На старте бизнеса можно начинать вести учет в гугл-таблицах, откладывая автоматизацию «на потом», страдая, путаясь и тратя кучу времени зря. А можно пойти по другому пути и сразу начать работать системно и без хаоса, наладив операционные процессы в CRM. Так поступил герой нашего сегодняшнего кейса Артур Чумак, соучредитель агентства бизнесового и маркетингового сопровождения WoBorders.
WoBorders помогает предпринимателям с выходом на международный рынок, регистрацией, запуском и развитием компании в странах Европы, Америки и Азии. В этом материале мы расскажем историю бизнеса, который сразу выбрал путь автоматизации и подключил правильные инструменты вместо экспериментов с табличками и учетом вручную.
Приветствую, Артур! Большинство наших клиентов сначала прошли этап учета в таблицах, а затем уже пришли к внедрению crm-системы. У вас все было по-другому…
Да, мы запускались сразу с crm-системой. В августе этого года мы открыли агентство WoBorders. Занимаемся сопровождением бизнеса и маркетингом, это фулстек-услуги для предпринимателей, которые только планируют зарегистрировать компанию за рубежом, или уже имеют бизнес за границей, но нуждаются в бухгалтерском, налоговом и маркетинговом сопровождении от экспертов.
У нас достаточно длинный цикл закрытия лида. К примеру, клиент заходит с запросом на регистрацию компании в Польше или Эстонии. Мы предоставляем первичную консультацию, рассказываем все детали о процессе регистрации, обязанностях резидента, налогообложении и т.д.
Затем клиент либо соглашается, либо берет время на «подумать». Это может быть месяц, а может быть полгода. А нам нужно фиксировать все предыдущие взаимодействия: что предлагали, когда, что заинтересовало, какие барьеры. Поэтому crm-система для бизнеса критически важна в нашей нише.
Далее, если клиент соглашается сотрудничать, мы дополнительно предлагаем еще и маркетинговое сопровождение, «упаковку» его бренда, стратегию продвижения на локальном или глобальном рынке.
Кто ваши клиенты?
В большинстве случаев к нам обращаются молодые предприниматели с классными интересными идеями. К примеру, у человека есть идея зарегистрировать компанию и продавать определенный продукт. Но нет ни сайта, ни лого, ни понимания, как строить маркетинговую стратегию. Мы помогаем именно с такими стратегическими вопросами: исследование рынка, идея, валидация, дорожные карты, стратегии. А потом уже после запуска точечного помогаем с маркетингом и продвижением: контекстная реклама, SMM, SEO, пиар, контент-маркетинг. Работаем с европейскими странами, США, Гонконгом, Сингапуром.
Кстати, многие думают, что все просто: есть ChatGPT, который все напишет, придумает и расскажет. Но, к сожалению, эта история так не работает. Есть много нюансов, нуждающихся в глубокой экспертизе. В нашей команде есть эксперты по маркетингу, бизнес-консалтингу, финансово-правовой сфере, построению отделов продаж с практическими знаниями в различных индустриях и международных рынках.
Расскажите, пожалуйста, о названии — как появилось WoBorders?
Когда у нас появилась идея агентства, вариантов названий было несколько, но все они были банальными. Мы начали крутить замысел, и остановились на том, что хотим передать смысл бизнес without borders. Так возникло сокращенное и обыгранное название WoBorders.
Мы решили пойти по собственному пути и зарегистрировать компанию за границей. Выбрали Эстонию. Это самый легкий путь диджитал-регистрации компании в Европейском союзе.
Все можно сделать онлайн: подаем заявление на карту электронного резидентства, платим пошлину, ждем некоторое время, забираем карту в консульстве Эстонской Республики в Киеве. Благодаря этой карте e-Resident Эстонии может зарегистрировать компанию без лишних сложностей, платить налоги, изменять доли фаундеров, то есть вести всю операционную работу удаленно онлайн.
Собственно, мы помогаем предпринимателям пройти этот процесс без зря потраченного времени и усилий — регистрация, запуск и развитие бизнеса в любой интересующей их стране.
Итак, вы зарегистрировали компанию и с первого дня начали заводить все процессы в СРМ?
Да. Благодаря опыту в маркетинге и бизнес-консалтинге мы понимаем, как правильно строить процессы. И я уверен: если что-то можно сделать правильно с самого начала, нужно это сделать. Иначе можно попасть в ловушку — откладывания «на потом», а это «потом» растягивается на неопределенный срок.
Мы стартовали и с классным сайтом, и с оптимизацией, и с организацией процессов в KeyCRM. Учет в гугл табличках — очень ненадежная история. Кто-то что-то удалил, что-то повисло, потому что информации очень много, неудобно, долго, лишние затраты времени и ресурсов. Поэтому сразу подсоединяли срм, чтобы упростить себе жизнь.
Как вы выбирали crm-систему?
Для нас было важно автоматизировать все — от получения заявок со всех каналов до анализа результатов. Начали искать подходящий вариант CRM для бизнеса, чтобы решение смогло закрыть наши запросы. Мы ориентировались на универсальную систему управления бизнесом, чтобы она совмещала финансовый учет, операционную работу, коммуникацию с клиентами, email-маркетинг, интеграцию с мессенджерами, полную синхронизацию с сайтом.
Раньше у нас уже был опыт работы с HubSpot и некоторыми другими системами, поэтому ориентировочно понимали, какие функции действительно нужны. Но когда пришло время выбирать срм-систему для своего бизнеса, пришлось углубляться во все вопросы. Мы проходили демки, туториалы и даже покупали подписки на месяц, чтобы протестовать и понять, что нам нужно. И вот таким эмпирическим способом мы остановились на KeyCRM.
Если ты ищешь решение «all-in-one», чтобы оно покрывало все-все-все, то, скорее всего, тебе нужно заказывать кастомную разработку и платить много денег. К сожалению, тот же распиаренный на западе HubSpot оказывается не очень полезным и практичным в применении на украинском рынке. Есть много нюансов с чатами и коммуникацией, подключением мессенджеров. Есть проблемы с WordPress формами. Трудно интегрировать все это через API. То есть нужно, чтобы в команде был разработчик, работающий над этими настройками.
А вы искали crm, чтобы самостоятельно все настроить?
Именно так. Запрос был такой: сам зашел, все под себя настроил, сделал отдельные воронки под разные типы услуг, в несколько кликов подсоединил мессенджеры, создал шаблонные сообщения, протестовал и начал работу. У KeyCRM все это есть. В других crm-системах, которые мы рассматривали, было сложно сделать кастомные воронки, везде есть определенные ограничения. На финальных этапах проверки наших гипотез и тестирования разных CRM-систем мы остановились именно на KeyCRM. Дополнительный поинт в пользу KeyCRM — это стоимость. Очень доступная цена.
Я знаю, что вы так продукт и позиционируете: легкая и понятная crm, в которой ты сам можешь все настроить. На словах это звучало круто. На практике это тоже оказалось круто. Мы действительно все настроим так, как нам нужно, без привлечения ни одного разработчика или интегратора.
Мы самостоятельно интегрировали сайт на WordPress с KeyCRM через API вообще без привлечения разработчиков. Мы маркетологи, не разработчики, конечно, какие-то базовые технические знания у нас есть, но это был первый опыт. И он оказался очень удачным.
Первое, что сделали, пошли к ChatGPT за помощью. Затем порылись в коде WordPress, проверяли, чтобы сайт не упал, и постепенно настраивали интеграцию. Когда первая тестовая заявка «упала» в CRM, это был праздник. Затем мы донастраивали все так, чтобы в карту передавались все нужные поля: имя, телефон, email, заметки, источник заявки, а впоследствии еще и UTM-метки по рекламе. И все это без плагина или платного коннектора — просто руками, через код. Так мы сэкономили примерно 500 долларов, а может быть, и больше. Теперь мы получаем полностью все формы из сайта в KeyCRM, со всеми нужными полями.
Это было весело, это было страшно, потому что пришлось лезть не только в вордпрессовские контрольные панели, но и на хостинг, удалять часть кода, смотреть, есть ли баги, где они, как оно отрабатывает, делать тесты.
Наш совет — когда ты делаешь что-то сам, сохраняй исходный код. Никуда его не выбрасывай, подписывай, что это за код и где ты его взял. Потому что, если вдруг что-то пойдет не так, тебе нужно его просто вернуть, вставить этот «кирпичик» назад, чтобы все работало.
Давайте к функционалу — что используете? Вы не e-commerce, а компания из сферы услуг, немного другая специфика. Что настраивали?
В первую очередь мы настроили источники получения лидов. У нас достаточно обширный список источников заявок: это может быть Clutch, Google AdWords, Facebook AdWords, LinkedIn органика, LinkedIn реклама, Google органика, Bing, реферальные ссылки и т.д. Их более 30, и каждый мы отслеживаем по UTM-меткам. Поэтому приоритетная задача, которую мы выполнили, — подключить полный список источников в KeyCRM.
Второе — подключили мессенджеры Telegram, Viber, Instagram, чат-боты и настроили автоматические триггерные сообщения. К примеру, у нас есть сообщения для нерабочих часов, чтобы не терять лид, мы сразу предлагаем забукать встречу, запланировать в гугл календаре.
Есть триггерные сообщения на сервисы. Например, когда человек хочет заказать сопровождение контролируемой иностранной компании в Украине, ему приходит сообщение, что специалист уже мчит к вам, он вам поможет. А вот здесь вы можете прочесть, что такое КИК.
Затем мы сформировали каталог услуг со всеми возможными пакетами и ценами и добавили все в KeyCRM.
Вы уже упоминали о воронках продаж. Давайте поговорим о них подробнее.
Относительно воронок — у нас есть входная воронка, в которую падают все лиды из разных источников. Далее идет квалификация лида. А далее логика построения воронок такова: если лид прошел все этапы воронки от первого контакта до получения оффера, он попадает в отдельную воронку под услугу или пакет заказанных услуг. Есть много воронок по разным сервисам с разным количеством этапов. Где-то их может быть 3, где-то 15.
К примеру, приходит клиент с продуктом и запросом на регистрацию компании в США. В эту услугу может входить консультация, сам процесс регистрации в Штатах, сбор документации, настройка, регистрация налогового номера. Все это отдельные этапы, которые фиксируются в отдельной воронке.
Так же и с маркетингом. У клиента есть запрос, например, на формирование стратегии под его компанию. Нам нужно сделать go-to-market стратегию, включающую многие этапы. Для удобства треккинга мы сделали под каждое направление отдельную воронку с этапами, которые клиент может пройти. В финале, когда все этапы пройдены, клиент получил все нужные ему услуги, мы можем делать какие-либо допродажи.
Какие функции crm упрощают жизнь вашему бизнесу?
Напоминания. Нам нужно четко понимать, когда напомнить клиенту о себе и перейти к следующему этапу. Цикл продаж может быть очень длинным — от 3 недель до года. То есть лид может зайти в январе 2025 года, а фактически конвертироваться в продажу в конце года. Нужно трекать все предыдущие или потенциальные заказы, интересующие его услуги, чтобы не потерять контекст и историю общения. Напоминания мы используем очень часто.
Также очень удобно, что в системе можно заметчить лид, который несколько месяцев назад пришел с сайта, а затем вернулся и написал в телеграм. То же с метчингом по названию компании, номерам телефона, почте. Нам нужно понимать, из какой компании к нам обратился специалист, с кем мы уже вели коммуникацию, какие там есть стейкхолдеры, кто принимает решение, и все это нужно сводить в единую систему. Не создавать триста лидов и карточек, а подвязывать все в одну.
Следующий пункт — аналитика в KeyCRM. Я вижу, сколько было чатов, лидов, продаж, как общались с клиентами, какие сервисы лучше всего продаются. Этого вполне достаточно, чтобы понимать, что происходит в бизнесе и куда мы двигаемся.
Ну и, конечно, вся коммуникация в одной системе. Не надо бегать в фейсбук или инстаграм, в директ, комментарии — сразу все видно в crm-системе. Также мы пользуемся мобильным приложением, особенно когда на пути или на встречах.
Вижу, что вы постоянно добавляете новые функции. Классно, когда команда работает над своим продуктом и собирает фидбек от своих клиентов, что вам нравится, чего не хватает. Ваша команда создает эту коммуникацию. Это ценно и важно, ведь немногие продукты поддерживают именно такой формат взаимоотношений с клиентами. Все зависит от людей, не только от кода.
Какие планы, идеи, проекты планируете реализовывать в будущем?
Планируем выходить на рынок LATAM, потому что видим, что в Бразилии, Аргентине, Чили есть спрос на регистрацию бизнеса в странах Европы. Их не интересуют США и Канада, прежде всего они ориентируются на Эстонию, Великобританию, Португалию, Испанию. Мы уже провели рисерч этого рынка, поэтому в ближайшее время будем начинать активно работать в этом направлении.
🎁 Бонус для читателей: закажите на сайте 30-минутную бесплатную консультацию и открытие аккаунта Payoneer без комиссии по кодовому слову «Я из KeyCRM».
