Сегодня героиня нашего интервью — Ольга Кулик, финансовый эксперт и «бунтарский» бухгалтер, как она сама себя называет. Ольга — владелица и руководитель бухгалтерской компании ProBalance из Никополя. Мы поговорили о развитии бизнеса во время войны, вынужденной релокации и поиске персональной CRM, которая закрывает потребности компании и помогает организовать удалённое ведение ФЛП и консультации для более чем 400 клиентов.
Расскажите о вашем бизнесе.
Бухгалтерская компания «Про Баланс» была открыта в 2022 году. Да, мы пример того, что во время войны нужно работать ещё больше, ведь запросов от клиентов всегда достаточно.
Вообще, я много лет работала с ФЛП. Во время пандемии у меня появились дистанционные клиенты, так как Никополь — небольшой город, где не так много бизнеса. Переход в онлайн дал возможность расширить географию: я начала работать с клиентами из Киева, Одессы, Днепра. В какой-то момент я поняла, что не справляюсь с объемом работы одна, наняла помощницу и запланировала открыть офис компании на 1 марта 2022 года. Но, как вы понимаете, планы изменились.
Как быстро вы покинули Никополь?
Офис я всё же открыла, но работать там долго не удалось. В июле 2022 года из-за обстрелов я переехала в Днепр. Сейчас я живу здесь и развиваю бизнес в удалённом формате. В команде появились дистанционные сотрудники, как когда-то я сама, но с ростом их количества до шести человек возник вопрос: как всё организовать?
Я утратила контроль, не понимала, что происходит и где. Самое главное — обеспечиваем ли мы клиентам качественный сервис? В то время я проходила грантовое обучение для релоцированного бизнеса, где советовали подключить CRM-систему. Мы начали работать с Uspacy, но спустя 4 месяца поняли, что наши потребности всё ещё не закрыты.
Какие функции CRM были для вас принципиальными?
Когда мы нашли KeyCRM, нас привлекло то, что система подходит для юридических, консалтинговых и финансовых услуг. Однако вначале ничего не получалось: процессы не стыковались с нашим форматом работы. Тогда мы решили адаптировать систему под наши задачи. Месяц экспериментов — и мы настроили KeyCRM для работы с долгосрочными клиентами (сроками год и более).
Поделитесь секретами настройки KeyCRM для бухгалтерских услуг.
Главная сложность бухгалтерии в том, что один клиент может иметь несколько ФЛП. Нужно учитывать их все, готовить множество документов ежемесячно. Например, отчёты для Петрова мы отправляем Тарасову.
Мы начали работать так: каждый клиент добавляется в KeyCRM как компания, а вся выполненная работа — через «Заказы». Это позволяет легко отправлять рассылки одному клиенту, но по разным ФЛП.
Сейчас у нас две воронки:
- Привлечение клиента — первичная консультация, договор.
- Долгосрочное ведение с созданием заказов для каждого ФЛП.
Сколько клиентов сейчас ведётся через систему?
У нас 150 ФЛП на ежемесячном обслуживании, 10 юридических лиц и около 400 сохранённых клиентов, которые обращались за разовыми услугами. Мы обязательно сохраняем их в системе, потому что они — наши «тёплые» клиенты. Например, кто-то подавал через нас годовой отчёт, открывал бизнес или готовил документы.
Удалось ли наладить контроль за удалённой командой?
Да, контроль стал проще. Теперь я могу проверять, выполнена ли работа, отправлены ли документы. KeyCRM помогает отслеживать переписку: мы перенесли в систему чаты из Viber, Telegram, Instagram. Это позволяет видеть, что ждёт клиент и что ему обещали.
Кроме того, мне очень нравятся интеграции с банками и платёжными системами. Мы видим оплату клиента и можем вносить корректировки при необходимости.
Какие преимущества KeyCRM вы бы отметили для бухгалтерских услуг?
- Безлимитное количество пользователей: У нас есть сотрудники, которые работают всего два раза в месяц. В других системах их подключение стало бы финансовым бременем.
- Гибкость настройки: Система легко адаптируется под наши процессы.
- Поддержка клиентов: Вся история взаимодействий сохраняется, что исключает путаницу.
Поделитесь планами на будущее?
Мы хотим продолжать защищать клиентов от налоговых вопросов. Уже сейчас делаем много обучающего контента в Instagram и TikTok, чтобы помогать бизнесу разбираться в изменениях законодательства.
Мы благодарны службе поддержки KeyCRM, которая всегда оперативно помогает, а также разработчикам за то, что они прислушиваются к нишевым клиентам и включают наши пожелания в планы развития системы.
Бонус для читателей:
- Оставьте «+» под этим постом Ольги Кулик и получите бесплатные гайды: «Как провести аудит электронного кабинета самостоятельно» или «Как проверить своего бухгалтера».
- Также всем, кто придёт с блога KeyCRM, скидка 10% на обслуживание.
