Онлайн календар: топ-5 програм для планування часу

Завантаженість робочого графіку підприємця чи топ-менеджера, та й будь-якої активної сучасної людини не залишає шансів обійтися без планування, паперові блокноти працюють, але навіщо, коли з нами завжди смартфон. І тут на допомогу приходять програми, які ми називаємо онлайн-календарі. 

На відміну від щоденників і записників, окрім упорядкування розкладу справ, спеціальні застосунки здатні вирішувати багато інших задач: систематизовувати роботу невеликих команд, надсилати запрошення на зустріч, регулювати завантаженість власну і співробітників. Відповідь на питання: “на що йде мій час?” також може дати цифровий календар. 

Три цікаві факти про ринок цифрових планувальників

Потреба упорядкування насиченого розкладу та мода на тайм-менеджмент зробила своє: ринок спеціальних програм зростає щороку: за даними платформи Verified Marketresearch, наразі його вартість складає близько 6 млрд доларів США, до 2030 року, це може бути вже 16,37 млрд доларів США. 

Ось дані, що свідчать про те, що онлайн-календарі – одні з найзатребуваніших додатків:

1.  70% дорослих людей з усього світу використовують цифрові планувальники  для впорядкування приватних та робочих справ. 
2. 7 із 10 користувачів вважають електронні календарі надійними, і повністю покладаються на них. 
3. Більше половини людей, що планують свій розклад онлайн, користуються спеціальними застосунками на мобільних пристроях.  

А  скільки додатків для управління часом на вашому смартфоні?

Кращий застосунок-календар: як вибрати? 

Щоб стати вашим надійним супутником програма для планування робочого та приватного часу має бути зручною та зрозумілою, функціональною, синхронізуватись на різних пристроях, інтегруватись з іншими корисними сервісами (відео-конференції, CRM-системи, месенджери, email), ну і бути доступною (може навіть безоплатною). 

Программа органайзер: інтерфейс – 90% успіху 

Те, чим ви користуєтесь щодня, має бути зручним та інтуїтивно зрозумілим. Здогадуватись як зафіксувати подію чи що означає іконка – витрачати час в нікуди. Ви повинні з першого ж дотику подружитися з онлайн-календарем. 

Сучасний дизайн та можливість вибрати тему: світлу чи нічний режим, додати корпоративні кольори; використати шаблони оформлення – в плюс. Смарт опції, такі як перетягування (для швидкої зміни строків), канбани, можливість доєднати файли, все це дуже спростить роботу.

Додаток-календар: функції 

Є прості планери з можливістю фіксувати справи та отримувати нагадування про них, є цілі системи, що дозволяють побудувати роботу відділу чи невеликої компанії. Задайте собі питання: які задачи має вирішити мій онлайн календар? Зараз і в найближчому майбутньому. Створіть чек-лист та шукайте потрібне в продуктах.  

Що вміють робити сучасні застосунки для планування? 

• Додавати події на конкретну дату. 
• Створювати нотатки на ходу.
• Сповіщати про збережені події (ваші чи ті, на які вас запросили.)
• Ділитися розкладом з іншими людьми, та використовувати його для спільної роботи всередині команди чи проєктної групи. 
• Виділяти кольором для швидкої орієнтації, фільтрувати за пріоритетністю.  
• Відображати багаторівневі календарі, завдяки чому можна оцінити фронт робіт по конкретному напрямку.
• Встановлювати різні права доступу до розділів та подій. 
• Налаштовувати тригерні ланцюжки, коли зміна певного параметру (наприклад, дати), випускатиме нові сценарії. 

Синхронізація: смартфон, десктоп 

Тут зрозуміло: дуже зручно, якщо календар можна відкрити на будь-якому пристрої. Мобільний застосунок має синхронізуватись з десктопною версією. Особливо корисною є опція роботи оффлайн, зі збереженням даних після відновлення доступу до мережі. 

Інтеграції онлайн-календаря: шукайте вбудовані 

Модулі різноманітних корисних програм та додатків разом із цифровим планувальником роблять дива. Найцінніші інтеграції, які можна знайти серед пропозицій: з сервісами електронної пошти, агрегаторами месенджерів та соцмереж, застосунками для командної роботи (Slack, Twilio, Trello, Todoist), платформами для онлайн зустрічей (Zoom, Skype, GotoMeeting), CRM для бізнесу та програмами автоматизації маркетингу, електронними таблицями та формами для збору даних (лідів), і звичайно, конекторами, що допоможуть з’єднатися з потрібним інструментом (Zapier, Workato). 

Доступність: не все так однозначно 

Є багато програм для планування розкладу та справ, за які не потрібно платити, серед них – Microsoft Outlook, Google Calendar, Apple календар, Morgen Calendar та інші. В них є всі базові функції, яких багатьом вистачить з головою. 

Для більшого є просунуті та корпоративні версії, той же Google Workspace, або платний пакет для Microsoft 365. Інші календарі, що пропонуються за оплату, мають адекватні тарифи навіть для починаючих підприємців чи тих, хто прагне планувати власний час ефективніше; в середньому це 10-12 $ на місяць. 

Із неочевидних статей додаткових витрат: плата за кожного наступного користувача, інтеграцію чи ліміти на кількість подій. 

Топ-5 онлайн-календарів: огляд програм 

Пропонуємо познайомитись з п’ятіркою електронних планувальників, яким можна сміливо ставити оцінку “відмінно”.

Google календар: 1,5 мільярди подій щомісяця 

Без сумніву найпопулярніша програма для планування розкладу у світі: статистика свідчить, що її активними користувачами наразі є вже більше мільярда людей з майже 200 країн. Цьому сприяє доступність інтерфейсу більш ніж тридцятьма мовами та великій набір готових інтеграцій, насамперед з гугл сервісами: Gmail, Google Meet, Sheets, та корисними застосунками: Trello, Slack, Todoist, Zapier, Asana. 

За що ж Google Calendar так люблять користувачі?

• Незавантажений, інтуїтивно-зрозумілий інтерфейс: 78% людей, що вибрали сервіс для управління власним та робочим часом відзначають просту навігацію, як одну із основних переваг. 
• Дозволяє швидко створювати події, ділитися ними та запрошувати на них колег, друзів, партнерів.
• Має цікаву опцію: поширити свій розклад, що корисно для синхронізації під час командної роботи чи планування спільного відпочинку. 
• Можна додавати завдання з дедлайнами, і розбивати їх на підзадачі. 
• Програма нагадає про дні народження, державні та релігійні свята, зустрічі: пропуски важливих дат та подій зменшуються у середньому на 30%, якщо сповіщення підключені у Google календарі. 
• Є можливість створювати багаторівневі планувальники, виділяти кольором приватні та робочі події. Чим не інструмент для збереження work-life balance?!

Тарифи: без оплати для гугл акаунтів. Входить в усі пакети Google Workspace. Починаючи з Business Standard (12$ на місяць), що включає функцію сторінки резервування зустрічей. 

Apple Calendar: все включено

Якщо ви власник одного з “яблучних” пристроїв, цей онлайн-календар встановлено на них у базових налаштуваннях. Серед його переваг: синхронізація з іншими популярними програмами планування, безоплатність, стильний та зрозумілий інтерфейс. 

Що ще цікавого в Apple Calendar?

• Швидке створення подій одним натисканням + вгорі екрана та введенням назви та дати. 
• Синхронізація з FaceTime для призначення зідзвону. 
• Допомога ШІ асистента Siri, що зафіксує важливу дату у вашому графіку. 
• Сповіщення про заплановану зустріч та прокладення кращого маршруту до місця призначення з урахуванням трафіку. 
• Приєднання файлів до подій в календарі.
• Кольорове маркування справ з різних сфер життя: родина, друзі, робота, побачення. 

Тарифи: без оплати для користувачів iPhone, Mac, iPad. 

Akiflow: зібрати все

Програма для планування, що позиціонується як агрегатор різних онлайн-календарів та таск-менеджерів, що збере в єдиному інтерфейсі важливі дати та справи, зустрічі з усіх додатків (Trello, Asana, ClickUp, Notion, Todoist, Slack, Google Calendar), якими користуєтесь ви чи вся ваша команда. 

Все це збирається у папці, далі подіями легко керувати розподіляючи їх по розкладу Akiflow.

Крім здатності об’єднати десятки інструментів, застосунок має:

• Неймовірно зручну панель команд для швидкого управління подіями з клавіатури. 
• Функцію відкладення перегляду будь-якої інтернет сторінки в один клік. 
• Можливість ділитися лінками для перегляду вільних віконець у вашому розкладі з можливістю забронювати під зустріч. 
• Відкритий API з можливістю зв’язати онлайн-календар із будь-якою програмою, в тому числі CRM-системою.

Тарифи: 34$ на місяць, 19$ на місяць при оплаті за рік. 

Amie: простір для спілкування

Онлайн календар, тісно пов’язаний з електронною поштою, настільки, що пропонує створювати завдання прямо з листів. Для американців, 79% яких спілкується з бізнес-партнерами, клієнтами, колегами, навіть рідними та друзями переважно по email, це супер пропозиція. 

Насправді, розробник застосунку задумав його як своєрідну соціальну мережу, в якій можна знайомити інших зі своїми планами на найближче майбутнє та подіями з минулого, підписуватись на сторінки цікавих людей.

В Amie є всі функції, на які ми чекаємо, вибираючи додаток-календар:

• Список завдань, які легко розподіляти по розкладу простим перетягування з лівої панелі.  
• Можливість поділитися вільними датами, і забронювати їх для зустрічі. 
• Позначення пріоритетності різними кольорами. 
• Помічник планування ШІ.
• Зручний мобільний застосунок для iOS.

Тарифи: PRO – 17$ на місяць, 9.50$ на місяць при оплаті за рік. 

Any.do: доступно та симпатично

Застосунок-календар зі стильним дизайном, що підходить для бізнесу і для особистого планування. Дозволяє ставити великі цілі, та перетворювати їх на завдання з прив’язкою до часу. 

Що сподобалось?

• Віджет календаря з акцентом на сьогоднішні плани, який можна розмістити на головному екрані смартфону.
• Синхронізація з Outlook, Google Calendar, iCloud для керування подіями в єдиному інтерфейсі. 
• Дашборди для ведення проектів, воронок продажів та проєктів, відстеження прогресу. 
• Нагадування про дедлайни та зустрічі, що наближаються та повторювані сповіщення для неодноразових подій.
• Вибір теми оформлення для свого онлайн-календаря. 
• Інтеграції з Trello, Asana, Monday, Clickup, Jira, Zoom.
• Можливість створювати завдання та події з повідомлень WhatsApp. 

Тарифи: є безоплатна версія, якої багатьом вистачить (календар, задачі, нагадування, синхронізація між пристроями) та преміальний пакет за 7$ на місяць (WhatsApp, помічник ШІ, кольорові теги). 

Висновок: нікуди без онлайн-календаря

Застосунки для планування розкладу справ: робочих і особистих – те, без чого сучасній людині, особливо підприємцю, не обійтися. Вибрати є з чого: популярні календарі без оплати; системи, що допоможуть управляти розподілом часу навіть великих команд за ціною обіду з фаст-фуду, потужні рішення для корпорації… Головне, щоб вам було зручно, адже це саме той додаток, що буде з вами буквально щодня.