Загруженность рабочего графика предпринимателя или топ-менеджера, да и любого активного современного человека не оставляет шансов обойтись без планирования, бумажные блокноты работают, но зачем, когда с нами всегда смартфон. И тут на помощь приходят программы, которые мы называем онлайн-календарями.
Три интересных факта о рынке цифровых планировщиков
Потребность упорядочить насыщенное расписание и мода на тайм-менеджмент сделали свое – рынок специальных программ растет ежегодно: по данным платформы Verified Marketresearch, сейчас его стоимость составляет около 6 млрд долларов США, к 2030 году, это может быть уже 16,37 млрд долларов США.
Источник: Verified Marketresearch
Вот данные, свидетельствующие о том, что онлайн-календари — одни из самых востребованных приложений:
- 70% взрослых людей со всего мира используют цифровые планировщики для упорядочения личных и рабочих дел.
- 7 из 10 пользователей считают электронные календари надежными, и полностью полагаются на них.
- Более половины людей, которые планируют свое расписание онлайн, пользуются специальными приложениями на мобильных устройствах.
А сколько приложений для управления временем на вашем смартфоне?
Лучшее приложение-календарь: как выбрать?
Чтобы стать вашим надежным спутником программа для планирования рабочего и личного времени должна быть удобной и понятной, функциональной, синхронизироваться на различных устройствах, интегрироваться с другими полезными сервисами (видео-конференции, CRM-системы, мессенджеры, email), ну и быть доступной (может даже бесплатной).
Программа органайзер: интерфейс — 90% успеха
То, чем вы пользуетесь ежедневно, должно быть удобным и интуитивно понятным. Догадываться как зафиксировать событие или что означает иконка – тратить время в никуда. Вы должны с первого же прикосновения подружиться с онлайн-календарем.
Современный дизайн и возможность выбрать тему: светлую или ночной режим, добавить корпоративные цвета; использовать шаблоны оформления – в плюс. Смарт опции, такие как перетаскивание (для быстрого изменения сроков), канбаны, опция «прикрепить файл», все это очень упростит работу.
Приложение-календарь: функции
Есть простые планеры с возможностью фиксировать дела и получать напоминания о них, есть целые системы, позволяющие построить работу отдела или небольшой компании. Задайте себе вопрос: какие задачи должен решить мой онлайн календарь? Сейчас и в ближайшем будущем. Создайте чек-лист и ищите нужное в продуктах.
Что умеют современные приложения для планирования?
- Добавлять события на конкретную дату.
- Создавать заметки на ходу.
- Оповещать о сохраненных событиях (ваших или тех, на которые вас пригласили.)
- Делиться расписанием с другими людьми, и использовать его для совместной работы внутри команды или проектной группы.
- Выделять цветом для быстрой ориентации, фильтровать по приоритетности.
- Отображать многоуровневые календари, благодаря чему можно оценить фронт работ по конкретному направлению.
- Устанавливать различные права доступа к разделам и событиям.
- Настраивать триггерные цепочки, когда изменение определенного параметра (например, даты), будет запускать новые сценарии.
Синхронизация: смартфон, десктоп
Здесь понятно: очень удобно, если календарь можно открыть на любом устройстве. Мобильное приложение должно синхронизироваться с десктопной версией. Особенно полезной является опция работы оффлайн, с сохранением данных после восстановления доступа к сети.
Интеграции онлайн-календаря: ищите встроенные
Модули различных полезных программ и приложений вместе с цифровым планировщиком делают чудеса. Самые ценные интеграции, которые можно найти среди предложений: с сервисами электронной почты, агрегаторами мессенджеров и соцсетей, приложениями для командной работы (Slack, Twilio, Trello, Todoist), платформами для онлайн встреч (Zoom, Skype, GotoMeeting), CRM для бизнеса и программами автоматизации маркетинга, электронными таблицами и формами для сбора данных (лидов), и конечно, коннекторами, которые помогут соединиться с нужным инструментом (Zapier, Workato).
Доступность: не все так однозначно
Есть много программ для планирования расписания и дел, за которые не нужно платить, среди них — Microsoft Outlook, Google Calendar, Apple календарь, Morgen Calendar и другие. В них есть все базовые функции, которых многим хватит с головой.
Для большего есть продвинутые и корпоративные версии, тот же Google Workspace, или платный пакет для Microsoft 365. Другие календари, предлагаемые за оплату, имеют адекватные тарифы даже для начинающих предпринимателей или тех, кто стремится планировать собственное время эффективнее; в среднем это 10-12 $ в месяц.
Из неочевидных статей дополнительных расходов: плата за каждого следующего пользователя, интеграцию или лимиты на количество событий.
Топ-5 онлайн-календарей: обзор программ
Предлагаем познакомиться с пятеркой электронных планировщиков, которым можно смело ставить оценку «отлично».
Google календарь: 1,5 миллиарда событий ежемесячно
Без сомнения самая популярная программа для планирования в мире: статистика говорит о том, что среди ее активных пользователей уже более миллиарда людей из почти 200 стран. Этому способствует доступность интерфейса на тридцати языках и большой набор готовых интеграций, прежде всего с гугл сервисами: Gmail, Google Meet, Sheets, и полезными приложениями: Trello, Slack, Todoist, Zapier, Asana.
За что же Google Calendar так любят пользователи?
- Незагруженный, интуитивно-понятный интерфейс: 78% людей, выбравших сервис для управления собственным и рабочим временем, отмечают простую навигацию, как одно из основных преимуществ.
- Позволяет быстро создавать события, делиться ими и приглашать на них коллег, друзей, партнеров.
- Есть интересная опция: распространить свое расписание, что полезно для синхронизации во время командной работы или планирования совместного отдыха.
- Можно добавлять задачи с дедлайнами, и разбивать их на подзадачи.
- Программа напомнит о днях рождения, государственных и религиозных праздниках, встречах: пропуски важных дат и событий уменьшаются в среднем на 30%, если оповещения подключены в Google календаре.
- Есть возможность создавать многоуровневые планировщики, выделять цветом личные и рабочие события. Чем не инструмент для сохранения work-life balance?!
Тарифы: без оплаты для гугл аккаунтов. Входит во все пакеты Google Workspace. Начиная с Business Standard (12$ в месяц), который включает функцию страницы резервирования встреч.
Apple Calendar: все включено
Если вы владелец одного из «яблочных» устройств, этот онлайн-календарь установлен на них в базовых настройках. Среди его преимуществ: синхронизация с другими популярными программами планирования, бесплатность, стильный и понятный интерфейс.
Что еще интересного в Apple Calendar?
- Быстрое создание событий одним нажатием + вверху экрана и введением названия и даты.
- Синхронизация с FaceTime для назначения созвона.
- Помощь ИИ ассистента Siri, что зафиксирует важную дату в вашем графике.
- Оповещение о запланированной встрече и прокладка лучшего маршрута к месту назначения с учетом трафика.
Тарифы: бесплатно для пользователей iPhone, Mac, iPad.
Akiflow: собрать все
Программа для планирования, позиционируется как агрегатор различных онлайн-календарей и таск-менеджеров, соберет в едином интерфейсе важные даты и дела, встречи из всех приложений (Trello, Asana, ClickUp, Notion, Todoist, Slack, Google Calendar), которыми пользуетесь вы или вся ваша команда. Все это собирается в папке, дальше событиями легко управлять распределяя их по расписанию Akiflow.
Кроме способности объединить десятки инструментов, у приложения есть:
- Невероятно удобная панель команд для быстрого управления событиями с клавиатуры.
- Функция отложенного просмотра любой интернет страницы в один клик.
- Возможность делиться ссылками для просмотра свободных окошек в вашем расписании с возможностью забронировать под встречу.
- Открытый API с возможностью связать онлайн-календарь с любой программой, в том числе CRM-системой.
Тарифы: 34$ в месяц, 19$ в месяц при оплате за год.
Amie: пространство для общения
Онлайн календарь, тесно связанный с электронной почтой, настолько, что предлагает создавать задачи прямо из писем. Для американцев, 79% которых общается с бизнес-партнерами, клиентами, коллегами, даже родными и друзьями преимущественно по email, это супер предложение.
На самом деле, разработчик приложения задумал его как своеобразную социальную сеть, в которой можно знакомить других со своими планами на ближайшее будущее и событиями из прошлого, подписываться на страницы интересных людей.
В Amie есть все функции, которых мы ждем, выбирая приложение-календарь:
- Список задач, которые легко распределять по расписанию простым перетаскиванием с левой панели.
- Возможность поделиться свободными датами, и забронировать их для встречи.
- Обозначение приоритетности разными цветами.
- Помощник планирования ИИ.
- Удобное мобильное приложение для iOS.
Тарифы: PRO — 17$ в месяц, 9.50$ в месяц при оплате за год.
Any.do: доступно и симпатично
Приложение-календарь со стильным дизайном, подходящее для бизнеса и для личного планирования. Позволяет ставить крупные цели, и превращать их в задачи с привязкой ко времени.
Что нам понравилось?
- Виджет календаря с акцентом на сегодняшние планы, который можно разместить на главном экране смартфона.
- Синхронизация с Outlook, Google Calendar, iCloud для управления событиями в едином интерфейсе.
- Дашборды для ведения проектов, воронок продаж и проектов, отслеживания прогресса.
- Напоминания о приближающихся дедлайнах и встречах и повторяющиеся оповещения для неоднократных событий.
- Выбор темы оформления для своего онлайн-календаря.
- Интеграции с Trello, Asana, Monday, Clickup, Jira, Zoom.
- Возможность создавать задачи и события из сообщений WhatsApp.
Тарифы: есть бесплатная версия, которой многим хватит (календарь, задачи, напоминания, синхронизация между устройствами) и премиальный пакет за 7$ в месяц (WhatsApp, помощник ИИ, цветные теги).
Вывод: без онлайн-календаря – никуда
Приложения для планирования расписания дел: рабочих и личных – то, без чего современному человеку, особенно предпринимателю, не обойтись. Выбрать есть из чего: популярные календари без оплаты; системы, которые помогут управлять распределением времени даже больших команд по цене обеда из фаст-фуда, мощные решения для корпорации… Главное, чтобы вам было удобно, ведь это именно то приложение, которое будет с вами буквально каждый день.
