Когда ваш интернет-магазин получает новую партию товара от поставщика, она должна не только физически доехать до склада, но и стать складским активом, то есть появиться в системе. От корректного проведения оприходования продукции зависит прозрачность сделок на всех будущих этапах продаж, складского и финансового учета. В этой статье разбираемся, что такое оприходование и как провести оприходование в crm-системе.
Что такое оприходование товаров на складе
Оприходование — это фиксирование поступления продукции со всеми важными для складского учета атрибутами: точное описание, количество единиц, стоимость и т.д.
Учет товаров на складе связан с двумя близкими понятиями: прием и оприходование. Первое — это физические действия (разгрузили, пересчитали, проверили соответствие, по возможности качество). Второе — это цифровая и финансовая фиксация (внесение в crm-систему, контроль остатков, обновление статусов).
В сфере e-commerce оприходование — это та точка, которая дает старт продажам. После оприходования товара позиция корректно показывается в программе для складского учета, на сайте интернет-магазина, маркетплейсах и т.д.
Какие атрибуты важны для оприходования
Оприходование товаров — это база управляемости бизнеса, поэтому важно корректно указывать все основные характеристики. Обычно это:
- артикул или SKU, штрих-коды;
- серийные номера;
- размерная сетка, ростовка, цветовая гамма;
- единицы измерения (в штуках, комплектах, парах);
- статусы (доступен для продажи, поврежден, предварительный заказ);
- закупочные цены, скидки от компаний-поставщиков, логистические расходы;
- даты поступления и сроки годности (если есть) и т.д.
Если вы используете инструменты автоматизации, вносить все эти данные вручную не нужно, обычно достаточно сканирования во время приемки.
Почему оприходование — это основа для правильного учета товаров на складе
Оприходование совмещает сразу несколько аспектов работы интернет-магазина: финансы, логистику и продажи. Правильная настройка этого процесса влияет и на конверсию, и на маржу, и на скорость обращения товаров.
Оприходование позволяет контролировать:
- товарные остатки (предотвращение оверсейлов, особенно по мультиканальной модели продаж, когда фактически товара у вас на складе уже нет, а вы его продаете);
- маржу (вам нужно учитывать расходы на логистику, страхование, таможенные пошлины, упаковку, чтобы получать запланированную маржу и избегать кассовых разрывов);
- оборачиваемость товаров;
- отчетность и денежный учет.
Для современных интернет-магазинов крайне важно, чтобы менеджеры интернет-магазина, маркетплейсы, склад, CRM, курьерская служба и все остальные стороны оперировали одними и теми же корректными данными. А оприходование как раз и является той точкой входа информации о товарах для всех внутренних и внешних сторон. Если вы ошибаетесь в оприходовании, эта ошибка умножается на все каналы, с которыми работает ваша компания: сайт, маркетплейсы, шоурум, соцсети и т.д.
Основные методы оприходования товаров
Учет товара на складе и оприходование может осуществляться разными способами. Вот ключевые методы, каждый из которых имеет свои достоинства и минусы.
Фактическое оприходование
Самый простой способ, в который вовлечены люди: они разгружают, считают и вносят в систему те количества и атрибуты, которые фактически приехали на склад. Этот подход обеспечивает соответствие фактическому наличию и характеристикам продукции и достаточно гибок, но в то же время занимает очень много времени и зависит от человеческого фактора. Если объемы большие, а сотрудники устали, возможны ошибки. Поэтому крупные игроки рынка e-commerce, которые работают с десятками и сотнями тысяч SKU, считают такой подход проблематичным.
Оприходование по накладным
Данные вносятся в программу учета склада, основываясь на документах, предоставленных поставщиками. Сначала в системе фиксируются ожидания «как должно быть», а затем соответствие во время фактического приема. Этот метод уже экономит время и удобен для финансового учета, однако риск различий в комплектациях или количестве достаточно высокий. Если поставщик не суперответственный и указывает некорректные данные в накладных, проблема дублируется в вашей программе для торговли и складского учета.
Автоматизированное оприходование
Это новейшие технологии учета продуктов на складах, когда поставщик передает подробные данные о поставках продукции через особые интеграции либо ASN (предварительное сообщение об отгрузке). Все происходит в электронном виде: компания получает все нужные данные еще до того, как посылки уехали со склада партнера. В таком случае оприходование товара — это сканирование посылок и простое подтверждение факта их прихода на склад. Максимально быстрый способ нивелирует человеческий фактор и обеспечивает прозрачность всей цепочки.
На практике многие e-commerce-бизнесы используют гибридный подход: для крупных партий от стратегических партнеров подходит автоматизация, а для небольших локальных поставщиков — фактическая сверка.
Как оприходование происходит в crm-системе
CRM-система упрощает процесс оприходования товаров: можно быстро внести все новые поставки в программу для учета склада, обновить остатки во всех каналах продаж и вести учет товара на складе в одном понятном интерфейсе.
Когда ваш интернет-магазин получает новую партию товара, менеджер или сотрудник склада просто сканирует штрих-код или вводит данные о продукции вручную. После оприходования crm-система синхронизирует остатки между всеми каналами: сайт, маркетплейсы, складская система учета, физические филиалы. Остатки автоматически передаются на все подключенные площадки сразу же после внесения изменений.
KeyCRM почти все делает за вас: процесс максимально автоматизированный и одновременно гибкий, чтобы каждый бизнес мог подстроиться и удобно работать с этим модулем.
Как оприходовать товар на склад в KeyCRM
Для начала работы необходимо включить модуль «Складской учет». В разделе «Движение товаров» можно добавить накладную, выбрав нужный склад и валюту. При необходимости вы можете указать важные ремарки или добавить комментарии к этому оприходованию.
Добавлять товары можно вручную (по категориям, названиям или артикулам) или с помощью сканера штрих-кодов. Crm-система дает максимально удобные и полные данные для работы: артикул, цена закупки, атрибуты продукта, остатки и зарезервированные позиции.
После добавления товаров вы увидите сводную таблицу оприходования с указанной общей суммой и количеством добавленных единиц. Просто сохраните все изменения, и товарные остатки обновятся, а вся команда будет видеть новую актуальную информацию. Дополнительно можно внести данные о расходах (таможне, страховании, логистике, упаковке) в общие расходы бизнеса.
Преимущества оприходования товаров в crm-системе
- Полный контроль за процессами. Цикл «прибытие — оприходование — продажа — списание товара со склада» ведется в единой системе, к которой подключены все точки продаж, каналы и склады (складов, кстати, может быть много).
- Поддержка сканера. Чтобы ускорить процесс, с системой можно работать с помощью сканера штрих-кодов и артикулов.
- Единственный источник данных для всех отделов и филиалов. Все видят одинаковые остатки, все подразделения оперируют одними и теми же корректными данными. Никаких конфликтов между фактическим наличием и наличием в продаже на торговых платформах.
- Вы всегда в курсе, как двигаются товарные остатки в компании. KeyCRM сохраняет историю движения товарных остатков. Вы всегда можете посмотреть историю и проанализировать ситуацию, чтобы найти узкие места.
- Полноценный складской учет в единой системе. Инвентаризация в crm-системе, списание, резервирование, обновление остатков на торговых площадках – все операции можно проводить в несколько кликов.
Как списать товары со склада
Если оприходование — это входная точка товара в бизнес, то должна быть и выходная. Это списание товаров со склада. Обратная операция учета позволяет менеджерам вашего интернет-магазина списать остатки, больше не доступные для продажи. Это необходимо, чтобы данные в вашей программе учета для склада соответствовали действительности и фактическому наличию продуктов.
Кроме фактической продажи списание может производиться в следующих случаях:
- истечение срока годности (продукты, косметика, лекарства, БАДы);
- испорченная продукция;
- повреждения при хранении на складе или из-за некачественной доставки;
- после инвентаризации, чтобы свести остатки к единому значению;
- внутреннее использование, например, для промоакций, фотосетов, тестирования и т.п.
Как списать товары со склада? В KeyCRM это делается максимально просто: товары можно добавить вручную или просканировав штрих-код, выбрать нужный склад, указать причину списания и в результате увидеть доступный остаток. После процедуры списания товар автоматически исчезнет с доступных для продажи позиций в нужном количестве единиц.
Выводы
Складской учет на предприятии не должен быть сверхсложным и изнурительным. CRM приложения для складского учета могут стать удобным и доступным инструментом для контроля всех товарно-складских операций.
В KeyCRM есть весь необходимый функционал для ведения товарных остатков, инвентаризации, оприходования, автоматического резервирования, списания и т.д. Это удобно, потому что подвязано во все другие торговые модули: интеграции с сайтами, маркетплейсами, складами, почтой, финансами. То есть, вы видите всю картину в одной системе, а обновленные данные автоматически синхронизируются и передаются на нужные площадки. Никакого дублирования или переноса данных вручную. Сэкономьте время и усилия вместе с KeyCRM.
