Як розробити технічне завдання для створення сайту, інтернет-магазину і відстежити прогрес у CRM

Якби ми жили в ідеальному світі, замовники приходили б до розробників з досконало заповненим брифом, докладним переліком вимог і чітким ТЗ. Але ми живемо в неідеальному, тому «бізнес-потреби» формулюються приблизно так: «Хочу, щоб інтернет-магазин був красивим і гарно продавав»🙃

Створення інтернет-магазину — це не просто найняти розробників, заповнити бриф і вибрати шаблон дизайну. Це складний проєкт, який включає багато етапів. Щоб не блукати в темряві, уникнути хаосу в процесах і отримати бажаний результат, потрібне чітке планування. Технічне завдання (ТЗ) — це дорожня карта для управління процесами, а CRM-система для задач — надійний інструмент для відстеження прогресу.

У цій статті розбираємось, як написати правильне ТЗ, щоб функціонал і логіка сайту працювали, як задумано, розробники не ставили зайві запитання, а в процесі роботи не постраждали ваші нерви, дедлайни та бюджет.

Чому важливо розробляти ТЗ на створення сайту чи інтернет-магазину

Підприємці зазвичай очікують дива, а розробники — чітких інструкцій. Відсутність аналізу бізнес-запитів, на основі яких створюється ТЗ, може перетворити проєкт у суцільний хаос.

Без технічного завдання та crm процес розроблення має приблизно такий вигляд:

• власники бізнесу хочуть «красивий», «зручний», «швидкий», «конверсійний» інтернет-магазин, але кожен розуміє ці поняття по-своєму;
• дизайнер створює чи «допилює» стильний шаблон сайту, який не враховує бізнес-модель чи логіку продажу;
• розробники реалізують функціонал, який ігнорує цілі, потреби та бізнес-процеси;
• в результаті сайт погано продає, криво інтегрується з crm-системою й іншими інструментами, а внесення коректив коштує дорого.

Технічне завдання — те, що може врятувати навіть такий👆безнадійний сценарій. ТЗ і контроль задач у crm-системі узгоджує бачення власника магазину та виконавців, фіксує реальні обсяги завдань, контролює бюджети та дедлайни, а також мінімізує ризики перевитрат ресурсів.

Як зрозуміти, що ваше ТЗ — релевантне? Воно не залишає простору для інтерпретування: коли виконавець отримує технічне завдання й чітко знає, що йому робити, навіщо і який результат повинен бути в кінці.

Топ поширених помилок при створенні інтернет-магазину

Ілюстрація: Outcrowd

Основні розділи якісного ТЗ для створення інтернет-магазину

Правильно складене технічне завдання — це чітко структурований документ, який охоплює всі аспекти проєкту й визначає, яким буде сайт чи інтернет-магазин. Розгляньмо, які розділи повинно містити ТЗ, щоб результат себе виправдав, а не «робив вам нерви».

Цілі та завдання

Ну, начебто все очевидно, так? Сайт інтернет-магазину створюється, щоб продавати. Але тут треба пірнути трішки глибше й визначити:

• основні цілі (прямі продажі, лідогенерація, побудова бренду тощо);
• які задачі має розвʼязувати інтернет-магазин (інтегруватися з CRM-системою чи аналітикою, автоматизувати обробку замовлень тощо);
• які маркери успіху будуть визначати ефективність проєкту (середній чек, швидкість обробки замовлень, відсоток покинутих кошиків).

ЦА й воронка продажу

Щоб інтернет-магазин успішно продавав, потрібно розуміти, хто є клієнтами і яким шляхом вони йдуть до купівлі. Це дозволяє створити правильний UX, розробити потрібний функціонал, «довести» покупця до транзакції, а потім успішно провести CRM-аналіз поведінки клієнтів, щоб підвищити продажі в інтернет-магазині. 

Потрібно докладно описати:

• цільову аудиторію та аватари покупців;
• воронку продажів — яка логіка ухвалення рішення про купівлю, які дії виконує користувач (в різних нішах і в різних бізнес-моделях вона буде різнитися);
• барʼєри, що заважають купівлі, та драйвери, що її стимулюють.

Структура інтернет-магазину

Потрібно передбачити зручну навігацію, основні розділи, категоризувати товари та фільтри, продумати логіку мобільної версії та управління контентом через CRM-систему або CMS.

Базова структура сайту інтернет-магазину зазвичай включає:

1. Головне меню з ієрархією категорій й інформаційними сторінками.
2. Каталог товарів зі зрозумілими та логічними підкатегоріями, багаторівневими фільтрами, сортуванням.
3. Пошук на сайті (ідеально обирати той, який розуміє синоніми, розпізнає підказки та можливі помилки під час набирання тексту).
4. Картки товарів з базовим і reach-контентом.
5. Кошик і сторінка оформлення замовлення.
6. Блог (корисні статті, гайди, інструкції, добірки, новини).
7. Сторінка з умовами гарантійного обслуговування, обміну та повернення.
8. Контакти з різними варіантами звʼязку з компанією, картою локації (якщо є склад чи фізична точка продажу), форма зворотного звʼязку.

Функціональність

Від реалізованого функціоналу залежить те, чи легко буде робити купівлі у вашому інтернет-магазині.

В технічному завданні треба докладно описати такі функції:

• можливості каталогу (показ карток, фільтрування, сортування, порівняння товарів);
• організація картки товару (опис, характеристики, фото, відео, відгуки, кнопки «Купити» чи «Додати в обране» тощо);
• оформлення замовлення в кошику (просте замовлення, автопідставляння даних, інтеграція з платіжними системами та сервісами доставлень);
• кабінет покупця (фіксування, відстеження та сортування замовлень, контроль статусів, історія купівель, програма лояльності);
• адмінська частина, яка забезпечує управління даними для менеджерів (заливка  товарів, редагування, наповнення статичних сторінок, автоматичне створення задач у CRM-системі після замовлення тощо).

Красивий сайт ≠ високі продажі. Від початку він повинен бути орієнтованим на зручність, швидкодію та оптимізацію. В технічне завдання варто включити референси з дизайну: що вам подобається, а що — ні. 

Також треба продумати дизайн мобільної версії, протестувати юзабіліті, оптимізувати швидкість завантаження. Меню, кнопки та форми у мобільній версії повинні бути адаптованими до сенсорного управління та мобільних пристроїв із різними діагоналями. Також варто розглянути спрощену навігацію та опцію швидкого повернення до каталогу, які підвищують зручність і конверсію.

Важливо закласти основу для підʼєднання аналітики й інструментів на кшталт CRM, онлайн-чатів, email-розсилок, систем персоналізації тощо. Пропишіть вимоги до SEO-оптимізації та чистої структури URL, щоб інтернет-магазин був видимим у пошукових системах і залучав органічний трафік.

Обовʼязково заплануйте перевірку функціональності сайту перед стартом: кросбраузерне тестування, оформлення кошика, проведення платежів, мобільна версія тощо.

CRM для управління задачами: як відстежити прогрес

CRM підходить не лише для продажів, а й для контролю виконання етапів техзавдання. CRM для задач дозволяє:

• структурувати процес розроблення сайту та ТЗ за пріоритетами (головні задачі та підзадачі);
• встановлювати контрольні точки, щоб завдання в CRM виконувались за планом; 
• автоматизувати нагадування про важливі етапи/задачі;
• керувати ролями та зонами відповідальності, призначати відповідальних спеціалістів;
• управляти доступністю даних, відкриваючи доступ тільки тим спеціалістам, кому це потрібно;
• контролювати статуси за всім проєктом розроблення сайту та окремими його етапами (створення дизайну, розробка функціоналу, тестування, розгортання);
• автоматично перерозподіляти завдання з одного етапу на інший, наприклад: коли затверджений дизайн → завдання автоматично передається розробникам.

Контроль і аналіз завдань у crm дозволяє дотримуватися дедлайнів, бюджетів і визначених обсягів роботи, відстежувати прогрес, знаходити вузькі місця й оптимізувати етапи, які працюють недостатньо ефективно. Наприклад, ви можете бачити, чи дотримуються дедлайни і як часто задачі в crm переносяться або протерміновуються.

Задачі в crm-системі: як KeyCRM допомагає трекати  статуси та дедлайни

Ми в KeyCRM подбали про те, щоб управління завданнями в crm було максимально простим і зручним. 

Для цього в KeyCRM є модуль «Задачі», який дозволяє відстежувати всі етапи процесу та їхній статус, контролювати дедлайни та координувати роботу команди.

Вбудований функціонал управління задачами всередині CRM дає можливість:

• додавати завдання відповідно до ТЗ, сегментувати їх на підзадачі, додавати чеклісти;
• призначати відповідальних осіб для кожного завдання, наприклад, розробників, дизайнерів, тестувальників, контент-менеджерів;
• обирати тип задачі та встановлювати дедлайни;
• визначати пріоритети, наприклад, «дуже важливо» для ключових етапів або «звичайний» для другорядних;
• прикріплювати файли (макети, ТЗ, коментарі), щоб не витрачати час на пошук інформації на пошті чи в чатах;
• коментувати завдання, надавати фідбек та обговорювати деталі всією командою в CRM замість ведення окремих діалогів у розрізнених месенджерах;
• відстежувати історію дій користувачів і змін у проєкті.

Як CRM допомагає уникнути зірваних дедлайнів

Основні завдання в crm можна встановлювати з чіткими датами. Це дозволяє контролювати терміни й уникати затримок. Ось як це працює:

• коли у вас є план реалізації відповідно до технічного завдання, а всі задачі розписані за етапами, ви можете встановити дедлайн для кожної з них;
• автоматичні нагадування, які пушать виконавців про наближення терміну, допомагають не проґавити нічого важливого;
• завдання показуються в загальному переліку з можливістю сортування та швидкого пошуку, щоб кожен член команди знав, на якому етапі вони перебувають;
• можливість бачити статус по задачі в crm і відстежувати прогрес у реальному часі забезпечує всебічне розуміння ситуації.

Переваги ведення задач у crm-системі

1. Всі важливі дані, задачі та дедлайни — в одній системі.
2. Чіткий розподіл обовʼязків і зон відповідальності.
3. Автоматизований контроль задач і відстеження ефективності.
4. Гнучкість налаштувань — можна додавати як загальні технічні завдання (наприклад, фінальне узгодження сайту), так і організаційні (оплата домену) чи за конкретними відділами (SEO-оптимізація сторінок і контенту).
5. Готове рішення для майбутньої роботи інтернет-магазину: база клієнтів, воронки продажів, інтеграції з банками, платіжними сервісами, поштовими операторами, маркетплейсами тощо.

Всі інтеграції для інтернет-магазинів у KeyCRM

Висновки

CRM-система не просто спрощує управління задачами, а дає цінні інсайти щодо ефективності команди, проблемних місць і слабких процесів. Ви отримуєте своєрідний центр управління бізнес-процесами, в якому зібрана вся важлива інформація та crm-аналітика. Крім того, CRM-система може стати чудовим трекером завдань не тільки під час розробки ТЗ та інтернет-магазину, а й в поточній операційній роботі завдяки зручним модулям управління замовленнями, базою клієнтів, контентом, доставленнями та оплатами.