СRM для школи розвитку дитини: як освітній онлайн-простір ProRozum обробляє запити та керує процесом навчання завдяки KeyCRM

Як все починалось?

Ми запустили освітній онлайн-простір ProRozum у 2020 році з монопродуктом ”Підготовка до школи”. З менеджментом питань не було, бо обробляти запити на 30-50 дітей достатньо легко з Google-таблицями та календарем. Але пізніше, коли ми почали створювати курси для діток від 4 років, працювати з молодшими школярами для розвитку певних навичок, згодом виникла й потреба в обліку та веденні навчальних процесів.

Створювали чек-ліст? Як проходив пошук?

На початку 2023 року в нас було понад 100 постійних учнів, яких вже десь вкрай було потрібно розділяти по курсах, групах, вести тих, хто на індивідуальному чи в парі. Додатково – потенційні учні, звернення яких потрібно обробляти в моменті, опрацьовувати питання, вести активний діалог, спираючись вже на якусь історію спілкування. З Google-інструментами це складно, тому хотілось знайти СRM-систему для школи, яка дійсно підійде як для комунікацій, так і для ведення процесі навчального закладу, курсів, онлайн-занять тощо. 

Першим пунктом в чек-лісті, авжеж, була українська система. Російський софт ми не навіть не розглядали, хоча знали, що там є продукти, популярні саме для шкіл та клубів розвитку дітей. 

Другим пунктом стало бажання працювати в естетично гарній системі, з сучасним інтерфейсом. Багато CRM, які тестувала, досі мають дизайн 90-их років і це відштовхує на раз. KeyCRM має дуже привабливий зовнішній вигляд, де хочеться працювати та відкривати сторінку кожного ранку.

KeyCRM – універсальна CRM-система, розкажіть, як ви пристосували її саме для ведення процесів школи?

Сьогодні KeyCRM закриває в нас важливу частину кожної школи –  комунікацію з учнями. Дуже класно поєднує в одному вікні всі повідомлення з Телеграм, Інстаграм та Вайбер. Більше не треба тримати в голові з ким і де саме ми спілкуємося, нічого не губиться, менеджери бачать історію та грамотно консультують.

Юлія Сельоткіна про найулюбленішу функцію в KeyCRM – Замовлення.

Приємним бонусом для нас став розділ “Замовлення”, де після швидких налаштувань можна створювати ТТН в один клік для Нової пошти. Знаю, це звучить дивно, бо ми ж не магазин, а онлайн-школа. Але саме тому, що ми працюємо в Інтернеті, нам потрібно спочатку відправити учню бокс з матеріалами для навчання: книжки, авторські зошити, система мотивації, стікери. До підключення CRM для школи в нас був окремий менеджер, яка вручну заповнювала ці замовлення, формували ТТН та витрачали купу часу на відправки. Тепер завдяки цьому пришвидшеному процесу ми навіть маємо думки розширити продуктову лінійку, продавати корисні ігри.

Наразі дуже чекаємо на календар в срм-системі, щоб максимально закрити всі бізнес-питання.

Звісно, що ви використовуєте воронки в CRM для школи, але чи багато в вас їх налаштовано зараз?

CRM для школи: зручна співпраця з учнями та батьками

Кожен адаптує під себе, наприклад, в нас є звичайна воронка під продажі. Такий класичний варіант – до покупки абонемента. Після оплати ми додаємо учня в нову воронку вже за його курсом, тобто є воронки під кожен курс. Там вже слідкуємо за проходженням: як пройшло пробне заняття, скільки дитина навчалась, чи брала паузи або перейшла на наступний курс. Зробили окремі кастомні поля з ім’ям викладача та часом занять.

Зручно, що вся інформація в одному місці. Коли менеджер приходить на свою зміну, то бачить ситуацію на цей самий момент, без необхідності передавати щось колегам. Щось важливе додатково вводимо в Задачі з указанням часу на виконання. Залишаємо коментарі в переписці, які побачить тільки команда.

Також під’єднали банківські рахунки, щоб менеджер бачив оплати в самій CRM та відмічав подовження абонементів без дзвінків у бухгалтерію чи квитанції від батьків.

Команда освітнього простору працює в KeyCRM

Війна вимусила багато дітей покинути свої домівки, як це відчулось у вашій школі?

До війни в нас не було планів на закордон, більшість учнів мешкала в Україні. Зараз приблизно 50% наших учнів мешкає закордоном, навчається там у школах та відвідує дитячі садочки. Ключовий запит, який ми вже другий рік поспіль отримуємо від батьків, – це не просто навчити читати, а зберегти українську мову для дитини, вивчати історію та культурний код

До речі, з США та Канади саме під час війни почали звертатись сім’ї, які вже довгий час не мешкають в Україні, але мають там родичів і хотіли б, щоб діти могли з ними комунікувати.

Які плани з розвитку школи на 2024 рік?

Хочемо більше курсів, а також трішки розширитись та відкрити напрямок з навчання педагогів. 

Онлайн-школа – це цікавий процес, який можна постійно покращувати та шукати нові ідеї для надання wow-ефекта учням та їх батькам. А KeyCRM стала для нас надійним помічником, що допомагає перетворювати ці ідеї на реальність.

⭐️ Безкоштовне пробне заняття

⭐️ Промокод – KEY10 на знижку 10% усім новим учням тільки на перший абонемент навчання

❗️При оплаті абонемента, напишіть промокод менеджеру та отримайте бонус.

Маргарита Кудрина
Наполегливо систематизую хаос і рятую від рутини.
Вірю у вільні вихідні 🙂