Як CRM-система для стоматологій автоматизує рутинну роботу

Уявіть ситуацію: менеджер отримав телефонний дзвінок від нового клієнта, класифікував його, записав на прийом. Фахівець може розвʼязати проблему за один візит, а може призначити тривале лікування. У такому разі клієнту потрібно нагадувати про нові процедури, продзвонювати для підтвердження, контролювати процес лікування.

Якщо пацієнт зателефонував до клініки для консультації щодо вартості імплантів, оператор провів його по скрипту, зафіксував усі важливі дані, записав дату наступного продзвону тощо. Потім цей клієнт поставив запитання в Instagram і написав через форму зворотного звʼязку на сайті. Чи це був інший клієнт? А кому тоді треба нагадати про акцію на імпланти?

Коли адміністратор отримує та опрацьовує десятки звернень на день, ще й із різних каналів, обійтися без систематизації вже не вийде. Де зберігати ці дані? Як вести медкарти пацієнтів? У Excel-таблиці чи блокнотах? З часом це виллється в плутанину, купу дублів і помилок.

Срм для стоматологій створена, щоб упорядкувати, систематизувати та організувати всю інформацію у зручному форматі.

Які проблеми є у стоматологій

У клініках та стоматкабінетах зазвичай є кілька різнопланових напрямів і послуг: терапевтичне відділення, ортодонтія, комп’ютерна діагностика, дитяча, ортопедична стоматологія тощо.

Якщо облік поточних клієнтів і послуг ведеться в блокнотах і Excel-таблицях, адміни витрачають багато часу на рутинні одноманітні операції та припускаються помилок, а через це страждає сервіс.

Ось з якими проблемами стикаються стоматологічні коініки:

  • пошук інформації про клієнта займає багато часу;
  • складно вести облік заявок із різних каналів комунікації вручну;
  • адміністратор не встигає обробляти заявки онлайн, тому що весь день сидить на телефоні;
  • більшу частину робочого дня займає продзвонювання клієнтів, записаних на завтра, або відправлення їм смс-нагадувань;
  • через плутанину виникають нестикування в графіках, пропущені візити та завислі “вікна”;
  • власник не бачить загальної картини, проблемних зон і точок зростання, не розуміє рівень завантаженості персоналу та не може оцінити ефективність реклами.

У стоматологічному бізнесі пацієнти “ходять” за своїм лікарем та за хорошим обслуговуванням. Більшість нових клієнтів приходить за рекомендаціями друзів, родичів або колег. Щоб зробити їх постійними, важливим є сервіс.

Постійні клієнти дають прибуток, коли записуються на повторні візити. Тут також важливий сервіс. Без хорошого обслуговування повторних візитів не буде.

Виростити фанатів, які повертаються та рекомендують стоматологію своїм знайомим, можна лише професіоналізмом лікарів і класним сервісом. З першим ви впораєтеся самі, а ось прокачати рівень обслуговування, лояльність аудиторії та ефективність роботи допоможе crm-система. Далі пояснюємо, як саме.

Дзвінки, месенджери, соцмережі — в одній CRM

У кожній компанії різні джерела заявок. Хтось із людей дзвонить телефоном, хтось пише в месенджерах, хтось приходить з реклами в соцмережах. Crm-система для стоматологій поєднує всі джерела заявок в одному робочому кабінеті, забезпечуючи мультиканальність комунікацій.

Усі звернення поточних і потенційних клієнтів фіксуються в режимі реального часу, і ваші оператори можуть швидко їх обробляти, не виходячи із crm-системи.

В одному робочому кабінеті відображатимуться:

  • діалоги з месенджерів і соцмереж — Instagram, Telegram, Viber, Facebook Messenger, email. У систему можна підʼєднувати необмежену кількість облікових записів у соцмережах без ризику блокування;
  • телефонні дзвінки (вбудовані модулі телефонії Binotel, Ringostat, Stream Telecom, Phonet тощо). Записи розмов менеджера з клієнтами автоматично прикріплюються до картки угоди;
  • заявки з форм та чатів на сайті. Якщо на вашому корпоративному сайті підключена можливість запису на послугу або інші форми зворотного зв’язку, ця інформація моментально відобразиться в crm-системі стоматології.

Всі інтеграції офіційні та працюють як годинник. 

Не втрачайте потенційних клієнтів з Instagram

Якщо ви активно просуваєте свій бренд і стоматологічні послуги в Instagram, функціонал KeyCRM звільнить кілька робочих годин щодня від рутинних задач. Офіційна інтеграція Instagram в CRM дозволяє спілкуватися з потенційними клієнтами з робочого кабінету СРМ-системи та оформлювати записи на послуги прямо з директа.

Crm-система для стоматології підтягує повідомлення з:

  • Direct;
  • коментарів;
  • сторіз;
  • реакцій на повідомлення.

Більше не потрібно заходити в Instagram, шукати діалог, згадувати історію взаємодії, відповідати. Всі бесіди разом з історією відображаються в срм.

Опрацьовуйте звернення пацієнтів за одну секунду

Після надходження запиту менеджери беруть його в роботу. Завдяки автоматизації стоматології в CRM вони можуть за секунду:

  • призначати заявку на конкретного працівника;
  • створювати картки клієнтів безпосередньо з чату;
  • оформлювати запис на послугу;
  • перевіряти та актуалізувати історію спілкування — все листування зберігається всередині срм-системи.

Керуйте графіком лікарів у календарі

Стоматологи також стресують. Але якщо звичайні люди відчувають дискомфорт від однієї думки про похід до зубного лікаря, то стоматологи — від хаосу в робочих графіках.

Для більшості приватних стоматологій важлива оптимізація розкладу прийомів та ефективне використання часу. Якщо пацієнт не приходить, то бізнес не заробляє. Якщо трапляється накладка, і людині доводиться чекати 40 хвилин, псується враження про клініку, і в результаті ви все одно ризикуєте втратити клієнта і прибуток.

KeyCRM вже у процесі розробки зручного календаря, в якому можна розпланувати графік кожного дантиста на тиждень, місяць, квартал або рік. Більше ніяких затримок, пропущених візитів та “вікон”, що зависли.

Календар показує вільні дати та час фахівців, а запис на процедуру або консультацію створюється буквально одним рухом. Таке управління роботою медичного персоналу дозволяє підвищити завантаженість і отримувати більше прибутку.

Онлайн-база пацієнтів стоматології

Ведення електронних медичних карток клієнтів легко переноситься в CRM-систему.

Ось як ви можете це використовувати в управлінні медичними записами:

  • перенести карти постійних пацієнтів у Crm для стоматологів. Зменшуйте кількість паперової роботи і таблиць, які зберігаються хаотично. У карту пацієнта в crm можна додавати різні типи файлів (КТ-знімки, результати оглядів, оцифровані історії хвороби, дані про алергічні реакції, проведені маніпуляції і т.д.);
  • швидко створювати карти нових клієнтів, які потрапляють у заявки CRM-системи;
  • автоматично встановлювати внутрішні пуш-нагадування про наступні контакти з кожним клієнтом. Організувати та контролювати повторні огляди ще ніколи не було так просто.

Завдяки цьому ви персоналізуєте обслуговування: менеджерам буде легше повідомити клієнтів, які регулярно роблять чистку зубів, про вигідну акцію, нагадати про профілактичний огляд або заплановане регулювання брекет-системи.

Вся конфіденційна інформація клієнтів надійно захищена — в системі є можливість налаштувати рівні доступу, щоб, наприклад, історію хвороби та проведених процедур бачив тільки лікар.

Воронки продажів

Кожна заявка – це вкладені гроші. Щоб маркетинг у стоматології був “не дарма”, важливо грамотно провести потенційного клієнта воронкою продажів. Система для управління клінікою оцифрує бізнес-процеси, і ви зможете вибудувати їх у зручну та ефективну схему.

Щоб воронка продажів працювала на вас, вона повинна враховувати особливості бізнесу. У KeyCRM є можливість налаштувати воронки під свої потреби. Все організовано у візуально простому та чистому форматі канбана: ліди переміщуються між різними етапами, їм надаються статуси та кольорові мітки, призначаються відповідальні адміни тощо.

З турботою про пацієнтів: нагадування про візити

Люди не люблять походи до стоматологів, тому їх потрібно пушити і регулярно нагадувати про профілактичні огляди, чищення та інші процедури. Це і є підхід, орієнтований на пацієнта.

Щоб щоразу не робити ці маніпуляції вручну, у crm для стоматологій можна налаштувати автоматичні повідомлення про заброньований час у SMS, email або месенджерах.

Розширена аналітика

Аналітика клієнтської бази, найбільш затребуваних послуг, завантаженості фахівців, моніторинг роботи лікарів, фінансових показників компанії – все це відображається у crm-системі для стоматологів.

А якщо я вже маю спеціалізоване ПЗ для стоматології?

Якщо ви керуєте великою клінікою, а не маленьким стоматкабінетом, можливо, ваш бізнес уже працює зі спеціалізованим програмним забезпеченням для стоматологій. Такі Crm-системи пропонують багато корисних опцій, але зазвичай дуже обмежені в налаштуванні комунікації з клієнтами через різні канали зв’язку.

KeyCRM повністю закриває це питання — збирайте заявки та спілкуйтеся з пацієнтами у чатах, месенджерах, соцмережах, телефоном або в email. Щоб використовувати плюшки обох рішень, можна налаштувати інтеграцію й об’єднати в операційній роботі дві CRM-системи.

Налаштуйте KeyCRM під свої бізнес-процеси

У KeyCRM багато модулів, всі вони доступні відразу після підʼєднання. Ви самі вирішуєте, яким функціоналом хочете заповнити своє рішення. Підключайте лише ті модулі, що потрібні вам для роботи. До речі, жодних лімітів і додаткових оплат за збільшення кількості підʼєднаних працівників немає.

Для автоматизації бізнесу в KeyCRM не потрібні інтегратори, програмісти, спеціальні знання чи досвід. Завдання crm для стоматології — спростити, а не ускладнити роботу. Тому ми створили максимально доступний і зрозумілий інтерфейс — навіть для людини, яка вперше зайшла до crm-системи. Для детальних інструкцій у нас є база знань, а якщо вам знадобиться допомога — служба техпідтримки.
Ви завжди можете масштабувати рішення, коли з’являться нові процеси чи завдання. А наша команда нон-стоп апгрейдить KeyCRM щоб максимально спростити вашу рутинну роботу. Приєднуйтесь і тестуйте KeyCRM безплатно до 30 днів.

Юля Погорелая
Пишу для digital та ecommerce. Вірю в корисні тексти та обожнюю людей, які дочитують статті до кінця.