Прогнозування кількості товару та планування складських запасів — один із критичних напрямів для будь-якого інтернет-магазину. Без правильного планування бізнес ризикує втрапити у подвійну пастку. Надлишок — коли на складі «заморожено» багато товарів, які не продаються, дефіцит — коли попит на продукт є, але його немає в наявності.
В першому випадку гроші, вкладені в закупівлю, перестають працювати: товар потребує зберігання, обліку й інвентаризації, але не приносить компанії доходу. Це «заморожені» гроші.
В другому — бізнес ризикує втратити продажі й отримати невдоволення покупців. Люди не чекатимуть, доки у вас буде нове постачання, вони просто оформлять замовлення в іншому інтернет-магазині. Це недоотриманий прибуток.
І надлишок, і дефіцит можуть дорого коштувати компанії, тому прогнозування товарних запасів і планування складських залишків в онлайн-торгівлі повинно базуватися на цифрах й аналітиці.
В цьому гайді ми даємо практичні моделі та формули, які зможе використовувати навіть невеликий онлайн-бізнес, щоб коректно аналізувати попит, розраховувати обсяги закупівель, контролювати складські залишки, враховуючи історію продажів, сезонність і швидкість обігу продукції.
Чому неправильне управління запасами коштує бізнесу грошей
За світовою статистикою, витрати на зберігання складських запасів становлять від 20% до 30% загальної вартості товарів. Водночас 45% компаній стикаються з дефіцитом продукції у пікові сезонні періоди. І те, і те в глобальному масштабі коштує бізнесу мільярдів доларів.
Кожна закупівля — це не стільки про логістику, скільки про гроші, що впливають на дохід, оборотність коштів і можливості для розвитку. Ви можете або «заморозити» кошти у запасах, або недоотримати прибуток через відсутність потрібних позицій.
Коли товари закуповуються з великим запасом
- Гроші вже в товарі, їх не використаєш для інших закупівель чи запуску таргету.
- Продукція, що лежить на складі, продовжує витрачати ваші гроші: оплата складської площі, переміщення, облік та інвентаризація. Що довше вона лежить, то дорожче обходиться.
- Застарівання — за статистикою, 30% надлишків товарів на складі щорічно застаріває. Це особливо актуально для одягу, косметики, техніки, аксесуарів, сезонних продуктів.
Приклад: інтернет-магазин закупив аксесуарів для гаджетів на 3 млн гривень. Якщо третина цих запасів не продалася протягом кількох місяців, отже, близько 900 тисяч гривень вилучені з обороту. Ці гроші продовжують «лежати» на складі, на них вже не закупиш топові позиції, не протестуєш нові категорії та не запустиш рекламу, яка могла б принести нові угоди.
Коли на складі немає потрібних позицій
- Дефіцит товарів на складі призводить до втрачених продажів і недоотриманого прибутку — клієнт не буде чекати нового постачання, а купить потрібне у конкурентів. Особливо якщо мова йде про товари-локомотиви, що генерують велику частину доходу.
- Це може викликати ланцюгову реакцію — втрачений покупець, мінус повторні продажі та рекомендації, репутаційні ризики.
Приклад: інтернет-магазин продає 10 одиниць фітнес-браслетів на день із маржею 400 грн. Через відсутність товару на складі та затримку постачання на тиждень, бізнес недоотримує 28 тисяч гривень валового прибутку.
Прогнозування товарних запасів — це постійний пошук балансу, як не заморозити гроші в запасах і водночас забезпечити доступність популярних товарів.
Як прогнозувати запаси товарів: ABC-аналіз
Прогнозування товарних запасів, коли у вашому каталозі багато SKU, повинно базуватися на пріоритезації. База такого підходу — ABC-аналіз. Не вся продукція є однаково цінною для компанії: частина її приносить левову частку доходу, частина продається стабільно і важлива для широти асортименту, а решта — взагалі ніяк не впливає на виручку.
ABC-аналіз базується на принципі Парето 80/20: в e-commerce це означає, що 20% товарів приносять 80% фінансового результату. Звісно, це умовність, співвідношення може бути 75% на 25% або 70% на 30%. Усе залежить від ніші, але закономірність простежується. Відповідно, оптимальний рівень товарних запасів різних за цінністю категорій повинен бути різним.
Як розбити товари на категорії A, B і C
Алгоритм ABC-аналізу простий:
- Підготуйте зріз продажів. Зазвичай для цього беруть історичні дані за останні пів року/рік чи довші періоди з урахуванням сезонності.
- Порахуйте виручку за кожну товарну позицію. Тут важливо аналізувати не лише кількість проданих одиниць товару, а й суму, яку вони принесли компанії. Один продаж товару X може приносити більше доходу, ніж сотні проданих товарів Y.
- Зробіть сортування за спаданням: вверху — позиції, які формують основну частину виручки.
- Розділіть увесь асортимент на три групи: A — товари, які забезпечують 70-80% виручки, B — товари, що дають ще 15-20%, C — решта, які забезпечують мінімальний плюс.
Умовний приклад ABC-аналізу для інтернет-магазину електроніки
Після такого ABC-аналізу запасів ви вже можете обирати стратегію, як планувати закупівлі для магазину та як керувати різними категоріями.
Як управляти категоріями товарів A, B і С
Кожна категорія є по-різному цінною для магазину, генерує різну частку доходу та потребує різних підходів.
Основний фокус — категорія A. Це саме ті товари, що повинні бути в наявності постійно:
- підтримка страхового запасу;
- регулярний контроль залишків на складі;
- регулярні постачання (навіть якщо меншими партіями, але постійно);
- головне завдання — уникнути дефіциту, адже відсутність товарів категорії A найсильніше вдарить по фінансових показниках.
Тримаємо руку на пульсі — категорія B. Це ті товари, що критично не впливають на дохід, але вони стабільно продаються і потрібні для підтримання різноманіття асортименту:
- регулярні закупівлі за графіком;
- контроль і перегляд залишків;
- можливі коригування відповідно до сезонних факторів чи змін у попиті.
Мінімум запасів — категорія C. У цьому випадку логічніше мати мінімальний запас або взагалі працювати під замовлення, щоб уникнути ризиків. Адже саме ця категорія зазвичай створює той самий резерв «заморожених» грошей.
Але й видаляти ці товари з асортименту не завжди правильна стратегія. Деякі товари можуть доповнювати основні та продаватися як супутні, а деякі — вистрілювати кілька разів на рік у пікові сезонні сплески.
Щоб у цьому розібратися варто проаналізувати саме такі моменти: чи продається товар як супутній, чи допомагає підтримувати широту асортименту, чи є сезонність, чи не вплине його вилучення на продажі.
Далі найпоширеніших сценаріїв три:
- мінімізація закупівель і робота під замовлення;
- розпродаж залишків;
- повне виведення з асортименту.
ABC-аналіз — це простий інструмент, який дає розуміння, які товари заробляють найбільше грошей, а які підпадають під оптимізацію складських залишків.
XYZ-аналіз: враховуємо стабільність попиту
ABC-аналіз не є самодостатнім для охоплення всієї картини. Для керування запасами та прогнозування закупівель використовують додатковий інструмент, що корелює з попитом, — XYZ-аналіз товарів. У звʼязці ці підходи дають точніше та повніше розуміння планування постачань, створення страхового запасу та мінімізації ризиків.
Як працює XYZ-аналіз
Два товари можуть бути приблизно однаково цінними для доходу компанії, але попит на один продукт є стабільним протягом усього року, а на інший — тільки перед новорічними святами та Днем матері. В основі цього підходу до аналізу асортименту лежить простий принцип: що більш передбачуваним і стабільним є попит на товар X, то легше прогнозувати потрібний запас цієї одиниці на складі.
За результатами цього аналізу всі товарні позиції розподіляються в три категорії:
- X — стабільний попит, річ продається однаково стабільно кожен тиждень чи місяць, завдяки мінімальним ситуативним і сезонним коливанням прогнозувати попит легко;
- Y — циклічні або сезонні коливання попиту. Фактори, що впливають на продажі (сезон, навчальний рік, свято) можна спрогнозувати, тому на перший план виходять прогнозування попиту на сезонні товари та сезонне планування запасів;
- Z — непередбачуваний попит, який важко або неможливо спрогнозувати, навіть маючи потужну аналітику. Хвилі попиту зазвичай провокуються ситуативними трендами з соцмереж і вірусними роликами. Тут важливо не накопичувати складські залишки, стежити за трендами та продажами й працювати з малими партіями.
Приклад: товари категорії X — продукти, побутова хімія, фармацевтика; категорія Y — кондиціонери та вентилятори, осушувачі та обігрівачі, зимовий одяг і взуття, шкільна канцелярія, святковий різдвяний декор, садове приладдя; Z-категорія — сімпл-дімпл, спінери, термочашки Stanley, дубайський шоколад.
Як ABC і XYZ працюють разом
ABC XYZ аналіз складу дає найповніше уявлення про потрібну кількість запасів. Ви можете одночасно оцінити і фінансову цінність товару для компанії, і стабільність попиту на нього.
Ось як працюють різні комбінації категорій з ABC і XYZ-аналізу під час вибору стратегії керування запасами та закупівель.
Як прогнозувати закупівлі та контролювати складські запаси з урахуванням комбінацій і категорій ABC- та XYZ-аналізу
Приклад: в інтернет-магазині дитячої продукції в комбінацію AX потрапляють дитячі підгузки, дитячі вологі серветки, базові молочні суміші. AY — зимові комбінезони, шкільні рюкзаки та канцелярія, дитячі надувні басейни для дачі, жилети й нарукавники для плавання. AZ — поп-іт, іграшки з тіктоку, фігурки персонажів із серіалів і мультиків, які зараз на піку популярності.
Точка замовлення і страховий запас: формули розрахунків
Розрахунки ABC XYZ аналізу дають базу для управління запасами в інтернет-торгівлі. Але залишається запитання, коли саме потрібно замовляти у постачальника нову партію, щоб і дефіциту не було, і не законсервувати гроші в надлишкових товарних запасах. Для цього існують точка замовлення товарів і страховий запас товарів, які враховують історичні дані про продажі й усереднені терміни постачань.
Що таке точка замовлення і як її порахувати
Точка замовлення (з англ. — Reorder Point) — це та мінімальна кількість залишків, за якої вже треба оформлювати заявку постачальнику на нову партію.
Є кілька формул розрахунку цього показника. В ідеальних умовах, коли попит і графік постачань стабільні і без відхилень, можна використовувати такий варіант:
Точка замовлення = d * L,
де d — це середньоденний обсяг продажу товару;
L — час постачання нової партії, вимірюваний у днях.
Але в реальності бізнес використовує формулу з додатковим страховим запасом, щоб підстрахуватися від затримок у постачанні та непрогнозованих коливань попиту:
де d — це середньоденний обсяг продажу товару;
L — час постачання нової партії, вимірюваний у днях;
SS — резервний запас, який постійно має бути на складі.
Приклад: інтернет-магазин продає 50 холодильників на день, постачальнику вдається доставити нову партію за 6 днів. Мінімальний страховий запас — 200 холодильників. Відповідно: 50 * 6 + 200 = 500. Тобто в момент, коли на складі залишається 500 одиниць товару, продавець повинен оформити нову заявку. Якщо проґавити цей момент, товар може завершитися до надходження наступної партії.
Страховий запас: скільки товару тримати «про всяк випадок»
Для початку не варто сприймати страховий запас як щось «про всяк випадок». Це важливий буфер, потрібний онлайн-магазину для тих випадків, коли реальна ситуація в продажах відрізняється від тієї, яку ви прогнозували.
Найпростіша формула має такий вигляд:
Приклад: інтернет-магазин продає 10 кавових машин на день, але перед святами та в інші пікові періоди рівень продажів зростає до 20. Максимальна затримка постачання від партнера становить 10 днів. Відповідно, страховий запас продукції становить (20 – 10) * 10 = 100 одиниць. Тобто страховий запас компанії становить 100 кавомашин, які повинні бути на складі, щоб не виникло дефіциту.
Страховий запас не повинен створювати додаткове навантаження на склад і генерувати додаткові залишки. Тому особливо уважно та ретельно треба оцінювати товари з категорій із нестабільним попитом на кшталт CZ і BZ.
Як часто переглядати точку замовлення
Точка замовлення — це змінний показник, на який можуть впливати швидкість продажів, термін постачання, сезонність. Тому переглядати її варто регулярно — у звичайних умовах раз на квартал.
Однак є ситуації, коли точка замовлення потребує оперативного коригування:
- якщо змінився постачальник і терміни доставлення;
- перед стартом нового сезону;
- після суттєвого зростання чи падіння продажів;
- через розширення асортименту;
- залучення нових каналів продажу та запуску великих маркетингових кампаній.
Складський облік в онлайн-магазині повинен розвиватися динамічно й паралельно зі зростанням самого бізнесу.
Сезонне планування запасів: як підготуватися заздалегідь
Коли сезон стартує, постачальники вже працюють у режимі інтенсивного навантаження, через що терміни доставлення можуть збільшуватися, а найпопулярніші товари — закінчуватися. Тому до сезонних піків треба готуватися заздалегідь. Найголовніше, що треба знати: планування запасів перед сезоном базується на даних про час і відсоток зростання попиту.
Як визначити сезонні пікові точки для свого інтернет-магазину
Відкриваємо історію продажів за останні 1-2 роки й аналізуємо, в які місяці продажі зростають, коли сягають максимальних позначок і коли повертаються до звичних показників.
Є показник, який допомагає вирахувати сезонні сплески — сезонний коефіцієнт.
Приклад: протягом року магазин канцелярії продає 1000 ручок Parker на місяць, а в грудні — 2500 одиниць, сезонний коефіцієнт складатиме: 2500 ÷ 1000 = 2,5. Тобто грудневий попит збільшується у 2,5 раза, і це треба врахувати під час планування закупівлі товару.
За який час замовляти товар перед початком сезону
Товари повинні бути у вас на складах ще до того, як клієнти почнуть активно ними цікавитись.
Формула розрахунку:
Під час розрахунку треба враховувати також додаткові фактори:
- час, потрібний на виробництво потрібної кількості товарів;
- митне оформлення для імпорту;
- час, необхідний для доставлення;
- форс-мажорні затримки.
Якщо ваші піки припадають на різдвяні свята чи Міжнародний жіночий день, то прогнозування попиту на сезонні товари та закупівлі варто розпочинати ще в жовтні-листопаді та січні відповідно.
Що робити із залишками після завершення сезону
Тут може бути кілька стратегій:
- розпродувати за зниженими цінами (акції, знижки, спеціальні пропозиції);
- зберігати до початку наступного піка;
- скоротити кількість товарних запасів або взагалі вивести з асортименту.
Якщо річ швидко втрачає актуальність, застаріває чи псується, підходить перший варіант. У другому випадку потрібно додатково оцінити витрати на зберігання й прогнозованість попиту. Третій підхід зазвичай застосовується, коли позиція реалізується суттєво гірше, ніж ви прогнозували.
Автоматизація прогнозування запасів: від Excel до CRM
На початку малий бізнес в Україні здебільшого використовує для прогнозування запасів і планування складських залишків Excel. Коли товарів небагато, у вас є кілька постачальників, а товари продаються в 1-2 каналах, цього цілком достатньо.
Але коли кількість SKU зростає, додаються продажі на маркетплейсах, є фулфілменти чи кілька складів, можливостей Excel стає недостатньо. Тут потрібна вже повноцінна програма складського обліку. Ми радимо переходити з таблички в CRM зі складським обліком, коли кількість SKU становить 200-300, а бізнес використовує для продажів більше ніж один канал.
Якою повинна бути сучасна система управління запасами для малого бізнесу: поради з вибору
Перелік можливостей, які повинні бути в ефективному та зручному рішенні для складського обліку:
- підтримка кількох складів;
- облік складських операцій на кшталт резервування, списання, повернення, інвентаризації, оприбуткування тощо;
- відтворення актуальних залишків у реальному часі;
- синхронізація залишків між усіма магазинами та складами;
- автоматичне списання після надсилання замовлення;
- інтеграції з маркетплейсами, інтернет-магазинами, сервісами доставлення.
Як складський модуль keyCRM допомагає контролювати запаси
CRM зі складським обліком keyCRM дає змогу управляти складськими запасами та прогнозувати складські залишки централізовано — з одного зручного інтерфейсу. А завдяки інтеграції складського модуля keyCRM із модулем замовлень, клієнтів, каналів продажу, оплат і доставок, цей процес стає частиною загальної бізнес-системи, а не відірваної відокремленою таблицею, яку потрібно звіряти з іншими даними вручну.
Контроль складських залишків і прогнозування запасів працюють ефективно лише тоді, коли компанія та менеджери оперують актуальними однаковими для всіх стейкхолдерів даними. Якщо процес оновлення залишків здійснюється вручну раз чи кілька разів на день, ці дані вже не забезпечують потрібної точності та релевантності.
Складський облік у keyCRM інтегрований в усі інші процеси інтернет-магазину. Наприклад: покупець оформлює замовлення, товар резервується в системі, після відправлення здійснюється автоматичне списання й оновлення залишків на складах. У систему підʼєднані і інтернет-магазини, і маркетплейси, і кілька складів, і всі поштові оператори.
Можливості keyCRM для складського обліку:
- відстеження повного руху товарів — від постачання на склад, до переміщення, повернення, списання та інвентаризації;
- облік товарів на кількох складах;
- контроль залишків в реальному часі;
- автоматичне резервування продуктів після оформлення замовлення та списання після надсилання посилки;
- синхронізація залишків між різними каналами продажів — сайт, маркетплейси, соціальні мережі тощо;
- швидке формування документів для складських операцій.
У keyCRM є докладна аналітика продажів по кожному товару та кожній варіації товару, щоб ви могли аналізувати продажі за будь-який період як у розрізі окремих майданчиків чи магазинів, так і загально.
Висновки
Звісно, жодна CRM не зробить за менеджера його роботу — не спрогнозує попит і не створить графік поповнення запасів з урахуванням багатьох змінних. Але crm-система дає цінні дані для аналізу й розробки стратегії — точне відтворення залишків, історія продажів, рух товарів, синхронізація між складами. Саме ця інформація є основою для аналізу, розрахунків точки замовлення, страхового запасу та тактики сезонного планування. Щоб спробувати можливості складського обліку, keyCRM пропонує до 30 днів безплатного тріалу. Після підʼєднання ви отримаєте доступ до повного функціоналу системи та зможете протестувати якісний і сучасний складський модуль CRM, що дає розуміння, як уникнути дефіциту товарів, не заморозити гроші в запасах і автоматизувати закупівлі в інтернет-магазині.
Поширені запитання
Що таке ABC-аналіз товарів і як його зробити?
ABC-аналіз товарів — це підхід до пріоритезації товарного асортименту, що дозволяє зрозуміти, наскільки цінною є кожна позиція за її внеском у фінансовий результат. Категорія A (20% асортименту) забезпечує 80% доходу, B — ще 15-20%, C — решта товарів, які не дають значної чи відчутної виручки. Для аналізу потрібно зібрати дані про продажі за рік, розрахувати виручку для кожного товару, відсортувати за спаданням і визначити частку виручки для розподілення по категоріях. Для максимальної інформативності ABC-аналіз доповнюють XYZ-аналізом.
Які програми використовують для обліку товарів?
На старті для складського обліку товарів часто використовують таблиці, але після зростання обсягів продажів і розширення каналів цього стає недостатньо. Оптимальним варіантом є CRM зі складським обліком, інтегрованим у загальну систему управління онлайн-бізнесом. CRM автоматизує управління залишками й допомагає коректно планувати закупівлі.
Як прогнозувати продажі нового товару, якщо ще немає статистики?
Через відсутність статистики вам варто застосовувати комплексний підхід: аналіз показників продажів подібних товарів в асортименті, закупівля тестової партії для оцінки попиту в реальних умовах, аналіз ринку, сезонних факторів, популярності пошукових запитів, конкурентного середовища тощо. Після накопичення власних історичних даних прогноз продажів варто будувати вже на їхній основі.
