Страшний сон ветеринарної клініки — це черга зі знервованих власників зі своїми домашніми улюбленцями, адміністраторка, яка не може знайти карту пухнастого пацієнта, та лікарі, яким бракує оглядових кабінетів, тому що робота з самого ранку вийшла з-під контролю.
Коли робили минуле щеплення від сказу? Чому цим пацієнтам вказали однаковий час для візиту? УЗД-кабінет знову зайнятий? І головне — як в усьому цьому хаосі не зʼїхати з глузду. CRM для ветеринарної клініки візьме рутинні операції на себе, щоб персонал ветклініки приділяв час лікуванню тварин, а не організації роботи.
Ветеринарна клініка — бізнес, у якому важлива не тільки професійність лікарів, а й клієнтоорієнтованість і гарний сервіс. Якщо ці три складники заметчаться, ви отримаєте безплатне сарафанне радіо від вдячних власників тварин і зможете залучати нових клієнтів із мінімальними зусиллями й інвестиціями.
Клієнтоорієнтованість і сервіс прямо залежать від того, як налагоджені й автоматизовані процеси. Якщо в ветеринарній клініці немає автоматизації, бізнес може:
- втрачати клієнтів через помилки у записах на візити, які ведуть у блокнотах чи гугл-таблицях;
- витрачати багато робочого часу адміністратора, менеджера чи навіть лікаря на хаотичне ручне ведення документації, історій хвороб, щеплень тощо;
- «просідати» в сервісі через відсутність персоналізації та дбайливого обслуговування;
- втрачати гроші на неефективних процесах і дублюванні функцій членів команди;
- додатково навантажувати команду другорядними адміністративними завданнями, що відривають від основного профілю.
За даними Global Market Insights, світовий ринок ветеринарних послуг стабільно зростає останні чотири роки — він уже сягнув $110,8 млрд у 2023 році й далі зростатиме з середньорічним темпом 7,3%. Усе через високий рівень прийняття тварин як компаньйонів і глобальне зростання адопції хвостатих у родини.
Український ринок, навіть попри війну, рухається в цьому ж напрямі. Конкуренція зростатиме, і від автоматизації процесів у ветклініці залежатиме конкурентна перевага бізнесу.
Впровадження CRM у ветеринарну клініку потрібно, щоб адміністраторам не доводилось працювати в умовах постійного стресу, а лікарям витрачати більше часу на пошук необхідних даних і заповнення папірців, а не огляд і лікування хвостатих.
Функції CRM для ветеринарної клініки, що бережуть час і нерви
Пацієнти ветклініки рідко можуть спокійно чекати своєї черги. Власники тварин зазвичай поспішають і хвилюються за своїх улюбленців. Лікарі завжди завантажені новими зверненнями та діагностичними маніпуляціями. І тільки crm-системі під силу тримати все це під контролем. Нижче розповідаємо про функції срм для ветеринарки, які автоматизують ключові процеси та полегшують щоденну роботу.
Власники тварин можуть записувати своїх домашніх улюбленців на прийом через месенджери, онлайн-чати, на сайті чи телефоном. І ветеринарний центр має забезпечувати всі ці можливості. Це сучасний сервіс і зручність. Але водночас це додаткове навантаження на команду, адже всі заявки треба швидко й коректно опрацьовувати.
Щоб не загубити жоден онлайн-запис у ветеринарну клініку, срм обʼєднує всі канали комунікації в єдину систему:
- всі повідомлення з Telegram, Instagram, Viber, WhatsApp, форм на сайті та телефонні звернення показуються в одному вікні;
- заявки автоматично фіксуються у картці пацієнта, якщо власник уже звертався в клініку;
- якщо це новий клієнт — менеджер може створити картку в базі даних ветеринарної клініки чи записати на прийом одним кліком прямо під час переписки чи телефонної розмови;
- діалоги з клієнтами зберігаються в системі доти, доки сама компанія не вирішить їх видалити.
У кожної тваринки — своя історія. Зберігайте її в crm-системі для ветклініки
Кіт Морфей страшно боїться ветеринарної клініки й може знайти спільну мову тільки з лікаркою Аліною. Лабрадор Мафін нормально переносить усі маніпуляції, якщо під час візиту його пригощають улюбленими смаколиками. А шиншила Лоліта частенько проявляє агресію, їй потрібен особливий підхід і більше часу на адаптацію.
Тримати в голові всі ці деталі — нереально. А от у спеціальній програмі для ветеринарних клінік — цілком. CRM-система для ветеринарії дозволяє організувати облік пацієнтів у ветеринарній клініці онлайн:
- створювати картки хвостатих і пухнастих пацієнтів;
- вести електронну історію хвороби тварин;
- зберігати історію попередніх візитів у зручному форматі;
- планувати наступні прийоми та щеплення;
- вказувати особливі потреби, замітки про стан здоровʼя, алергію та психологічні особливості тварини.
CRM для ветеринарної клініки — як суперветеринар, який памʼятає ВСЕ про кожного хвостатого пацієнта. Це дозволяє надавати більш персоналізовану допомогу та найкращий сервіс. Власники тварин точно це оцінять.
Більше уваги хвостатим пацієнтам, а не адмініструванню
Воронки для ведення послуг в crm-системі для ветеринарної клініки дозволяють контролювати всі етапи взаємодії з пацієнтами. Ви можете створювати необмежену кількість воронок і адаптувати їх під свої процеси.
Наприклад, власниця мопса Вєні побачила рекламу клініки в інстаграм і записалась на перший візит. Всі наступні етапи будуть зручно організовані всередині срм-системи:
- лікар провів огляд і завів електронну картку хвостатого пацієнта в срм системі;
- вона автоматично потрапляє на етап «Щеплення»;
- після проведення вакцинації карта рухається далі — на етап «Нагляд»;
- за 6 місяців система сповіщає персонал про запланований повторний візит;
- за кілька днів до прийому адміністраторка ветклініки одним кліком надсилає власниці Вєні нагадування;
- етапів у воронках може бути багато — відповідно до потреб тварин і послуг клініки: планова чистка вушок, грумінг, щорічний профогляд, аналізи тощо.
Всі документи — в одній програмі для ветеринарної клініки
Тварини не можуть розповісти, що у них болить. Принаймні поки що🙂 Тому лікарю важливо мати перед очима історію хвороби, результати аналізів, скринінгів, УЗД й решту важливих документів, щоб точно встановити діагноз. Інакше можлива трагічна помилка, що може вартувати життя тваринці та репутації клініці.
В crm для ветеринарної клініки можна додати всі необхідні файли:
- карта пацієнта з діагнозами й загальними примітками;
- оцифрований паспорт вакцинацій;
- результати аналізів;
- результати рентгенів і УЗД;
- призначення, рецепти, оперативні втручання;
- фото та відео хвостатих пацієнтів, якщо потрібно спостереження в динаміці.
Документи зберігаються у картці кожного пацієнта: навіть якщо лікар зміниться, новий спеціаліст матиме повну картину попереднього лікування.
Дбайливі нагадування про візити
CRM із нагадуваннями про прийом для власників тварин — це суперзручна опція і для клієнтів, і для команди. Система автоматично надішле власнику sms чи повідомлення в месенджері про запланований візит, чистку зубів, стерилізацію чи дегельмінтизацію. Для клієнтів це відсікає потребу тримати все в голові, а клініку звільняє від пропущених візитів і хаосу в графіках.
«Час робити щеплення. Підготували смаколики і чекаємо Бублика 15 квітня, о 9.00» — погодьтесь, такий сервіс підкупає. А це і задоволені власники з домашніми улюбленцями, і підвищення лояльності, і більше повторних візитів.
Крім того, функціонал SMS розсилок можна використовувати для привітань хвостатих із днем народження, інформування про акції та знижки на послуги, запрошення познайомитися з новими фахівцями чи грумерами тощо.
Аналітика для управління ветеринарним бізнесом
Ветклініка — це не тільки про любов і допомогу тваринам. Щоб бізнес був прибутковим, а кількість клієнтів зростала, важливо грамотно ним керувати. Аналітика в KeyCRM дозволяє відстежувати ключові показники ефективності: найпопулярніші послуги, ефективність комунікації адміністраторів, найбільш прибуткові філії, загальні доходи та витрати.
Це основа для ухвалення правильних стратегічних і тактичних рішень. Наприклад, якщо у вересні знижується кількість візитів на профогляди, ветцентр може запустити акцію або зробити sms-розсилку по клієнтській базі з нагадуванням. Власник бізнесу також завжди може перевірити, наскільки швидко та турботливо менеджери відповідають клієнтам, чи якість комунікації відповідає ToV, чи задоволені люди сервісом.
Як вибрати ідеальну crm для ветеринарної клініки
Вибір найкращої CRM для ветеринарії міг би бути складним завданням, якби у вас не було KeyCRM. CRM система для послуг легко адаптується під потреби будь-якого ветеринарного центру, закриває до 90% всіх рутинних операцій, що не повʼязані з прийомом і лікуванням тварин, залишаючи команді більше часу на сервіс, персоналізоване обслуговування й розширення клієнтської бази.
Ось кілька особливостей, що варто враховувати, якщо ви хочете вибрати найкращу срм програму для ветеринарних клінік.
Впровадження CRM у ветклініку без програміста
Перехід на crm для ветклініки не повинен перетворюватися на пекло. Інтеграція crm із сайтом, соцмережами, месенджерами й іншими ветеринарними програмами в KeyCRM відбувається буквально в кілька кліків. Для цього не потрібно залучати програміста чи наймати команду інтеграторів. Усе — доступно описано в Базі знань і на YouTube, а якщо виникнуть запитання — їх завжди можна поставити службі підтримки.
Простий інтерфейс, в якому легко працювати
Лікарі повинні проводити огляди й лікувати, а не витрачати час на те, щоб розібратися з кнопками в системі. В KeyCRM максимально простий і зрозумілий інтерфейс, в якому легко розібратися та працювати з першого дня після підʼєднання.
Підходить і для невеликого ветеринарного кабінету, і для мережі клінік
У KeyCRM можна вести як одиничний ветеринарний кабінет, так і цілу мережу ветцентрів у різних містах України. В срм систему для ветеринарної клініки можна підʼєднати будь-яку кількість менеджерів, надати їм різні рівні доступу та бачити цілісну картину за всіма філіями.
Окремий модуль для продажів у зоомагазині
Якщо ваша ветклініка має також зоомагазин, вести продажі, приймати оплати, видавати чеки, контролювати складські залишки можна в одній срм для ветеринарії. В KeyCRM є окремий модуль CRM для зоомагазину та ветеринарії — для онлайн-продажів зоотоварів і POS-термінал для реалізації на місці, прямо у ветцентрі.
Мобільний застосунок — доступ до функцій зі смартфона
KeyCRM створена для того, щоб керувати записами на послуги й веденням хвостатих пацієнтів можна було і з оглядової, і з операційної, і на прогулянці з власним улюбленцем. Система автоматизації ветеринарної клініки має мобільний застосунок, щоб управління ветеринарною клінікою можна було вести зі смартфона, на ходу, без привʼязки до стаціонарного компʼютера чи робочого місця.
Висновки
Тварини заслуговують на найкращу медичну допомогу, а їхні власники — на дбайливий сучасний сервіс. CRM програма для ветеринарів — це рішення, від якого виграють усі. Ветклініка позбавляється від плутанини в графіку, пропущених візитів і паперового журналу реєстрації хворих тварин, а власники домашніх улюбленців — економлять нерви і час на всьому, що повʼязане з відвідуванням ветеринара. Crm-система для ветеринарної клініки — це історія про щасливих хвостиків, спокійних власників і порядок у робочих процесах.
Завантажуйте програму для ветеринарних клінік KeyCRM і користуйтесь безкоштовно до 30 днів.
