Сочетание нескольких масштабных бизнес-направлений является вызовом для любой компании. Рост объемов информации, вдвое больше операционных задач, параллельные бизнес-процессы, настройка разных воронок — утонуть в таком потоке легко. Особенно если нет инструмента, помогающего разложить все по полочкам.
Герой нашего сегодняшнего кейса, основатель и руководитель компании MOMOT BROKER Василий Момот, знает, как совмещать несколько бизнес-направлений, но признается, что точно не справился бы с этим без KeyCRM. Ведь таможенный брокер — это всегда о четкости, точности и соблюдении законов. Команда Василия направляет свое время и усилия именно на эти стратегические вопросы, а вот учет сотен сделок, чатов, актов и счетов спокойно доверяет KeyCRM.
MOMOT BROKER — таможенный брокер, который помогает украинскому бизнесу с таможенным оформлением и обучает этому всех желающих. Специалисты компании уже оформили более 20 000 деклараций, научили более 300 таможенных декларантов и выиграли более 100 споров с таможней в суде.
Настройка crm-системы и подготовка этого кейса была реализована с партнером-интегратором Point B. Агентство Point B помогает украинским компаниям эффективно цифровизироваться и становиться сильнее благодаря внедрению CRM-систем, сквозной аналитики и автоматизации бизнеса.
Василий, здравствуйте! Ваша компания занимается таможенным оформлением, расскажите, с чего все начиналось.
Я с 2013 года занимаюсь таможенным оформлением, учился по специальности товароведение и экспертиза по таможенному делу, завершил курсы таможенного брокера, работал в разных компаниях и впоследствии основал собственное дело. Сегодня MOMOT BROKER помогает украинским бизнесам из разных отраслей с таможенным оформлением. Это таможенное оформление «под ключ»: от консультаций и таможенных деклараций до проведения таможенного досмотра и отстаивания интересов клиента в суде.
Также мы учим этому людей — создали онлайн-курсы для тех, кто сталкивается с таможенным оформлением или хочет стать таможенным брокером. Это разные люди, приближенные к этой сфере, от менеджеров внешнеэкономической деятельности до логистов — они либо уже работают с таможенным оформлением, либо хотят повысить свою квалификацию, либо меняют направление и только заходят в профессию. Онлайн-продукты достаточно большие и интересные. У нас уже седьмой поток людей, и если бы не KeyCRM, мы бы точно с этим не справились.
Как процессы в компании были настроены сначала и как вы пришли к KeyCRM?
Поначалу, как и большинство, вели учет и все процессы в эксель-файле. А еще у нас была доска с заметками😀 И какие-то ключевые штуки мы писали на ней. Писали, стирали, снова писали.
А когда работы стало больше, времени заниматься этой писаниной уже не было. Мы нашли KeyCRM, стало легче. Но мы постоянно погружены в свою работу, поэтому подробно разбираться в функциях системы не могли. Я, честно говоря, даже не представлял, какие функции есть в KeyCRM и как с ними работать. Поэтому мы обратились в агентство Point B, и они настроили систему под наши потребности.
Стартовали с crm в 2023 году по наиболее критичным функциям, затем добавляли новые — и мессенджеры, и напоминания, и аналитику. Мы настроили KeyCRM под себя, и сегодня я уже не представляю, как работать без crm-системы. Мы систематизировали клиентскую базу по импортерам и экспортерам, автоматизировали всю коммуникацию по почте, вайберу, Instagram и Telegram, задали членам команды разные роли (контент-менеджер, брокер, менеджер по продажам с разными правами доступа) и т.д.
Поговорим об этом подробнее — какие функции KeyCRM самые полезные для таможенных брокеров?
Давайте поочередно.
Сделки. Сделок очень много, все это связано с внутренними процессами и этапами, которые мы должны мониторить. К примеру: получили документы, внесли правки, подготовили декларацию, подали на таможню, приняли в работу, оформили, получили декларации, выставили счет, оплата, акт выполненных работ и т.д. В crm-системе мы можем легко и удобно отследить всю цепочку, каждый этап, ничего не потерять и не упустить.
Переписки с клиентами. Я могу видеть все диалоги — как мои коллеги общаются с клиентами. Мы омниканальны, поэтому очень удобно, что все чаты приходят в одно меню — и из номерного Telegram, и из телеграмм-бота, и из Instagram. И там же мы можем отвечать заказчикам, вести коммуникацию, консультировать и, например, сразу продвигать новый лид по воронке продаж.
Воронки. Мы настроили отдельные воронки: 1) для услуг таможенного оформления; 2) для онлайн-курса по таможенному оформлению. Когда приходит запрос, он сразу попадает в нужную воронку. Удобно отслеживать статусы каждой заявки и вести их по этапам к сделке. Чтобы отправить коммерческое предложение, достаточно просто перетащить его в нужный лид: не нужно искать почту, что-то куда-то прикреплять, тратить на это дополнительное время.
Оплата счетов. Мы видим полные и частичные оплаты, они подтягиваются с банкингов. Можем отслеживать статусы уже после оплаты, например, получен ли акт выполненных работ. Счет выставляется буквально двумя кликами.
Финансы. По онлайн-курсу мы подводим итоги после завершения каждого потока. Здесь тоже все происходит с помощью crm. Сколько мы потратили на определенные организационные и другие моменты, сколько получили чистой прибыли и т.д.
Напоминания. Случаются ситуации, когда мы обжалуем решение Таможенной службы Украины, и по результатам суда следует вносить изменения в декларацию. Мы подаем заявление на внесение изменений в декларацию, которое таможенный орган должен рассмотреть в течение 10 дней. Мы ставим напоминание, что Х числа необходимо проверить, получили ли мы лист корректировки от таможни. И в нужный день система автоматически присылает напоминания. Это позволяет нам заниматься ключевыми вопросами и никогда не терять мелкие, но важные детали.
Классно! Используете ли встроенную аналитику KeyCRM?
Да. Здесь в общем-то базовая история, но очень полезная — анализ воронки продаж. Количество обращений из каждого источника, конверсия лидов по статусам, на каком этапе лид «отвалился», почему и т.д. Это помогает своевременно реагировать на причину проблемы и прорабатывать ее.
Также меня очень подкупает мобильность. Я могу онлайн со своего смартфона из любой локации поставить задачи команде и следить за их выполнением. То есть я выбираю конкретного ответственного, назначаю на него задачи, устанавливаю дедлайн, отслеживаю прогресс. Это удобно, и я всегда в курсе того, что происходит в бизнесе, даже если я не в офисе.
Расскажите немного о таможенном оформлении. Какая сейчас ситуация в вашей сфере? Повлияла ли на нее полномасштабная война? Какие вызовы сейчас стоят перед таможенными брокерами и компаниями, пользующимися вашими услугами?
С 24 февраля 2022 года все остановилось, работы почти не было, но сегодня ситуация более или менее стабильная и предсказуемая, объемы значительно выросли, очень изменилась сфера логистики. В условиях войны изменилась также структура товарооборота экспорта и импорта. Многие товары, которые тогда были популярны и пользовались спросом, сегодня не завозятся. Больший фокус на продукцию военного назначения и критическое оборудование, энергетическо-топливные ресурсы и тому подобное.
Относительно таможни здесь важно понимать, что ее основная функция — фискальная. Собирать деньги с компаний и наполнять бюджет. А откуда его наполнять? С импортеров.
Давайте на простом примере: вы купили в Китае ручку за $1, ввозите товар в Украину, а таможенники говорят, что такая же ручка в их базе проходит за $1,5 (кто-то раньше покупал по такой цене). И таможня хочет, чтобы вы платили таможенные платежи не с 1 доллара, а с 1,5.
Существует шесть способов определения таможенной стоимости. Например, первый метод – это определение по контракту-инвойсу, то есть по той стоимости, по которой вы купили товар. Но таможня не признает этот метод и использует шестой, резервный. Он предусматривает использование информации, собранной таможенными органами из разных источников, например, цен на аналогичные товары на внутреннем рынке, цен на товары, поставляемые в другие страны, или другие данные, в частности, минимальную таможенную стоимость по информации, внесенной в их таможенную базу.
Также при оформлении они ищут какие-то разногласия в документации. К примеру, что упаковка не входит в стоимость товара, хотя в контракте написано, что входит. Такие «зацепки» позволяют производить корректировку таможенной стоимости — ее повышают без обоснованных причин. Импортерам приходится доплачивать денежные средства в бюджет, чтобы оформить ввоз товара.
Вы помогаете компаниям избежать такого сценария?
Да. На самом деле есть два варианта развития событий.
Первый — импортер соглашается на повышение таможенной стоимости и доплачивает средства. А доплата может быть как тысяча гривен, так и несколько миллионов. Таможня довольна, предприниматель — нет.
Второй — когда клиент доплачивает эти средства, но не согласен с решением таможни. Дальше у бизнеса есть время, чтобы оспорить решение в суде. Мы занимаемся именно такими кейсами.
В нашей команде есть опытные адвокаты-юристы. Мы выиграли свыше 100 дел, по которым таможенная стоимость была незаконно завышена. И самое важное — у нас нет ни одного проигранного дела.
В большинстве случаев бизнес просто опасается погрязнуть в судебной волоките и не знает, что существуют инструменты, как противостоять таким злоупотреблениям. Если у клиента есть полный пакет документов, если все честно и законно, он в 100% выигрывает дело в суде. Другое дело, что судебное разбирательство на разных уровнях инстанций может длиться до 6-8 месяцев. Но по выигранным делам эти «доплаченные» на таможне деньги возвращаются клиенту на счет.
Бизнесу страшно «тягаться» с государственной машиной в таких делах, но свои права нужно защищать. Многие не понимают, что это вообще возможно, поэтому мы объясняем, что есть инструменты и механизмы.
Мы растамаживаем совершенно разные товары: промышленное оборудование, гаджеты, стекло, зеркала, замороженные полуфабрикаты, молочные продукты, сырье, автозапчасти, ПЭТ-гранулы, оборудование для энергетического сектора и т.д. Среди самых крупных клиентов: Звенигора, Valesto, Aisberg, GOL, Bakery Food Investment, Хани Баджер и другие.
Поделитесь своими бизнес-планами?
Сейчас мы работаем над большим проектом — разрабатываем обучающий курс в записи, чтобы слушатели могли углублять свои знания в удобном формате в любой точке мира в любое время. Наши специалисты делятся не только теоретическими знаниями, но и практикой — реальными кейсами и советами, которые мы сами используем в работе.
В будущем планируем разработать еще один онлайн-курс по внешнеэкономической деятельности непосредственно для менеджеров, работающих в международной торговле.
Классные бонусы для читателей блога: 50% скидка на первое таможенное оформление с MOMOT BROKER и 30% скидка на любой формат обучения (Курс Стандарт и Курс Pro проходит онлайн в Zoom или любой пакет обучения в записи).
