Прогнозирование товарных запасов: методы и инструменты для онлайн-торговли

Прогнозирование количества товара и планирование складских запасов — одно из критических направлений для любого интернет-магазина. Без правильного планирования бизнес рискует попасть в двойную ловушку. Избыток — когда на складе «заморожено» много товаров, которые не продаются, дефицит — когда спрос на продукт есть, но его нет в наличии.

В первом случае деньги, вложенные в закупку, перестают работать: товар требует затрат на хранение, учете и инвентаризацию, но не приносит компании дохода. Это «замороженные» деньги.

Во втором — бизнес рискует потерять продажи и получить недовольство покупателей. Люди не будут ждать, пока у вас будут новые поставки, они просто оформят заказ в другом интернет-магазине. Это недополученная прибыль.

И избыток, и дефицит товаров могут дорого стоить компании, поэтому прогнозирование товарных запасов и планирование складских остатков в онлайн-торговле должно основываться на цифрах и аналитике.

В этом гайде мы даем практические модели и формулы, которые сможет использовать даже небольшой онлайн-бизнес, чтобы корректно анализировать спрос, рассчитывать объемы закупок, контролировать складские остатки, учитывая историю продаж, сезонность и скорость оборота продукции.

Почему неправильное управление запасами стоит бизнесу денег

По мировой статистике, затраты на хранение складских запасов составляют от 20% до 30% общей стоимости товаров. В то же время 45% компаний сталкиваются с дефицитом продукции в пиковые сезонные периоды. И то, и другое в глобальном масштабе стоит бизнесу миллиардов долларов.

Каждая закупка — это не столько о логистике, сколько о деньгах, влияющих на доход, оборачиваемость средств и возможности для развития. Вы можете либо «заморозить» средства в запасах, либо недополучить прибыль из-за отсутствия нужных позиций.

Когда товары закупаются с большим запасом

• Деньги уже в товаре, их не используешь для других закупок или запуска таргета.
• Продукция, лежащая на складе, продолжает тратить ваши деньги: оплата складской площади, перемещение, учет и инвентаризация. Чем дольше она лежит, тем дороже обходится.
• Устаревание — по статистике, 30% излишков товаров на складе ежегодно устаревает. Это особенно актуально для одежды, косметики, техники, аксессуаров, сезонных продуктов.

Пример: интернет-магазин закупил аксессуары для гаджетов на 3 млн гривен. Если треть этих запасов не продалась в течение нескольких месяцев, значит около 900 тысяч гривен изъяты из оборота. Эти деньги продолжают «лежать» на складе, на них уже не закупишь топовые позиции, не протестуешь новые категории и не запустишь рекламу, которая могла бы принести новые сделки.

Когда на складе нет нужных позиций

• Дефицит товаров на складе приводит к потерянным продажам и недополученной прибыли — клиент не будет ждать новой поставки, а купит нужное у конкурентов. Особенно если речь идет о товарах-локомотивах, генерирующих большую часть дохода.
• Это может вызвать цепную реакцию — потерянный покупатель, минус повторные продажи и рекомендации, репутационные риски.

Пример: интернет-магазин продает 10 единиц фитнес-браслетов в день с маржой 400 грн. Из-за отсутствия товара на складе и задержки поставки на неделю бизнес недополучает 28 тысяч гривен валовой прибыли.

Прогнозирование товарных запасов — это постоянный поиск баланса, как не заморозить деньги в запасах и обеспечить доступность популярных товаров.

Как прогнозировать запасы товаров: ABC-анализ

Прогнозирование товарных запасов, когда в вашем каталоге много SKU, должно основываться на приоритетах. База такого подхода — ABC-анализ. Не вся продукция одинаково ценна для компании: часть ее приносит львиную долю дохода, часть продается стабильно и важна для полноты ассортимента, а остальное вообще никак не влияет на выручку.

ABC-анализ основан на принципе Парето 80/20: в e-commerce это означает, что 20% товаров приносят 80% финансового результата. Естественно, это условность, соотношение может быть 75% на 25% или 70% на 30%. Все зависит от ниши, но закономерность прослеживается. Соответственно, оптимальный уровень товарных запасов разных по ценности категорий должен быть разным.

Как разбить товары на категории A, B и C

Алгоритм ABC-анализа простой:

1. Подготовьте срез продаж. Обычно для этого берут исторические данные за последние полгода/год или более длительные периоды с учетом сезонности.
2. Посчитайте выручку за каждую товарную позицию. Здесь важно анализировать не только количество проданных единиц товара, но и сумму, которую они принесли компании. Одна продажа товара X может приносить больше дохода, чем десятки проданных товаров Y.
3. Сделайте сортировку по убыванию: вверху — позиции, формирующие основную часть выручки.
4. Разделите весь ассортимент на три группы: A — товары, обеспечивающие 70-80% выручки, B — товары, дающие еще 15-20%, C — остальные, обеспечивающие минимальный плюс.

Условный пример ABC-анализа для интернет-магазина электроники

После такого ABC-анализа запасов вы уже можете выбирать стратегию, как планировать закупки для магазина и управлять разными категориями.

Как управлять категориями товаров A, B и С

Каждая категория по-разному ценна для магазина, генерирует разную долю дохода и требует разных подходов.

Основной фокус — категория A. Это именно те товары, которые должны быть в наличии постоянно:

• поддержка страхового запаса;
• регулярный контроль остатков на складе;
• регулярные поставки (даже если меньшими партиями, но постоянно);
• главная задача — избежать дефицита, ведь отсутствие товаров категории A сильнее всего ударит по финансовым показателям.

Держим руку на пульсе — категория B. Это критически не влияющие на доход товары, но они стабильно продаются и нужны для поддержания разнообразия ассортимента:

• регулярные закупки по графику;
• контроль и пересмотр остатков;
• возможны корректировки в соответствии с сезонными факторами или изменениями в спросе.

Минимум запасов — категория C. В этом случае логичнее иметь минимальный запас или вообще работать под заказ во избежание рисков. Ведь именно эта категория обычно создает тот же резерв «замороженных» денег.

Но и удалять эти товары из ассортимента не всегда правильная стратегия. Некоторые товары могут дополнять основные и продаваться как сопутствующие, а некоторые выстреливать несколько раз в год в пиковые сезонные всплески.

Чтобы в этом разобраться, стоит проанализировать именно такие моменты: продается ли товар как сопутствующий, помогает ли поддерживать широту ассортимента, есть ли сезонность, не повлияет ли его изъятие на продажи.

Далее наиболее распространенных сценариев три:

• минимизация закупок и работа под заказ;
• распродажа остатков;
• полный вывод из ассортимента.

ABC-анализ — это простой инструмент, который дает понимание, какие товары зарабатывают больше денег, а какие подпадают под оптимизацию складских остатков.

XYZ-анализ: учитываем стабильность спроса

ABC-анализ не является самодостаточным для охвата всей картины ассортимента. Для управления запасами и прогнозирования закупок используют коррелирующий со спросом дополнительный инструмент — XYZ-анализ товаров. В связке эти подходы дают более точное и полное понимание планирования поставок, создания страхового запаса и минимизации рисков.

Как работает XYZ-анализ

Два товара могут быть примерно одинаково ценными для дохода компании, но спрос на один продукт стабильный в течение всего года, а на другой — только перед новогодними праздниками и Днем матери. В основе этого подхода к анализу ассортимента лежит простой принцип: чем более предсказуемым и стабильным является спрос на товар X, тем легче прогнозировать нужный запас этой единицы на складе.

По результатам этого анализа все товарные позиции распределяются в три категории:

• X — стабильный спрос, вещь продается одинаково стабильно каждую неделю или месяц, благодаря минимальным ситуативным и сезонным колебаниям прогнозировать спрос легко;
• Y – циклические или сезонные колебания спроса. Влияющие на продажи факторы (сезон, учебный год, праздник) можно спрогнозировать, поэтому на первый план выходят прогнозирование спроса на сезонные товары и сезонное планирование запасов;
• Z — непредсказуемый спрос, который трудно или невозможно спрогнозировать, даже обладая мощной аналитикой. Волны спроса обычно провоцируются ситуативными трендами из соцсетей и вирусными роликами. Здесь важно не накапливать складские остатки, следить за трендами и продажами и работать с малыми партиями.

Пример: товары категории X — продукты, бытовая химия, фармацевтика; категория Y — кондиционеры и вентиляторы, осушители и обогреватели, зимняя одежда и обувь, школьная канцелярия, праздничный рождественский декор, садовые принадлежности; Z-категория — симпл-димпл, спинеры, термочашки Stanley, дубайский шоколад.

Как ABC и XYZ работают вместе

ABC-XYZ анализ склада дает наиболее полное представление о нужном количестве запасов. Вы можете одновременно оценить и финансовую ценность товара для компании, и стабильность спроса на него.

Вот как работают различные комбинации категорий ABC и XYZ-анализа при выборе стратегии управления запасами и закупок.

Как прогнозировать закупки и контролировать складские запасы с учетом комбинаций и категорий ABC- и XYZ-анализа

Пример: в интернет магазине детской продукции в комбинацию AX попадают детские подгузники, детские влажные салфетки, базовые молочные смеси. AY — зимние комбинезоны, школьные рюкзаки и канцелярия, детские надувные бассейны для дачи, жилеты и нарукавники для плавания. AZ — поп-ит, игрушки из тиктока, фигурки персонажей из сериалов и мультиков, которые сейчас на пике популярности.

Точка заказа и страховой запас: формулы расчетов

Расчеты ABC XYZ анализа дают базу для управления запасами в интернет-торговле. Но остается вопрос, когда нужно заказывать у поставщика новую партию, чтобы и дефицита не было, и не законсервировать деньги в избыточных товарных запасах. Для этого существуют точки заказа товаров и страховой запас товаров, учитывающих исторические данные о продажах и усредненных сроках поставок.

Что такое точка заказа и как ее посчитать

Точка заказа (с англ. — Reorder Point) — это минимальное количество остатков, при котором уже нужно оформлять заявку поставщику на новую партию.

Существует несколько формул расчета этого показателя. В идеальных условиях, когда спрос и график поставок стабильны и без отклонений, можно использовать такой вариант:

Точка заказа = d*L,,

где d — это среднедневной объем продаж товара;

L — время поставки новой партии, измеряемое в днях.

Но в реальности бизнес использует формулу с дополнительным страховым запасом, чтобы подстраховаться от задержек в снабжении и непрогнозируемых колебаний спроса:

где d — это среднедневной объем продаж товара;

L — время поставки новой партии, измеряемое в днях;

SS – резервный запас, который постоянно должен быть на складе.

Пример: интернет магазин продает 50 холодильников в день, поставщику удается доставить новую партию за 6 дней. Минимальный страховой запас — 200 холодильников. Соответственно: 50*6+200=500. То есть в момент, когда на складе остается 500 единиц товара, продавец должен оформить новую заявку. Если упустить этот момент, товар может завершиться до поступления следующей партии.

Страховой запас: сколько товара держать «на всякий случай»

Для начала не стоит воспринимать страховой запас как что-то «на всякий случай». Это важный буфер, нужный онлайн-магазину для тех случаев, когда реальная ситуация в продажах отличается от той, которую вы прогнозировали.

Простейшая формула выглядит так:

Пример: интернет-магазин продает 10 кофемашин в день, но перед праздниками и в другие пиковые периоды уровень продаж растет до 20. Максимальная задержка поставки от партнера составляет 10 дней. Соответственно, страховой запас продукции составляет (20 – 10)*10 = 100 единиц. То есть страховой запас компании составляет 100 кофемашин, которые должны находиться на складе, чтобы не возникло дефицита.

Страховой запас не должен создавать дополнительную нагрузку на склад и генерировать дополнительные остатки. Поэтому особенно внимательно и тщательно следует оценивать товары из категорий с нестабильным спросом типа CZ и BZ.

Как часто просматривать точку заказа

Точка заказа — это переменный показатель, на который могут влиять скорость продаж, сроки поставки, сезонность. Поэтому пересматривать ее следует регулярно — в обычных условиях раз в квартал.

Однако есть ситуации, когда точка заказа требует оперативной корректировки:

• если сменился поставщик и сроки доставки;
• перед стартом нового сезона;
• после существенного роста или падения продаж;
• из-за расширения ассортимента;
• из-за привлечение новых каналов продаж и запуска крупных маркетинговых кампаний.

Складской учет в онлайн-магазине должен развиваться динамично и параллельно с ростом самого бизнеса.

Сезонное планирование запасов: как подготовиться заранее

Когда сезон стартует, поставщики уже работают в режиме интенсивной нагрузки, из-за чего сроки доставки могут увеличиваться, а самые популярные товары — заканчиваться. Поэтому к сезонным пикам нужно готовиться заранее. Самое главное, что нужно знать: планирование запасов перед сезоном базируется на данных о времени и проценте роста спроса.

Как определить сезонные пиковые точки для своего интернет-магазина

Открываем историю продаж за последние 1-2 года и анализируем, в какие месяцы продажи растут, когда достигают максимальных меток и когда возвращаются к привычным показателям.

Есть показатель, который помогает вычислить сезонные всплески — сезонный коэффициент.

Пример: в течение года магазин канцелярии продает 1000 ручек Parker в месяц, а в декабре — 2500 единиц, сезонный коэффициент будет составлять: 2500 ÷ 1000 = 2,5. То есть декабрьский спрос увеличивается в 2,5 раза, и это следует учесть при планировании закупки товара.

За какое время заказывать товар перед началом сезона

Товары должны быть у вас на складах до того, как клиенты начнут активно ими интересоваться.

Формула расчета:

При расчете следует учитывать также дополнительные факторы:

• время, необходимое для производства нужного количества товаров;
• таможенное оформление для импорта;
• время, необходимое для доставки;
• форс-мажорные задержки.

Если ваши пики приходятся на рождественские праздники или Международный женский день, прогнозирование спроса на сезонные товары и закупки стоит начинать еще в октябре-ноябре и январе соответственно.

Что делать с остатками после завершения сезона

Здесь может быть несколько стратегий:

• распродавать по сниженным ценам (акции, скидки, специальные предложения);
• хранить до начала следующего пика;
• сократить количество товарных запасов или вообще вывести из ассортимента.

Если вещь быстро теряет актуальность, устаревает или портится, подходит первый вариант. Во втором случае необходимо дополнительно оценить расходы на хранение и прогнозируемость спроса. Третий подход обычно применяется, когда позиция реализуется значительно хуже, чем вы прогнозировали.

Автоматизация прогнозирования запасов: от Excel до CRM

В начале малый бизнес в Украине обычно использует для прогнозирования запасов и планирования складских остатков Excel. Когда товаров немного, у вас есть несколько поставщиков, а товары продаются в 1-2 каналах, этого вполне достаточно.

Но когда количество SKU растет, добавляются продажи на маркетплейсах, есть фулфилменты или несколько складов, возможностей Excel становится недостаточно. Здесь нужна полноценная программа складского учета. Мы рекомендуем переходить из таблички в CRM со складским учетом, когда количество SKU составляет 200-300, а бизнес использует для продаж более одного канала.

Какой должна быть современная система управления запасами для малого бизнеса: советы по выбору

Список возможностей, которые должны быть в эффективном и удобном решении для складского учета:

• поддержка нескольких складов;
• учет складских операций: резервирование, списание, возврат, инвентаризация, оприходование и т.п.;
• показ актуальных остатков в реальном времени;
• синхронизация остатков между всеми магазинами и складами;
• автоматическое списание после отправки заказа;
• интеграции с маркетплейсами, интернет-магазинами, сервисами доставки.

Как складской модуль keyCRM помогает контролировать запасы

CRM со складским учетом keyCRM позволяет управлять складскими запасами и прогнозировать складские остатки централизованно с одного удобного интерфейса. А благодаря интеграции складского модуля keyCRM с модулем заказов, клиентами, каналами продаж, оплатами и доставками этот процесс становится частью общей бизнес-системы, а не оторванной обособленной таблицей, которую нужно сверять с другими данными вручную.

Контроль складских остатков и прогнозирование запасов работают эффективно только тогда, когда компания и менеджеры оперируют актуальными, одинаковыми для всех стейкхолдеров, данными. Если процесс обновления остатков осуществляется вручную раз или несколько раз в день, эти данные уже не обеспечивают нужную точность и релевантность.

Складской учет в keyCRM интегрирован во все другие процессы интернет-магазина. К примеру: покупатель оформляет заказ, товар резервируется в системе, после отправки осуществляется автоматическое списание и обновление остатков на складах. В систему подключены и интернет-магазины, и маркетплейсы, и несколько складов, и все почтовые операторы.

Возможности keyCRM для складского учета:

• отслеживание полного товародвижения — от поставки на склад до перемещения, возврата, списания и инвентаризации;
• учет товаров на нескольких складах;
• контроль остатков в реальном времени;
• автоматическое резервирование продуктов после оформления заказа и списание после отправки посылки;
• синхронизация остатков между разными каналами продаж — сайт, маркетплейсы, социальные сети и т.д.;
• быстрое формирование документов для складских операций.

В keyCRM есть подробная аналитика продаж по каждому товару и каждой вариации товара, чтобы вы могли анализировать продажи за любой период как в разрезе отдельных площадок или магазинов, так и в целом.

Выводы

Конечно, ни одна CRM не сделает за менеджера его работу — не спрогнозирует спрос и не создаст график пополнения запасов с учетом многих переменных. Но crm-система дает ценные данные для анализа и разработки стратегии — точное отображение остатков, история продаж, товародвижение, синхронизация между складами. Эта информация является основой для анализа, расчетов точки заказа, страхового запаса и тактики сезонного планирования. Чтобы попробовать возможности складского учета, keyCRM предлагает до 30 дней бесплатного триала. После подключения вы получите доступ к полному функционалу системы и сможете протестировать качественный и современный складской модуль CRM, который дает понимание, как избежать дефицита товаров, не заморозить деньги в запасах и автоматизировать закупки в интернет-магазине.

FAQ

Что такое ABC-анализ товаров и как его сделать?

ABC-анализ товаров — это подход к приоритезации товарного ассортимента, позволяющий понять, насколько ценной является каждая позиция по ее вкладу в финансовый результат. Категория A (20% ассортимента) обеспечивает 80% дохода, B — еще 15-20%, C — остальные товары, не дающие значительную выручку. Для анализа нужно собрать данные о продажах за год, рассчитать выручку для каждого товара, отсортировать по убыванию и определить долю выручки для распределения по категориям. Для максимальной информативности ABC-анализ дополняют XYZ-анализом.

Какие программы используются для учета товаров?

На старте для складского учета товаров часто используются таблицы, но после роста объемов продаж и расширения каналов этого становится недостаточно. Оптимальным вариантом является CRM со складским учетом, интегрированным в общую систему управления онлайн-бизнесом. CRM автоматизирует управление остатками и помогает корректно планировать закупки.

Как прогнозировать продажи нового товара, если еще нет статистики?

Из-за отсутствия статистики вам следует применять комплексный подход: анализ показателей продаж подобных товаров в ассортименте, закупки тестовой партии для оценки спроса в реальных условиях, анализ рынка, сезонных факторов, популярности поисковых запросов, конкурентной среды и т.д. После накопления собственных исторических данных прогноз продаж следует строить уже на их основе.