Як налаштувати віддалену роботу: CRM для бізнесу

Важкі часи вимагають простих рішень – якщо COVID-пандемія відкрила портал remote для українців, то війна зробила віддалену роботу чи не єдиним варіантом, особливо на тих територіях, де ведуться бойові дії. На початок квітня 2022 свій бізнес згорнули майже 60% локальних компаній, 13,5% скоротили штат, 13% перейшли в онлайн.

Зруйнований офіс, власник і частина колективу роз’їхалися по різних містах/країнах, низький морально-психологічний стан, постійні повітряні тривоги чи невлаштованість побуту, відсутність якісного зв’язку/інтернету – реальність, з якою довелося зіткнутися багатьом підприємцям, складно продовжувати роботу в колишньому режимі… але якщо ви готові поборотися за свій бізнес (і команду), remote – те, що допоможе вам пережити цей час.

Трохи ненудної статистики, щоб зняти тривожність. Сьогодні 16% всіх компаній світу повністю працюють “з дому” (дані Owl Labs). 2 із 3 осіб, які взяли участь в інтерв’ю Zapier, у 2019 році, ще до пандемії, були впевнені, що до 2030 року традиційні офіси назавжди залишаться у минулому (див. картинку нижче).

Американський інститут економіки Беккера Фрідмана опитав понад 10 тисяч працівників, які спробували remote – практично всі підтвердили, що продуктивність не нижча, ніж в офісі, а 83% заявили, що в домашніх умовах вона набагато вища, при цьому кількість присвяченого роботі часу зросла у 55 % учасників. 27% роботодавців підтверджують зростання продуктивності компанії після переведення працівників на віддалений режим.

І важливий нюанс: віддалені співробітники більш ніж на 20% щасливіші, це легко пояснюється відсутністю стресу, дотриманням балансу між роботою та особистим життям. При цьому головні чинники невдоволення домашнім офісом – проблеми з “відключенням” (22%), самотність (19%), рівень співробітництва та комунікації в команді (17%).

Найбільша проблема у віддаленій роботі

У сьогоднішніх українських реаліях remote найчастіше не вибір, а єдиний можливий варіант. Головне — система, контроль та технології на допомогу. З чого почнемо?

Збираємо команду мрії

Те, наскільки великою вона буде, залежить від потреб вашого бізнесу, в e-commerce від обсягу продажів, кількості майданчиків, величини товарного асортименту. Значно спростить завдання хороша CRM-програма для інтернет-торгівлі, наприклад, KeyCRM переносить усі магазини в єдине вікно, пропонує зручні картки товару та максимальну автоматизацію всіх процесів, це допомагає знижувати витрати часу та потребу у «додаткових руках».

Однак тільки ви вирішуєте, скільки людей працюватиме у вашій компанії, принципова позиція KeyCRM – безліміт користувачів, ви не просто додаєте всіх, хто вам потрібен, але й нічого не платите за це.

KeyCRM: безліміт користувачів – безкоштовно

І працює це в обидва боки: чи скорочуєте ви штат у зв’язку з війною та падінням обсягів продажів, чи хочете додати нових співробітників, наприклад, при виході на іноземні ринки замість застиглого в шоці українського – на тарифі це ніяк не позначиться! У кризу гнучкість вирішує: додати дружину для допомоги в обробці замовлень, оператора на фрілансі для листування, або тимчасового кур’єра на період перебоїв у роботі глобальних поштових служб.

Делегуємо та ставимо завдання

Організація в основі: кожен співробітник повинен знати свою зону відповідальності і конкретні цілі на день, тиждень, місяць. Ви можете розкидати завдання в одному з планувальників – Trello, Asana, Flow, Basecamp, Habitica, які дозволяють не тільки складати to do list, але й обмінюватися документами, створювати таймлайни з термінами.

У KeyCRM це відбувається автоматично. Замовлення, що надходять до системи з маркетплейсів чи інтернет-магазину відразу ж розподіляються між менеджерами: в порядку черги, за категоріями (Оля оформлює аксесуари, Ігор – взуття), або магазинами (Дмитро відповідає за Amazon, Микола – за Rozetka).

Завдання у KeyCRM

Завдання можна створити прямо у картці Замовлення та обмежити в часі – нагадування вкаже на затримку з його виконанням, ви встигнете втрутитися та вирішити питання. Звідси – наступний пункт.

Контролюємо та працюємо над помилками

Можна по-старому вести облік завдань у таблицях Google, або скористатися сучасними task-менеджерами або time трекерами, але іноді помітити вчасно – значить не дати проблемі досягти масштабу міні-катастрофи (читаємо: втрати клієнта та прибутку).

Для цього керівник повинен бачити, що відбувається на кожному з етапів замовлення: прийом, комунікація з покупцем (якщо потрібно), обробка, відправка, закриття угоди. У працівників складу, кур’єрів, пакувальників буде зовсім інший ланцюжок завдань.

Принадність CRM-системи в тому, що всі основні процеси вашого торгового бізнесу відбуваються всередині неї, і серйозна програма буде детально фіксувати їх. У KeyCRM видно кожен крок користувачів:

  • Хто і коли прийняв, оформив замовлення, скільки часу витрачено на його обробку.
  • Хто, з яким клієнтом, за допомогою якого каналу зв’язку спілкувався (чати, телефонія, e-mail). До того ж, ви завжди можете відкрити історію переписки, або підняти аудіозапис телефонної розмови, щоб оцінити хід та якість комунікації.
  • Хто та коли вносив дані, редагував поля.
KeyCRM: записи телефонних розмов

Для «перевірки зв’язку» та обговорення робочих процесів можна використовувати відеоконференції Google Meet, Zoom, або корпоративний месенджер Slack – висока комунікативна активність власника бізнесу тримає співробітників у тонусі, але не забувайте підтримувати автономність прийняття рішень в окремих моментах, демонструвати довіру команді. А коли щодо останнього пункту є сумніви?

Знижуємо ризики

Багатьох хвилює безпека інформації при віддаленій роботі, хтось вважає, що вона можлива лише за умов офісу. Крім звичайних способів на кшталт шифрування даних, двофакторної авторизації в сервісах Google, відключення автоматичного входу до програми, є й інші інструменти обмеження доступу користувачів.

Якщо ви переживаєте, щоб:

  • менеджер, йдучи, не викрав клієнтську базу,
  • комерційна інформація про закупівельну вартість та контакти постачальників залишалися конфіденційними,
  • хтось випадково не натиснув «щось не те» та не видалив важливі дані,
  • та ще 101 страх підприємця.

Просто налаштуйте права доступу так, щоб користувач бачив (міг редагувати) тільки те, що йому потрібно в роботі. У KeyCRM реально це зробити до будь-якого магазину, месенджера, розділу, вкладки та навіть поля. А система призначення ролей дозволить оптимізувати процес під різні спеціалізації: адміністратори, менеджери, логісти, які це будуть групи вирішувати вам. Кольорова заливка допоможе швидко ідентифікувати певну категорію співробітників у системі.

Система налаштування ролей у KeyCRM

У другому вікні, Права доступу, ви зможете вказати, що саме може робити користувач у загальних налаштуваннях, каталогах, сховищі файлів, джерелах замовлень, та в різних розділах – аналітика, складський облік, виробництво тощо. Програма сама запропонує весь список функцій, вам залишиться тільки поставити прапорці.

Щодо безпеки ваших даних з боку KeyCRM, ми побудували надійну систему для їх захисту:

  • Наші сервери знаходяться в Амстердамі, ми використовуємо Європейські дата центри
  • Кожному клієнту належить власна база даних, що унеможливлює їх змішування
  • Ми регулярно оновлюємо програмне забезпечення на наших серверах та проводимо аудит безпеки, кілька разів на день робимо резервне копіювання бази та файлів, використовуємо SSL-сертифікат та шифрування даних.

Наші інструменти налаштування прав доступу та високі стандарти безпеки програмного продукту KeyCRM працюють на те, щоб ваша база даних слугувала виключно вам та інтересам вашого бізнесу.

Аналізуємо ефективність

Найкращий показник продуктивності будь-якого співробітника – закриті вчасно завдання, в ідеалі – понад план, контролювати це реально не лише у звичайному офісі, а й під час віддаленої роботи. Підбити підсумки можна за допомогою традиційних звітів, наприкінці місяця на email керівника надходять електронні таблиці з інформацією про продажі. Або просто відкрити розділ з аналітикою у KeyCRM.

Статистика фіксує кількість замовлень, оброблених конкретним менеджером, при цьому видно які з них було “закрито” у звітний період, а які перейшли до наступного місяця. На підставі цих даних можна порівняти ефективність співробітників, щоб, наприклад, визначити найкращого менеджера місяця та нарахувати йому бонуси.

Статистика у KeyCRM: кращі менеджери

У Звіті по замовленнях можна подивитися не тільки їх кількість, вибравши будь-який часовий відрізок (магазин), а й середній чек, скільки товарів продано (плюс допродажі!); суму прибутку (загальну та за допродажами), відсоток скасованих замовлень. До речі, у загальній статистиці по замовленнях, витратах та прибутках, скасовані замовлення не враховуються.

Звіт по замовленням KeyCRM

Ми не знаємо, чи вітаєте ви дух суперництва між співробітниками, але даємо вам можливість відкрити статистику роботи менеджерам, щоб вони могли порівнювати свої результати, або навпаки – закрити доступ до неї, щоб уникнути негативу.

Підсумуємо?

Remote допоможе утриматися на плаву під час війни, коли команда розкидана по різних точках географії. Почнемо з того, що це безпечніше – співробітник працює там, де йому спокійно, хоч в укритті, хоч на далекому острові в Іонічному морі. Зайти в нашу crm для бізнесу можна з будь-якого пристрою – ПК, смартфон, планшет.

Це вигідно, ми вже згадували, що KeyCRM не стягує оплату за користувачів – додавайте/відключайте співробітників без проблем та зайвих витрат.

А такий інструмент як Чати в CRM допоможе зменшити витрати на зв’язок, адже переписка з клієнтами в месенджерах Telegram, Viber, Instagram, Facebook Messenger – безкоштовна, і також доступна в одному вікні системи.

Ну і найголовніше – час, вже в перший тиждень роботи з KeyCRM ви помітите, що автоматизація звільняє вам 2-3 години щодня, ваші співробітники будуть раді скороченню рутини. Підключайтеся вже сьогодні, та керуйте бізнесом віддалено, об’єднуючи свою торгову команду в єдиному онлайн-офісі.

Анна Горбатова
Пишу про CRM та автоматизацію бізнесу - хочу, щоб у всіх вистачало часу на книги та котиків 🙂