Інвентаризація — одна з тих речей, яку завжди відкладають «на потім». Бо це довго, важко, нудно, ще й завжди щось не зійдеться. Але й без неї в торгівлі — ніяк. Інвентаризація товару не гарантує, що проблем не буде, але точно допоможе помітити їх вчасно: як працює склад, чи коректні дані в системі, скільки грошей лежить на полицях, що треба виправити та змінити.
В цій статті розбираємось, що таке інвентаризація, якою вона буває, як і навіщо її проводити, а також ділимося лайфхаками, як KeyCRM допомагає провести переоблік швидко й без стресу.
Що таке інвентаризація
Інвентаризація — це докладний і всебічний аудит ресурсів бізнесу: що є фактично, яка ситуація в системі обліку, де є збіги та розбіжності. Інвентаризація може стосуватися товарів, сировини, обладнання й будь-яких інших активів, які є на обліку в компанії. В ритейлі й онлайн-торгівлі ми маємо справу з товарами.
Щоб зрозуміти, що таке інвентаризація, уявіть ситуацію: локальний інтернет-магазин електроніки планує літній розпродаж і запускає акцію на вентилятори й зволожувачі повітря, які нібито є на складах. Принаймні так вказано в системі обліку товарів. Після старту рекламної кампанії виявляється, що влітку були активні продажі цієї продукції, й великої кількості товарів просто фізично немає на складі.
Це проблема інвентаризації. Якби звіряння запасів проводилось регулярно, таким ситуаціям можна було б запобігти. Це типовий кейс e-commerce-бізнесів, які розвиваються швидше, ніж встигають налаштувати й «відкатати» внутрішні процеси.
Для e-commerce, ритейлу, виробництва та логістичної галузі інвентаризація — це один із ключових етапів роботи. Вона дозволяє запобігти фінансовим збиткам через недостачу товару, пересортування, облікові помилки, можливі крадіжки тощо. Якщо в системі обліку магазину вказано 100 одиниць товару, а фактично в наявності — 90, це прямі фінансові втрати. Розуміння залишків і точність у складському обліку — це база для правильного управління інтернет-магазином, оскільки від цього прямо залежать обсяги й планування закупівель, виробничі процеси, запуск акцій і розпродажів, процес переоцінювання тощо.
Інвентаризацію не люблять. Інвентаризація напружує працівників і керівників. Її часто відтерміновують до останнього. Але щойно починаються «пожежі» через відсутній товар, недостачі чи розбіжності у звітах, стає зрозуміло, що інвентаризацію треба було робити вчасно.
Інвентаризація на підприємствах проводиться не задля «галочки». Ось які завдання вона розвʼязує в бізнесі.
Контроль фактичних товарних залишків
Без точного розуміння, скільки товарів є на складі, будь-яке планування стає гаданням на кавовій гущі.
Інвентаризація дозволяє:
- виявити реальні залишки товарів у різних категоріях;
- в рази зменшити ризики помилок у замовленнях;
- уникнути ситуацій, коли товару немає в наявності, а він «продається» чи рекламується.
Запобігання фінансовим втратам
Кожна одиниця товару має свою собівартість. Якщо товар зіпсувався чи загубився, це мінус гроші. Інвентаризація допомагає своєчасно виявити брак і прострочення термінів, через які товари списуються; неузгоджене переміщення запасів між складами або торгівельними точками; внутрішні або зовнішні крадіжки чи втрати.
Налагодження внутрішніх процесів
Інвентаризація дозволяє виявити прогалини у внутрішніх процесах, обліку, логістиці, командній роботі. Після проведення інвентаризації можна зʼясувати, де система працює некоректно, та що треба зробити для покращення ситуації: оновити інструкції, провести навчання команди, розробити правила проведення інвентаризації, змінити систему обліку, переналаштувати інтеграцію зі складами тощо.
Підтримка клієнтського сервісу та задоволеності
Інвентаризація — це внутрішній процес, від якого суттєво залежить якість сервісу та задоволеність ваших клієнтів. Коли покупець бачить товар «в наявності», він розраховує, що це дійсно так. Страшний сон будь-якого менеджера — дзвінок замовнику «Вибачте, цього товару немає в наявності». Такі ситуації б’ють не тільки по продажах, а й по довірі. Інвентаризація знижує вірогідність таких факапів, особливо якщо ви використовуєте автоматизацію процесів обліку, оновлення залишків і контролю складу.
Коректне планування закупівель
У плануванні закупівель керівники відділів і менеджери спираються на звіти та цифри. Але якщо дані в них не відповідають дійсності, це просто марні витрати часу й зусиль. Інвентаризація разом із даними аналітики продажів та іншими фінансовими звітами дозволяє правильно оцінити поточну ситуацію, прибутковість окремих SKU, купівельний попит і відповідно до цих даних спланувати обсяги закупівель.
Оптимізація складу
Недостача — проблема. Але й надлишки продукції створюють багато незручностей. Такі товари — це заморожені гроші. Вони займають місце на складі, потребують обліку, обслуговування тощо. Інвентаризація товару — це найкращий спосіб, щоб точно виявити залежані позиції й оптимізувати складські площі.
Види інвентаризації: які бувають та коли їх проводять
Інвентаризація в магазині буває різною. Інколи вона проходить за планом, інколи — ні. Одному інтернет-магазину достатньо одного аудиту складу на пів року, а іншому варто робити це щомісяця. Все залежить від асортименту, рівня продажу, швидкості обігу товарів і загальної специфіки бізнес-ніші.
Розгляньмо основні види інвентаризації, коли вони проводяться та з якими завданнями допомагають впоратися.
Планова
Планова інвентаризація — це заздалегідь запланована перевірка складу й товарних залишків, яка проводиться за погодженим графіком. Це може бути раз на пів року, квартал, місяць чи тиждень. Планові перевірки дозволяють підтримувати облік товарів в ідеальному стані, контролювати динаміку товарних і категорійних змін (які позиції розкуповуються в нуль, які — накопичуються в залишках) і запобігати форс-мажорам у високий сезон.
Позапланова
Це своєрідна екстрена інвентаризація, що проводиться поза планом, зазвичай як відповідь на певну проблему. Вона може бути повною або частковою (перевірка лише однієї категорії товару чи одного складу).
Причини проведення інвентаризації позапланово:
- виявлені розбіжності в обліку;
- зміна відповідального працівника, наприклад, звільнення менеджера складу;
- підозра на крадіжки;
- форс-мажори (пожежа, ракетний обстріл, збої в цифрових системах підприємства).
Як правило, такі перевірки проводяться відразу після інциденту, щоб виявити критичні проблеми та швидко їх усунути.
Річна
Річна інвентаризація — це, простими словами, комплексна перевірка перед закриттям фінансового року. Проводиться в кінці фінансового року або перед поданням звіту для податкової чи зовнішніх аудиторів і партнерів. Актуально для виробничих компаній, яким потрібно звітувати про матеріали, обладнання, готову продукцію на складах.
Ревізійна
Для проведення інвентаризації формується спеціальна внутрішня чи зовнішня команда, яка глибоко й докладно аналізує облікову систему компанії, шукає системні проблеми й дає рекомендації щодо їхнього усунення. Часто охоплює не тільки товарні залишки, а й інші операції (документообіг і внутрішні процедури) і є актуальною за зміни власника, інвестора чи топменеджерів.
Інвентаризація товарів на складі та в магазині: проблеми й рішення
Коли ми говоримо про інвентаризацію на складах інтернет-магазинів, треба розуміти, що це динамічна система, що постійно перебуває в русі та змінах.
Чому тут можуть виникати проблеми:
- розбіжності між фактичною наявністю та зазначеними в системі одиницями, особливо якщо облік ведеться вручну й не автоматизований;
- людські помилки — «не туди поклали», «випадково забули списати» тощо;
- втрата статусу товару — іншими словами, коли частина залишків зависає в резерві чи на поверненні.
Завдання інвентаризації на складі — максимально впорядкувати все, що там зберігається, а також впровадити прозорі й зрозумілі системи обліку та списання. Ось за яким планом можна рухатися.
- Розділення складу на зони. Наприклад, А1 — аксесуари. Починаємо з першої зони, проводимо звірку, фіксуємо результати й тільки після цього рухаємося далі. Це мінімізує дублювання.
- Призупинення роботи під час інвентаризації. В ідеальному світі на час інвентаризації варто призупинити свої операції: товар не приїжджає, не обліковується і не виїжджає. Якщо це неможливо, кожен рух на складі під час переобліку повинен фіксуватися.
- Маркування продукції. Коробка без маркування — потенційний ризик. Її можна взагалі не порахувати, а можна порахувати аж двічі. А мета інвентаризації якраз полягає в усуненні таких проблем. Кожен SKU повинен мати штрихкод, серійний номер або хоча б внутрішній код.
Коли мова йде про магазин із фізичними точками продажу, часто тут є вітрина й складське приміщення, де частина продукції вже розпакована, частина — на продажі чи навіть в примірочній, частина — лежить тут без обліку.
Що спричинює проблеми:
- «розібрані» комплектації, наприклад, набір повинен продаватися як одне ціле, а фактично частину з нього вже відокремили й реалізували;
- зарезервовані товари;
- особистий контроль власника чи керівника, особливо у невеликих магазинах. Це створює сліпі зони для працівників.
Під час проведення інвентаризації важливо централізовано фіксувати результати та виробити алгоритм дій на випадок виявлення розбіжностей.
Як зробити інвентаризацію в KeyCRM
У KeyCRM реалізований вбудований складський облік із купою корисних опцій.
Складський облік в CRM дозволяє вести відразу кілька складів, привʼязувати до них окремі майданчики (сайт, маркетплейс, лендинг) і контролювати товарні запаси. Ви можете в один клік синхронізувати залишки з маркетплейсами — вони автоматично оновляться, і вам більше не треба робити це вручну.
Є функція резервування товару, яке бачать усі працівники, і автоматичного списання з залишків після оплати замовлення. Складський облік в KeyCRM — це зручно, швидко й інформативно, оскільки дозволяє відстежувати повну історію руху товарів, залишків, оприбуткувань, продажів тощо.
Також KeyCRM дає можливість проводити переоблік товарів і виявляти можливі відмінності між фактичною наявністю на складах і даними системи. Щоб активувати розділ «Рух товарів», потрібно ввімкнути складський облік у KeyCRM. Далі все організовано максимально зрозуміло й інтуїтивно.
- У розділі «Рух товарів» ви можете побачити перелік усіх операцій, які проводяться з продукцією. Вмикаємо режим інвентаризації і розпочинаємо переоблік.
- Наступний крок — вибір складу, на якому проводитиметься інвентаризація. Якщо ви користуєтесь тільки одним складом, він покажеться відразу. Якщо складів кілька, обирайте потрібний. Для зручності реалізовано поле коментарів, де можна зазначити важливі ремарки щодо цього переобліку.
- Додавати товари під час інвентаризації можна вручну або з допомогою сканера штрихкодів і артикулів. Зі сканером усе простіше — товари миттєво додаються в документ. З ручним введенням доступний пошук за назвою, артикулом і категоріями.
- За результатами переоблік ви отримуєте таблицю, яка й дозволяє побачити реальний стан справ на складі. В ній показується фактична кількість товару, його складські залишки (вказані в системі), розбіжності в кількості, а також відхилення в сумі закупівлі.
- На цьому етапі ви вже можете оновити залишки по асортименту до фактичних і зберегти всі зміни в системі за результатами інвентаризації, щоб легше орієнтуватися в ситуації в майбутньому.
Ось докладна інструкція, як провести інвентаризацію в магазині з допомогою KeyCRM.
Висновки
Інвентаризація товару — це рутинний, але важливий процес, від якого залежить багато інших операцій. Коли товар не контролюється, він перестає працювати на бізнес і прибуток. Інвентаризація проводиться якраз для того, щоб зʼясувати, як цей товар рухався і де він зараз. У короткій і довгій перспективі це дозволяє уникнути фінансових втрат і помилок персоналу, виявити сліпі зони в обліку, виправити розбіжності й побачити динаміку за товарними позиціями та категоріями.
Для інтернет-магазинів і роздрібної торгівлі інвентаризація — це насамперед відповіді на важливі запитання: що реально відбувається на складі, скільки коштів заморожено в залишках і наскільки система обліку відповідає дійсності. Регулярна інвентаризація дозволяє працювати системно, а не хаотично. А з розумними інструментами від KeyCRM складський облік та інвентаризація проходитимуть легше та без зайвого клопоту.
