Обновлено. Эта статья была написана в 2022 году, мы ожидали, что он принесет предпринимателям e-commerce необходимость использования РРО (регистраторов расчетных операций) или ПРРО. Сначала введение в действие Закона № 1017-IX было отложено в связи с ограничениями из-за пандемии, но 1 января мы должны были проснуться в новой бизнес-реальности, к которой важно было подготовиться.
В 2022 году мы действительно оказались в условиях, к которым не были готовы: полномасштабная война стала настоящим испытанием для украинских предпринимателей. До октября 2023 года за неиспользование пРРО не штрафовали, конечно, если речь шла не о подакцизных товарах.
Но со вступлением в силу Закона Украины «О внесении изменений в Налоговый кодекс Украины и другие законы Украины об особенностях налогообложения в период действия военного положения» от 30.06.2023 № 3219-ІХ, правила игры изменились. В 2024 году фискализация становится обязательной для большинства расчетных операций. Об исключениях и штрафах можно узнать в материале «Нужен ли РРО при торговле в интернете в 2023 году».
Итак, РРО нужно использовать тогда, когда есть факт приема оплаты (карта, наличные) продавцом от покупателя, по месту сделки. Но особенность e-commerce в том, что два этапа «оплата» и «прием заказа» не всегда происходят в единый момент. Можно вручить наличные курьеру, оформить наложенный платеж (когда деньги принимают в отделении почты), а также перечислить на реквизиты банковского счета. Часто оплата в интернет-магазинах проходит с помощью электронных сервисов вроде LiqPay, Portmone, WayforPay и пр.
В каких случаях нужен/не нужен РРО?
Оплата на IBAN
Клиент переводит средства со своего расчетного счета на расчетный счет продавца/магазина через отделение (терминал) банка или мобильный банкинг по реквизитам (карта-ключ). Для проведения банковских операций РРО не нужен.
Электронные платежные сервисы
LiqPay, Portmone, WayforPay и пр. позволяют оплатить товар прямо на сайте, непосредственно во время покупки. Расчет проводится через ПРРО, товар передается курьеру вместе с чеком. Вашей онлайн площадке может понадобится внедрение CRM-системы и качественные интеграции, чтобы правильно оформлять покупку в нерабочее время – цепочка «покупка – оплата через эквайринг – печать электронного чека» должна быть неразрывной.
Наличная оплата курьеру магазина
Некоторые интернет-магазины практикуют схему: заказ на сайте – доставка собственным курьером – оплата наличными. Сотрудника, который принимает деньги/карту нужно обеспечить устройством, на котором инсталлирована ПРРО, он будет отправлять электронный чек клиенту прямо в момент принятия денег – передачи товара покупателю.
Оплата в точке выдачи
При самовывозе со склада/точки выдачи соблюдается главный принцип: «оплата (наличными или через POS-терминал) – «товар в руки». Выдавать чек обязательно!
Оплата почтовым/курьерским службам
Например, любимый многими покупателями наложенный платеж. Оплата передается посреднику (например, Новой почте) по факту получения и проверки товара. Некоторые видят нюанс в том, что непосредственно продавец не принимает деньги/карту в этот момент, соответственно он не должен выдавать чек. Тут и вправду не соблюден главный принцип фискализации: прием оплаты по месту и во время реализации услуг.
Но оставим свободную трактовку юристам. ГНС подтверждает: почта (курьер) передает товар с чеком от продавца, в котором нужно указать тип платежа (наложенный, послеоплата, кредит и пр. – все это безналичный расчет). Потому что фактически, в этом примере, деньги вам поступают от NovaPay. При предоплате почтовый сервис выдает чек на услуги доставки и прием оплаты (для ее перенаправления магазину), а накладная служит доказательством гарантии по товару от продавца.
пРРО что это?
Кроме привычного нам кассового аппарата, в Украине с августа 2020 года разрешено использование его программной версии. Она устанавливается на ПК, мобильный телефон или планшет и позволяет создать цифровой расчетный документ (e-чек) в любом удобном месте в форме файла PDF или QR-кода.
Процесс фискализации проходит через сервер налоговой, а связь с клиентом (для выдачи ему чека) — через мессенджеры, e-mail, sms. Не обязательно распечатывать документ и передавать «из рук в руки», но, если что, с этим справится обычный термальный принтер. Чек заверяется с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП). Каждому присваивают особый QR- код, по нему чек можно проверить на портале Налоговой службы Украины.
Почему программный РРО для интернет-магазина более удобен?
ПРРО – это технологичное, гибкое и мобильное решение, которое идеально подходит для интернет-торговли. Из очевидных плюсов:
- высокая скорость обслуживания
- возможность быстрого устранения технических проблем
- удобный экспорт данных на другие устройства
- нет необходимости подписывать договор на обслуживание
- стоимость ниже, чем у физического кассового аппарата
- возможность создания автоматической отчетности для налоговой.
Из нюансов:
- Потребуется надежный интернет (законодательно разрешено не более 36 часов непрерывной оффлайн работы, общий лимит — 168 часов в месяц). После восстановления связи, программа должна автоматически переключаться в режим обмена данными с сервером ГНС.
- Нужно наладить каналы коммуникации с клиентами, лучше автоматизировать процессы сбора контактов покупателей и отправки расчетных документов на почту (требуются настройки), в sms или мессенджеры. Это может решить торговая программа, например, KeyCRM.
Если ПРРО не работает…
Так как программные РРО – это облачные сервисы, работающие онлайн, качество соединения очень важно. В условиях, когда блэкауты происходят часто, могут возникать нюансы.
Важно обеспечить надежный интернет (законодательно разрешено не более 36 часов непрерывной оффлайн работы, общий лимит – 168 часов в месяц). После обновления связи программа должна автоматически переключаться в режим обмена данными с сервером ДПС.
Связь с покупателями
Нужно наладить разные каналы для коммуникации с клиентами, лучше автоматизировать процессы сбора контактов покупателей и отправки расчетных документов на почту (дополнительные настройки), SMS или мессенджеры. Это может решить срм для торговли, в которой есть встроенный пРРО, например, KeyCRM.
Как подключить ПРРО?
Для старта следует подготовить: устройство, на котором будет работать ПРРО (ПК, смартфон и др.); электронную подпись, саму программу (например, Вчасно или Checkbox), качественное интернет-соединие. Начать работу с цифровой кассой просто, можно уложиться в сутки. Конечно, если нет оснований для отказа в регистрации от налоговой.
4 важных этапа в настройке пРРО
Итак, для подключения программного РРО сделайте 4 основных шага:
- Перейдите на сайт выбранного ПРРО (в магазин приложений) и загрузите программу, установите ее на устройство (телефон, планшет, ПК).
- Оформите заявление о регистрации через электронный кабинет. Заходите на https://cabinet.tax.gov.ua/login . Создаете документ по форме № 1 –ПРРО «Заявление о регистрации программного регистратора расчетных операций» (по форме J/F1316602). При заполнении поля «Действие» — выбираете вкладку «Регистрация». В 4 разделе «Данные о ПРРО» указываете – тип, название, уникальный номер.
- Получите фискальный номер ПРРО и фискальные номера для чеков.
4. Зарегистрируйте кассира: войдите в раздел «Ведение отчетности», нажмите «Создать». Откройте вкладку «Уведомление о предоставлении информации относительно квалифицированного сертификата открытого ключа», заполните форму.
А далее следуйте инструкциям вашего сервиса ПРРО.
Обратите внимание! Некоторые программы, например, Checkbox, позволяют пройти все этапы регистрации прямо на своем сайте, и автоматически отправить заявку на портал ГНС.
Обзор лучших программных РРО: какой выбрать
На украинском рынке уже достаточно предложений: можно выбрать универсальную ПРРО (Вчасно. Каса, Checkbox, Cashalot) или специализированную (Poster для ресторанного бизнеса). Есть даже платежные сервисы (ОщадPay), которые после интеграции с официальной пРРО Государственной Налоговой Службы, могут создавать и регистрировать электронные чеки.
ПРРО от налоговой службы
Программа разработана ГНС и скачать ее можно прямо на официальном сайте (zip –архив). Технически она еще сыровата, доработки ведутся, но с основной задачей – регистрацией расчетных операций и выдачей чеков она справляется. Есть сомнения по поводу кибербезопасности, ведь для установки нужно ослабить безопасность устройства в настройках.
Тарифы: бесплатно
Вчасно.Каса
Сервис от бренда электронного документооборота Вчасно, можно скачать с Google Play на ПК, смартфон или планшет, доступна настройка интеграции с любой CRM. Фиксирует расчетную операцию на сервере ГНС, создает электронные чеки и отсылает их покупателям на e-mail, в мессенджер, sms и даже в личный кабинет клиента на маркетплейсе. Электронные чеки Вчасно.Каса хранит в облачном архиве. Есть возможность работать оффлайн, но только в пакете «Бизнес». Доступна встроенная интеграция Вчасно с украинской KeyCRM, что позволяет создавать чеки внутри CRM-системы.
Тарифы: Бесплатная версия (до 300 чеков в месяц). Легкий старт – 99 грн./мес. (количество чеков неограниченно). Бизнес – 149 грн./мес. (+ режим оффлайн). Интеграции оплачиваются отдельно.
Cashalot
Комплексное решение от разработчика M.E.Doc, доступно к загрузке на официальном сайте. Умеет все, что требуется от ПРРО, из интересного: поиск товара по штрихкоду для быстрого создания чека, опция отложенных чеков (клиент не успел пополнить карту, или решил добавить товар), формирование Х-отчетов по кассовым операциям за день (на сервер налоговой они не попадают). Есть режим работы вне сети, и что важно: автоматический контроль лимита.
Тарифы: зависят от того, КТО использует (физлицо или юрлицо), а также от количества касс. 1-2 кассы – 980 (1970) грн./год за каждую.
Checkbox пРРО
Проект сооснователя Monobank Дмитрия Дубилета, программная касса – доступная и удобная альтернатива физическим аппаратам. Для начала работы вам не нужно посещать сайт ГНС. Вся регистрация проходит на web-портале Checkbox, в кабинете которого можно в пару кликов зарегистрировать (подтянуть из кабинета ГНС) торговую точку и создать кассу. Заявка уходит в налоговую. Смена статуса на «Активный» сразу же отобразится в системе.
Интернет-магазинам предлагают возможность интеграции API с CRM-системой или платежным сервисом, для этого нужны будут дополнительные настройки. Интеграция с Checkbox есть среди модулей KeyCRM, она встроена, и не нуждается в сложных настройках – фискализируйте прямо со страницы заказа в системе.
После оплаты товара на сайте/или в отделении почты, чек создается автоматически и перенаправляется покупателю через удобный канал: e-mail, смс, мессенджер. Также его можно распечатать на принтере. Формировать чек можно не только в кабинете сайта, но и в мобильном приложении, чат-боте. Checkbox на смартфоне пригодится курьеру интернет-магазина при доставке и принятии оплаты наличными.
Данные о регистрации расчетной операции передаются на сервер налоговой службы, в ответ вам приходит фискальный номер чека. Хранить расчетные документы можно в Архиве, здесь есть классная опция сортировки чеков: по типу, времени продажи, такие данные позволят анализировать торговые процессы.
Тарифы: первый месяц бесплатно, далее, одна касса — 149 грн./мес.
check by mono: пРРО в смартфоне
Совместный проект украинского Monobank и CheckBox, созданный специально для ФЛП (укр. ФОП). Позволяет проводить оплаты и фискализацию, генерировать чеки, анализировать финансовые дела собственного бизнеса в разделе со статистикой. И все это – в мобильном телефоне. Есть доступ из браузера и приложений. Чеки можно отправлять в мессенджеры или на email. Интересно: работает как смарт терминал, принимает от покупателей оплату наличными или картой, в том числе методом “tap”, по NFC, QR-коду.
Тарифы: от 180 грн. в месяц за каждую подключенную кассу. Есть возможность арендовать классический POS-терминал за 819 грн. в месяц.
ПРРО в CRM: быстро и удобно
Для предпринимателя, который автоматизировал почти все ключевые процессы, путем подключения CRM-системы для бизнеса, проводить фискализацию, переключаясь на вкладку программного РРО –потеря времени. Неудобно и все. Представьте, как круто делать это в едином интерфейсе, прямо во время обработки заказа!
KeyCRM: лучшие программные РРО внутри системы
Первое, что нужно отметить: модули пРРО в украинской KeyCRM – встроены, благодаря этому все работает слаженно, отдельные элементы не вступают в конфликты, после обновлений все быстро синхронизируется.
Сейчас в CRM-системе доступны два сервиса: CheckBox и Вчасно. Просто выберите тот, что вам больше подходит и подключите касу самостоятельно, помощь программиста не понадобится.
Интеграция пРРО в црм позволяет предпринимателю:
- Проводить фискализацию внутри системы, в карточке заказа, если есть такая необходимость.
- Выбирать любые виды оплаты: предоплату (авансовый платеж), наложенный платеж, полную стоимость. Указывать способ: банковская карта, наличные.
- Быстро создавать цифровые и печатные чеки в разных форматах: QR-code, HTML, PDF, TXT.
- Отправлять чеки (ссылки на них) покупателям в SMS, на email автоматически (работает, если телефон или электронный адрес клиента сохранены в системе); в мессенджеры.
- Отменять чек, если сделка не состоялась или покупатель захотел вернуть товар.
- Выбирать откуда подтянуть название товара в чеке: из каталога CRM, из магазина или создать специально для этой процедуры.
- Добавлять важные штуки: коды УКТВЭД, ставки налога.
- Подписываться на вебхуки и подключать передачу данных ЭПЗ в пРРО для наложенных платежей и предоплаты.
пРРО: как работать с кассами
К программному РРО в CRM можно подключить любое количество кассиров. Смены открываются и закрываются очень быстро, за несколько секунд, кнопкой в колонке “Статус смены” или в карточке заказа во время фискализации, если смена еще не была открыта.
Прежде чем начать регистрацию расчетных операций, пользователь сможет протестировать работу кассы, пробный режим не предусматривает отправку данных в сервис пРРО или Государственной Налоговой Службе Украины. Главное, не забыть выключить его перед началом «настоящей» работы.
Как создавать чеки в CRM с пРРО
После того, как модуль программного РРО подключили в KeyCRM, добавили кассу (или несколько), включили «Фискализацию» в настройках раздела Заказы, нужно предоставить кассирам доступ к соответствующей функции. Удобная система ролей позволяет создать группу «Кассиры» или «Продавцы» и открыть им возможность генерировать чеки. При этом полная история действий пользователей будет храниться в CRM. Можно отследить кто и когда проводил операцию или отменял ее.
Пришло время научиться создавать чеки в CRM, это очень просто. Кнопку «Фискализировать» находим в Заказе, там где «Оплаты». В форме нужно выбрать кассу, название товара для чека (можно настроить заранее), тип (постоплата, предоплата, полная); активировать опцию передачи данных в ЭПЗ (при необходимости). Есть возможность добавлять комментарий к видам оплаты.
Далее система предложит три варианта действия с чеком: копировать ссылку на него (удобно отправлять покупателю онлайн), распечатать документ или отменить фискализацию.
Вывод
Скорее всего, в 2024 году ваш интернет-магазин будет обязан выдавать чеки (кому нужен пРРО с 2023 года). Выбирая сервис, думайте на перспективу: важно, чтобы программа интегрировалась с CRM.
Всем, кто работает с KeyCRM, или планирует присоединиться, смело рекомендуем один из двух лучших украинских продуктов – Checkbox или Вчасно: они уже успели завоевать хорошую репутацию. У обеих программ понятный и удобный интерфейс, в наличии все опции необходимые для фискализации. За подключение модуля к системе не нужно платить дополнительно, только непосредственно сервису пРРО. Узнать, как это работает в реальности, можно во время тестового периода в KeyCRM: подключайтесь, доступно до 30 дней без оплаты.
