Оптимізація бізнес-процесів за допомогою автоматизації KeyCRM та ApiX-Drive

Згідно з результатами дослідження аналітичної компанії Research & Markets, у 2024 році ринок автоматизації бізнес-процесів (BPA) становить приблизно $16,77 мільярда. Очікується, що він зросте до $39,62 мільярда до 2030 року. Для порівняння: у 2020 році він становив лише $9,8 мільярда.

Цьогоріч розробник програмного забезпечення для спільного керування проєктами Kissflow вирішив проаналізувати ринок автоматизації робочих процесів. Ось результат, який він отримав: 78% керівників бізнесу вважають, що автоматизація підвищує загальну продуктивність організації. Минулого року компанія Oracle, досліджуючи ефективність маркетингових технологій, виявила, що використання автоматизації в маркетингу дозволяє збільшити кількість лідів на 80% та підвищити конверсії на 75%. Ще один розробник програм Workona у цьому році поділився даними, отриманими в результаті вивчення автоматизації робочих процесів у великих компаніях. У його звіті було зазначено, що автоматизація дозволяє знизити витрати на 24% протягом наступних трьох років та збільшити доходи на 15% в цільових сферах.

Враховуючи постійне зростання актуальності автоматизації, пропонуємо визначити та усвідомити її ключові переваги. У цій статті ви дізнаєтеся, як за допомогою інтеграції різних платформ автоматизувати передачу даних між ними, та ознайомитесь із практичними прикладами застосування цього методу для оптимізації робочих процесів.

Переваги автоматизації бізнес-процесів

Впровадження автоматизації у бізнес-операції надає значні переваги, які включають:

  • Заощадження ресурсів. Автоматизація мінімізує витрати на рутинну роботу, таку як введення даних, їх облік та керування документами. Вона також допомагає знижувати частоту помилок, спричинених людським фактором, що зменшує потребу у витратах на їх виправлення.
  • Збільшення продуктивності. Системи автоматизації здатні швидко обробляти дані та виконувати бізнес-завдання, дозволяючи обробляти більше замовлень чи запитів за коротший час.
  • Покращення обслуговування клієнтів. Автоматизовані сервіси надають клієнтам актуальну інформацію про статус замовлень, наявність товарів та доступність послуг у режимі реального часу.
  • Вдосконалення аналітики. Сучасні автоматизаційні інструменти забезпечують детальний аналіз даних, що дає можливість виявляти тренди, прогнозувати потреби й оптимізувати використання ресурсів.

Кожен з цих аспектів може суттєво змінити ваші підходи до ведення бізнесу. Результат не забариться. Робочі процеси стануть ефективнішими та, як наслідок, підвищиться загальна продуктивність підприємства.

Інтеграція сервісів – прогресивний метод автоматизації

Успішно автоматизувати бізнес-процеси сьогодні допомагає ціла низка сервісів: CRM-системи, ERP-системи, автоматизатори електронного маркетингу, онлайн-конектори. Ці інструменти здатні найкращим чином оптимізувати різні аспекти керування підприємством. Поодинці вони непогано виконують покладені на них завдання. Та якщо об’єднати їх, можна суттєво пришвидшити робочі процеси та підвищити їх якість. Одним словом, отримати автоматизацію у квадраті, а то й в кубі.

У 2023 році корпорація IBM провела дослідження щодо власних послуг з автоматизації. Воно засвідчило, що інтеграція різних систем може знизити витрати на обробку претензій на 93% і зменшити кількість повторних робіт на 50%. Ці результати чітко продемонстрували важливість використання такого методу автоматизації для покращення взаємодії з клієнтами та зниження витрат на обслуговування додатків. Розробник програмного забезпечення Imaginovation у своєму цьогорічному звіті також наголосив на важливості інтеграції різних систем для досягнення максимального ефекту від автоматизації.

Для швидкої автоматизації робочих процесів застосовуються спеціалізовані програми –  онлайн-конектори. Ці інструменти допомагають легко та ефективно з’єднувати різні системи та платформи, забезпечуючи безперервний, стабільний обмін даними між ними. Компанії та приватні особи можуть інтегрувати необхідні сервіси без залучення розробників і навіть без потреби в опануванні програмування.

Найчастіше онлайн-конектори застосовуються у таких напрямках:

  • Маркетинг. Конектори автоматизують маркетингові кампанії. Вони допомагають переносити дані про нових підписників, наприклад, з вебформи чи рекламного акаунта Facebook на платформу для email-маркетингу.
  • Керування клієнтськими даними. Сервіси-інтегратори дають можливість синхронізувати дані клієнтів у CRM-системі та інших сервісах, які використовуються для реалізації бізнес-процесів. Це гарантує актуальність всієї інформації про них, а також оптимізує процеси формування рахунків та керування взаємовідносинами з покупцями товарів чи замовниками послуг в цілому.
  • Обробка замовлень. Інтеграція сайту чи вебформи з Google Sheets, таск-менеджером або месенджером дозволяє автоматично передавати інформацію про нові замовлення в базу даних чи менеджерам для пришвидшення їх обробки.
  • Аналітика. Інтеграція різних джерел даних з єдиним зручним сервісом для їх збору дозволяє отримувати комплексні звіти в онлайн-режимі. Дані з CRM, системи обліку продажів та платформи електронної комерції можуть збиратися, наприклад, в Google Sheets, месенджері тощо, де вони використовуватимуться для швидкої обробки та аналізу ефективності продажів.

Використання онлайн-конекторів значно спрощує інтеграцію та автоматизацію. Вони дозволяють компаніям швидше адаптуватися до змін у бізнес-середовищі та підвищити якість і результативність операцій.

Як працює інтеграція

Розглянемо, як функціонує інтеграція на прикладі онлайн-конектора ApiX-Drive. Спочатку користувач має зареєструватися в системі та створити особистий кабінет. Після цього він може починати інтеграцію обраних систем. Першим кроком є визначення джерела даних, яким може бути будь-який онлайн-сервіс: від CRM-системи до електронної пошти. Наступний крок – користувач обирає цільову систему, куди будуть передаватись дані. Нею може бути база даних, маркетингова платформа чи якийсь інший інструмент.

Особливістю ApiX-Drive є можливість детального налаштування кожної інтеграції з урахуванням індивідуальних потреб користувача. Наприклад, можна налаштувати фільтри, які дозволять передавати лише важливу інформацію про нові замовлення, водночас ігноруючи дані про скасовані, що втратили свою актуальність.

Завершальний етап – налаштування частоти автоматичного оновлення даних. Воно може відбуватися кожну хвилину, кожні декілька хвилин, щогодини або щодня, залежно від потреб користувача. Запуск автоматичного режиму оновлення даних забезпечує постійну актуальність інформації без необхідності ручного втручання.

Практичні приклади інтеграції сервісів

У сучасному діловому світі, де швидкість і точність обробки інформації, суттєво впливають на успішність компанії, інтеграція сервісів є надзвичайно важливою. Наприклад, з’єднання системи KeyCRM з іншими платформами може істотно збільшити продуктивність компанії, поліпшити взаємодію з клієнтами та удосконалити внутрішні процеси. Пропонуємо вам декілька кейсів, що показують, як інтеграція систем може змінити різні аспекти діяльності підприємства, зокрема маркетинг та обслуговування клієнтів.

Google Sheets + KeyCRM

Інтеграція Google Sheets з KeyCRM дозволяє автоматизувати внесення клієнтських даних. Вона дає можливість автоматично передавати всю інформацію про покупців (імена, адреси, номери телефонів) та їхні замовлення (деталі, статус, дати створення та оновлення) з таблиць Google Sheets в KeyCRM. Така синхронізація сприяє швидкому та якісному оновленню клієнтських баз даних.

Якщо налаштувати автоматичний трансфер даних з KeyCRM в Google Sheets, користувачі зможуть формувати на їх основі регулярні звіти та аналітику в електронних таблицях. Завдяки трансферу даних у них буде відображатися лише актуальна інформація з KeyCRM, включаючи нові замовлення та покупців, які здійснили покупку вперше.

KeyCRM + Trello

Дуже часто серед технологій, що використовуються для реалізації робочих процесів, присутні таск-менеджери. Ви можете налаштувати інтеграцію KeyCRM з Trello (чи іншими схожими програмами), щоб автоматизувати роботу з задачами. Створюйте дошки/картки та додавайте коментарі до задач на базі даних з CRM-системи. Автоматизуйте процес керування завданнями та розподілення навантаження на персонал.

KeyCRM + Mailchimp

Email-маркетинг — важливий елемент просування бренду, товарів та послуг. Наразі існує багато маркетингових платформ, які спрощують реалізацію різноманітних розсилок електронною поштою. Сервіс Mailchimp є одним з лідерів у цьому сегменті. Ви можете зв’язати цей популярний інструмент з KeyCRM для автоматичного додавання чи видалення контактів в списках розсилок. Це значно полегшить роботу з актуалізації даних про підписників та підвищить ефективність маркетингових зусиль.

KeyCRM + Jotform

Інтеграція з Jotform дозволяє автоматично збирати дані з форм і вносити їх безпосередньо у KeyCRM без участі людини. Таким чином можна налаштувати безперебійний трансфер замовлень товарів чи послуг, заявок на підписку тощо. Автоматизація процесу збору даних значно скорочує час на введення інформації та унеможливлює помилки, що найчастіше виникають через вплив людського фактора. Подібна інтеграція покращує якість і точність роботи з клієнтськими запитами, а також взаємодію з лідами.

Інтеграції KeyCRM з різними сервісами забезпечують автоматичне завантаження у неї даних клієнтів з маркетплейсів, CMS-систем, вебформ і не тільки. З’єднавши CRM-систему з платформою для email-маркетингу чи з SMS-сервісом, можна забезпечити автоматичне перенесення даних покупців для подальшої роботи з ними. Наприклад, залучення до email-розсилки, рекламної кампанії чи надсилання повідомлень про зміну статусу замовлення. Це суттєво розширює можливості ефективної взаємодії з клієнтами та оптимізації внутрішніх робочих процесів. Усі ці інтеграції помітно покращують не тільки керування даними, а й продуктивність окремих команд та компанії загалом. До речі, їх (і не тільки їх) можна налаштувати у сервісі ApiX-Drive, про який ми згадували у попередньому розділі.

Ключові висновки

Автоматизація бізнес-процесів є одним із найефективніших методів оптимізації роботи. Цей підхід дозволяє підприємствам масштабувати свою діяльність, підвищувати продуктивність та скорочувати витрати. Впровадження автоматизованих систем дає можливість зосередитися на складніших і креативних завданнях, удосконалити керування ресурсами та покращити обслуговування клієнтів. Інтеграція різноманітних сервісів і платформ (CRM-системи, фінансові інструменти, маркетингові додатки тощо) через онлайн-конектори на зразок ApiX-Drive, забезпечує безперервний обмін даними. Такий метод автоматизації внутрішніх та зовнішніх процесів значно спрощує керування відносинами з клієнтами. Крім того, він сприяє підвищенню ефективності маркетингових кампаній та дозволяє розробляти більш персоналізовані успішні стратегії, які приводять до кращих бізнес-результатів.

Маргарита Кудрина
Наполегливо систематизую хаос і рятую від рутини.
Вірю у вільні вихідні 🙂