Как перейти с одной CRM на другую?

Если вам откликнулся заголовок, скорее всего, вы уже работаете с какой-то CRM-программой, и задумываетесь о ее смене. Возможно, установленная система не умеет решать новые задачи вашего бизнеса, сотрудники жалуются на «сложность» или тарифы в стиле «плата за каждый чих» перестали вписываться в бюджет. А может вам посоветовали KeyCRM, вы изучили предложение и хотите остаться с нами?!

Как выбирают СРМ систему украинцы: топ критериев

Опрос, проведенный в 2020 году, выявил, что в приоритете у предпринимателей Украины простота использования (53%), простота внедрения (41%), технические возможности и функционал (39%), возможность масштабирования и кастомизации (31%).

Интересная тенденция: по сравнению с исследованиями прошлых годов (2018), фактор «Цена разработки или предоплаты» вырос с 19% до 38%. Непростые времена требуют более доступных в финансовом плане решений. 

Те, кто попробовал автоматизацию бизнеса, точно не вернутся к таблицам Excel. CRM — это совсем другое качество роботи: избавление от рутины и минимизация рисков от негативного влияния «человеческого фактора». Наконец, это просто очень удобно. 

А если вас что-то не устраивает, всегда есть альтернатива.

А стоит ли менять CRM на другую?

На самом деле, люди не очень любят перемены, даже если их не устраивает существующее положение вещей. Просыпаются естественные для каждого предпринимателя страхи: «боюсь потерять данные, а если клиентская база слетит», «наверное, переезд на другую программу съест массу средств, отнимет много времени», «а если новая система не оправдает ожиданий», «здесь все знакомое, а там все новое: интерфейс, сущности – менеджеры могут путаться», «надо учить команду работе с нуля» и другие.

Причины замены СРМ системы: у каждого свои

Но если уж тема всплыла, значит к вашей программе у вас появились вопросы. Для начала нужно проанализировать «проблемные» зоны. Что это может быть?

• Ваша CRM универсальна, но не «заточена» под ваш бизнес. К примеру, у специализированной срм-системы для торговли есть уникальные опции: Карточка клиента, Каталог товаров, Массовые действия с товарами, Быстрая отправка, Склад, программные РРО, Интеграции (службы доставки, маркетплейсы) и др., без которых будет сложно. Иногда они уже включены в базовую версию.
• Неудобный, перегруженный интерфейс. Если работа в программе некомфортна сотрудникам, если приходится серьезно обучать всю команду (и каждого нового ее члена) или приглашать программиста для адаптации — то это не «ваша» CRM. В современном мире есть простые, интуитивно понятные каждому пользователю системы (KeyCRM) с удобным меню, всплывающими подсказками, тегами для быстрого поиска, и даже возможностью настроить интерфейс под каждого сотрудника (видеть на экране только то, что нужно).  

• Не хочу CRM на собственном сервере, мне нужно «облачное» решение. Возможно, «коробка» стала вам тесна, вы хотите заходить в кабинет своей CRM с любого устройства в любой точке мира. Вам надоело решать технические и финансовые вопросы с сервером, платить IT-специалистам за обслуживание и т.п. 
• Нет необходимых вам интеграций. Для каждого они свои: кому-то нужна определённая служба доставки, кто-то торгует на Etsy и ему важна синхронизация через официальный API. Некоторые продают прямо через Instagram и ищут в списке интеграций CRM-системы именно его. Для сферы услуг, где запросы летят через мессенджеры, важны будут встроены модули Telegram, Viber, Facebook Messenger. В идеале необходимый модуль должен быть в пакете, «допиливание» – это дорого и долго.
• Не устраивает цена. Здесь все предельно просто, вы хотите платить меньше или по более прозрачной тарифной схеме. Возможно, у вас большое количество сотрудников и это число растет, а у теперешней срм-программы есть доплата за каждого пользователя. Кстати, в KeyCRM вы сможете подключить неограниченное количество менеджеров бесплатно.
• Я пользовался иностранной CRM, а теперь хочу поддержать локальный продукт
• И еще десятки объективных или субъективных причин. 

Смириться или прощаться?

Просто составьте список того, что вас не устраивает и посмотрите, как это можно решить в рамках той CRM-системы, которая есть. Если это дорого (дополнительные модули, доработка программистами), невозможно или долго — ищите новую. 

Если ваш выбор не самописная СРМ, а готовый облачный продукт, то создание аккаунта, настройка нужных разделов и интеграций, перенос данных может занять от одного до нескольких дней, в зависимости от сложности процессов. В той же KeyCRM все можно сделать самостоятельно, без привлечения интеграторов, есть база инструкций и видео-гайды.

Как выбрать CRM-систему для бизнеса?

Принимая решение о том, на какую программу переходить, воспользуйтесь нашими подсказками: 

1. Чек-лист «Топ-30 вещей, которые CRM может автоматизировать в вашей торговле», о том, что должна уметь современная CRM для интернет-продаж.
2. Обзор «СРМ-система для бизнеса: как выбрать подходящую на все 100%».
3. Статья-сравнение: «CRM для интернет-магазина: облако или коробка?»   
4. Обзор программы для работы с воронками: продаж, лидов, проектов.
5. Обзор популярных сервисов:  «Великолепная семерка: CRM для онлайн торговли в Украине».
6. Публикация о 7 причинах выбрать украинский KeyCRM вместо западных: Pipedrive, Odoo, Hubspot, Zoho

Внимательно сверьтесь со списком «проблемных зон» и своим wish-листом, изучите функционал, тарифы и отзывы о CRM, прежде чем выбрать новую. 

Важно! Всегда думайте на перспективу. Возможно, спустя пару лет, вы захотите расширить бизнес за границу (продавать на Amazon, eBay, Etsy), будет круто, если новая CRM поможет вам масштабироваться (мультивалютность, интеграция с иностранными маркетплейсами и международными почтовыми службами). KeyCRM как раз из таких. 

Как адаптировать сотрудников к новой CRM-системе?

Новое не всегда принимается с радостью, особенно в больших командах. Для того, чтобы процесс смены прошел мягко и комфортно для всех, важна обратная связь с самого начала:

• Вместе обсуждайте «минусы» и «плюсы» в работе нынешней системы, собирайте жалобы и предложения.
• Если возможно, привлекайте компетентных сотрудников к процессу выбора, «голосуйте» за окончательный вариант. Объясните почему новая CRM будет удобней для пользователя и какие задачи сможет решить. 
• После настройки познакомьте команду с интерфейсом и функционалом; покажите, как работать с данными (вносить, редактировать, искать); как заходить с других устройств (смартфона). Сформулируйте задачи и зоны ответственности в зависимости от прав доступа. 

Для обсуждения вопросов «великого перехода» на новую CRM можно создать отдельный канал в рабочем чате.

Как перенести данные СРМ без потерь?

Для начала стоит набросать схему ваших бизнес процессов, со всеми ее элементами и связями. Например, поступление заказов (каналы: собственный интернет-сайт, Prom.ua), распределение их между менеджерами, обработка заказов (внесение данных в базу, карту клиентов; проверка наличия на складах, созвон с покупателем для подтверждения, упаковка), оформление доставки и ее контроль, внесение данных в аналитику. 

Вы увидите общую картину, информацию, которая вносится на каждом из этапов и сотрудников, задействованных в них. Сможете выделить категории данных, которые нужно бережно перенести в новую CRM и то, что можно «отправить в корзину» (дубли, неактуальное). 

Важно! Вы можете экспортировать все данные в целости и сохранности, но ни одна миграция на новую CRM-программу не гарантирует сохранение всех связей между ними. Например, можно перенести весь профиль клиента: имя, контакты; очень сложно и дорого (речь о десятках тысяч y.e.) привязать к нему всю историю переписки в мессенджерах. Заранее зафиксируйте все важные вам связи в любой удобной форме (скрины, фото, таблицы).

И вот вы авторизуетесь и настраиваете программу под ваши бизнес-процессы: в нишевых решениях вся структура уже максимально адаптирована под сферу, вы справитесь без привлечения программистов. Необходимые опции всегда можно добавить позже. Теперь можно заняться базой данных. 

Какую информацию можно переносить в CRM-систему? 

Все данные, которые можно загрузить в таблицы, быстро импортируются в новую программу:

• Заказы (реализованные и новые)
• Каталог товаров, листинги из маркетплейсов, со всем разнообразием артикулов и вариаций, отдельные страницы продуктов с подробным описанием, ценой
• Данные клиентов (имя, фамилия, контакты, адрес доставки, история покупок) и компаний
• Пользователи, которые будет работать в системе. В каждой CRM свои особенности назначения ролей и прав доступа, а также разная тарификация за подключение сотрудника. Вы сможете добавить пользователей при настройке вручную по всем правилам новой CRM-системы.  
• Склады, точки самовывоза, базы поставщиков с адресами, особенностями хранения и пр.
• Коммуникация с клиентами (переписка в мессенджерах, чатах и по e-mail, описание телефонных разговоров). Перенести пласты такой информации технически сложно, очень дорого и не всегда оправданно. Если вам важна какая-то аналитика по истории общения, просто переработайте собранные данные в отчеты перед миграцией в новую СРМ.
• Затраты. Обычно имеет смысл отслеживать текущие затраты. То, что было в прошлом, переносят в отчетность, фиксируют в специальных финансовых программах или Excel. В новой CRM работаем с новыми цифрами, накапливая актуальную аналитику. Кстати, KeyCRM позволяет разделять затраты по заказам (упаковка, доставка и пр.) и дополнительные (аренда офиса, бонусы сотрудникам), и даже скачивать комиссию с маркетплейсов. 

Как импортировать данные в KeyCRM? 

KeyCRM создана для современного бизнеса, вы сразу почувствуете как это, когда разработчик знает тему и учитывает всё, что вам нужно для удобной работы. Все основные категории данных «Заказы», «Товары», «Клиенты» очень просто переносятся на новую платформу из другой CRM. Отлично, если прежняя система позволяет скачать информацию в таблицы Excel или Google, для импорта в KeyCRM подходят форматы: *.xls, *.xlsx, *.csv.

Переносим Заказы

Импорт заказов можно сделать буквально в пару кликов, из таблицы, предварительно подготовив файл.

Перенос базы клиентов в срм

После загрузки заказов, автоматически создадутся профили клиентов со всей контактной информацией и историей покупок. При этом дубли покупателей будут объединены. В некоторых CRM-системах работает принцип «каждый заказ – новый клиент», в этом плане KeyCRM гораздо удобнее: если контактные данные, имя и фамилия идентичны, «умная программа» сама соединит их в одной Карте клиента, убрав лишние страницы-клоны. Перенос базы клиентов аналогичен импорту заказов (из срм/таблицы в форматах *.xls, *.xlsx, *.csv).

Возможность перенести Количество товаров (складские остатки) еще одна полезная опция CRM для интернет-торговли: вы будете контролировать свои запасы и вовремя их обновлять. Реализуется это как экспорт товаров на странице Движение товаров через загрузку Excel файла либо передачей через API, с помощью программистов. 

Важно! Если вы переходите на новую CRM-систему, не забудьте о вероятности отличий в терминологии. К примеру, в названиях категорий/полей: их «Контакт» — в нашей программе «Покупатель», их «Сделка» — у нас «Заказ». Учитывайте эти нюансы во время переноса информации. 

Советы от Капитана Очевидность:

• Не забудьте безвозвратно удалить данные в прежней CRM после полного их переноса на новую платформу, это важно для защиты вашей информации. 
• Сверьте количество страниц (экспорт и импорт), данные должны перенестись в полном объёме.

Вывод: нужна замена CRM – действуйте!

Предприниматель всегда в поиске лучших вариантов, сменить СРМ-систему бывает проще, чем бесконечно «допиливать» ту, которая есть, мириться с неудобствами и неоправданными затратами на ее содержание. 

Среди наших клиентов нет никого, кто бы пожалел о переходе на KeyCRM, это современная система, с широким функционалом, удобным интерфейсом, крутыми интеграциями. По вполне доступным тарифам, без платы за пользователей. Мы разработали механизмы, которые сделают переход быстрым, комфортным и безопасным. Вы справитесь без привлечения программистов, если что, на связи наша крутая техподдержка.

Подключайтесь, попробуйте прямо сейчас: до 30 дней без оплаты!