Поєднання кількох масштабних бізнес-напрямів є викликом для будь-якої компанії. Зростання обсягів інформації, вдвічі більше операційних завдань, паралельні бізнес-процеси, налаштування різних воронок — потонути в такому потоці легко. Особливо якщо не маєш інструменту, що допомагає розкласти все по поличках.
Герой нашого сьогоднішнього кейсу, засновник і керівник компанії MOMOT BROKER Василь Момот, знає, як поєднувати кілька бізнес-напрямів, але зізнається, що точно не впорався б із цим без KeyCRM. Адже митний брокер — це завжди про чіткість, точність і дотримання законів. Команда Василя спрямовує свій час і зусилля саме на ці стратегічні питання, а от облік сотень угод, чатів, актів і рахунків спокійно довіряє KeyCRM.
MOMOT BROKER — митний брокер, який допомагає українському бізнесу з митним оформленням і навчає цього всіх охочих. Спеціалісти компанії вже оформили понад 20 000 декларацій, навчили понад 300 митних декларантів, виграли понад 100 спорів з митницею у суді.
Налаштування crm-системи та підготовку цього кейсу було реалізовано з партнером-інтегратором Point B. Агенція Point B допомагає українським компаніям ефективно цифровізуватися та ставати сильнішими завдяки впровадженню CRM-систем, наскрізної аналітики та автоматизації бізнесу.
Василю, вітаю! Ваша компанія займається митним оформленням, розкажіть, із чого все розпочиналось.
Я з 2013 року займаюсь митним оформленням, навчався за спеціальністю товарознавство та експертиза в митній справі, завершив курси митного брокера, працював в різних компаніях і згодом заснував власну справу. Тож сьогодні MOMOT BROKER допомагає українським бізнесам із різних галузей із митним оформленням. Це митне оформлення «під ключ»: від консультацій і оформлення митних декларацій до проведення митного огляду і відстоювання інтересів клієнта в суді.
Також ми навчаємо цього людей — створили онлайн-курси для тих, хто стикається з митним оформленням або хоче стати митним брокером.. Це різні люди, які наближені до цієї сфери, від менеджерів зовнішньоекономічної діяльності до логістів — вони або вже працюють із митним оформленням, або хочуть підвищити свою кваліфікацію, або змінюють напрям і тільки заходять у професію. Онлайн-продукти досить великі та цікаві. Маємо вже сьомий потік людей, і якби не KeyCRM, ми б точно з цим не впорались.
Як процеси в компанії були налаштовані спочатку і як ви прийшли до KeyCRM?
Спочатку, як і більшість, вели облік і всі процеси в ексельці. А ще в нас була дошка з нотатками😀 І якісь ключові штуки ми писали на ній. Писали, стирали, знову писали.
А коли роботи стало більше, то часу займатися цією писаниною вже не було. Ми знайшли KeyCRM, стало легше. Але ми постійно занурені у свою роботу, тому докладно розбиратися в функціях системи не мали змоги. Я, чесно кажучи, навіть не уявляв, які функції є в KeyCRM і як з ними працювати. Тому ми звернулись в агенцію Point B, і вони налаштували систему під наші потреби.
Стартували з crm у 2023 році з найбільш критичних функцій, потім додавали нові — і месенджери, нагадування, і аналітику. Ми налаштували KeyCRM під себе, і сьогодні я вже й не уявляю, як працювати без crm-системи. Ми систематизували клієнтську базу за імпортерами та експортерами, автоматизували всю комунікацію з пошти, вайбера, інстаграм і телеграм, задали членам команди різні ролі (контент-менеджер, брокер, менеджер з продажу з різними правами доступу) тощо.
Поговорімо про це докладніше. Які функції KeyCRM корисні для митних брокерів?
Давайте по черзі.
Угоди. Угод дуже багато, все це підвʼязано під внутрішні процеси й етапи, які ми маємо моніторити. Наприклад: отримали документи, внесли правки, підготували декларацію, подали на митницю, прийняли в роботу, оформили, отримання декларації, виставлення рахунку, оплата, акт виконаних робіт тощо. В crm-системі ми можемо легко та зручно відстежити весь ланцюжок, кожен етап, нічого не загубити і не проґавити.
Переписки з клієнтами. Я можу бачити всі діалоги — як мої колеги спілкуються з клієнтами. Ми омніканальні, тому дуже зручно, що всі чати приходять в одне меню — і з номерного Telegram, і з телеграм-бота, і з Instagram. І там же ми можемо відповідати замовникам, вести комунікацію, консультувати і, наприклад, відразу просувати новий лід воронкою продажу.
Воронки. Ми налаштували окремі воронки: 1) для послуги митного оформлення; 2) для онлайн-курсу з митного оформлення. Коли приходить запит, він відразу потрапляє в потрібну воронку. Зручно відстежувати статуси по кожній заявці та вести їх етапами до угоди. Щоб надіслати комерційну пропозицію, достатньо просто перетягнути її в потрібний лід: не треба шукати пошту, щось кудись прикріплювати, витрачати на це додатковий час.
Оплати рахунків. Ми бачимо повні та часткові оплати, вони підтягуються з банкінгів. Можемо відстежувати статуси вже після оплати, наприклад, чи отриманий акт виконаних робіт. Рахунок виставляється буквально двома кліками.
Фінанси. По онлайн-курсу ми підбиваємо підсумки після завершення кожного потоку. Тут теж усе відбувається з допомогою crm. Скільки ми витратили на певні організаційні й інші моменти, скільки отримали чистого прибутку тощо.
Нагадування. Трапляються ситуації, коли ми оскаржуємо рішення Митної служби, і за результатами суду треба вносити зміни в декларацію. Ми подаємо заяву до митниці на внесення змін в декларацію, яку митний орган має розглянути протягом 10 днів. Ми ставимо нагадування, що Х числа необхідно перевірити, чи отримали ми аркуш коригування від митниці. І в потрібний день система автоматично надсилає нагадування. Це дозволяє нам займатися ключовими питаннями і ніколи не губити такі дрібні, але важливі деталі.
Класно! Чи використовуєте вбудовану аналітику KeyCRM?
Так. Тут загалом базова історія, але дуже корисна — аналіз воронки продажу. Кількість звернень за кожним джерелом, конверсія лідів за статусами, на якому етапі лід «відвалився», чому тощо. Це допомагає вчасно реагувати на причину проблеми і пропрацьовувати її.
Також мене дуже підкуповує мобільність. Я можу онлайн зі свого смартфона з будь-якої локації ставити завдання команді та стежити за їхнім виконанням. Тобто я обираю конкретного відповідального, призначаю на нього завдання, встановлюю дедлайн, відстежую прогрес. Це зручно і я завжди в курсі того, що відбувається в бізнесі, навіть якщо я не в офісі.
Розкажіть трішки про митне оформлення. Яка зараз ситуація у вашій сфері? Чи вплинула на неї повномасштабна війна? Які виклики зараз стоять перед митними брокерами та компаніями, які користуються вашими послугами?
З 24 лютого 2022 року усе зупинилось, роботи майже не було, але наразі ситуація більш менш стабільна та передбачувана, об’єми значно виросли, дуже змінилась сфера логістики. В умовах війни змінилась також структура товарообігу експорту та імпорту. Багато товарів, які тоді були популярними та мали попит, сьогодні не завозяться. Натомість більший фокус на продукцію військового призначення та критичне обладнання, енергетично-паливні ресурси тощо.
Щодо митниці, тут важливо розуміти, що її основна функція — фіскальна. Збирати гроші з компаній і наповнювати бюджет. А звідки його наповнювати? З імпортерів.
Давайте на простому прикладі: ви купили в Китаї ручку за $1, ввозите товар в Україну, а митники кажуть, що така сама ручка в їхній базі проходить за $1,5 (хтось раніше купував за такою ціною). І митниця хоче, щоб ви платили митні платежі не з 1 долара, а з 1,5.
Існує шість методів визначення митної вартості. Наприклад, перший метод – це визначення за контрактом-інвойсом, тобто за тією вартістю, за якою ви купили товар. Але митниця не визнає цей метод і використовує шостий, резервний. Він передбачає використання інформації, зібраної митними органами з різних джерел, наприклад, цін на аналогічні товари на внутрішньому ринку, цін на товари, що постачаються в інші країни, або інші дані, зокрема мінімальну митну вартість за інформацією, внесеною в їхню митну базу.
Також під час оформлення вони шукають якісь розбіжності в документації. Наприклад, що пакування не входить у вартість товару, хоча в контракті написано, що входить. Такі «зачіпки» дозволяють робити коригування митної вартості — її підвищують без обґрунтованих причин. Імпортерам доводиться доплачувати кошти в бюджет, щоб оформити ввезення товару.
Ви допомагаєте компаніям уникнути такого сценарію?
Так. Насправді далі є два варіанти розвитку подій.
Перший — імпортер погоджується на підняття митної вартості та доплачує кошти. А доплата може бути як тисяча гривень, так і кілька мільйонів. Митниця задоволена, підприємець — ні.
Другий — коли клієнт доплачує ці кошти, але не погоджується з рішенням митниці. Далі в бізнесу є час, щоб оскаржити рішення в суді. Ми займаємося саме такими кейсами.
В нашій команді є досвідчені адвокати-юристи. Наразі ми виграли понад 100 справ, у яких митна вартість була незаконно завищена. І найважливіше — в нас немає жодної програної справи.
У більшості випадків бізнес просто побоюється загрузнути в судовій тяганині та не знає, що є інструменти, як протистояти таким зловживанням. Якщо у клієнта є повний пакет документів, якщо все чесно й законно, він у 100% виграє справу в суді. Інша справа, що судовий розгляд у різних рівнях інстанцій може тривати до 6-8 місяців. Але за виграними справами ці «доплачені» на митниці гроші повертаються клієнту на рахунок.
Бізнесу лячно «тягатися» з державною машиною в таких справах, але свої права треба захищати. Багато хто не розуміє, що це взагалі можливо, тому ми пояснюємо, що існують інструменти та механізми.
Ми розмитнюємо абсолютно різні товари: промислове обладнання, гаджети, скло, дзеркала, заморожені напівфабрикати, молочні продукти, сировину, автозапчастини, ПЕТ-гранули, обладнання для енергетичного сектору тощо. Серед найбільших клієнтів: Звенигора, Valesto, Aisberg, GOL, Bakery Food Investment, Хані Баджер та інші.
Поділитесь планами на майбутнє?
Зараз ми працюємо над великими проєктом — розробляємо навчальний курс у запису, щоб слухачі могли поглиблювати свої знання в зручному форматі в будь-якій точці світу в будь-який час. Наші спеціалісти діляться не тільки теоретичними знаннями, а й практикою — реальними кейсами та порадами, які ми самі використовуємо в роботі.
В майбутньому плануємо розробити ще один онлайн-курс — із зовнішньоекономічної діяльності безпосередньо для менеджерів, які працюють у міжнародній торгівлі.
Класні бонуси для читачів блогу: 50% знижка на перше митне оформлення з MOMOT BROKER і 30% знижка на будь-який формат навчання (Курс Стандарт та Курс Pro проходить онлайн в Zoom або будь-який пакет навчання в запису).
