Коли ваш інтернет-магазин отримує нову партію товару від постачальника, вона повинна не тільки фізично доїхати до складу, а й стати складським активом, тобто зʼявитися у системі. Від коректного проведення оприбуткування продукції залежить прозорість операцій на всіх майбутніх етапах продажу, складського та фінансового обліку. В цій статті розбираємось, що таке оприбуткування та як провести оприбуткування в crm-системі.
Що таке оприбуткування товарів на складі
Оприбуткування — це фіксування надходження продукції з усіма важливими для складського обліку атрибутами: точний опис, кількість одиниць, вартість тощо.
Облік товарів на складі повʼязаний із двома близькими поняттями: приймання та оприбуткування. Перше — це про фізичні дії (розвантажити, перерахували, перевірили відповідність, за можливості якість). Друге — це про цифрове та фінансове фіксування (внесення в crm-систему, контроль залишків, оновлення статусів).
У сфері e-commerce оприбуткування — це та точка, що дає старт продажам. Після оприбуткування товару позиція коректно показується в програмі для складського обліку, на сайті інтернет-магазину, на маркетплейсах тощо.
Які атрибути важливі для оприбуткування
Оприбуткування товарів — це база керованості бізнесу, тому важливо коректно вказувати всі основні характеристики. Зазвичай це:
- артикул чи SKU, штрихкоди;
- серійні номери;
- розмірна сітка, ростовка, колірна гама;
- одиниці вимірювання (в штуках, комплектах, парах);
- статуси (доступний для продажу, пошкоджений, попереднє замовлення);
- закупівельні ціни, знижки від компаній-постачальників, логістичні витрати;
- дати надходження та терміни придатності (якщо є) тощо.
Якщо ви використовуєте інструменти автоматизації, вносити всі ці дані вручну немає потреби, зазвичай достатньо сканування під час приймання.
Чому оприбуткування — це основа для правильного обліку товарів на складі
Оприбуткування поєднує відразу кілька аспектів роботи інтернет-магазину: фінанси, логістику та продажі. Правильне налаштування цього процесу впливає і на конверсію, і на маржу, і на швидкість обертання товарів.
Оприбуткування дозволяє контролювати:
- товарні залишки (запобігання оверсейлам, особливо за мультиканальної моделі продажу, коли фактично товару у вас на складі вже немає, а ви його продаєте);
- маржу (вам треба враховувати витрати на логістику, страхування, митні збори, пакування, щоб отримувати заплановану маржу й уникати касових розривів);
- швидкість обертання товарів;
- прозора звітність і фінансовий облік.
Для сучасних інтернет-магазинів украй важливо, щоб менеджери інтернет-магазину, маркетплейси, склад, CRM, курʼєрська служба і решта оперували одними коректними даними. А оприбуткування якраз і є тією точкою входу інформації про товари для всіх внутрішніх і зовнішніх сторін. Якщо ви помиляєтесь в оприбуткуванні, ця помилка множиться на всі канали, з якими працює ваша компанія: сайт, маркетплейси, шоурум, соцмережі тощо.
Основні методи оприбуткування товарів
Облік товару на складі й оприбуткування може здійснюватися різними способами. Ось ключові методи, кожен із яких має свої плюси та мінуси.
Фактичне оприбуткування
Найпростіший спосіб, у який залучені люди: вони розвантажують, рахують і вносять у систему ті кількості й атрибути, які фактично приїхали на склад. Цей підхід забезпечує відповідність фактичній наявності та характеристикам продукції і є досить гнучким, але водночас займає дуже багато часу й залежить від людського фактора. Якщо обсяги великі, а працівники втомлені, можливі помилки. Тому великі гравці ринку e-commerce, які працюють з десятками та сотнями тисяч SKU, вважають такий підхід проблематичним.
Оприбуткування за накладними
Дані вносяться у програму обліку складу, базуючись на документах, наданих постачальниками. Спочатку в системі фіксуються очікування «як має бути», а потім відповідність під час фактичного приймання. Цей метод уже економить час і зручний для фінансового обліку, однак є високий ризик розбіжностей у комплектаціях чи кількості. Якщо постачальник не супервідповідальний і вказує некоректні дані в накладних, проблема дублюється у вашій програмі для торгівлі та складського обліку.
Автоматизоване оприбуткування
Це нові технології обліку товарів на складах, коли постачальник передає докладні дані про постачання продукції через спеціальні інтеграції чи ASN (попереднє повідомлення про відвантаження). Все відбувається в електронному вигляді: компанія отримує всі потрібні дані ще до того, як посилки виїхали зі складу партнера. В такому випадку оприбуткування товару — це сканування посилок і просте підтвердження факту їхнього приходу на склад. Максимально швидкий спосіб, що нівелює людський фактор і забезпечує прозорість в усьому ланцюгу постачання.
На практиці багато e-commerce-бізнесів використовують гібридний підхід: для великих партій від стратегічних партнерів підходить автоматизація, а для невеликих локальних постачальників — за фактом.
Як оприбуткування відбувається в crm-системі
CRM-система спрощує процес оприбуткування товарів: ви можете швидко внести всі нові постачання в програму для обліку складу, оновити залишки у всіх каналах продажу та вести облік товару на складі в одному зрозумілому інтерфейсі.
Коли ваш інтернет-магазин отримує нову партію товару, менеджер чи працівник складу просто сканує штрихкоди або вводить дані про продукцію вручну. Після оприбуткування crm-система синхронізує залишки між усіма каналами: сайт, маркетплейси, складська система обліку, фізичні філії. Залишки автоматично передаються на всі підʼєднані майданчики відразу після внесення змін.
KeyCRM майже все робить за вас — процес максимально автоматизований і водночас гнучкий, щоб кожен бізнес міг підлаштуватись і зручно працювати з цим модулем.
Як оприбуткувати товар на склад у KeyCRM
Для початку роботи потрібно ввімкнути модуль «Складський облік». У розділі «Рух товарів» можна додати прибуткову накладну, вибравши потрібний склад і валюту операції. За потреби ви можете вказати важливі ремарки чи додати коментарі до цього оприбуткування.
Додавати товари можна вручну (за категоріями, назвами чи артикулами) або з допомогою сканера штрихкодів. Crm-система дає максимально зручні та повні дані для роботи: артикул, ціна закупівлі, атрибути продукту, залишки та зарезервовані позиції.
Після додавання товарів ви побачите зведену таблицю оприбуткування з вказаною загальною сумою та кількістю доданих одиниць. Просто збережіть усі зміни, і товарні залишки оновляться, а вся команда бачитиме нову актуальну інформацію. Додатково можна занести дані про витрати (митниця, страхування, логістика, пакування) в загальні витрати бізнесу.
Переваги оприбуткування товарів в crm-системі
- Повний контроль над процесами. Цикл «прибуття — оприбуткування — продаж — списання товару зі складу» ведеться в єдиній системі, до якої підʼєднані всі точки продажу, канали та склади (складів, до речі, може бути багато).
- Підтримка сканера. Щоб прискорити процес, із системою можна працювати з допомогою сканера штрихкодів і артикулів.
- Єдине джерело даних для всіх відділів і філій. Усі бачать однакові залишки, всі підрозділи оперують одними й тими ж коректними даними. Ніяких конфліктів між фактичною наявністю та наявністю в продажу на торгівельних платформах.
- Ви завжди в курсі, як рухаються товарні залишки в компанії. KeyCRM зберігає історію руху товарних залишків. Ви завжди можете проглянути історію та проаналізувати ситуацію, щоб знайти вузькі місця.
- Повноцінний складський облік у єдиній системі. Інвентаризація в crm-системі, списання, резервування, оновлення залишків на торгових майданчиках — усі операції можна проводити кількома кліками.
Як списати товари зі складу
Якщо оприбуткування — це вхідна точка товару в бізнес, то має бути й вихідна. Це списання товарів зі складу. Зворотна операція обліку дозволяє менеджерам вашого інтернет-магазину списати залишки, що більше не доступні для продажу. Це потрібно, щоб дані у вашій програмі обліку для складу відповідали дійсності та фактичній наявності продуктів.
Крім фактичного продажу списання може виконуватися в таких випадках:
- завершення терміну придатності (продукти, косметика, ліки, БАДи);
- псування продукції;
- пошкодження під час зберігання на складі чи через неякісне доставлення;
- після інвентаризації, щоб звести залишки до єдиного значення;
- внутрішнє використання, наприклад, для промоакцій, фотосетів, тестування тощо.
Як списати товари зі складу? В KeyCRM це робиться максимально просто: товари можна додати вручну або просканувавши штрихкоди, вибрати потрібний склад, вказати причину списання й у результаті побачити доступний залишок. Після проведення процедури списання товар автоматично зникне з доступних для продажу позицій у потрібній кількості одиниць.
Висновки
Складський облік на підприємстві не повинен бути надскладним і виснажливим. CRM програми для складського обліку можуть стати зручним і доступним інструментом для контролю всіх товарно-складських операцій.
У KeyCRM є весь необхідний функціонал для ведення товарних залишків, інвентаризації, оприбуткування, автоматичного резервування, списання тощо. Це зручно, тому що підвʼязано під всі інші торгові модулі: інтеграції з сайтами, маркетплейсами, складами, поштою, фінансами. Тобто ви бачите всю картину в одній системі, а оновлені дані автоматично синхронізуються та передаються на потрібні майданчики. Ніякого дублювання чи перенесення даних вручну. Економте час і зусилля разом із KeyCRM.
