Коли пошта Gmail з’явилася на ринку, а сталося це 9 років тому, користувачем можна було стати лише по спеціальному інвайту, а вже з 2027 року ця опція стала доступна будь-кому. На той час, окрім власне листування, платформа, надавала сховище для фото та інших файлів, дозволяла прив’язати до акаунту багато додатків.
По даним 2026 року, Gmail тримає «під контролем» майже 24 % світового ринку поштових сервісів (джерело: Litmus), попереду тільки Apple з 45,51% користувачів. Наразі у світі понад 1,8 млн шанувальників email провайдера Google, найбільше в США.
Наразі Gmail використовують як для особистих переписок, так і для бізнесу. Для компаній пропнують версію G Suite, яка дозволяє створити обліковий запис з розширенням @yourcompanyname.com.
Але є люди, яких лякає те, що в руках однієї корпорації зосереджуються всі акаунти, більшість додатків. Хтось не хоче, щоб “Великий брат” слідкував за його життям, зберігав пошукові запити, геолокацію, контакти. Ну і щоб без конспірології: деякі користувачі шукають альтернативу Gmail через інші вимоги до дизайну інтерфейсу, великий об’єм реклами, більш жорсткі вимоги до гарантій конфіденційності. Щоб розділити «приватне» та бізнес, або просто спробувати щось нове.
Як вибирати електронну пошту: чек-лист
Якщо ви плануєте створити акаунт електронної пошти поза екосистемою Google, зверніть увагу на наш список із 10 пунктів. Спробуйте оцінити кожний сервіс по цим крокам у відповідності до ваших вимог.
- Наскільки інтуїтивний, сучасний, зручний (особисто для вас, як користувача) інтерфейс?
- Який об’єм пам’яті пропонує провайдер (безкоштовано і на платній основі)?
- Чи можна на основі email платформи створити власний домен (адреса з назвою компанії)?
- Який ліміт на вкладення файлів (орієнтуйтеся на цифру не менше 25 МБ)?
- Чи багато реклами, і чи можна її автоматично сортувати по спеціальним папкам?
- Які спеціальні опції та інтеграції для бізнесу пропнує email сервіс? Чи підходить він для компаній?
- Що є у безкоштовному тарифному плані, і за які функції потрібно доплачувати?
- Чи є зруним та функціональним мобільний застосунок? Чи швидко він працює?
- Яким чином провайдер елктронної пошти забезпечує захист ваших даних: чи є двофакторна автентифікація, SSL, TLS-шифрування, автоматичні фільтри від спаму та фішингу? Які сторонні додатки мають доступи? Чи були зафіксовані колись масові витоки інформації?
- Чи стабільно працює поштовий сервіс, як часто фіксуються збої?
Топ-5 альтернатив Gmail: огляд поштових програм
Чи є сервіси здатні замінити Gmail? Ловіть 5 цікавих поштових сервісів, хоч і не таких популярних як «трійця»: Gmail, iCloud Mail та Yahoo. Важлий момент: вони можуть бути безкоштовними, звичайно, якщо вам вистачить базового об’єму пам’яті та функцій, доступних у базовому пакеті.
Outlook: для любителів сервісів Microsoft
Можливо саме цей поштовий сервіс був на вашому офісному компьютері, він добре знайомий всім, хто працює з програмами Microsoft. В ньому є все необхідне не лише для бізнес листування, але й застосунки, якими так пишається компанія: зручно створювати презентації з PowerPoint, набирати тексти у Word, працювати з таблицями Excel онлайн.
З Outlook ви можете:
- Листуватися: отримувати, надсилати, пересилати повідомлення, відповідати на них.
- Систематизувати свою кореспонденцію та контакти, для цього є прапорці, папки тощо. У папку Focused будуть відсортовані найважливіші листи. Неактуальне відправляється в Архів.
- Використовувати швидкий пошук email адрес та автозаповнення полів.
- Налаштувати права доступу до папки «Вхідні» для довіреної особи.
- Синхронізувати свої контакти.
- Працювати з календарем, інтегрованим у переписку: приймати чи відхиляти запрошення. Завдяки вбудованому Microsoft Teams та інтеграції Zoom можна планувати та проводити онлайн зустрічі.
- Задавати шаблони типових листів.
- Планувати надсилання заздалегідь на конкретний час, навіть якщо вас не буде онлайн.
- Запрошувати до переписки конкретну особу, через @.
Захист: Microsoft заявляє, що безпека даних їх поштового агенту нічим не поступається їх корпоративним продуктам. Працює фільтр спаму та антивірус. Є двофакторна автентифікація (2FA), наскрізне шифрування.
Об’єм Free-версії: 15 ГБ пам’яті для скриньки, 5 ГБ у OneDrive, 34 МБ вкладень.
Інтерфейс: зрозумілий, гнучкий до налаштувань під індивідуальні смаки і потреби, можна змінити вигляд списку повідомлень і області читання, шрифт; обрати тему і навіть підключити «темний режим».
Мобільний застосунок: доступний для смартфонів на IOS, Android.
Кому підходить: тим, хто працює в екосистемі Microsoft. Платні версії варто розглянути для середнього. великого бізнесу, навіть корпорацій.
GMX Mail: якщо ви шукаєте велике сховище
Сервіс, що народився в Німеччині, і належить компанії United Internet, зараз перейшов під крило американського домену Mail.com. Головна «фішка» цього поштового агенту – необмежений об’єм скриньки.
Що цікавого в GMX Mail:
- Всі функції для листування: отримання, надсилання, пересилання
- Мультиакаунти: можна завести кілька поштових скриньок і зручно управляти ними в одному інтерфейсі. Завдяки опції GMX Mail Collector можна доєднувати облікові запити від інших провайдерів.
- Багаторівнева структура «папки в папках»
- Пріоритетність листа, яку можна виставити в залежності від його важливості
- Список контактів з фото, що схожий на справжню базу даних клієнтів
- Вкладення навіть «важких» файлів (до 50 МБ), у конкурентів ліміт вдвічі менший.
- Вбудовані календар та щоденник, які можна синхронізувати з електронною поштою
- Автозбереження щохвилини, яке дозволяє зберігати чернетку навіть під час збоїв зі зв’язком.
Безпека: працює система фільтрації спаму, «бан» підозрілих відправників, антивірусний захист та SSL-кодування листів під час їх мандрівки між серверами; двофакторна автентифікація (2FA).
Об’єм Free-версії: 5 ГБ поштового сховища для користувача, вкладення до 20 МБ.
Інтерфейс: дещо олдскульний, українська мова недоступна, назва папок – лише латиницею, але з темами листів і текстами проблем не виникне. Ще один момент: забагато реклами, це може дратувати.
Мобільний застосунок: для IOS та Android.
Кому підходить: сподобається тим, хто хоче багато місця у сховищі; кому простір, плюс німецька надійність і простота, важливіші за сучасний UX.
Zoho Mail: для малого бізнесу
Потужна корпорація, в арсеналі якої ряд крутих програмних продуктів для автоматизації бізнесу, пропонує поштовий агент, що піклується про безпеку ваших даних. В адресі можна використовувати власний домен, але доведеться підключити платний тариф. Легко розширити можливості за допомогою «братніх» застосунків Zoho Docs, Workdrive.
Zoho Mail дозволяє:
- Надсилати, отримувати, пересилати листи.
- Надавати доступ до власних папок іншим користувачам.
- Швидко шукати повідомлення, адресатів, теми по ключовим словам, по електронній адресі.
- Зручно керувати контактами: імпорт з інших сервісів чи з файлів, авто пошук дублів.
- Масово обробляти переписку: видаляти чи переводити в «Архів» одразу багато листів.
- Залишати коментарі і нотатки до діалогів.
- Ставити завдання менеджерам по слідах листування, відображувати процеси у вигляді канбанів у спеціальній вкладці (для платних версій).
- Прив’язувати запрошення і задачі з переписки до вбудованого календаря, встановлювати нагадування і гео-теги.
- Зберігати закладки сайтів, ділитися ними.
- Використовувати сервіс без інтернету.
Безпека: з’єднання SSL, що шифрує трафік по ланцюжку «скринька – сервер», зберігання на серверах у вигляді зашифрованих фрагментів, що надає найвищий рівень конфіденційності вашому листуванню. Можна застосовувати двофакторну автентифікацію. Працює захист від вірусів та відслідковування підозрілої активності з різних гео точок.
Free пакет: лімітується кількість користувачів (до 5), далі – за плату. Кожному виділено по 5 ГБ пам’яті. Для 1 домену 20 МБ вкладень (безоплатно).
Інтерфейс: виглядає стильно, є «темний режим»; орієнтуватися в робочій панелі просто і швидко; створення листа, картки контакта чи задачі відбуваються натисканням однієї кнопки.
Мобільний додаток: доступний для операційних систем Android та iOS.
Кому підходить: Zoho Mail підходить для малого бізнесу, домашніх компаній та особистого спілкування.
Proton Mail: коли приватність понад усе
Поштовий сервіс із «швейцарською» пропискою, що обіцяє повну конфіденційність вашого листування, стійкість до атак вірусів та зламів. Створений на базі Європейської організації по ядерним випробуванням, що надає ще більшої таємничості і викликає довіру. Кажуть, що назва пов’язана з тим, що першочергово програма створювалася для команди, що працювала над Великим андронним колайдером.
Вже на етапі реєстрації акаунту помітно: ваші особисті дані залишаються з вами, не потрібно заповнювати жодних «зайвих» полів, лише адресу та пароль.
Що входить в набір Proton Mail?
- Функції надсилання, отримання, пересилання повідомлень.
- Таймери для планування самознищення листів.
- Зберігання повідомлень у зашифрованому вигляді.
- Пошук за іменем адреса(н)та, що доступний лише для «відкритих» листів.
- Push-повідомлення про нові вхідні.
- Захищений наскрізним шифруванням планувальник Proton Calendar.
- Опція «приховати email адресу».
- Відкритий початковий код.
- Власне хмарне сховище ProtonDrive, куди автоматично потрапляють файли, що перевищили ліміт 25 МБ
- Є «фірмовий» VPN.
- ВІдсутність реклами та трекерів у поштовій скринці.
Безпека: це основна “фішка” поштової програми, недарма Proton Mail називають «поштою для параноїків» – наскрізне (Е2Е) шифрування; два паролі доступу (для входу та для «відкриття» даних на сервері, причому другий є зашифрованим навіть для самої Proton Mail); TLS-протокол, двофакторна автентифікація. Захист від відстеження включений в базових налаштуваннях.
Free версія (для 1 користувача): об’єм пам’яті пам’яті 500 МБ, сховище 5 ГБ, розмір вкладень 25 МБ, є можливість отримувати до 150 листів на добу.
Інтерфейс: зручний, сучасний, є «темна тема».
Мобільний застосунок: працює на пристроях Android та iOS.
Мегабонус: домен та ip-адреси потрапили в реєстр заборонених сайтів в рф.
Кому підходить: тим, для кого безпека даних та конфіденційність важливіші, ніж пак додаткових функцій.
Mail.com: якщо потрібні “професійні” домени і кілька адрес
Американська веб платформа та провайдер, електронного поштового сервісу. Основна «фішка»: тут можна обрати з пари сотень доменів, включаючи usa.com, yourname@accountant.com, це дає змогу завести собі «робочий» Email без зайвих витрат.
Що пропонує:
- Базові опції для листування: отримуємо/надсилаємо
- Мультиакаунти: вхідні із різних облікових записів в одній папці
- Якісна база контактів з можливостями синхронізації
- Підтримка великих файлових вкладень: до 50 МБ
- Календар-планувальник
- Хмарне сховище (2ГБ для збереження файлів)
- Інструменти для швидкого пошуку
- Зв’язку з браузером Mozilla Firefox (синхронізація закладок)
- Можливість очистки неактуальних повідомлень (заздалегідь заданий період збереження).
Безпека: антивірус та антиспам, двофакторна автентифікація.
Об’єм у Free-версії: 65 ГБ поштового сховища, вкладення до 30 МБ. До 10 адрес на користувача безоплатно.
Інтерфейс: комусь може видатись, що дизайн дещо застарілий (і ми з ними згодні), але в цілому, зручний і не перевантажений зайвими елементами.
Мобільний застосунок: для IOS, Android.
Кому підходить: приватним підприємцям, фрілансерам, малому бізнесу. Якщо потрібно мати професійний вигляд в листуваннях, тобто власне ім’я, назву компанії в адресі, але домен ще не придбали.
Електронна пошта в CRM: додай всі свої скриньки
Якщо ви розділили яйця «по різним кошикам», і завели кілька поштових акаунтів: основний Email компанії, окремий – для збору запитів із контактної форми на сайті, ну і скриньку для реєстрації сторінок у соцмережах, то збір і обробка листів з усіх цих джерел буде ще тією пригодою.
Проблеми з email в бізнесі: хаос у листуваннях
Що найчастіше непокоїть підприємців:
- Листи від клієнтів/партнерів губляться у лавині інших; потрапляють в СПАМ; запити від лідів залишаються без відповіді, а бізнес втрачає потенційного покупця.
- Безпека інформації. Сумнівна штука – роздавати логіни та паролі, на які зареєстровані важливі програми, застосунки компанії менеджерам.
- Незручно працювати при повторних зверненнях. Важко знайти потрібний ланцюжок листів, щоб з’ясувати хто це і про що ви спілкувалися раніше.
- Відсутність системного підходу. При наявності кількох облікових записів, та ще й у різних поштових агентах, систематизувати та контролювати цей хаос дуже складно.
Як автоматизувати листування з CRM для Email
keyCRM потурбувалися про ваш комфорт і безпеку, наші розробники створили функціонал CRM для Email, що допомагає систематизувати спілкування з покупцями, постачальниками, підрядниками в єдиному інтерфейсі.
Що дозволяє робити система завдяки вбудованій інтеграції електронної пошти?
- Зібрати всі поштові скриньки з усіх акаунтів в єдиному вікні.
- Отримувати листи, відповідати на них, надсилати файли.
- Розподіляти ланцюжки між менеджерами, щоб регулювати навантаження чи зони відповідальності.
- Залишати нотатки в чатах «для своїх», щоб команда краще опрацьовувала звернення.
- Аналізувати історію спілкування: оцінювати ефективність та якість.
- Швидко “впізнавати” людину при повторному зверненні.
- Обробляти запити, що надходять електронною поштою: створювати картку ліда, запускати його у воронку продажів; чи миттєво оформлювати замовлення/профіль клієнта – все це, не виходячи із панелі keyCRM.
Щоб не залишати жодного клієнта без уваги, через завантаженість чи неуважність, є лічильник листів без відповіді. А неактуальні діалоги можна складати у спеціальну папку, де вони будуть «жити», не завантажуючи ваш робочий простір. Для «адвокатів нігерійського дядечка», коучів, що знають секрет мільйонерів та інших набридливих адресантів існує папка СПАМ, кажуть, що звідти не повертаються 😉
Цікаве: для аналізу комунікації, чи «розбору польотів» в колі співробітників, потрібно просто поділитися посиланням на листування з будь-яким користувачем системи, у якого є доступ до розділу «Чати», джерела Email в срм-системі.
У відео-гайді keyCRM показуємо як підключити email в CRM за10 хвилин, без допомоги програмістів.
Висновок: альтернативи Gmail є, вибирайте під свої задачі
Gmail – надійний і перевірений сервіс елктронної пошти, яким зручно користуватися разом з іншими цифровими продуктами Google. Але якщо вам потрібно більше: конфіденційності, об’єму сховища, варіацій адрес, ваги вкладень, завжди можна спробувати щось інше.
Для особистого листування, малого бізнесу чи фрілансу підійдуть навіть безкоштовні версії. Для компаній з глобальнішими задачами: корпоративний домен, спільний простір для роботи команд, відстутність реклами, посилена безпека даних та захист від потрапляння в спам (SPF, DKIM, DMARC) – варто розглянути платні тарифи поштових провайдерів.
Але навіть фрі версії email платформ мають потенціал для автоматизації, їх теж можна підключити до CRM-системи з вбудованим модулем електронної пошти, щоб систематизувати спілкування з клієнтами, партнерами; знизити ризик втрати запитів, та підвищити продажі (адже заявки з листів краще опрацьовувати у воронці лідів).
Спробувати як працює інтеграція електронної пошти в keyCRM та інші корисні для бізнесу функції можна без оплати до 30 днів. Реєструйтеся!
