Волонтерський рух в Україні — на максимальних обертах. Щодня тисячі благодійних фондів і організацій закривають запити людей, яким потрібна допомога. Нон-профіт проєкти можуть відрізнятися за кількістю залучених людей, напрямами роботи, обсягами допомоги, але всім їм потрібне зручне рішення для роботи — crm-система для некомерційних організацій.
Що таке crm для некомерційних організацій
Простий приклад: уявіть локальне ком’юніті волонтерів, які допомагають дітям з особливими потребами. Щотижня до них надходять десятки запитів, пожертв і пропозицій про співпрацю. Без організованої системи обробки цієї інформації невелика команда витрачає купу часу на ручну роботу — обробку запитів, внесення даних про донаторів і волонтерів у таблиці, розподіл коштів, планування зустрічей, запуск та контроль благодійних активностей. І у всіх цих процесах важливі дані можуть загубитися, переплутатися, забутися, а це може призвести до зриву проєктів і втрати довіри.
CRM для некомерційних організацій допомагає навести лад у хаосі. З її допомогою можна відстежувати взаємодію з донорами та людьми, які потребують допомоги, ефективніше розподіляти ресурси й автоматично нагадувати про важливі завдання членам команди. Для великих проєктів, які працюють з українськими й іноземними партнерами, управління спонсорами на єдиній платформі стане тим самим інструментом, який забезпечить прозорість процесів і збільшить шанси на успіх кампаній зі збору коштів.
Читайте кейс
CRM для благодійного фонду: як якісно автоматизувати волонтерську діяльність разом із KeyCRM
Кому підійде crm-система для некомерційних організацій
CRM-система для некомерційних організацій підходить для різних нон-профітів проєктів, зокрема:
- благодійних фондів і платформ;
- соціальних центрів допомоги;
- освітніх некомерційних організацій;
- екологічних ініціатив;
- медичних і юридичних проєктів;
- спільнот і центрів захисту тварин.
CRM-система підійде будь-якому типу некомерційних організацій, де важливо налагодити комунікацію з різними зацікавленими сторонами, ефективно управляти ресурсами й економити час на монотонній рутині.
Як працює CRM для некомерційних організацій
CRM-системи допомагають спростити рутинні завдання, мінімізувати ризик помилки через неуважність чи втому, а також звільняють час для стратегічно важливих завдань, наприклад, пошуку донорів або волонтерів.
Управління базою даних
Однією з ключових функцій CRM-системи є централізоване керування даними. Замість багатьох таблиць і документів, срм обʼєднує всю інформацію в одному вікні: контактні дані, історія взаємодій, запити про допомогу, пожертвування, витрачені ресурси. Це спрощує пошук та обробку даних, а також дозволяє координаторам легше взаємодіяти з історичними та поточними даними.
Автоматизація процесів
Срм автоматизує багато процесів, які раніше виконувались вручну: відстеження запитів про допомогу в соцмережах та на сайті, внесення їх до бази даних, планування та проведення кампаній зі збору коштів, зустрічі та завдання у crm, комунікація всередині команди та з зовнішніми партнерами тощо. Коли всі процеси налаштовані в одній системі, ви заощаджуєте час, який можна спрямувати на розвиток та добрі справи.
Управління проєктами та завданнями
Срм для некомерційної організації допомагає контролювати всі етапи проєкту, від планування до фінальної звітності. Ви можете призначати координаторів, відповідальних за виконання, а завдяки воронці та тригерам у потрібний момент автоматично делегувати завдання іншому відповідальному колезі. Крім того, система може нагадувати про дедлайни, статуси виконання завдань і зміни у планах, щоб команда завжди була в курсі останніх апдейтів.
Аналітика та звітність
Система генерує звіти щодо ефективності взаємодій, роботи менеджерів-волонтерів, фінансових показників та інших важливих метрик.
Комунікація
Управління спонсорами на єдиній платформі дозволяє обробляти всі заявки з сайту, дзвінки, повідомлення в месенджерах і соцмережах в одному інтерфейсі. Система зберігає всю історію спілкування з різними стейкхолдерами, тому навіть коли в команді з’являється нова людина, вона легко може звернутися до контексту, перечитати листування та важливі нотатки, щоб ефективніше побудувати взаємодію. У KeyCRM можна підключити будь-які канали комунікації, зокрема телефонію, соцмережі, електронну пошту, месенджери Viber, Telegram, Instagram, Facebook Messenger, онлайн-чати на сайті.
Переваги використання CRM у нон-профіт проєктах
Основна перевага впровадження CRM полягає в тому, що це рішення бере на себе багато складних і витратних за часом процесів, роблячи їх більш прозорими та керованими.
Завдяки crm некомерційні організації можуть знайти та реалізувати нові можливості для зростання:
- оптимізація волонтерської діяльності — завдяки системі ви зможете, наприклад, пропонувати волонтерам певні види активностей залежно від їхніх навичок та інтересів;
- створення централізованої бази даних про всі волонтерські активності з гнучким режимом доступу до інформації;
- підвищення глибини взаємодій із зацікавленими сторонами;
- можливість активно залучати нових партнерів та учасників завдяки високому загальному рівню залученості;
- прозорі внутрішні та зовнішні комунікації;
- зручне управління проєктами — у системі можна відстежувати прогрес виконання завдань і координувати командну роботу.
Як вибрати crm для некомерційних організацій
Як і в бізнесі, починати процес вибору срм-системи для нон-профіт організації завжди потрібно з аналізу потреб.
- Проаналізуйте завдання, які ви хочете закрити з допомогою СРМ.
Поставте собі питання: які процеси вимагають автоматизації, які дані потрібно збирати та аналізувати, які завдання займають найбільше часу?
Наприклад, для благодійного фонду важливим є точне управління базою донорів, а для екологічної організації — планування екоініціатив і відстеження активності волонтерів. Визначення пріоритетів допоможе вибрати систему з відповідними функціями.
- Оцініть простоту використання.
Для некомерційних організацій важливо, щоб CRM-система була інтуїтивно зрозумілою. Волонтерам часто не до технічних деталей і складних інструкцій, тому рішення має бути простим — встановили й поїхали. Перевірити, як працює CRM, найлегше під час тріалу. Ви можете тестувати KeyCRM безплатно до 30 днів. Цього достатньо, щоб оцінити інтерфейс, зручність і функціонал.
- Захист даних і рівні доступу.
Робота з особистими даними донорів і волонтерів потребує особливої уваги до безпеки. Тому CRM-система має забезпечувати гнучкі можливості керування доступом. У KeyCRM ви можете налаштувати доступ окремих працівників до окремих модулів і навіть полів. Кожна людина бачитиме лише ту інформацію, яка потрібна їй для роботи.
- Доступ до функціонала.
Функції, якими ви не користувалися вчора, можуть стати дуже актуальними для організації вже завтра. Тому важливо вибирати систему СРМ з максимально широким функціоналом і можливістю будь-якої миті підʼєднати потрібну опцію. У KeyCRM ви отримуєте доступ до всіх функцій одразу після оплати тарифу та можете самостійно активувати необхідні модулі. Крім того, система легко інтегрується з іншими сервісами, які ви використовуєте у роботі, наприклад бухгалтерськими програмами.
- Підтримка й оновлення.
Хороша CRM-система повинна надавати якісну підтримку та регулярні оновлення. Переконайтеся, що служба підтримки на зв’язку та готова допомогти розвʼязати проблему. Наша класна служба підтримки готова відповідати на ваші запитання у будь-якому зручному месенджері: вайбер, телеграм, онлайн-чат на сайті.
Висновки
З допомогою crm для некомерційних проєктів можна побудувати тривалі лояльні стосунки з благодійниками, спонсорами, волонтерами та іншими стейкхолдерами. Коли ви не випадаєте з комунікації та постійно підтримуєте теплий контакт, набагато легше залучати кошти на благодійність. Налаштуйте процеси управління комунікацією, взаємодією та кампаніями у KeyCRM — і покращте ефективність своїх благодійних ініціатив.
