Маркетологи вміють майже все: придумати нову рекламну кампанію за ранковою кавою, переконати клієнта в необхідності особисто вести тікток, створити звіт стоячи в заторі й загасити дедлайн у пʼятничний вечір.
Заявки, брифи, бюджети, аналітика, правки, погодження — спеціалісти маркетингових агенцій створюють системи для інших бізнесів, але часто самі потребують зручного інструменту для систематизації роботи.
Навести лад у чатах, проєктах, завданнях і дедлайнах допоможе crm для маркетингового агентства. В цій статті ми розбираємось, як налаштувати crm для маркетолога та які неочевидні функції KeyCRM будуть корисними для рекламних і маркетингових команд.
Маленькі та великі процеси, що «зʼїдають» час маркетологів
Маркетингові агенції мають десятки паралельних процесів:
- потік лідів із сайту, соцмереж, реклами, розсилок, рекомендацій, тендери — кожну заявку треба оперативно кваліфікувати, відповісти, розрахувати й передати далі;
- пресейли та продажі — багатоетапна воронка продажу від обговорення потреб клієнта, аудиту й узгодження комерційної пропозиції до оплати, передавання в продакшн і подальшої підтримки;
- управління проєктами — багато кампаній, багато послуг (контент-маркетинг, дизайн, SEO, контекстна реклама, таргетинг), окремі дедлайни, файли, ітерації та погодження з замовником;
- контроль завдань всередині команди — виставлення нових тасків, контроль поточних статусів і дедлайнів, комунікація всередині команди, нагадування;
- фінансовий облік — жонглювання рахунками на оплату послуг, актами, звітами між спеціалістами, проджект-менеджерами, акаунтами та бухгалтерами;
- аналітика ефективності — хто з менеджерів виконує KPI, де агенція «просідає», які проблемні поінти варто розвʼязати.
Всі операційні процеси в маркетинговій агенції взаємоповʼязані й переплітаються. Якщо на якомусь етапі «випадає» невеличка цеглинка, це впливає на весь ланцюжок. CRM для рекламного агентства дозволяє систематизувати, прописати та відстежувати всі процеси.
Від першого повідомлення до договору: воронка продажів у CRM для маркетингової агенції
Воронку продажів у crm можна повністю налаштувати під себе — до найдрібніших деталей
Продажі маркетингових послуг у B2B — це не імпульсивна купівля, а складний цикл, в якому рішення зазвичай ухвалюють кілька людей, шлях до оплати може тривати довго, і продаж проходить через кілька калькуляцій, презентацій, коригувань бюджету тощо.
Між першим зверненням, аудитом чи пресейлом і фактичною оплатою можуть проходити тижні й місяці. Завдання crm для digital агентства зафіксувати та візуалізувати всі етапи воронки, які реально є в циклі продажу рекламних послуг.
Наприклад: новий лід — кваліфікація — пресейл — комерційна пропозиція — підписання договору — оплата — надання послуги.
KeyCRM дає змогу:
- збирати заявки з усіх джерел в одному вікні: сайт, телефонія, соцмережі та месенджери, гугл-форми тощо;
- створювати необмежену кількість воронок продажів у срм під різні сервіси;
- розподіляти нові ліди між менеджерами за обраним принципом (черговість чи бізнес-ніша);
- візуалізувати воронку у вигляді наочного канбану;
- налаштовувати власні статуси для зручного відстеження;
- встановлювати автоматичні нагадування, щоб вчасно «постукати» до клієнта;
- ідентифікувати проблемні зони та реагувати на них.
Одна з головних фішок таких воронок — наочна візуалізація, що показує на якому етапі ви перебуваєте: це кваліфікація нового ліда чи вже відправлена комерційна пропозиція.
Збереження всіх даних комунікації в єдиній системі показує, чи це теплий контакт (ви бачите теги та нотатки, що вже є в crm для маркетингу), чи це перша взаємодія. Чати, електронні листи, дзвінки «привʼязані» до конкретного ліда, навіть якщо ваш акаунт звільниться, взаємодія з клієнтом не обнуляється, а продовжується з тієї ж точки, де ви завершили, але вже з новим менеджером.
CRM для маркетингової агенції: як працюють воронки продажу в KeyCRM
Воронки ведення клієнтських проєктів
Договір підписаний, оплата зайшла — начебто можна розслабитися. Але саме тут розпочинається найцікавіше — надання послуги та підтримка. На старті роботи клієнта треба пробрифувати, створити стратегію, затвердити, внести коригування, запустити, відзвітуватися.
Якщо все це існує лише в чатах і переписках, є ризик заплутатися, провтикати дедлайн, отримавши головний біль і невдоволення замовника. Щоб цьому запобігти, в KeyCRM можна створити окремі воронки для реалізації проєктів. Етап продажу завершився — запускаємо етап виконання.
Тут все влаштовано за аналогією з продажами: ви можете докладно налаштувати кожен етап кожної воронки під свої потреби.
Наприклад: старт — погодження ідеї — створення сценарію — погодження сценарію — підготовка до знімання — продакшн — монтаж — погодження — правки — запуск в рекламу.
Переваги такої crm системи для рекламного агентства:
- чітка структура з прописаними етапами надання кожного сервісу та визначеним комплексом завдань і дедлайнів;
- автоматизовані нагадування після виконання попередньої стадії та переходу на наступну;
- прозорість для всіх залучених учасників: проджект, відеограф, дизайнер, PPC-спеціаліст — усі бачать одні дані;
- «єдине джерело правди»: в crm для агентства з маркетингу зберігається вся комунікація з клієнтом: правки, ітерації документів, сценаріїв і банерів, погоджені концепти та дедлайни, контекст для ситуацій «Колеги, а нагадайте, чому ми тут змінили X на Y» тощо.
Створюючи такий маршрут для кожного проєкту, ризики загубитися в дедлайнах, щось проґавити чи не «вписатися» у план — мінімальні. Така структурованість якраз-таки дає змогу реалізовувати нові ідеї та тестувати креативні підходи, не переймаючись про хаос у рутинних процесах.
Інтеграція чатів і комунікацій
Crm для маркетологів: як працюють вбудовані чати всередині KeyCRM
Потік комунікації в маркетинговій агенції не припиняється ніколи. Клієнти пишуть у телеграм, вайбер, коментують в інсті, уточнюють вартість у фейсбук. Хтось телефонує, хтось пише запит на електронку. Кожен канал — це купа точок, де в потоці можна щось проґавити: продаж, дедлайн, апсейл чи останню правочку😀
Інтегрувавши всі чати в crm для маркетингового агентства, про ці проблеми можна забути:
- повідомлення з месенджерів і соцмереж підтягуються в єдине вікно — або як нові, або автоматично залінковані з лідами, що вже є в системі;
- жодне повідомлення не загубиться;
- збереження історії комунікації — вічно, без жодних обмежень, аж доки ви самі не захочете все видалити;
- повідомлення без відповіді зручно підсвічуються, щоб менеджери бачили «Ага, тут неопрацьовано, потрібна наша реакція»;
- вам не треба перемикатися між різними акаунтами в Instagram, Viber, Telegram — все під рукою і в зручному форматі;
- телефонія, віджети онлайн-чатів на сайті, SMS — теж на борту.
Завдання в crm: організація зустрічей, колів і графіку команди
Незалежно від масштабу маркетингової агенції — працює вона з десятком проєктів чи з сотнею — потрібно організовувати щоденні, щотижневі та щомісячні завдання. Ви можете використовувати таск-менеджери, а можете контролювати завдання прямо в crm-системі — з привʼязкою до чатів, лідів, карток клієнтів і всієї важливої інформації.
Задачі всередині KeyCRM можна генерувати вручну або за заздалегідь визначеними тригерами
Завдання всередині crm-системи для маркетингових агенцій дозволяють:
- ставити таски на менеджерів і налаштовувати права доступу;
- вказувати дедлайни та статуси;
- додавати файли, договори, сценарії, стратегії, презентації;
- спілкуватися з членами команди, обговорювати завдання, тегати колег, залишати ремарки;
- створювати підзадачі в межах головного завдання, додавати чеклісти та переглядати історію дій.
Це повноцінний функціонал таск-менеджерів, тільки з привʼязкою до ваших уже створених воронок продажів чи ведення проєктів, лідів, замовлень чи карток. Таски можна сортувати, переглядати у форматі переліку, задавати пріоритети, щоб бачити, що вже «горить-палає».
Тригерна автоматизація в crm для агентства з маркетингу
Щоб не виконувати одні й ті ж повторювані дії багато разів, можна підʼєднати тригерну автоматизацію. Тоді дія буде виконуватися автоматично за заданими правилами (тригерами).
Наприклад, автоматичне створення завдання після зміни статусу угоди чи етапу у воронці. Якщо ви очікуєте оплату за угодою, система створить для проджекта завдання прочекати, чи зайшов платіж.
Інший приклад: якщо комерційна пропозиція на розгляді у клієнта вже 5 днів, система створить автоматичне нагадування менеджеру чи завдання на повторний контакт. Також можна налаштувати автоматичні повідомлення клієнту чи відповідальному менеджеру, якщо в межах якогось проєкту оновився статус чи стартував новий етап надання послуги.
Переваги тригерної автоматизації в crm для маркетинг-агентства:
- швидка реакція;
- мінімум людських помилок;
- прозорість на кожному етапі;
- звільнення команди від монотонних дій з нагадувань і контролю.
Як налаштувати KeyCRM під свою агенцію: базовий чекліст
Внутрішня кухня різних маркетингових і рекламних агенцій може відрізнятися, тому ми пропонуємо базовий чекліст налаштувань CRM, що підходить для бізнесів різних масштабів.
✔️ Створити воронки продажів. Їх може бути багато відповідно до специфіки послуг і циклу угоди.
✔️ Створити воронку ведення проєктів. Це окрема історія, що розпочинається після підписання договору й оплати. Наприклад, для послуги контекстної реклами вона може мати такий вигляд: бриф — збирання даних і доступи — створення медіаплану — погодження — створення та налаштування кампаній — запуск — оптимізація — зворотний звʼязок — пролонгація.
✔️ Підʼєднати чати та канали комунікації. Щоб усі звернення від клієнтів надходили в єдиний простір, підʼєднайте форми з сайту, Instagram, Facebook, Telegram, Viber, WhatsApp, пошту в crm-систему.
✔️ Налаштувати тригерну автоматизацію. Тригери спрацьовують без участі менеджера, знімають навантаження з команди та дозволяють відстежувати контрольні точки.
✔️ Задати рівні доступу та ролі. В KeyCRM можна додавати необмежену кількість менеджерів без жодних доплат і гнучко задавати кожному права доступу.
✔️ Додати шаблони документів. Комерційна пропозиція для різних послуг, договір, звіт для клієнта тощо.
✔️ Створити планер завдань на період. Модуль «Задачі» дозволяє планувати зустрічі, розподіляти завдання всередині команди, відстежувати дедлайни й ефективність.
✔️ Протестувати процес як клієнт. Проведіть тест-драйв усіх етапів налаштованих процесів, щоб побачити зайві кроки або прогалини, що потребують уваги.
Гнучкі права доступу з ролями та можливістю обмежити перегляд окремих розділів і навіть полів
5 корисних неочевидних фішок KeyCRM для маркетингових агенцій
- Таймери та пуші
Ви можете виставити таймер, наприклад, 30 днів із початку рекламного місяця, і у потрібний момент система надішле менеджеру пуш нагадати про оплату клієнту.
- Динамічні поля
KeyCRM супергнучко підлаштовується під ваші процеси: для цього в системі можна задавати власні кастомні поля, які змінюються відповідно до етапу воронки.
- Аналітичні дашборди
Крім звітів про доходи і витрати, в KeyCRM можна відстежувати ефективність власного маркетингу: скільки лідів залучили, яка конверсія по статусах, причини злитих лідів, які послуги показують найвищу конверсію, ефективність кожного менеджера, середній чек, сума оплат за всіма угодами тощо.
- Тригерні повідомлення для класного клієнтського сервісу
Ви можете використовувати тригери не тільки для внутрішніх завдань, а й для зовнішньої взаємодії з замовниками. Наприклад, за 30 днів після завершення проєкту автоматично розіслати лист із ключовими результатами, подякою за співпрацю та бонусами для повторного продажу.
- Шаблони відповідей для дотримання єдиного ToV
Щоб дотримуватися єдиної стилістики повідомлень, можна налаштувати срм шаблони. По-перше, це еоконмить час. По-друге, шаблони повідомлень можна «підлаштувати» під ваш Tone of Voice, щоб ви реалізовували єдину узгоджену комунікаційну стратегію скрізь: і в публічному просторі, і в директ-комунікації.
Висновки
У маркетингу важливо дотримуватися балансу між креативністю та системністю. Якщо з першим у вас усе ок, то з другим допоможе crm для маркетингового агентства. Вона робить злагодженим і прозорим усе те, що ще вчора тонуло в хаосі і розрізненості. Функції максимально гнучкі, алгоритми — зрозумілі, можливості для масштабування — безмежні.
Перед тим, як підʼєднати та налаштувати crm для маркетологів, враховуйте, що вам знадобиться певний час на адаптацію та коригування. А щоб точно зрозуміти, чи підходить вам цей інструмент, у KeyCRM є безплатний тест-драйв до 30 днів.
