Скоро придет Новый 2022 год и принесет он предпринимателям e-commerce необходимость использования регистраторов расчетных операций. Вступление в силу Закона № 1017-IX , было отложено в связи с ограничениями из-за пандемии, но 1 января мы проснемся в новой реальности, к которой важно подготовиться.
Итак, РРО нужно использовать тогда, когда есть факт приема оплаты (карта, наличные) продавцом от покупателя, по месту сделки. Но особенность e-commerce в том, что два этапа «оплата» и «прием заказа» не всегда происходят в единый момент. Можно вручить наличные курьеру, оформить наложенный платеж (когда деньги принимают в отделении почты), а также перечислить на реквизиты банковского счета. Часто оплата в интернет-магазинах проходит с помощью электронных сервисов вроде LiqPay, Portmone, WayforPay и пр.
Когда нужен РРО?
Оплата на IBAN. Клиент переводит средства со своего расчетного счета на расчетный счет продавца/магазина через отделение (терминал) банка или мобильный банкинг по реквизитам (карта-ключ). Для проведения банковских операций РРО не нужен.
Электронные платежные сервисы, например,LiqPay, Portmone, WayforPay и пр. позволяют оплатить товар прямо на сайте, непосредственно во время покупки. Расчет проводится через ПРРО, товар передается курьеру вместе с чеком. Вашей онлайн площадке может понадобится внедрение CRM-системы и качественные интеграции, чтобы правильно оформлять покупку в нерабочее время – цепочка «покупка – оплата через эквайринг – печать электронного чека» должна быть неразрывной.
Наличная оплата курьеру магазина. Некоторые интернет-магазины практикуют схему: заказ на сайте – доставка собственным курьером – оплата наличными. Сотрудника, который принимает деньги/карту нужно обеспечить устройством, на котором инсталлирована ПРРО, он будет отправлять электронный чек клиенту прямо в момент принятия денег – передачи товара покупателю.
Оплата в точке выдачи. При самовывозе со склада/точки выдачи соблюдается главный принцип: «оплата (наличными или через POS-терминал) – «товар в руки». Выдавать чек обязательно!
Оплата почтовым/курьерским службам. Например, любимый многими покупателями наложенный платеж. Оплата передается посреднику (например, Новой почте) по факту получения и проверки товара. Некоторые видят нюанс в том, что непосредственно продавец не принимает деньги/карту в этот момент, соответственно он не должен выдавать чек. Тут и вправду не соблюден главный принцип фискализации: прием оплаты по месту и во время реализации услуг.
Но оставим свободную трактовку юристам. ГНС подтверждает: почта (курьер) передает товар с чеком от продавца, в котором нужно указать тип платежа (наложенный, послеоплата, кредит и пр. – все это безналичный расчет). Потому что фактически, в этом примере, деньги вам поступают от NovaPay. При предоплате почтовый сервис выдает чек на услуги доставки и прием оплаты (для ее перенаправления магазину), а накладная служит доказательством гарантии по товару от продавца.
Что такое программный РРО?
Кроме привычного нам кассового аппарата, в Украине с августа 2020 года разрешено использование его программной версии. Она устанавливается на ПК, мобильный телефон или планшет и позволяет создать цифровой расчетный документ (e-чек) в любом удобном месте в форме файла PDF или QR-кода.
Процесс фискализации проходит через сервер налоговой, а связь с клиентом (для выдачи ему чека) — через мессенджеры, e-mail, sms. Не обязательно распечатывать документ и передавать «из рук в руки», но, если что, с этим справится обычный термальный принтер. Чек заверяется с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП). Каждому присваивают особый QR- код, по нему чек можно проверить на портале Налоговой службы Украины.
ПРРО – это технологичное, гибкое и мобильное решение, которое идеально подходит для интернет-торговли. Из очевидных плюсов:
- высокая скорость обслуживания
- возможность быстрого устранения технических проблем
- удобный экспорт данных на другие устройства
- нет необходимости подписывать договор на обслуживание
- стоимость ниже, чем у физического кассового аппарата
- возможность создания автоматической отчетности для налоговой.
Из нюансов:
- Потребуется надежный интернет (законодательно разрешено не более 36 часов непрерывной оффлайн работы, общий лимит — 168 часов в месяц). После восстановления связи, программа должна автоматически переключаться в режим обмена данными с сервером ГНС.
- Нужно наладить каналы коммуникации с клиентами, лучше автоматизировать процессы сбора контактов покупателей и отправки расчетных документов на почту (требуются настройки), в sms или мессенджеры. Это может решить торговая программа, например, KeyCRM.
Как подключить ПРРО?
Для старта вам нужны: устройство, на котором будет работать ПРРО (ПК, смартфон и пр.); электронная подпись, сама программа (например, Checkbox), интернет подключение. Начать работу с ПРРО просто, можно уложится в сутки. Если нет оснований для отказа в регистрации от налоговой.
Итак, сделайте 4 основных шага:
- Перейдите на сайт выбранного ПРРО (в магазин приложений) и загрузите программу, установите ее на устройство (телефон, планшет, ПК).
- Оформите заявление о регистрации через электронный кабинет. Заходите на https://cabinet.tax.gov.ua/login . Создаете документ по форме № 1 –ПРРО «Заявление о регистрации программного регистратора расчетных операций» (по форме J/F1316602). При заполнении поля «Действие» — выбираете вкладку «Регистрация». В 4 разделе «Данные о ПРРО» указываете – тип, название, уникальный номер.
- Получите фискальный номер ПРРО и фискальные номера для чеков.
- Зарегистрируйте кассира: войдите в раздел «Ведение отчетности», нажмите «Создать». Откройте вкладку «Уведомление о предоставлении информации относительно квалифицированного сертификата открытого ключа», заполните форму.
- Следуйте инструкциям вашего сервиса ПРРО.
Обратите внимание! Некоторые программы, например, Checkbox, позволяют пройти все этапы регистрации прямо на своем сайте, и автоматически отправить заявку на портал ГНС.
Такие разные ПРРО
На украинском рынке уже достаточно предложений: можно выбрать универсальную ПРРО (Вчасно.POS, Checkbox, Cashalot) или специализированную (Poster для ресторанного бизнеса). Есть даже платежные сервисы (ОщадPay), которые после интеграции с официальной ПРРО Государственной Налоговой Службы, могут создавать и регистрировать электронные чеки.
ПРРО от налоговой службы
Программа разработана ГНС и скачать ее можно прямо на официальном сайте (zip –архив). Технически она еще сыровата, доработки ведутся, но с основной задачей – регистрацией расчетных операций и выдачей чеков она справляется. Есть сомнения по поводу кибербезопасности, ведь для установки нужно ослабить безопасность устройства в настройках.
Тарифы: бесплатно
Вчасно.Каса
Сервис от бренда электронного документооборота Вчасно, можно скачать с Google Play на ПК, смартфон или планшет, доступна настройка интеграции с любой CRM. Фиксирует расчетную операцию на сервере ГНС, создает электронные чеки и отсылает их покупателям на e-mail, в мессенджер, sms и даже в личный кабинет клиента на маркетплейсе. Электронные чеки Вчасно.Каса хранит в облачном архиве. Есть возможность работать оффлайн, но только в пакете «Бизнес».
Тарифы: Бесплатная версия (до 300 чеков в месяц). Легкий старт – 99 грн./мес. (количество чеков неограниченно). Бизнес – 149 грн./мес. (+ режим оффлайн). Интеграции оплачиваются отдельно.
Cashalot
Комплексное решение от разработчика M.E.Doc, доступно к загрузке на официальном сайте. Умеет все, что требуется от ПРРО, из интересного: поиск товара по штрихкоду для быстрого создания чека, опция отложенных чеков (клиент не успел пополнить карту, или решил добавить товар), формирование Х-отчетов по кассовым операциям за день (на сервер налоговой они не попадают). Есть режим работы вне сети, и что важно: автоматический контроль лимита.
Тарифы: зависят от того, КТО использует (физлицо или юрлицо), а также от количества касс. 1-2 кассы – 980 (1970) грн./год за каждую.
Checkbox
Проект сооснователя Monobank Дмитрия Дубилета, программная касса – доступная и удобная альтернатива физическим аппаратам. Для начала работы вам не нужно посещать сайт ГНС. Вся регистрация проходит на web-портале Checkbox, в кабинете которого можно в пару кликов зарегистрировать (подтянуть из кабинета ГНС) торговую точку и создать кассу. Заявка уходит в налоговую. Смена статуса на «Активный» сразу же отобразится в системе.
Интернет-магазинам предлагают возможность интеграции API с CRM-системой или платежным сервисом, для этого нужны будут дополнительные настройки.
После оплаты товара на сайте/или в отделении почты, чек создается автоматически и перенаправляется покупателю через удобный канал: e-mail, смс, мессенджер. Также его можно распечатать на принтере. Формировать чек можно не только в кабинете сайта, но и в мобильном приложении, чат-боте. Checkbox на смартфоне пригодится курьеру интернет-магазина при доставке и принятии оплаты наличными.
Данные о регистрации расчетной операции передаются на сервер налоговой службы, в ответ вам приходит фискальный номер чека. Хранить расчетные документы можно в Архиве, здесь есть классная опция сортировки чеков: по типу, времени продажи, такие данные позволят анализировать торговые процессы.
Тарифы: первый месяц бесплатно, далее, одна касса — 149 грн./мес.
Вывод
Осталось не так много времени до дня, когда ваш интернет-магазин будет обязан выдавать чеки. Выбирая ПРРО для своего бизнеса, смотрите на перспективу: важно, чтобы программа интегрировалась с вашей CRM. Всем, кто работает с KeyCRM или планирует подключится, смело рекомендуем сервис Checkbox: будучи одним из первых на рынке, он успел завоевать хорошую репутацию. У программы понятный и удобный интерфейс, в наличии все опции необходимые для ПРРО.
Когда можно НЕ выдавать чеки? Какие штрафы за нарушения? Самая свежая информация в картинках: пришлите слово «ЧЕК» на info@keycrm.app и получите Учебное пособие от ГНС!
