В далеком 2012 году в моей рабочей жизни впервые появился корпоративный планировщик. Это был Basecamp. Весь первый месяц работы мы всей редакцией дружно выкрикивали «С ума сойти!». Организация территориально распределенной команды, планирование, выполнение, треккинг времени и мониторинг KPI стали легче и приятнее. Сегодня таск-менеджерами уже никого не удивишь, а вот их нас удивить все еще есть чем.
Что такое системы управления проектами
Вся наша жизнь — это совокупность проектов. Простые, многоэтапные, длительные или краткосрочные. Если закупки продуктов на неделю или поездку в Карпаты можно спланировать в заметках на телефоне, то с рабочими задачами это вряд ли получится. Планировать и менеджерить их удобно с помощью специальных инструментов для планирования и отслеживания задач.
Программное обеспечение для эффективного управления проектами позволяет администрировать задачи, обмениваться документами и информацией, упорядочивать многоуровневые подзадания, устраивать обсуждения, создавать отчеты, отслеживать время, оценивать текущие и зафакапленные операции, результаты, время, рентабельность и т.д.
В этой статье мы рассмотрим самые популярные варианты и поделимся функционалом KeyCRM, который может быть полезен для таск-трекинга.
Зачем вам планировщик проектов и задач
Если коротко, с ним легче жить:) Представим, что проект – это кулинарное шоу. Тогда таск-менеджер — это ваш таймер, помощник и персональный Эктор Хименес Браво в одном. Он организует процессы, раздаст задачи, проконтролирует каждый этап, оценит результат. Без него рецепт может перепутаться, блюдо – не получиться, а кухня – оказаться в полном беспорядке. Такой трекер помогает поддерживать порядок, сигнализирует о готовности к следующему этапу, укрощает хаос, чтобы все знали, кто что и когда делает.
Системы управления проектами и задачами позволяют:
- создавать детальные планы проектов с распределением задач между командами или департаментами;
- автоматически назначать их ответственным коллегам;
- четко отслеживать сроки выполнения отдельных операций, этапов, проектов с указанием ответственных сотрудников или отделов;
- совместно работать над проектами в режиме реального времени, проводить обсуждения, обмениваться идеями и файлами, комментировать и взаимодействовать с коллегами;
- визуализировать прогресс, производительность группы, статусы, в том числе в канбанах или диаграммах Ганта;
- отслеживать расходы ресурсов, времени инхаус-специалистов и подрядчиков, контролировать и анализировать расходы по оптимизации бюджета.
Все современные системы трекинга и мониторинга задач имеют интеграции с другими популярными инструментами: email, календарями, чатами и т.д. Это означает, что вы можете построить интегрированный бизнес-комбайн под софт, которым пользуется компания.
Топ инструментов для управления проектами
Инструменты для организации задач бывают разными по уровню сложности фишек и надстроек. Хотя базовый функционал у всех примерно одинаковый: менеджмент одно- и многоуровневых задач и проектов; шеринг файлов, теги и комментарии; шаблоны, которые можно настроить под себя; информационный мониторинг прогресса в режиме реального времени; инструменты для визуализации проектных достижений и т.д.
Самые популярные программы для управления проектами с хорошими рейтингами на Capterra — Trello, Asana, Worksection, GanttPro, Basecamp, Flock, ClickUp, Todoist, Wrike и т.д.
Но когда речь идет об управлении проектами и инструментах для совместной работы, на украинском рынке чаще всего вспоминают два сервиса — Asana и Trello. Преимущества Trello и Asana очевидны: это классные функциональные планировщики для управления делами и проектами. Но некоторые компании используют их и в качестве срм-систем.
Предлагают ли эти продукты функционал CRM? Какой из инструментов более простой в использовании Trello или Asana? И вообще, какие опции будут полезными для менеджеров в разных нишах? Давайте разбираться вместе.
Trello или Asana: сравнение функционала для управления задачами
Менеджеров в украинских компаниях очень волнуют два вопроса: 1. Где найти новых клиентов? 2. Какой инструмент выбрать для эффективного управления задачами Trello или Asana?
Сильные стороны Trello во время работы с заданиями
Trello — фаворит небольших компаний и стартапов. Простой и понятный канбан, здесь нет кучи сверхнастроек, к нему быстро привыкаешь, словно пользовался им с рождения.
Ключевые особенности Trello:
- базируется на концепции досок, списков и карточек, которые могут использоваться для показа проектов, команд или зон ответственности;
- размещенные на доске списки разделяются на фазы или этапы работы, например «To Do», «In Progress», «Done»;
- карточки могут содержать детали, прикрепленные файлы, дедлайны, чек-листы и другую важную информацию, для отслеживания прогресса можно просто перетаскивать карточки между списками;
- возможность назначения меток и сроков для карточек, что помогает определить важность и дедлайны;
- есть интеграции с другими сервисами.
Интерфейс удобный и наглядный, но может быть сложно быстро визуально оценить прогресс.
Сильные стороны Asana при управлении задачами
Asana — это программа для облачного управления проектами, значительно облегчающая проджект-менеджмент в сложных комплексных реализациях со многими подзадачами или отдельными подразделениями.
Основные возможности Асаны:
- структурируется по принципу: команды — проекты — задачи — подзадачи.
- создание и назначение задач с дедлайнами, поддержка нескольких уровней подзаданий, структурирование многочисленных проектов;
- инструменты для обсуждения проектов в реальном времени; обмен отзывами и документами;
- возможность настраивать процессы, включая добавление новых полей и правил;
- интеграция со сторонним софтом и инструментами;
- наглядное отслеживание прогресса выполнения и соблюдения сроков.
Если перед вами стоит вопрос, как выбрать между Trello и Asana, для начала проанализируйте, какой из инструментов предоставляет более гибкие возможности управления под ваш запрос.
Цены на Trello и Asana: что выбрать для бизнеса
Оба решения предлагают бесплатный тестовый период и бесплатную версию с разным уровнем функциональности. Поэтому, если нужно определиться между Trello и Asana, просто попробуйте оба продукта.
💰 Тарифы и цены Trello
От $5 за сотрудника при оплате за год, $6 при ежемесячных платежах в плане «Стандарт» до $17,50 за коллегу в плане «Энтерпрайз».
Бесплатная версия Trello поддерживает только канбан-доски (до 10 досок на одну учетную запись) и загружает файлы максимальным объемом 10 МБ.
💰 Тарифы и цены Asana
Минимальный платный тариф: $10,99 за человека при оплате за год или $13,49 при ежемесячных платежах. Максимальный платный план: $24,99 при оплате в год, $30,49 — ежемесячно.
Бесплатный тариф Asana подходит только для команд до 15 участников, но предлагает несколько форматов визуализации данных, неограниченное количество проектов и доступ к мобильным приложениям.
Asana и Trello предлагают канбаны, напоминания, комментирование, календарь, приоритетность, делегирование, добавление файлов, оповещения на электронку, пуши и т.д. Asana считается более функциональной с точки зрения настроек, поскольку имеет библиотеку настраиваемых полей. Это полезно для стандартизации ежедневных процессов.
Какие факторы следует учесть при выборе между Trello и Asana для управления задачами
- Размер компании.
- Сложность онбординга (у Trello попроще).
- Планы на масштабирование.
- Список сторонних интеграций, которые необходимы вам для работы.
- Бюджет.
Чтобы сравнение платформ для управления задачами было корректным, следует понимать ваш запрос. Trello будет удачным выбором для фрилансеров, предприятий из 5-10 человек, а также бизнесов, работающих на локальных рынках.
Asana — это более функциональный и универсальный продукт, который подойдет средним и большим командам, менеджерам, которые управляют несколькими подразделениями или одновременно ведут несколько проектов.
Можно ли использовать KeyCRM для управления проектами
KeyCRM может стать полезным помощником в планировании и отслеживании проектов и задач. Конечно, у нас нет цели полностью заменить или стать альтернативой таск-менеджерам, но в KeyCRM есть встроенный планировщик задач. Благодаря ему вашим менеджерам не придется переключаться между разными приложениями для взаимодействия с клиентами и планирования своего дня — все нужные настройки интегрированы в один удобный интерфейс crm.
Задачи в KeyCRM позволяют:
- задавать тип: звонок, письмо, встреча, событие;
- привязывать к карте конкретного клиента;
- распределять и синхронизировать таски между специалистами;
- задавать и отслеживать дедлайны;
- указывать приоритетность;
- прикреплять файлы, добавлять описания и другую важную информацию;
- обсуждать в режиме реального времени и обмениваться сообщениями;
- отслеживать прогресс по поставленным мною задачам и делегированных мне коллегами.
Задачи + воронки в KeyCRM = результативное управление внутренними вопросами и внешними взаимодействиями с клиентами.
Рабочий кабинет CRM-системы всегда открыт: здесь вы общаетесь с клиентами, обрабатываете заявки, создаете ТТН или контролируете оплаты. Ну и, конечно, грех не использовать возможности CRM еще и для планера.
KeyCRM и дальше будет развивать эту функцию. Поэтому, если на текущем этапе вы ищете удобный и простой вариант для небольшой команды, сочетающий и современный функционал для ecommerce и сферы услуг, и удобный планировщик ежедневных дел, выбирайте KeyCRM. Как это уже сделали наши клиенты👇
Анжелика Правник, «Giunti Psychometrics»
Раньше для таск-менеджмента мы использовали блокнотики или Trello, а сейчас активно пользуемся функционалом «Задачи» в KeyCRM. Быстро записал — и готово! Классно, что их можно не подвязывать под конкретного заказчика, то есть я могу добавить какое-нибудь офисное дело, чтобы освободить голову. Есть возможность указывать промежуточные этапы и результаты, например: до 12 ноября я готовлю пакет документов, а 15 передаю их курьером для согласования.
Модуль «Задачи» в приложении KeyCRM для iOS и Android
Управляйте задачами со смартфона или планшета в удобном приложении KeyCRM. Функционал мобильной версии KeyCRM такой же, как и в десктопной. Вы можете:
- добавлять таски себе и коллегам;
- указывать тип задания;
- выставлять дедлайн, приоритетность и ответственного за исполнение;
- фильтровать задачи по нужным критериям и т.д.
Просто посмотрите, как все красиво, удобно и понятно и со смартфона, и с планшета.
Теперь таск-менеджер KeyCRM всегда под рукой в ваших мобильных устройствах, где бы вы ни находились. Пользуйтесь с удовольствием!
Могут ли планировщики задач заменить CRM-систему
Работают ли Trello, Asana или Worksection как CRM-системы? Нет. Они предлагают полезный функционал для проджект-менеджмента, но функционал crm системы гораздо шире:
- полноценный механизм для систематизации клиентских данных;
- создание карты клиента с автоматической сохранением контактов, диалогов, звонков, дополнительной персональной информации по заказчику;
- возможность «ловить» лиды со всех каналов, которые автоматически попадают в CRM, и вести их по воронке продаж, кастомизированной под ваши процессы;
- прием платежей и контроль финансов;
- автоматизация коммуникации в чатах, мессенджерах, соцсетях, email;
- подключение телефонии — встроенная телефония прямо в окне срм-системы с сохранением истории всех звонков и опцией оформлять заказ или запись на услугу прямо во время разговора;
- возможность администрировать контент на сайтах, оформлять отправку в сервисах доставки, вести складской учет, торговать на маркетплейсах и других ecommerce-площадках и т.д.
Узнать про все возможности KeyCRM
Примеры успешного использования Trello или Asana подтверждают, что они суперэффективны в таск-менеджменте, но это не замена или альтернатива системе.
Вот почему вам нужно несколько раз подумать, прежде чем рассматривать эти варианты как замену специализированной crm-системе:
- Ограниченные возможности работы с данными клиентов. Менеджеры тасков были созданы для управления проектами и задачами. Вы, конечно, можете создать пункт под определенного клиента и продаж, но воронки здесь не будет.
- Отсутствие визуализированной воронки продаж. Трекинг стадий процесса от входного лида до финальной продажи — база для любой срм-системы. В планировщиках сложно отслеживать, как лид продвигается по воронке от первого контакта до закрытия сделки.
- Нет фокуса на продажи. Трекеры задач созданы, прежде всего, как планировщики. Они содержат некоторые элементы автоматизации, но не предназначены для автоматизации процессов взаимодействия с клиентами. CRM же созданы именно для продаж: коммуникация с аудиторией, триггерные сообщения, платежные сервисы, карты покупателей, воронки, лиды.
Планировщики могут быть временным решением на старте бизнеса, когда количество людей, обязанностей и вопросов небольшое, а также дополнительными инструментами для совершенствования процессов в устоявшихся корпорациях.
Но если вы планируете масштабироваться, расширяться и увеличивать клиентскую базу, без CRM не обойтись. Это основной инструмент для устойчивого роста.
Чтобы познакомиться с планировщиком и другими возможностями KeyCRM, у вас есть бесплатный тестовый период до 30 дней с полным доступом ко всему функционалу.
