CRM в Google таблицях: чи вистачить вам їх можливостей

Будь-який бізнес має десь збирати, зберігати, аналізувати (обчислювати) дані:  інформацію про клієнтів та лідів, каталоги товарів, списки замовлень та записів на послугу, бюджет та фінансові показники. 

Електронні таблиці – простий та доступний інструмент, що допомагає структурувати весь цей масив інформації в рядках, стовпцях, вкладках. Готові шаблони, обчислювальні формули, діаграми та додаткові інтеграції в умілих руках допоможуть створити CRM в Google Sheets. Популярність застосунку виправдана – він безкоштовний, знайомий більшості менеджерів, підходить для спільної роботи команд.

Google Sheets на старті бізнеса: ідеальний варіант? 

З гугл чи Excel таблиць починав майже кожен підприємець, особливо в часи, коли повноцінні системи для автоматизації були доступні в основному середнім+ компаніям. Тепер все змінилося, але Google Sheets не здають позицій. Чи справді їх функціоналу буде достатньо для сучасного бізнесу, які плюси та мінуси в цього рішення? 

За даними публікацій платформи Gitnux, 35% компаній з командою від 10 до 50 співробітників використовують гугл-таблиці як альтернативу CRM-системі. 

Як вести клієнтів в Google таблицях

Мабуть найпопулярніший спосіб використання сервісу – робота з базою покупців товарів чи послуг. Сьогодні це не просто банальний список клієнтів з ПІБ, контактами, замовленнями та реквізитами, але й джерело знань, що допоможе визначити портрет ідеального покупця, дослідити його шлях, проаналізувати ринок: знайти перспективні продукти чи вільну нішу. 

Інформацію варто розбити на окремі вкладки, наприклад: “Клієнти”, “Замовлення” чи “Угоди”, “Програма лояльності” та ін. Таким чином, збережені дані буде зручніше аналізувати. 

В першій вкладці буде основне: ПІБ, телефон, email (месенджери, акаунти в соцмережах), адреса, відповідальний менеджер, важливі коментарі. В другій – деталі щодо суті звернення, статус замовлення (угоди), час наступного контакту та ін. 

Дані можна переносити руками, або імпортувати з інших джерел, наприклад, із Gmail, Excel, CRM-систем чи навіть соцмереж. 

Налаштувавши макроси (макро-команда, що запускає виконання завчасно заданої дії в таблиці), користувач зможе автоматизувати деякі часто повторювані операції: перенос даних (наприклад, з вкладки “Клієнти” в “Угоди”), пошук дублів, надання заявці порядкового номеру тощо. 

Інструменти Google Sheets для бізнесу: шаблони, формули, діаграми 

В галереї шаблонів є варіанти таблиць, що охоплюють різні процеси малого бізнеса: ведення бюджету, проєктний таймлайн, журнал відстеження ефективності співробітників, планувальник робочого розкладу та ін. В інтернеті є готові шаблони для налаштування CRM в гугл-таблицях, безкоштовні та за окрему плату. 

Шаблони Google Sheets для бізнесу

Формули, вбудовані в Google Sheets, дозволяють виводити необхідні розрахунки, наприклад: 

  • SUM – для обчислення суми діапазону чисел (загальний прибуток, сума покупок та ін.)
  • SUMIF – сума клітинок, що відповідають певним умовам (працює і з текстовими значеннями)
  • AVERAGE – для швидкого підрахунку середніх значень з великих наборів даних (середній чек, середній дохід магазину на місяць, середня кількість закритих тікетів). 

Конвертувати валюти дозволить вбудована функція GOOGLEFINANCE: визначити поточний еквівалент у вибраній грошовій одиниці (або навіть кількох), застосувати історичний курс обміну до певного періоду. 

Щоб використати потрібну формулу, відкрийте таблицю та введіть в комірку знак = а потім її саму (програма запропонує варіанти з розшифровкою), стандартні функції можна знайти в мануалах Google Sheets.

Функції в таблицях Гугл

Діаграми та графіки зручно використовувати для наочного порівняння даних між різними категоріями (групи товарів, магазини, регіони, періоди, характеристики клієнтів). 

Гістограма (за місяцями) в Google Sheets

Інтеграції для CRM-системи в Гугл таблицях 

Власні сервіси корпорації можна ефективно використовувати з срм в Google Sheets: Форми (для збору та аналізу інформації про клієнтів), Календар та Google Keep (для планування та контролю завдань та процесів), Google Analytics (комплексна аналітика сайтів, додатків), Goal Seek (розрахунки планів продажу, аналіз беззбитковості) та багато інших.   

Але є плагіни та застосунки від сторонніх розробників, що можуть круто розширити функціональність гугл-таблиць. Із цікавого: Autocrat (автоматизація звітності),  Supermetrics (маркетингова статистика з різних джерел), Power Tools (набір із 40 інструментів, що автоматизують повторювані дії, створений спеціально для Google Sheets), Coupler.io (агрегатор звітності з різних платформ), BigML (прогнозування на основі даних), Zapier (конектор) та багато інших. По суті, популярний софт вважає за честь створити інтеграцію з табличками. 

Чому CRM в Google Sheets – це ок 

За даними платформи GetApp, 9 користувачів з 10 могли б рекомендувати програму, а по критерію “ціна – якість” їй надано оцінку “5 із 5” (від 21 тисячі клієнтів). В чому ж секрет гугл таблиць? 

  • Мобільність та зручність. Додаток живе у хмарі, доступний на десктопі, та зі смартфону – можна переглядати, оновлювати чи вносити дані будь-де, будь-коли, в тому числі, без доступу до мережі. 
  • Гнучка робота команд. Працювати з CRM в таблицях гугл можна спільно з колегами, навіть одночасно, при цьому структуру буде збережено. Можна надавати різні права доступу (редагувати, переглядати та коментувати).
  • Популярність та простота. Навички роботи з таблицями Google чи Excel мають так багато людей, що у співробітників не буде проблем з освоєнням та адаптацією. В інтернеті достатньо відео-інструкцій, покрокових мануалів для “чайників” та просунутих користувачів. Більш того, є багато готових шаблонів срм для гугл-таблиць під різні задачі. 
  • Недорого, або й зовсім free. Для ФОП, фрілансерів, невеликих компаній на старті, некомерційних організацій та фондів – ціна має значення. Таблицями можна користуватися безкоштовно, а платні тарифи за підпискою – доступні та мають розширений функціонал. Так від 6$ за користувача на місяць у вас буде: бізнес email, онлайн-конференції, конструктор презентацій та сайтів, Apps Script автоматизація за допомогою G Suite, програма посиленого захисту та цілодобова техпідтримка. 
  • Базові можливості автоматизації. Так, це не справжня сучасна CRM і багато дій доведеться робити ручками. Але дещо для зменшення рутини є: функції, формули, шаблони, макроси, консольні команди, сповіщення про задачі, гарячі клавіші тощо. Доступ до API дозволяє допилити рішення під потреби конкретного бізнесу: збір лідів, масові розсилки по базі контактів, облік фінансів та управління продажами. 
  • Готові застосунки, плагіни та програми для будь-яких задач: Google Workspace, Google Drive, Chat GPT, Microsoft Outlook, Google Analytics, Asana, Zapier, Trello, Slack, Mailchimp та багато інших. 

Чого не вистачає таблицям Гугл?

Для того, щоб бути справжньою CRM-системою рішенню бракує як мінімум: автоматизації, сучасного інтерфейсу, функціоналу, вбудованих модулів українських та іноземних сервісів, платформ, месенджерів; ну і швидкості – “думають” вони довго. 

Все в різних місцях. Як би добре не були налаштовані Google Sheets для того, щоб знайти потрібну інформацію, вам доведеться пошукати: серед таблиць, вкладок, рядків. Ну ок, через фільтри.  

Логічних шляхів в один клік, як в црм, наприклад, із замовлення в карту клієнта, годі очікувати. Концепція єдиного робочого простору, в якому централізовано збирається (із різних джерел), зберігається, обробляється та аналізується  інформація – є однією з найзручніших речей, якої так не вистачає таблицям. 

Багато рутини, мало автоматизації. Ручна робота при роботі з даними – це не лише втрата часу, але й підвищена вірогідність механічних помилок. Завдяки інтеграції з різними джерелами (сайти, маркетплейси, месенджери та соцмережі, телефонія, email) всі дані про лідів (клієнтів), замовлення, підтягуються в систему автоматично, і їх можна опрацьовувати у зручних воронках.

Воронки продажів з канбанами в KeyCRM

Тригери запускають події, за певних умов, тож створення задачі співробітнику, зміна статусу картки у воронці, надсилання повідомлення клієнту… відбуваються без вашої участі, за завчасно налаштованими сценаріями. Автозаповнення полів, пошук дублів, шаблони документів – все це кардинально змінює життя підприємця, в кращу сторону. 

Недостатньо вбудованих інтеграцій та функцій. Щоб розширити можливості CRM в гугл таблицях, потрібно купувати додаткові плагіни, платити інтеграторам, і всеодно чогось буде бракувати. 

Спілкуватися в Instagram, Viber, Telegram, Facebook, чатах маркетплейсів та по телефону, не виходячи з програми. Збирати ліди та запускати їх воронками продажів, відправляти замовлення службою доставки та відстежувати його прямо в інтерфейсі, фіскалізувати в програмному РРО, бачити оплати від платіжних сервісів, вести складський облік – це лише невеликий список того, чого не можна робити в Google Sheets. 

Інтерфейс KeyCRM: всі процеси в єдиному вікні

Кастомні налаштування – дорого та складно. Для того, щоб довести CRM, створену на базі Google Sheets, “до розуму”, доведеться звертатися за допомогою до інтеграторів. В якісних срм-системах користувачі можуть самостійно, гнучко та просто налаштовувати робочий простір під себе.  

Інтерфейс: таблиця є таблиця. Люди звикли до інтуїтивно-зрозумілих, стильних застосунків, де кожна вкладка і кнопка на своєму місці, де значення іконок очевидні, а для виконання певної дії чи підрахунку не потрібно вводити формули. Табличний вид подобається не всім, це складнувато для сприйняття та візуалізації деяких процесів. 

Висновок  

Google Sheets – це класика ведення обліку, особливо для починаючих підприємців чи організацій з малими бюджетами. Зробити CRM на її базі цілком реально, вона буде виконувати основні функції: зберігання клієнтської бази та товарних каталогів, робота зі звітами та статистикою тощо. 

Але справжня црм-система – зовсім інший світ, це вже давно не про Customer Relationship Management, це про автоматизацію більшості процесів бізнесу, таких як спілкування з клієнтами, продажі, управління командою та багато інших.

Важливий момент: сьогодні такі рішення дуже доступні, навіть для починаючих підприємців. Наприклад, за 19$ в KeyCRM ви отримуєте 98% функціоналу, без доплати за кожного користувача! Налаштування без програмістів та можливість протестувати без оплати до 30 днів – ще два аргументи за те, щоб спробувати прямо сьогодні

Анна Горбатова
Пишу про CRM та автоматизацію бізнесу - хочу, щоб у всіх вистачало часу на книги та котиків 🙂