Если вам откликнулся заголовок, скорее всего, вы уже работаете с какой-то CRM-программой, и задумываетесь о ее смене. Возможно, установленная система не умеет решать новые задачи вашего бизнеса, сотрудники жалуются на «сложность» или тарифы в стиле «плата за каждый чих» перестали вписываться в бюджет. А может вам посоветовали KeyCRM, вы изучили предложение и хотите остаться с нами?!
Опрос, проведенный Битрикс 24 в 2020 году, выявил, что в приоритете у предпринимателей Украины простота использования (53%), простота внедрения (41%), технические возможности и функционал (39%), возможность масштабирования и кастомизации (31%).
Интересная тенденция: по сравнению с исследованиями прошлых годов (2018), фактор «Цена разработки или предоплаты» вырос с 19% до 38%. Непростые времена требуют более доступных в финансовом плане решений.
Те, кто попробовал автоматизацию интернет-торговли,точно не вернутся к таблицам Excel. CRM — это совсем другое качество бизнеса: избавление от рутины и минимизация рисков от негативного влияния «человеческого фактора». Наконец, это просто очень удобно.
А если вас что-то не устраивает, всегда есть альтернатива. Тут-то и просыпаются нормальные для каждого предпринимателя страхи: перемен, потери данных и денег.
А точно ли стоит менять CRM?
Если тема всплыла, значит к вашей программе у вас появились вопросы. Для начала нужно проанализировать «проблемные» зоны. Что это может быть?
- Ваша CRM универсальна, но не «заточена» под ваш бизнес. К примеру, специализированная торговая срм-система имеет уникальные опции: Карточка клиента, Каталог товаров, Массовые действия с товарами, Быстрая отправка, Склад, программное РРО, Интеграции (службы доставки, маркетплейсы) и др., без которых будет сложно. Иногда они уже включены в базовую версию.
- Неудобный, перегруженный интерфейс. Если работа в программе некомфортна сотрудникам, если приходится серьезно обучать всю команду (и каждого нового ее члена) или приглашать программиста для адаптации — то это не «ваша» CRM. В современном мире есть простые, интуитивно понятные каждому пользователю системы (KeyCRM) с удобным меню, всплывающими подсказками, тегами для быстрого поиска, и даже возможностью настроить интерфейс под каждого сотрудника (видеть на экране только то, что нужно).
- Не хочу CRM на собственном сервере, мне нужно «облачное» решение. Возможно, «коробка» стала вам тесна, вы хотите заходить в кабинет своей CRM с любого устройства в любой точке мира. Вам надоело решать технические и финансовые вопросы с сервером, платить IT-специалистам за обслуживание и т.п.
- Нет необходимых вам интеграций. Для каждого они свои: кому-то нужна определённая служба доставки, кто-то торгует на Etsy и ему важна синхронизация через официальный API. Некоторые продают прямо через мессенджер Instagram Direct и ищут в списке интеграций CRM-системы именно его. В идеале, необходимый модуль должен быть в пакете, «допиливание» — это дорого и долго.
- Не устраивает цена. Здесь все предельно просто, вы хотите платить меньше или по более прозрачной тарифной схеме. Возможно, у вас большое количество сотрудников и это число растет, а у теперешней срм-программы есть доплата за каждого пользователя. Кстати, в KeyCRM вы сможете подключить неограниченное количество менеджеров бесплатно.
- Я пользовался иностранной CRM, а теперь хочу поддержать локальный продукт и еще десятки объективных или субъективных причин.
Просто составьте список того, что вас не устраивает и посмотрите, как это можно решить в рамках той CRM-системы, которая есть. Если это дорого (дополнительные модули, доработка программистами), невозможно или долго — ищите новую.
Как выбрать CRM-систему для интернет-торговли?
Принимая решение о том, на какую программу переходить, воспользуйтесь нашими подсказками:
- Чек-лист «Топ-30 вещей, которые CRM может автоматизировать в вашей торговле», о том, что должна уметь современная CRM для интернет-продаж.
- Статья-сравнение: «CRM для интернет-магазина: облако или коробка?»
- Обзор популярных сервисов: «Великолепная семерка: CRM для онлайн торговли в Украине».
Внимательно сверьтесь со списком «проблемных зон» и своим wish-листом, изучите функционал, тарифы и отзывы о CRM, прежде чем выбрать новую.
Важно! Всегда думайте на перспективу. Возможно, спустя пару лет, вы захотите расширить бизнес за границу (продавать на Amazon, eBay, Etsy), будет круто, если новая CRM поможет вам масштабироваться (мультивалютность, интеграция с иностранными маркетплейсами и международными почтовыми службами). KeyCRM как раз из таких.
Как адаптировать сотрудников к новой CRM-системе?
Новое не всегда принимается с радостью, особенно в больших командах. Для того, чтобы процесс смены прошел мягко и комфортно для всех, важна обратная связь с самого начала:
- Вместе обсуждайте «минусы» и «плюсы» в работе нынешней системы, собирайте жалобы и предложения.
- Если возможно, привлекайте компетентных сотрудников к процессу выбора, «голосуйте» за окончательный вариант. Объясните почему новая CRM будет удобней для пользователя и какие задачи сможет решить.
- После настройки познакомьте команду с интерфейсом и функционалом; покажите, как работать с данными (вносить, редактировать, искать); как заходить с других устройств (смартфона). Сформулируйте задачи и зоны ответственности в зависимости от прав доступа.
Для обсуждения вопросов «великого перехода» на новую CRM можно создать отдельный канал в рабочем чате.
Как перенести данные без потерь?
Для начала стоит набросать схему ваших бизнес процессов, со всеми ее элементами и связями. Например, поступление заказов (каналы: собственный интернет-сайт, Prom.ua), распределение их между менеджерами, обработка заказов (внесение данных в базу, карту клиентов; проверка наличия на складах, созвон с покупателем для подтверждения, упаковка), оформление доставки и ее контроль, внесение данных в аналитику.
Вы увидите общую картину, информацию, которая вносится на каждом из этапов и сотрудников, задействованных в них. Сможете выделить категории данных, которые нужно бережно перенести в новую CRM и то, что можно «отправить в корзину» (дубли, неактуальное).
Важно! Вы можете экспортировать все данные в целости и сохранности, но ни одна миграция на новую CRM-программу не гарантирует сохранение всех связей между ними. Например, можно перенести весь профиль клиента: имя, контакты; очень сложно и дорого (речь о десятках тысяч y.e.) привязать к нему всю историю переписки в мессенджерах. Заранее зафиксируйте все важные вам связи в любой удобной форме (скрины, фото, таблицы).
И вот вы авторизуетесь и настраиваете программу под ваши бизнес-процессы: в нишевых решениях, например, CRM для интернет-торговли, вся структура уже максимально адаптирована под сферу, вы справитесь без привлечения программистов. Необходимые опции всегда можно добавить позже. Теперь можно заняться базой данных.
Какую информацию можно переносить в торговую CRM-систему?
- Заказы (реализованные и новые)
- Каталог товаров, листинги из маркетплейсов, со всем разнообразием артикулов и вариаций, отдельные страницы продуктов с подробным описанием, ценой
- Данные покупателей (имя, фамилия, контакты, адрес доставки, история покупок)
- Пользователи, которые будет работать в системе. В каждой CRM свои особенности назначения ролей и прав доступа, а также разная тарификация за подключение сотрудника. Вы сможете добавить пользователей при настройке вручную по всем правилам новой CRM-системы.
- Склады, точки самовывоза, базы поставщиков с адресами, особенностями хранения и пр.
- Коммуникация с клиентами (переписка в мессенджерах, чатах и по e-mail, описание телефонных разговоров). Перенести пласты такой информации технически сложно, очень дорого и не всегда оправданно. Если вам важна какая-то аналитика по истории общения, просто переработайте собранные данные в отчеты перед миграцией в новую CRM.
- Затраты. Обычно имеет смысл отслеживать текущие затраты. То, что было в прошлом, переносят в отчетность, фиксируют в специальных финансовых программах или Excel. В новой CRM работаем с новыми цифрами, накапливая актуальную аналитику. Кстати, KeyCRM позволяет разделять затраты по заказам (упаковка, доставка и пр.) и дополнительные (аренда офиса, бонусы сотрудникам), и даже скачивать комиссию с маркетплейсов.
Как перенести данные в KeyCRM?
KeyCRM «заточена» под торговлю, вы сразу почувствуете как это, когда разработчик знает тему и учитывает всё, что вам нужно для удобной работы. Все основные категории данных «Заказы», «Товары», «Клиенты» очень просто переносятся на новую платформу из другой CRM. Отлично, если прежняя система позволяет скачать информацию в таблицы Excel или Google, для импорта в KeyCRM подходят форматы: *.xls, *.xlsx, *.csv.
Переносим Заказы
Импорт заказов можно сделать буквально в пару кликов, из таблицы, предварительно подготовив файл.
Карта клиента
После загрузки заказов, автоматически создадутся профили клиентов со всей контактной информацией и историей покупок. При этом дубли покупателей будут объединены. В некоторых CRM-системах работает принцип «каждый заказ – новый клиент», в этом плане KeyCRM гораздо удобнее: если контактные данные, имя и фамилия идентичны, «умная программа» сама соединит их в одной Карте клиента, убрав лишние страницы-клоны. Перенос базы клиентов аналогичен импорту заказов (из срм/таблицы в форматах *.xls, *.xlsx, *.csv).
Возможность перенести Количество товаров (складские остатки) еще одна полезная опция CRM для интернет-торговли: вы будете контролировать свои запасы и вовремя их обновлять. Реализуется это как экспорт товаров на странице Движение товаров через загрузку Excel файла либо передачей через API, с помощью программистов.
Важно! Если вы переходите в товарную CRM-систему (KeyCRM) из универсальной махины (вроде Битрикс 24, или amoCRM), чтобы получить все преимущества «нишевого» подхода, не забудьте о вероятности отличий в терминологии. К примеру, в названиях категорий/полей: их «Контакт» — в нашей программе «Покупатель», их «Сделка» — у нас «Заказ». Учитывайте эти нюансы во время переноса информации.
Советы от Капитана Очевидность:
- Не забудьте безвозвратно удалить данные в прежней CRM после полного их переноса на новую платформу, это важно для защиты вашей информации.
- Сверьте количество страниц (экспорт и импорт), данные должны перенестись в полном объёме.
Вывод
Предприниматель всегда в поиске лучших вариантов, сменить CRM-систему бывает проще, чем бесконечно «допиливать» ту, которая есть, мириться с неудобствами и неоправданными затратами на ее содержание.
Среди наших клиентов нет никого, кто бы пожалел о переходе на KeyCRM, это специализированная торговая CRM-система, с широким функционалом, понятным интерфейсом, крутыми интеграциями. По вполне доступным тарифам. Мы разработали механизмы, которые сделают переход быстрым, комфортным и безопасным. Вы справитесь без привлечения программистов, если что, на связи наша крутая техподдержка.
Подключайтесь, попробуйте прямо сейчас: до 30 дней без оплаты!
