Документи в CRM-системі

Левову частину операцій, які підприємці та їх менеджери раніше робили вручну, тепер бере на себе універсальна програма для автоматизації бізнесу, в якій може працювати вся без винятку команда: менеджери з продажів та адміністратори, SMM-щики, логісти, працівники складу та кур’єри, майстри та викладачі.

Враховуючи те, що KeyCRM чи не єдина система в Україні, та й на Заході, в якій не знімається оплата за підключення користувачів, ви можете додавати в загальний робочий простір будь-яку кількість співробітників, для всіх знайдеться дещо, що зекономить 2-3 години робочого часу на день.

Одна із універсальних функцій, яку люблять наші клієнти – документи в CRM. З якими із них можна працювати в режимі єдиного вікна, і за рахунок чого це зменшує витрати часу та кількість помилок? Саме про це наша стаття.

Навіщо документи в CRM-системі?

Ви уявляєте сучасний бізнес без договорів, актів, інвойсів, рахунків-фактур, ТТН-ок та інших PDF-ок чи папірців? Ми – ні, тому вирішили оптимізувати роботу з ними у KeyCRM, тому що це:

Зручність та системність

Все, що відбувається в KeyCRM, залишається в ній, у тому числі документи, коли б і ким вони не були створені. Завжди можна підняти архіви, швидко знайти потрібний файл, відстежити історію правок та надсилань, поділитися ним з колегою. Ну і концепція єдиного вікна працює чудово: жодних перемикань між програмами чи порпань в безлічі папок на вашому пристрої.

Безпека ваших даних

Більшість документів зберігається у хмарі, а доступ до них реально відкрити чи закрити навіть для конкретних співробітників, це очевидно на користь конфіденційності та захисту інформації вашого бізнесу.

Зменшення витрат

Деякі документи зовсім не обов’язково друкувати, цифровий варіант можна надіслати по email чи навіть у месенджерах. Це не лише про економію паперу, фарби для принтеру чи коштів на послуги поштового оператора, це  насамперед – про те, як зберегти час завдяки: шаблонам; автозаповненню; кнопкам, що здатні замінити три-чотири кроки. В решті решт, заміна паперових документів на цифрові це про еко-відповідальність, яка вже не тренд, а спосіб життя.

Які документи можна створювати в CRM?

В KeyCRM можна завчасно створити за стандартним (є у системі) чи власним зразком будь-які документи:

  • Договори
  • Інвойси
  • Рахунки-фактури
  • Платіжні чеки
  • Акти виконаних робіт
  • Документи для митниці
  • та багато іншого.

Чи доступні документи у воронках CRM-системи?

В KeyCRM є досить гнучкий функціонал роботи із запитами (заявками, лідами), ви можете швидко налаштувати все під процеси вашого бізнесу, це може бути будь-що: продажі, угоди на отримання послуг, проекти з великою кількістю виконавців, навіть багатоповерхові конструкції, коли одна воронка переходить в іншу. Природньо, що на деяких етапах буде потрібно додати певний документ.

Де шукати шаблони?

Як правило, документи – це типові штуки, які можна заздалегідь втілити в шаблони. Деякі системи пропонують набір готових, знайдіть код потрібного в базі KeyCRM Templates.  

Необхідний документ (шаблон), можна підтягнути прямо з картки воронки (значок принтера у правому кутку). Натискання дасть вам право вибору: завантажити збережений чи створити новий. 

Як налаштувати шаблон документа в CRM

В KeyCRM працювати з типовими документами просто і зручно:

  1. Знайдіть розділ «Додатково» в «Налаштуваннях».
  2. Оберіть вкладку «Шаблони документів», в ній є синя кнопка Додати шаблон, тисніть і створюйте все покроково.
  3. Введіть назву, тип воронки, потрібний шаблон.
  4. Вибір шаблону активізує внизу поле, в якому з’явиться код, не лякайтесь, це виглядає дещо складно, але все продумано за вас, завдяки підказкам з нашої Бази знань, ви зможете змінювати його, формуючи типові документи під конкретні задачі. Коротко: жовтий текст коду – це те, замість чого потрібно ввести ваші дані.
  5. Перегляньте результат у форматі PDF, саме так все буде виглядати у готовому виді (для друку чи надсилання онлайн).
  6. Видаліть підсвічення тексту (style=”background-color: yellow”), це зручно під час набору, але не ок на роздрукованих документах).
  7. Знайдіть зверху, справа кнопку «Попередній перегляд», якщо все вірно, збережіть шаблон.
Як підставити власні дані в шаблон

Всі ваші шаблони будуть зберігатися у відповідній вкладці, ви завжди зможете змінити основні дані (іконка олівець), або видалити неактуальний (іконка сміттєвий кошик).

Замовлення: робота з документами в CRM

Для e-commerce чи бізнесу в сфері послуг на етапі оброки замовлення актуальні всі кроки згадані у попередньому розділі, з ними можна ознайомитись в нашій Базі знань – Друк чеків, видаткових накладних, інвойсів та ін.  

Але тут ми умовно ділимо шаблони на 2 типи: «Замовлення» і «Доставки». Перші можна відкрити прямо у картці замовлення, у списку, що випадає після натиснення значка принтеру в правому верхньому кутку.

Документи у замовленнях KeyCRM

Документи доставки в KeyCRM

А от із доставкою трошки інакше, ці документи прив’язані до конкретного поштового сервісу, потрібно зайти в Налаштування – Служби доставки, знайти там вкладку Документи і в рядку Шаблони обрати у списку потрібний. А от надрукувати їх вийде вже після генерації торгово-транспортної накладної всередині системи.

Друк ТТН в KeyCRM

Під час розробки інтеграцій , ми врахували всі нюанси конкретних поштових операторів: типи та види відправлень, вимоги до заповнення форм для України та за кордон (IOSS, ЗЕД коди тощо).

Так для Нової пошти є можливість створити та роздрукувати ТТН різних форматів А5, 10х10, наліпки та навіть реєстри, знову ж такі просто з картки Замовлення. 

ТТН Нової пошти в срм-ситемі
Реєстри відправлень Нової пошти в CRM

Ми в курсі, яким має бути ТТН Укрпошти, що таке Форма 103 та CN22, документи для митниці (наприклад, супровідний лист) і маємо відповідні шаблони, які досить просто налаштувати, а потім друкувати в один клік, не переходячи на сайт служби доставки.

Документи експорту Укрпошти в CRM

Працювати з документами щодо відправлень зручно і просто в єдиному вікні KeyCRM, для цього не забудьте підключити модуль служби з якою працюєте: Укрпошта, Нова пошта, Meest Express, DHL, UPS та ін.

Чеки в CRM-системі

В KeyCRM підприємець може провести повний цикл щодо замовлення чи послуги, в тому числі фіскалізувати його по всім вимогам ДНСУ, це стало можливим після появи модуля програмного регістратора розрахункових операцій Checkbox. Він вбудований, налаштувати пРРО можна за 10-15 хвилин, вся інформація буде вчасно потрапляти на сервера податкової, а вам не потрібно морочитись з додатковими стаціонарними касовими апаратами.

Як створити документ фіскалізації в KeyCRM

Прямо у картці замовлення ви зможете згенерувати чек. Внизу сторінки, біля кнопки додавання оплати, ви можете обрати чи бажаєте фіскалізувати, обрати касу та спосіб проведення: готівковий чи безготівковий. Далі система запропонує: роздрукувати чек або скопіювати на нього посилання, щоб надіслати клієнту ( в sms, на email чи в месенджер).

Фіскалізація в картці замовлення – KeyCRM

Якщо ви   чомусь не впевнені, або клієнт вирішив відмінити замовлення, скасувати процес фіскалізації можна навіть на останньому етапі, в один клік.

Чи обов’язково потрібний пРРО в CRM в 2024 році?

У відповідності до Закону України «Про внесення змін до Податкового кодексу України та інших законів України щодо особливостей оподаткування у період дії воєнного стану» від 30.06.2023 року № 3219-ІХ, що вступив в дію ще 1 серпня 2023 року, з 1 жовтня 2023 року обов’язково видавати чеки покупцям товарів та послуг, за винятком підприємців, що перебувають на тимчасово окупованих територіях чи в зоні активних/можливих бойових дій. Тож цифровий пРРО в CRM-системі точно стане в нагоді.

Чек в KeyCRM

Чи можна додавати документ файлом?

Так, це дуже зручна опція , що доступна для замовлень/записів на послугу, у чатах месенджерах чи електронних листах. Як правило це PDF, які можна прикріпити натиснувши на конкретне замовлення в загальному списку.

Приєднання файлів
до замовлення в CRM

Надіслати документ в переписці в Instagram, Telegram, Viber чи Facebook теж дуже просто. Не потрібно переходити у застосунок, у вікні чату з клієнтом в KeyCRM і полі вводу повідомлення, знайдіть позначку скріпки, і завантажте необхідний файл.

Як додати файл в чаті месенджера в KeyCRM

Висновок

Будь-який бізнес це завжди оберт документації між клієнтами, партнерами, всередині компанії. Важливо не тільки систематизувати все в єдиній базі, але й захистити її конфіденційність. Це під силу програмі, що має різні розумні опції для роботи з документами в CRM-системі, а готові шаблони, атвозаповнення, швидкий пошук, можливість ділитися файлами та посиланням збережуть масу часу та ресурсів вашої команди. Познайомтесь з перевагами KeyCRM під час тестового періоду, до 30 днів без оплати.

Анна Горбатова
Пишу про CRM та автоматизацію бізнесу - хочу, щоб у всіх вистачало часу на книги та котиків 🙂