Как наладить удаленную работу

Трудные времена требуют простых решений – если COVID-пандемия приоткрыла портал remote для украинцев, то война сделала удаленку чуть ли не единственным вариантом продолжить работу, особенно на тех территориях, где ведутся боевые действия. На начало апреля 2022 года свой бизнес свернули почти 60% локальных компаний, 13,5 % сократили штат, 13% перешли в онлайн.

Разрушен офис, владелец и часть коллектива разъехались по разным городам/странам, тяжелое моральное состояние, постоянные воздушные тревоги или неустроенность быта, отсутствие качественной связи/интернета – реальность, с которой пришлось столкнуться многим предпринимателям, сложно продолжать работу в прежнем режиме… но если вы готовы побороться за свой бизнес (и команду), remote – то, что поможет вам пережить это время. 

Немного нескучной статистики, чтобы снять тревогу. Сегодня 16% всех компаний мира полностью работают «из дома» (данные Owl Labs). 2 из 3 человек, принявших участие в интервью Zapier, в 2019 году, еще до пандемии, заявили, что к 2030 году традиционные офисы навсегда останутся в прошлом. 

Американский институт экономики Беккера Фридмана опросил более 10 тысяч работников, которые попробовали remote – практически все подтвердили, что продуктивность не ниже, чем в офисе, а 83 % заявили, что в домашних условиях она гораздо выше, при этом количество посвященного работе времени возросло у 55% участников. 27% работодателей подтверждают рост производительности компании после перевода сотрудников на удаленку. 

И важный нюанс: удаленные сотрудники на более чем 20% счастливее, это легко объясняется отсутствием стресса, соблюдением баланса между работой и личной жизнью. При этом главные факторы недовольства домашним офисом –  проблемы с «отключением» (22%), одиночество (19%), уровень сотрудничества и коммуникации в команде (17%). 

Наибольшая проблема в удаленной работе  

В сегодняшних украинских реалиях, remote чаще всего не выбор, а единственно возможный вариант. Главное — система, контроль, и технологии в помощь. С чего начнем? 

Собираем команду мечты 

То, насколько большой она будет, зависит от потребностей вашего бизнеса, в e-commerce — от объема продаж, количества площадок, величины товарного ассортимента.  Значительно упростит задачу хорошая CRM-программа для интернет-торговли, например, KeyCRM переносит все магазины в единое окно, предлагает удобные карточки товара и максимальную автоматизацию всех процессов, это помогает снижать затраты времени и потребность в «дополнительных руках». 

Однако только вы решаете, сколько человек будет работать в вашей компании, принципиальная позиция KeyCRM – безлимит пользователей, вы не просто добавляете всех, кто вам нужен, но и ничего не платите за это. 

И работает это в обе стороны: сокращаете ли вы штат в связи с войной и падением объемов продаж, или хотите добавить новых сотрудников, например, при выходе на иностранные рынки вместо застывшего в шоке украинского – на тарифе это никак не отразится! В кризис гибкость решает: добавить супругу для помощи в обработке заказов, оператора на фрилансе для ведения переписки или временного курьера на период перебоев в работе глобальных почтовых служб.

Делегируем и ставим задачи 

Организация во главе угла: каждый сотрудник должен знать свою зону ответственности и конкретные цели на день, неделю, месяц. Вы можете разбросать задания в одном их планировщиков – Trello, Asana, Flow, Basecamp, Habitica, которые позволяют не только составлять to do list, но и обмениваться документами, создавать таймлайны со сроками.

В KeyCRM это происходит автоматически. Заказы, поступающие в систему из маркетплейсов, интернет-магазина сразу же распределяются между менеджерами: в порядке очереди, по категориям (Оля оформляет аксессуары, Игорь – обувь), или по магазинам (Дмитрий отвечает за Amazon, Николай – за Rozetka).

Задачу, например, обработку заявки, можно создать прямо в карточке Заказа и ограничить во времени – напоминалка укажет на задержки с ее выполнением, вы сможете оперативно вмешаться и решить вопрос. Отсюда – следующий пункт.

Контролируем и работаем над ошибками

Можно по старинке вести учет задач в таблицах Google, или воспользоваться современными task-менеджерами или time трекерами, но иногда заметить вовремя — значит не дать проблеме достигнуть масштаба мини-катастрофы (читаем: потери клиента и прибыли). 

ля этого руководитель должен видеть, что происходит на каждом из этапов заказа: прием, коммуникация с покупателем (если нужно), обработка, отправка, закрытие заявки. У работников склада, курьеров, упаковщиков будет совсем другая цепочка задач. 

Прелесть CRM-системы в том, что все самые основные процессы вашего торгового бизнеса происходят внутри нее, и серьезная программа будет детально фиксировать их. В KeyCRM видно каждый шаг пользователей:

  • Кто и когда принял, оформил заказ, сколько времени потрачено на его обработку. 
  • Кто, с каким клиентом, по какому каналу связи общался (чаты, телефония, e-mail). Мало того, вы всегда можете открыть историю переписки или поднять аудиозапись телефонного разговора, чтобы оценить ход и качество коммуникации.
  • Кто и когда вносил данные, редактировал поля.  

Для «проверки связи» и обсуждения рабочих процессов можно использовать видеоконференции Google Meet, Zoom, или корпоративный мессенджер Slack – высокая коммуникативная активность владельца бизнеса держит сотрудников в тонусе, но не забывайте поддерживать автономность принятия решений в отдельных моментах, демонстрировать доверие команде. А что если по последнему пункту есть сомнения?  

Снижаем риски

Безопасность информации при удаленной работе у многих вызывает тревогу, кто-то считает, что она возможна только в условиях офиса. Помимо обычных способов вроде шифрования данных, двухфакторной авторизации в сервисах Google, отключения автоматического входа в программы, есть инструменты ограничения прав доступа пользователей. 

Если вы переживаете, чтобы: 

  • менеджер, уходя, не похитил клиентскую базу, 
  • коммерческая информация о закупочной стоимости и контакты поставщиков оставались   конфиденциальными
  • кто-то случайно не нажал «что-то не то» и не удалил важные данные
  • и еще 101 страх предпринимателя 

Просто настройте права доступа так, чтобы пользователь видел (мог редактировать) только то, что необходимо ему в работе. В KeyCRM реально это сделать к любому магазину, разделу, вкладке и даже полю. А система назначения ролей позволит оптимизировать процесс под разные специализации сотрудников: администраторы, менеджеры, логисты, какие это будут группы – решать вам. Цветная заливка поможет вам быстро идентифицировать определенную категорию сотрудников в системе. 

Во втором окошке, Права доступа, вы сможете указать, что именно может делать сотрудник в общих настройках, каталогах, хранилище файлов, источниках заказов, и в разных разделах – аналитика, складской учет, производство и т.д. Программа сама предложит весь список функций, вам останется только поставить «разрешающие» галочки. 

Что касается безопасности ваших данных со стороны KeyCRM, мы построили надежную систему для их защиты:

  • Наши сервера находятся в Амстердаме, мы используем Европейские дата центры 
  • Каждому клиенту положена собственная база данных, что делает невозможным их смешивание 
  • Мы регулярно обновляем программное обеспечение на наших серверах и проводим аудит безопасности, несколько раз в день делаем резервное копирование базы и файлов, используем SSL-сертификат и шифрование данных. 

Наши инструменты по настройке прав доступа и высокие стандарты безопасности программного продукта KeyCRM работают на то, чтобы ваша база данных служила исключительно вам и интересам вашего бизнеса.  

Анализируем эффективность 

Лучший показатель продуктивности любого сотрудника – закрытые в срок задачи, в идеале – сверх плана, контролировать это реально не только в обычном офисе, но и во время удаленной работы. Подвести итоги можно с помощью традиционных отчетов, в конце месяца на email руководителя приходят электронные таблицы с информацией о продажах. Или просто открыть раздел c аналитикой в KeyCRM.  

Статистика фиксирует количество заказов, обработанных конкретным менеджером, при этом видно какие из них были закрыты в отчетный период, а какие перешли в следующий месяц. На основании этих данных можно сравнить эффективность сотрудников, чтобы, например, определить лучшего менеджера месяца и начислить ему бонусы. 

В Отчете по заказам можно посмотреть не только их количество, выбрав любой временной отрезок (магазин), но и средний чек, сколько товаров продано (плюс допродажи!); сумму прибыли (общую и по допродажам), процент отмененных заказов.  Кстати, в общей статистике по заказам, затратам и прибыли отмененные заказы не учитываются.  

Мы не знаем приветствуете ли вы дух соперничества между сотрудниками, но даем вам возможность открыть статистику по работе менеджерам, чтобы они могли сравнивать свои результаты, либо наоборот — закрыть доступ к ней во избежание негатива. 

Вывод 

Remote поможет остаться на плаву во время войны, когда команда разбросана по разным точкам географии. Начнем с того, что это безопасней — сотрудник работает там, где ему спокойно — хоть в убежище, хоть на отдаленном острове в Ионическом море. Зайти в нашу crm для интернет торговли можно с любого устройства – ПК, смартфон, планшет.

Это выгодно, мы уже упоминали, что KeyCRM не взимает оплату за пользователей —  добавляйте/отключайте сотрудников без проблем и лишних расходов.

А такой инструмент как Чаты поможет здорово сократить затраты на связь, ведь переписка с клиентами в мессенджерах Telegram, Viber, Instagram Direct – ничего не стоит, и доступна в одном окне системы.

Ну и самое главное – время, уже в первую неделю работы с KeyCRM вы заметите, что автоматизация освобождает вам 2-3 часа ежедневно, ваши сотрудники будут рады сокращению ручной работы. Подключайтесь уже сегодня, и управляйте бизнесом удаленно, объединяя свою торговую команду в едином онлайн офисе.  

Анна Горбатова
Пишу о CRM и автоматизации бизнеса - хочу, чтобы у всех хватало времени на книги и котиков 🙂