Левову частину операцій, які підприємці та їх менеджери раніше робили вручну, тепер бере на себе універсальна програма для автоматизації бізнесу, в якій може працювати вся без винятку команда: менеджери з продажів та адміністратори, SMM-щики, логісти, працівники складу та кур’єри, майстри та викладачі.
Враховуючи те, що KeyCRM чи не єдина система в Україні, та й на Заході, в якій не знімається оплата за підключення користувачів, ви можете додавати в загальний робочий простір будь-яку кількість співробітників, для всіх знайдеться дещо, що зекономить 2-3 години робочого часу на день.
Одна із універсальних функцій, яку люблять наші клієнти – документи в CRM. З якими із них можна працювати в режимі єдиного вікна, і за рахунок чого це зменшує витрати часу та кількість помилок? Саме про це наша стаття.
Навіщо документи в CRM-системі?
Ви уявляєте сучасний бізнес без договорів, актів, інвойсів, рахунків-фактур, ТТН-ок та інших PDF-ок чи папірців? Ми – ні, тому вирішили оптимізувати роботу з ними у KeyCRM, тому що це:
- Зручність та системність. Все, що відбувається в KeyCRM, залишається в ній, у тому числі документи, коли б і ким вони не були створені. Завжди можна підняти архіви, швидко знайти потрібний файл, відстежити історію правок та надсилань, поділитися ним з колегою. Ну і концепція єдиного вікна працює чудово: жодних перемикань між програмами чи порпань в безлічі папок на вашому пристрої.
- Безпека ваших даних. Більшість документів зберігається у хмарі, а доступ до них реально відкрити чи закрити навіть для конкретних співробітників, це очевидно на користь конфіденційності та захисту інформації вашого бізнесу.
- Зменшення витрат. Деякі документи зовсім не обов’язково друкувати, цифровий варіант можна надіслати по email чи навіть у месенджерах. Це не лише про економію паперу, фарби для принтеру чи коштів на послуги поштового оператора, це насамперед – про те, як зберегти час завдяки: шаблонам; автозаповненню; кнопкам, що здатні замінити три-чотири кроки. В решті решт, заміна паперових документів на цифрові це про еко-відповідальність, яка вже не тренд, а спосіб життя.
Чи є документи у воронках CRM-системи?
В KeyCRM є досить гнучкий функціонал роботи із запитами (заявками, лідами), ви можете швидко налаштувати все під процеси вашого бізнесу, це може бути будь-що: продажі, угоди на отримання послуг, проекти з великою кількістю виконавців, навіть багатоповерхові конструкції, коли одна воронка переходить в іншу. Природньо, що на деяких етапах буде потрібно додати договір, інвойс, рахунок-фактуру, акт виконаних робіт тощо.
Як правило це типові штуки, які можна заздалегідь втілити у шаблони, код потрібного шукаємо в нашій базі KeyCRM Templates.
Необхідний документ (шаблон), можна підтягнути прямо з картки воронки (значок принтера у правому кутку). Натискання дасть вам право вибору: завантажити збережений чи створити новий.
А от як налаштувати шаблон?
- Знайдіть розділ «Додатково» в «Налаштуваннях».
- Оберіть вкладку «Шаблони документів», в ній є синя кнопка Додати шаблон, тисніть і створюйте все покроково.
- Введіть назву, тип воронки, потрібний шаблон.
- Вибір шаблону активізує внизу поле, в якому з’явиться код, не лякайтесь, це виглядає дещо складно, але все продумано за вас, завдяки підказкам з нашої Бази знань, ви зможете змінювати його, формуючи типові документи під конкретні задачі. Коротко: жовтий текст коду – це те, замість чого потрібно ввести ваші дані.
- Перегляньте результат у форматі PDF, саме так все буде виглядати у готовому виді (для друку чи надсилання онлайн).
- Видаліть підсвічення тексту (style=”background-color: yellow”), це зручно під час набору, але не ок на роздрукованих документах).
- Знайдіть зверху, справа кнопку «Попередній перегляд», якщо все вірно, збережіть шаблон.
Всі ваші шаблони будуть зберігатися у відповідній вкладці, ви завжди зможете змінити основні дані (іконка олівець), або видалити неактуальний (іконка сміттєвий кошик).
Замовлення: робота з документами в CRM
Для e-commerce чи бізнесу в сфері послуг на етапі оброки замовлення актуальні всі кроки згадані у попередньому розділі, з ними можна ознайомитись в нашій Базі знань – Друк чеків, видаткових накладних, інвойсів та ін.
Але тут ми умовно ділимо шаблони на 2 типи: «Замовлення» і «Доставки». Перші можна відкрити прямо у картці замовлення, у списку, що випадає після натиснення значка принтеру в правому верхньому кутку.
Документи доставки в KeyCRM
А от із доставкою трошки інакше, ці документи прив’язані до конкретного поштового сервісу, потрібно зайти в Налаштування – Служби доставки, знайти там вкладку Документи і в рядку Шаблони обрати у списку потрібний. А от надрукувати їх вийде вже після генерації торгово-транспортної накладної всередині системи.
Під час розробки інтеграцій , ми врахували всі нюанси конкретних поштових операторів: типи та види відправлень, вимоги до заповнення форм для України та за кордон (IOSS, ЗЕД коди тощо).
Так для Нової пошти є можливість створити та роздрукувати ТТН різних форматів А5, 10х10, наліпки та навіть реєстри, знову ж такі просто з картки Замовлення.
Ми в курсі, яким має бути ТТН Укрпошти, що таке Форма 103 та CN22, документи для митниці (наприклад, супровідний лист) і маємо відповідні шаблони, які досить просто налаштувати, а потім друкувати в один клік, не переходячи на сайт служби доставки.
Працювати з документами щодо відправлень зручно і просто в єдиному вікні KeyCRM, для цього не забудьте підключити модуль служби з якою працюєте: Укрпошта, Нова пошта, Meest Express, DHL, UPS та ін.
Чеки в CRM-системі
В KeyCRM підприємець може провести повний цикл щодо замовлення чи послуги, в тому числі фіскалізувати його по всім вимогам ДНСУ, це стало можливим після появи модуля програмного регістратора розрахункових операцій Checkbox. Він вбудований, налаштувати пРРО можна за 10-15 хвилин, вся інформація буде вчасно потрапляти на сервера податкової, а вам не потрібно морочитись з додатковими стаціонарними касовими апаратами.
Прямо у картці замовлення ви зможете створити чек. Внизу сторінки, біля кнопки додавання оплати, ви можете обрати чи бажаєте фіскалізувати, обрати касу та спосіб проведення: готівковий чи безготівковий. Далі система запропонує: роздрукувати чек або скопіювати на нього посилання, щоб надіслати клієнту ( в sms, на email чи в месенджер).
Якщо ви чомусь не впевнені, або клієнт вирішив відмінити замовлення, скасувати процес фіскалізації можна навіть на останньому етапі, в один клік.
Після припинення воєнного стану і перемоги України, підприємці повинні будуть діяти у відповідності до Закону № 1017-IX та обов’язково видавати чеки покупцям товарів та послуг, тож цифровий пРРО в CRM-системі точно стане в нагоді.
Чи можна додавати документ файлом?
Так, це дуже зручна опція , що доступна для замовлень/записів на послугу, у чатах месенджерах чи електронних листах. Як правило це PDF, які можна прикріпити натиснувши на конкретне замовлення в загальному списку.
до замовлення в CRM
Надіслати документ в переписці в Instagram, Telegram, Viber чи Facebook теж дуже просто. Не потрібно переходити у застосунок, у вікні чату з клієнтом в KeyCRM і полі вводу повідомлення, знайдіть позначку скріпки, і завантажте необхідний файл.
Висновок
Будь-який бізнес це завжди оберт документації між клієнтами, партнерами, всередині компанії. Важливо не тільки систематизувати все в єдиній базі, але й захистити її конфіденційність. Це під силу програмі, що має різні розумні опції для роботи з документами в CRM-системі, а готові шаблони, атвозаповнення, швидкий пошук, можливість ділитися файлами та посиланням збережуть масу часу та ресурсів вашої команди. Познайомтесь з перевагами KeyCRM під час тестового періоду, до 30 днів без оплати.
