогов, звонков, дополнительной персональной информации по заказчику;
  • возможность «ловить» лиды со всех каналов, которые автоматически попадают в CRM, и вести их по воронке продаж, кастомизированной под ваши процессы;
  • прием платежей и контроль финансов;
  • автоматизация коммуникации в чатах, мессенджерах, соцсетях, email;
  • подключение телефонии — встроенная телефония прямо в окне срм-системы с сохранением истории всех звонков и опцией оформлять заказ или запись на услугу прямо во время разговора;
  • возможность администрировать контент на сайтах, оформлять отправку в сервисах доставки, вести складской учет, торговать на маркетплейсах и других ecommerce-площадках и т.д.

Узнать про все возможности KeyCRM

Примеры успешного использования Trello или Asana подтверждают, что они суперэффективны в таск-менеджменте, но это не замена или альтернатива системе.

Вот почему вам нужно несколько раз подумать, прежде чем рассматривать эти варианты как замену специализированной crm-системе:

  1. Ограниченные возможности работы с данными клиентов. Менеджеры тасков были созданы для управления проектами и задачами. Вы, конечно, можете создать пункт под определенного клиента и продаж, но воронки здесь не будет.
  2. Отсутствие визуализированной воронки продаж. Трекинг стадий процесса от входного лида до финальной продажи — база для любой срм-системы. В планировщиках сложно отслеживать, как лид продвигается по воронке от первого контакта до закрытия сделки.
  3. Нет фокуса на продажи. Трекеры задач созданы, прежде всего, как планировщики. Они содержат некоторые элементы автоматизации, но не предназначены для автоматизации процессов взаимодействия с клиентами. CRM же созданы именно для продаж: коммуникация с аудиторией, триггерные сообщения, платежные сервисы, карты покупателей, воронки, лиды.

Планировщики могут быть временным решением на старте бизнеса, когда количество людей, обязанностей и вопросов небольшое, а также дополнительными инструментами для совершенствования процессов в устоявшихся корпорациях.

Но если вы планируете масштабироваться, расширяться и увеличивать клиентскую базу, без CRM не обойтись. Это основной инструмент для устойчивого роста.

Чтобы познакомиться с планировщиком и другими возможностями KeyCRM, у вас есть бесплатный тестовый период до 30 дней с полным доступом ко всему функционалу.

Юля Погорелая
Пишу для digital и ecommerce. Верю в полезные тексты и обожаю людей, которые дочитывают статьи до конца.