Агробізнес — специфічна B2B-сфера, де одна угода може проходити складний ланцюжок, у який залучені відразу кілька сторін: постачальник, покупець-експортер, перевізники тощо. На кожному етапі є свої домовленості, документація, статуси оплат. І все це треба тримати під контролем паралельно з десятками інших перемовин і договорів.
Якщо великі агрохолдинги використовують для контролю угод, взаємодії з контрагентами та обліку документації складні ERP, то невеликі агровиробники та трейдери часто ведуть ці операції вручну. Наприклад, залишки оновлюються в Excel, комунікація з партнерами ведеться у вайбері чи телеграмі, експортери підвʼязані під електронну пошту, оплати фіксуються у різних таблицях.
Такий хаос може коштувати грошей, зірваних домовленостей і зіпсованих стосунків із партнерами. Це реальні бізнес-ризики, Розрізненість і ручний облік спотворюють загальну картину циклу угоди: на якій ціні «зійшлися», який обсяг погодили, чи була попередня оплата, на коли заплановано відвантаження, чи є повний пакет документів, які взагалі були умови.
Великі ERP на кшталт SAP та складні галузеві рішення коштують дорого, потребують часу та ресурсів на впровадження, окремого відділу чи спеціаліста для техпідтримки. Тобто підходять крупним агрохолдингам із великими бюджетами та штатом. А от для малого та середнього агробізнесу оптимальним з фінансового й операційного погляду варіантом є правильно налаштована CRM для агробізнесу.
Функціонал keyCRM, наприклад, дає змогу вести облік контрагентів, зберігати історію взаємодії, контролювати складські залишки, оплати, комунікації в одному вікні. CRM для агротрейдерів закриває більшість завдань, не потребує складної інтеграції, підтримки, адаптації чи спеціального досвіду. Її можливостей цілком достатньо, щоб прибрати операційний хаос і впорядкувати ключові напрями, водночас не витрачаючи бюджет на дорогі та складні рішення. В цій статті розбираємось, як CRM працює в агротрейдингу, виробництві та продажу сільськогосподарської продукції.
Хто такий агротрейдер і чому йому важко без CRM
Агротрейдинг — це один із напрямів сільськогосподарського бізнесу, коли компанія купує, продає, забезпечує логістику, транспортування, експорт продукції (зернових, бобових, олійних культур і продуктів їхнього перероблення). Простими словами, це проміжна ланка між дрібними або середніми виробниками-фермерами та великими покупцями.
Кожна операція з купівлі-продажу с/г продукції — це великий ланцюжок домовленостей, платежів, рішень і документації, в який залучено багато людей.
Наприклад:
- агротрейдер домовляється про закупівлю партії пшениці з 5 фермерами;
- формує домовленості щодо доставки на елеватор;
- контролює якість і процес приймання продукції;
- організовує перепродаж продукції компанії-переробнику.
На кожному з цих етапів в цикл включаються нові учасники, зʼявляються актуальні завдання та домовленості, потреба в підготовці документації та веденні оплат. Що більший обсяг угод, то складніше утримувати всі деталі в розрізнених джерелах, особливо якщо в роботі одночасно декілька партій.
Чому без CRM для агробізнесу важко контролювати процеси
- Одна угода — це кілька взаємоповʼязаних процесів
Агротрейдинг відрізняється від класичного B2B. В останньому є чіткий цикл від потрапляння ліда у воронку до оплати, є клієнт, менеджер, пропозиція, договір і оплата. В агробізнесі цикл набагато складніший. Наприклад, трейдер купує у фермера 500 тонн пшениці. На наступних етапах у схему додається елеватор для зберігання чи перевантаження, кінцевий переробник — це вже третя сторона угода. Між цими ключовими ланками в процеси можуть бути залученими перевізники, лабораторії, експедитори, митні брокери тощо.
Менеджеру агротрейдингової компанії потрібно не просто тримати в голові всіх учасників процесу, а й памʼятати:
- хто продає товар за оптимальною ціною;
- який обсяг відвантаження погодили;
- де зараз фактично перебуває партія продукції;
- які висновки щодо якості зафіксувала лабораторія;
- за якою ціною буде здійснюватися перепродаж;
- чи готовий пакет документів;
- чи дотримуються умови оплати тощо.
Купа деталей, які потрібно фіксувати й контролювати. А на практиці в одного менеджера є відразу кілька паралельних угод, що перебувають на різних стадіях і в різних статусах.
- Сезонність
Ринок сільськогосподарської продукції — це сезонна ніша. Період збирання врожаю й активних закупівель автоматично помножує кількість запитів, потенційних угод, переговорів і документів: менеджер змушений щодня вести перемовини з багатьма постачальниками, покупцями, експедиторами, спеціалістами.
Крім сезонності, умови співпраці динамічно змінюються: фермер може повідомити про відвантаження 100 тонн кукурудзи за одним цінником, а за кілька годин обсяг, вартість чи домовленості змінюються. Менеджер отримує пропозицію від іншого постачальника сировини, паралельно шукаючи ще одну велику партію злакових з певними підтвердженими параметрами якості.
Звичайна база контактів, ексель, пошта чи месенджери тут не працюють. Менеджеру треба розуміти поточний статус перемовин з кожним контрагентом, паралельно вести кілька угод, фіксуючи всі деталі в одному середовищі, оперативно реагувати на зміни в умовах співпраці й добирати оптимальний варіант для отримання прибутку, розуміти, що вже погоджено, а що ні, бачити зарезервовану продукцію тощо.
- Велика кількість документації
Агротрейдинг завжди працює з великою кількістю документації: договори, рахунки, накладні, специфікація, результати фітосанітарної експертизи, товарно-транспортні бланки тощо. Часто це типові бланки, які містять повторювані дані з іменами контрагентів, реквізитами, товарами, партіями, цінами й умовами. Ручне перенесення цих даних — це ризик помилок і зайвих витрат часу.
Цінність CRM для агротрейдерів саме в тому, що дані контрагентів і типові договори завантажуються в систему тільки один раз, а потім автоматично підставляються в потрібні шаблони. Дані партнерів і підрядників зберігаються в системі — їх можна використати на будь-якій стадії, від листування в месенджерах до формування договору чи рахунку.
- Втрата контексту
Коли інформація «зберігається» тільки в голові менеджера, бізнес ризикує втратити контекст. Уявіть: відповідальний працівник за день провів 10 перемовин на стадії визначення умов відвантаження, ще 10 — з потенційними постачальниками, частину — телефоном, частину — поштою та в месенджерах. Десь обговорювалась ціна, десь — оплати та дати відвантаження. Фактично, всі ці домовленості зафіксовані, але у розрізнених джерелах. Жива історія взаємодії з клієнтами — незрозуміла.
Компанія може накопичити велику кількість даних, але водночас в моменті не розуміти, в якому саме статусі перебуває цей замовник і що узгоджено. Це особливо критично, якщо менеджер хворіє, звільняється чи випадає з робочого ритму.
CRM для зернотрейдерів принципово змінює підхід до збереження інформації та контексту: історія листування, дзвінків, домовленостей, етапів угоди привʼязані до конкретних карток. Команді не потрібно пригадувати контекст і останню точку контакту. Все фіксується в картці з іншими привʼязаними процесами й операціями.
Які задачі CRM вирішує для агроторгівлі
CRM для аграріїв робить те, до чого у бізнесу часто не доходять руки — збирає все в єдину цілісну систему. База контактів, комунікація в месенджерах, e-mail і телефоном, воронка угод, документація, фіксування оплат, результати роботи окремих агротрейдерів у команді — все це зберігається в єдиному цифровому середовищі, доступному з десктопа чи смартфона.
Сучасні CRM-програми для агроторгівлі мають увесь необхідний функціонал, щоб закрити операційні задачі малої та середньої компанії. Далі розглянемо, які функції допоможуть агротрейдерам автоматизувати процеси й полегшити свою щоденну рутину.
Ведення карток клієнтів
У агросекторі контрагентів зазвичай багато. Але збереження їхніх контактів, пошти, месенджерів — це верхівка айсберга. Фермерські господарства, виробники, елеватори, експортери, переробники, перевізники — з якимись із цих компаній агротрейдер працює постійно, з якимись — періодично.
Якщо база є в ексельці, месенджерах чи телефонах менеджерів, контакт ніби й зберігається, але історії взаємодії немає. Яка партія була відвантажена минулого сезону, які були ціни, за якими умовами працює цей постачальник. CRM для агротрейдерів обʼєднує всі дані в картці клієнта, підвʼязуючи її під минулі комунікації, угоди, оплати.
Ви можете вести базу всіх контрагентів із максимальною деталізацією попередніх домовленостей і транзакцій, щоб відразу розуміти бізнес-контекст і швидше орієнтуватися, до кого звернутися на ринку в конкретній ситуації.
Як це реалізовано в keyCRM
CRM для агродистрибьютора keyCRM збирає всю інформацію в єдиній картці:
- контакти;
- реквізити;
- історію спілкування в будь-яких каналах;
- історію попередніх угод, закупівель чи продажів;
- завдання;
- домовленості та інші важливі нотатки;
- документація;
- рахунки й оплати.
Якщо в команді зʼявляється новий менеджер, він буквально може відстежити всі попередні взаємодії та розрахунки в картці. Це власність бізнесу, і саме такі напрацьовані дані є найбільш стратегічно цінними для підтримання довготривалої співпраці.
Комунікація з контрагентами
На етапі переговорів узгодження умов, обсягу партії, термінів, доставлення, зберігання, ціни можуть вестися різними каналами. Оскільки в агросекторі в одну операцію залучено відразу декілька сторін, комунікація ведеться десь у вайбері чи телеграмі, десь — телефоном, десь — на email.
Коли всі ці канали звʼязку не повʼязані в єдину систему, деталі домовленостей можуть легко загубитися або менеджеру доведеться витрачати зайвий час на пошук
Як це реалізовано в keyCRM
CRM для аграріїв keyCRM обʼєднує всі комунікаційні точки в єдиний центр:
- підʼєднання вайбера, телеграма, інстаграма, вотсапа в єдине вікно;
- можливість розподіляти нові вхідні діалоги між менеджерами;
- підключення номерних акаунтів вайбер і телеграм;
- збереження історії переписок і дзвінків в картці клієнта;
- можливість додавання угоди в роботу чи створення нової задачі відразу під час листування з людиною.
Нещодавно в keyCRM також зʼявилася функція AI-аналізу дзвінків і чатів — це дозволяє стисло підсумувати ключові тези та зафіксувати домовленості переговорів. Наприклад, яку партію вже погодили, яка партія під питанням, чи треба уточнити характеристики продукції, яку задачу фермер має поставити своїм працівникам тощо. Тобто keyCRM не просто зберігає історію спілкування, а дає можливість використовувати ці дані для подальшого успішного закриття заявки.
Воронка продажів в агробізнесі
В агроторгівлі воронка продажу відрізняється від класичного B2B. Продукція може перебувати на певній стадії протягом кількох днів чи тижнів, обговорення умов також може розтягуватися в часі. Наприклад:
менеджер отримав запит — уточнив обсяг і характеристики продукції — погодив цінник і уклав домовленість — підписав договір — узгодив умови з іншими учасниками процесу — скерував сировину на відвантаження — отримав оплату — позначив угоду як завершену.
Це умовна схема, вона може різнитися й ускладнюватися залежно від типу компанії, угоди та ринку. Автоматизація агробізнесу в CRM прибирає одну з ключових проблем — угода є, але ніхто не розуміє, в якому вона статусі.
Як це реалізовано в keyCRM
Воронка угод в CRM для торгівлі зерном та іншими агрокультурами — максимально гнучка й легко налаштовується під процеси компанії. Ви можете створювати нові угоди, етапи, статуси, мітки та теги, щоб сортувати та фільтрувати потрібні дані.
Управління угодами агро в CRM дає бізнесу суттєві переваги:
- менеджер веде кожну угоду з чіткими статусами;
- зручний наочний формат, до якого легко звикнути — без зайвих кнопок та візуального шуму, що відволікає від найголовнішого;
- кількість угод, поточні статуси, завислі етапи бачить і працівник, і керівник;
- можливість кастомізувати воронку під свої потреби;
- «підсвічування» проблемних зон і завислих статусів, на які потрібно реагувати;
- встановлення дедлайнів для конкретних етапів (наприклад, очікування оплати не може тривати понад 5 днів після погодження пропозиції та підписання договору);
В keyCRM можна створювати необмежену кількість воронок, наприклад, під різні культури, типи продажу та перепродажу тощо.
Документація та фінансовий облік
В агроторгівлі документація — це база. Раніше вона велася в ексель-файлах, і на початкових етапах цього достатньо. Коли операцій багато, і кожна з них має привʼязані рахунки, договори, специфікації, лабораторні висновки, накладні, супровідні експедиторські документи, потрібна окрема система для зберігання цих шаблонів. Особливо, якщо співпраця постійна, і частина даних повторюється та переноситься вручну.
У CRM для дистрибьютора добрив, зернових та інших культур це питання вирішується в кілька кліків: всі шаблони документів можна завантажити в систему, яка потім автоматично підставить потрібні дані в потрібний момент.
Як це реалізовано в keyCRM
CRM для агрокомпанії keyCRM стає хабом усіх рахунків і договорів, якими користується компанія в щоденній діяльності:
- в систему завантажуються шаблони та типові договори;
- завдяки функції автозаповнення дані, які вже підвʼязані під контрагента чи угоду, не потрібно переносити вручну, вони підставляться автоматично;
- кількість ручної роботи скорочується в рази — менеджер просто перевіряє готовий документ перед відправленням;
- можливість проводити та контролювати паралельні види оплат — рахунки на попередні оплати, повні оплати, розрахунки з постачальниками та покупцями, платежі за статусами (в роботі, проведені, протерміновані);
- звʼязка угоди та фінансових операцій по ній.
Звісно, CRM не повинна замінювати бухгалтерські облікові програми. Вона дає оперативне бачення за кожним контрактом, щоб і команда і топменеджери могли швидко оцінити ситуацію та за потреби втрутитись для розвʼязання проблем.
Аналітика по агрокультурах і менеджерах
Одна з найцінніших переваг, які дає CRM для агротрейдингу — аналітика по продажах окремих культур і ефективності окремих менеджерів. Ви можете покладатися на власні відчуття чи спостереження, але підтвердити свої гіпотези можна тільки з допомогою цифр.
CRM для зернотрейдерів зберігає всі дані по угодах, отриманому прибутку, найефективніших менеджерах, найприбутковіших культурах, даючи змогу аналізувати ключові KPI у різних розрізах.
Як це реалізовано в keyCRM
CRM для агротрейдингу keyCRM має потужний вбудований модуль аналітики, який дозволяє аналізувати:
- загальну фінансову картину бізнесу;
- фінансові показники по конкретних угодах, які перебувають в роботі;
- показники роботи за конкретний період — у розрізі дня, місяця, кварталу, півріччя, року тощо;
- відстежувати найпопулярніші культури (соняшник, олійні, зернові тощо) — що з цього має найбільший попит і прибутковість для компанії;
- ефективність кожного працівника — скільки угод він закрив успішно і скільки доходу приніс підприємству тощо.
Ці дані можна вести і в ексель-файлі. Але його потрібно регулярно та коректно заповнювати, а потім зводити в єдину таблицю. А CRM збирає всі ці дані просто в процесі поточної операційки.
Чим CRM для агробізнесу відрізняється від галузевого ПЗ
Галузеве програмне забезпечення — це так звані CTRM системи в Україні. З англійської Commodity Trading and Risk Management — це програми для керування товарними операціями та ризиками, що включають складні процеси на кшталт закупівель, продажів, товарних позицій, логістики, ціноутворення, розрахунків, управління ризиками тощо.
Але настільки складні програми потрібні не кожній компанії. Це вдалі рішення для великих агрохолдингів і трейдерів, які мають складну структуру операцій. А от для невеликих фермерів, виробників і трейдерів потреби й запити значно менші — зібрати базу, комунікації, угоди, рахунки, документи й оплати в єдину систему. Тому звичні універсальні CRM можуть стати більш економічно доцільним і ефективнішим вибором. Такі CRM для агробізнесу закривають більшу частину операційних задач всього за $19 на місяць — без привʼязки до конкретної бізнес-моделі.
Далі докладно розглянемо ключові відмінності між універсальними CRM для агроторгівлі та галузевими рішеннями CTRM.
Критерій | Галузеве ПЗ і CTRM | CRM |
| Основний фокус | Складні операції з торгівлі сировиною та керування ризиками | Управління контрагентами, продажами, комунікаціями, циклом угод, фінансовими операціями, аналітика |
| Особливості функціоналу | Широкий спектр спеціалізованих інструментів і функцій | Закриває 80% щоденних рутинних операцій фермерських господарств і невеликих агротрейдерів |
| Яким компаніям підходить | Великі агрохолдинги, фермерські господарства та трейдери | Невеликі агрокомпанії, виробники, фермери, трейдери |
| Бізнес-модель | Привʼязка до складних процесів сировинного трейдингу | Легко адаптується під різні бізнес-моделі в агросекторі |
| Впровадження та підтримка | Складне, тривале, потребує штату спеціалістів і постійної техпідтримки | Швидкий старт за кілька днів, відсутність потреби в технічному спеціалісті чи програмісті |
| Масштабування | Додаткове фінансове навантаження | Підʼєднання будь-якої кількості користувачів безплатне |
| Вартість | Від кількох тисяч доларів на місяць + бюджет на інтеграцію, міграцію, тестування, навчання команди, техпідтримку | Від $19/місяць — із доступом до повного функціоналу і без додаткових плат за користувачів |
Висновки
Вибір галузевого програмного забезпечення чи CRM, яку можна налаштувати під процеси своєї агрокомпанії повинен базуватися на масштабі та задачах бізнесу. Якщо трейдеру чи фермеру потрібно налагодити облік контрагентів, операцій, домовленостей, угод, документів і оплат, можливості CRM для агротрейдерів цілком вистачить. Якщо ж це масштабний агрохолдинг із багатьма потоками складних операцій, потребою в управлінні специфічними процесами та ризиками, підійде спеціалізоване ПЗ.
keyCRM дає невеликим агрокомпаніям всі необхідні інструменти для щоденної роботи без суттєвого навантаження на бюджет. Така програма для агроторгівлі впроваджується за кілька днів — без потреби у штаті програмістів чи технічних спеціалістів. В неї простий інтерфейс і навігація — вашій команді не доведеться тижнями проходити навчання й адаптацію. Зареєструйтеся в системі за хвилину та тестуйте можливості CRM для агробізнесу keyCRM безплатно до 30 днів.
Поширені запитання
Чи підходить CRM для елеватора?
Так, система може використовуватися на елеваторі. Вона закриває питання комунікації та ведення угод з постачальниками, покупцями, партнерами й іншими сторонами процесу. CRM-система для агробізнесу keyCRM дає змогу обʼєднати всі операції в одній системі та зручно контролювати цикл угоди, комунікацію, виставлення рахунків, домовленості, задачі, оплати й ключові KPI бізнесу.
Чи є облік по культурах?
Так, keyCRM дозволяє вести облік сільськогосподарських культур: пшениці, соняшнику, олійних, кукурудзи, добрив тощо. Вони додаються як товари, після цього компанія може відстежувати рух партій, вести складський облік, резервувати продукцію для замовника, списувати з залишків і аналізувати популярність і прибутковість різних типів культур.
Чи можна вести контракти в CRM?
Так, CRM для агродистрибьютора keyCRM зберігає документи (договори, рахунки, висновки лабораторій, товарно-транспортні накладні) безпосередньо в системі з привʼязкою до угод і карток клієнта. Шаблони дають змогу працювати з типовими договорами, а функція автозаповнення додасть всі потрібні дані з картки клієнта в типовий договір, щоб менеджеру не довелось переносити ці дані вручну.
Скільки коштує CRM для агробізнесу?
Все залежить від ваших потреб, масштабу бізнесу та набору функцій. Наприклад, у keyCRM тариф стартує з $19 на місяць. Ви отримуєте доступ до всіх функцій автоматизації та можете підʼєднувати до системи необмежену кількість користувачів. Галузеві рішення в десятки разів дорожчі й часто є невиправданими інвестиціями для невеликих агрокомпаній.
