Як налаштувати CRM-систему самостійно?

Давайте на чистоту, час складних рішень пройшов, сучасні підприємці обирають ПЗ, що підключається швидко та без сторонньої допомоги, не потребує навичок роботи з кодом чи інших супер властивостей.

SaaS-сервіси вибороли своє місце під сонцем: адже для старту не потрібно купувати чи орендувати сервери, мати технічних спеціалістів в команді, витрачати кілька місяців на адаптацію системи до процесів компанії. Зайшов через браузер і працюй!

На прикладі української KeyCRM, що також живе у хмарці, ми покажемо як шлях до автоматизації своєї мрії став простим, досвід наших користувачів свідчить, його реально подолати навіть за кілька годин.

Максимум 15 хвилин: давайте познайомимось!

Якщо ви натиснете на блакитну кнопку «Спробувати», «Зареєструватись», що часто зустрічаються на сайті KeyCRM, ви потрапити на стартову сторінку (див. зображення).

Справа ви побачите 3 поля: Ім’я та прізвище, E-mail, Номер телефону. Потрібно заповнити їх та пройти «Далі». Тут відзначимо, що той користувач, чиї дані буде введено, стане Big Boss акаунту, надавати і забирати доступи, відстежувати активність співробітників, творити і руйнувати – на все буде його воля. Тож добре коли цією людиною буде власник компанії чи управляючий директор, а не просто менеджер, якому доручили щось там підключити.

На електронну скриньку, вказану вами в одному з полів, надійде лист з посиланням для входу в акаунт, логіни і паролі. Якщо новий email довго не висвічується, перевірте вкладку зі СПАМом, він може потрапити і туди.  Пізніше, коли ви почнете роботу в KeyCRM і підключите свої скриньки до системи (в нас є вбудований модуль Email), вся кореспонденція буде потрапляти в єдине віконце, і загубити щось важливе буде вже нереально.

Номер телефону має бути коректним, у вірному форматі, на нього надійде SMS із кодом підтвердження, завдяки якому ви вперше завітаєте в свій поки що пустий кабінет.

Тепер називаєте свою CRM-ку, латинськими літерами, скоріш за все, це буде назва компанії чи магазину, але ми бачили і більш креативні варіанти. Головне, щоб це було тверезе рішення, бо змінити назву не вийде, саме вона буде жити в вашому робочому просторі KeyCRM та в URL посиланні, через яке ви будете заходити щодня. Правда, буде дивно бачити результат невдалого жарту чи механічну помилку?!

Ну що, тепер чекаємо ще одного листа, і переходимо у власний акаунт та профіль (а в чому різниця) вашої кращої срм-системи.

Базові налаштування: ти зможеш сам!

Тепер у вас є власний акаунт в KeyCRM і це було те рішення, про яке ви точно не пошкодуєте. Саме час наповнити його змістом.

Перша сходинка (5 хвилин): додаємо дані

В  «Налаштуваннях» можна швиденько зберегти (змінити) назву Компанії, країну і часовий пояс (щоб бачити всі дії в системі в потрібному форматі), і навіть завантажити свій досконалий логотип.

Друга сходинка (від 15 хвилин до…): створюємо воронки

Якщо ви плануєте залучати потенційних клієнтів у воронки продажів (угод), або оптимізувати роботу по проектам, вам потрібний відповідний розділ в «Налаштуваннях». Це дуже гнучкий інструмент, можна  додавати багато воронок та будь-яку кількість етапів (статусів). Від масштабів ваших процесів і буде залежати кількість часу, який ви витратите на їх організацію.

Не пропускайте цей крок, адже ви одразу отримаєте функціонал, що допоможе вести ліда до бажаної точки, контролювати роботу менеджерів, прогрес по угодам, витрати, а також автоматизувати весь процес завдяки тригерам. Наприклад, на етапі отримання передоплати від клієнта, інформація про це летить до менеджера з логістики у вигляді задачі: надіслати товар поштою по передоплаті. Менше ручної роботи і форс-мажорів.

На цьому ж кроці ви можете створити шаблони документів, завантажити каталог товарів (послуг), щоб додавати їх у воронку при певній зміні статусу. Але це може зачекати, поки ви освоїтись у системі.

Третя сходинка (від 15 хвилин до години): створюємо свій простір для спілкування

В KeyCRM можна звести в одне віконце всі ваші переписки в месенджерах, телефонні розмови, листування з клієнтами та лідами. Підключити до системи Instagram, Facebook, Viber (бот і особистий), Telegram (бот і персональний), електронні поштові скриньки, IP-телефонію, SMS служби буде під силу навіть вашій бабусі.

Всі модулі вже вбудовано, не потрібно їх звідкись переносити, купляти сторонні плагіни, «допилювати» під систему. Просто йдіть за зрозумілою інструкцією і додавайте те, що вам потрібно.

Четверта сходинка (від 15 хвилин до години): підключаємо джерело замовлень

Тут стежинка інтернет-продавців, як правило, розходиться із шляхом бізнесу із сфери послуг.

Перші додають інтернет-магазини:

Більше торгових майданчиків – більше джерел. 

А другі підключають власні сайти з переліком сервісів, процедур, консультацій, як правило вони створені на популярних платформах – WordPress, Weblium тощо.

Все це доступне в KeyCRM, у вбудованому вигляді, під’єднується прямо в системі, детальні інструкції допоможуть зробити це максимально швидко. 

П’ята сходинка (10-15 хвилин): додаткові функції в пару кліків

Cервіси, що вбудовані в KeyCRM, значно спростять життя будь-якого підприємця. Це платіжні системи: Приватбанк, Монобанк, LiqPay, WayForPay, Fondy, підключення яких допоможе: приручити витрати, швидко обробляти платежі і враховувати їх у звітності.

Поштові служби: НоваПошта, Укрпошта, UPS, DHL Express, щоб обробка замовлень займала набагато менше часу (автоматичне створення ТТН, відстеження посилки в KeyCRM, шаблони типових відправлень), а всі помилки пішли в небуття.

Програмний РРО CheckBox, щоб фіскалізувати по всім правилам прямо в системі, і моментально друкувати чек чи надсилати його клієнту в SMS, месенджери.    

Ну і далі вас ніхто не обмежує: модуль Склад, POS для оффлайн точок, та інші корисні штуки. Додати кожну – досить легко, потрібно просто обрати функцію в списку, іноді вам знадобиться підтвердження з боку сервісу. Але наші інструкції допоможуть зробити все без зволікань, і без допомоги програмістів.

Шоста сходинка (15-20 хвилин): час запросити команду!

Знаєте, що неймовірно круто в KeyCRM? Це те, що платити за підключення користувачів не потрібно, хай це буде три ваших надійних помічника, чи всі співробітники компанії двадцять, сто чи набагато більше… ми вирішили не заважати вам масштабуватись.

Просто додаєте людей до вашого нового робочого простору; створюєте ролі «менеджер», «бухгалтер», «кур’єр», «майстер», «продавець» тощо, обираєте колір із випадаючого списку для зручності роботи в системі, надаєте їм певні доступи до розділів, функцій, окремих полів.  Все дуже гнучко, завжди можна щось змінити, видалити чи підключити когось нового, навіть якщо це стажер.

Інша CRM: все для людей

Уявіть перед собою два шляхи і два вказівники. На одному написано: «Складно, довго, дорого». На іншому – «Просто, швидко, без зайвих витрат!». Який ви оберете?

Так от, KeyCRM – це саме другий варіант. Ми свідомо відмовились від історії, коли для налаштування системи потрібно знайти інтегратора чи компанію-партнера, два місяця розробляти план впровадження, «допилювати» необхідні сторонні плагіни, чи підключати їх через конектори, а потім, коли все це впаде, наприклад, через оновлення, знову запрошувати програмістів. І платити, платити, платити.

В KeyCRM ви точно справитесь самостійно, це схоже на те, як ви налаштовуєте застосунок з плей маркету, наприклад, нову соцмережу: зрозумілий інтерфейс, влучні іконки, випадаючи списки. Плюс є база знань, і відео-інструкції, турботлива служба технічної підтримки. Ви зробите все за один день і вже наступного почнете роботу.

Звичайно, є в нас і партнери, яким ви можете передати цю відповідальну місію. Але скільки щастя в очах наших користувачів, що пишуть нам в чатіку: «Все готово, я навіть не очікував(ла), що в мене так швидко вийде!» Спробуйте і ви, можете почати з тестового періоду: до 30 днів без оплати.

Анна Горбатова
Пишу про CRM та автоматизацію бізнесу - хочу, щоб у всіх вистачало часу на книги та котиків 🙂