СRM для школы развития ребенка: как образовательное онлайн-пространство “Pro.rozum” обрабатывает запросы учеников и управляет процессами благодаря KeyCRM

Как образовательное онлайн-пространство ProRozum обрабатывает запросы учеников и управляет процессами благодаря KeyCRM

Как все начиналось?

Мы запустили образовательное пространство Pro.rozum в 2020 году с монопродуктом “Подготовка к школе”. С менеджментом вопросов не было, потому что обрабатывать запросы на 30-50 детей достаточно легко с Google-таблицами и календарем. Но позже, когда мы начали создавать курсы для детей от 4 лет и работать с младшими школьниками для развития определенных навыков, возникла и потребность в учете и ведении учебных процессов.

Создавали чек-лист? Как проходил поиск?

В начале 2023 года у нас было более 100 постоянных учеников, которых нужно было разделять по курсам и группам. Вести учет тех, кто на индивидуальном или в паре. Кроме этого, обращения потенциальных учащихся, ответы вопросы, где-то необходимо было вести активный диалог, опираясь уже на историю общения. С Google-инструментами это сложно, поэтому хотелось найти СRM-систему для школы, которая действительно подойдет как для коммуникаций, так и для ведения учебного заведения, курсов, онлайн-занятий и так далее.

Первым пунктом в чек-листе, конечно, была украинская система. Российский софт мы не рассматривали, хотя знали, что есть продукты, популярные именно для школ и клубов развития детей.

Вторым пунктом стало желание работать в эстетически приятной системе с современным интерфейсом. Многие CRM, которые тестировали, до сих пор сохранили дизайн 90-х годов, это отталкивает на раз. KeyCRM имеет очень привлекательный внешний вид, в ней хочется работать и открывать страницу каждое утро.

KeyCRM – универсальная CRM-система, расскажите, как вы приспособили ее для ведения процессов школы?

Сегодня KeyCRM закрывает у нас важную часть для каждой школы – коммуникацию с учениками. Очень классно сочетает в одном окне все сообщения с Телеграм, Инстаграм и Вайбером. Больше не нужно помнить с кем и где именно мы общаемся, ничего не теряется, менеджеры видят историю и грамотно консультируют.

Юлия Селёткина о самой любимой функции в KeyCRM – Заказы.

Приятным бонусом для нас стал раздел Заказы, где после быстрых настроек можно создавать ТТН в один клик для Новой почты. Знаю, это звучит странно, потому что мы не магазин, а онлайн-школа. Но именно потому, что мы работаем в Интернете, нам нужно сначала отправить учащемуся бокс с материалами для обучения: книги, авторские тетради, система мотивации, стикеры. До подключения CRM для школы у нас был отдельный менеджер, который вручную заполнял эти заказы, формировал ТТН и тратил много времени на отправки. Теперь благодаря этому ускоренному процессу мы даже думаем расширить продуктовую линейку, продавать полезные игры.

Сейчас очень ждем внедрение календаря в СРМ-систему, чтобы максимально закрыть все бизнес-вопросы.

Уверена, что вы используете воронки в CRM для школы, как много их настроено сейчас?

Да, каждый адаптирует под себя, например у нас есть обычная воронка под продажи. Такой классический вариант – до покупки абонемента. После оплаты мы добавляем ученика в новую воронку уже по его курсу, то есть созданы воронки под каждый курс. Там уже следим за прохождением: как прошло пробное занятие, сколько ребенок учился, были ли паузы или перешел на следующий курс. Создали отдельные кастомные поля с именем преподавателя и временем занятий.

Удобно, что вся информация находится в одном месте. Когда менеджер приходит на свою смену, то видит ситуацию на данный момент, – нет необходимости передавать что-то коллегам. Важное обычно дополнительно вводим в Задачи, с указанием времени выполнения. Оставляем комментарии в переписке, которые увидит только команда.

Также подключили банковские счета, чтобы менеджер видел оплаты в CRM и отмечал продление абонементов без звонков в бухгалтерию или квитанции от родителей.

Война заставила многих детей покинуть свои дома, как это отразилось на вашей школе?

До войны у нас не было заграничных планов, большинство учеников проживало в Украине. Сейчас же около 50% наших учеников живет за границей, учится там в школах и посещает детские сады. Ключевой запрос, который мы уже второй год получаем от родителей, – это не просто научить читать, а сохранить украинский язык для ребенка, изучать историю и культурный код.

Кстати, из США и Канады именно во время войны начали обращаться семьи, уже долгое время не проживающие в Украине, но имеющие там родственников. Очень хотят, чтобы дети могли с ними общаться.

Какие планы развития школы на 2024 год?

Хотим больше курсов, а также немного расшириться и открыть направление по обучению педагогов.

Онлайн-школа – это интересный процесс, который можно постоянно улучшать и искать новые идеи для предоставления wow-эффекта учащимся и их родителям. А KeyCRM стала для нас надежным помощником, помогающим превращать эти идеи в реальность.

⭐️ Бесплатное пробное занятие

⭐️ Промокод – KEY10 на скидку 10% всем новым ученикам только на первый абонемент обучения

❗️При оплате абонемента, напишите промокод менеджеру и получите бонус.

Маргарита Кудрина
Настойчиво систематизирую хаос и спасаю от рутины.
Верю в свободные выходные 🙂