Маркетологи умеют почти все: придумать новую рекламную кампанию за утренним кофе, убедить клиента в необходимости лично вести TikTok, создать отчет стоя в пробке и потушить дедлайн в пятничный вечер.
Заявки, брифы, бюджеты, аналитика, правки, согласования — специалисты маркетинговых агентств создают системы для других бизнесов, но часто сами нуждаются в удобном инструменте для систематизации работы.
Навести порядок в чатах, проектах, задачах и дедлайнах поможет crm для маркетингового агентства. В этой статье мы разбираемся, как настроить crm для маркетолога и какие неочевидные функции KeyCRM будут полезными для рекламных и маркетинговых команд.
Маленькие и большие процессы, которые «съедают» время маркетологов
У маркетинговых агентств десятки параллельных процессов:
- поток лидов с сайта, соцсетей, рекламы, рассылок, рекомендаций, тендеры – каждую заявку нужно оперативно квалифицировать, ответить, рассчитать и передать дальше;
- пресейлы и продажи — многоэтапная воронка продаж от обсуждения потребностей клиента, аудита и согласования коммерческого предложения до оплаты, передачи в продакшн и дальнейшей поддержки;
- управление проектами — много кампаний, много услуг (контент-маркетинг, дизайн, SEO, контекстная реклама, таргетинг), куча дедлайнов, файлов, итераций и согласований с заказчиками;
- контроль заданий внутри команды — выставление новых тасков, контроль текущих статусов и дедлайнов, коммуникация внутри команды, напоминания;
- финансовый учет — жонглирование счетами на оплату услуг, актами, отчетами между специалистами, проджект-менеджерами, аккаунтами и бухгалтерами;
- аналитика эффективности — кто из менеджеров выполняет KPI, где агентство «проседает», какие проблемные поинты следует решить.
Все операционные процессы в маркетинговом агентстве взаимосвязаны и переплетаются. Если на каком-то этапе «выпадает» небольшой кирпич, это влияет на всю цепочку. CRM для рекламного агентства позволяет систематизировать, зафиксировать и отслеживать все процессы.
От первого сообщения до договора: воронка продаж в CRM для маркетингового агентства
Воронку продаж в crm можно полностью настроить под себя – до мельчайших деталей
Продажи маркетинговых услуг в B2B — это не импульсивная покупка, а сложный цикл, в котором решение обычно принимают несколько человек, путь к оплате может длиться долго, а продажи проходят через несколько калькуляций, презентаций, корректировок бюджета и т.д.
Между первым обращением, аудитом или прессейлом и фактической оплатой могут проходить недели и месяцы. Задача crm для digital агентства зафиксировать и визуализировать все этапы воронки, которые реально есть в цикле продаж рекламных услуг.
Например: новый лид — квалификация — пресейл — коммерческое предложение — подписание договора — оплата — предоставление услуги.
KeyCRM позволяет:
- собирать заявки из всех источников в одном окне: сайт, телефония, соцсети и мессенджеры, гугл-формы и т.д.;
- создавать неограниченное количество воронок продаж в СРМ под различные сервисы;
- распределять новые лиды между менеджерами по выбранному принципу (очередность или бизнес-ниша);
- визуализировать воронку в виде наглядного канбана;
- настраивать собственные статусы для удобного отслеживания;
- устанавливать автоматические напоминания, чтобы вовремя «постучаться» к клиенту;
- идентифицировать проблемные зоны и реагировать на них.
Одна из главных фишек таких воронок — наглядная визуализация, показывающая на каком этапе вы находитесь: это квалификация нового лида или уже отправленное коммерческое предложение.
Сохранение всех данных и коммуникации в единой системе показывает, это теплый контакт (вы видите теги и заметки, которые уже есть в crm для маркетинга), или это первое взаимодействие. Чаты, электронные письма, звонки «привязаны» к конкретному лиду. Поэтому даже если ваш аккаунт уволится, взаимодействие с клиентом не обнуляется, а продолжается с той же точки, где вы остановились, но уже с новым менеджером.
CRM для маркетингового агентства: как работают воронки продаж в KeyCRM
Воронки ведения клиентских проектов
Договор подписан, оплата зашла — вроде бы можно расслабиться. Но именно здесь начинается самое интересное — предоставление услуги и поддержка. На старте работы клиента нужно пробрифировать, создать стратегию, утвердить, внести корректировку, запустить, отчитаться.
Если все это существует только в чатах и переписках, есть риск запутаться, провтыкать дедлайн, получив головную боль и недовольство заказчика. Чтобы предотвратить это, в KeyCRM можно создать отдельные воронки для реализации проектов. Этап продажи завершился — запускаем этап выполнения.
Здесь все устроено по аналогии с продажами: вы можете подробно настроить каждый этап каждой воронки под свои нужды.
Например: старт — согласование идеи — создание сценария — согласование сценария — подготовка к съемке — продакшн — монтаж — согласование — правки — запуск в рекламу.
Преимущества такой crm системы для рекламного агентства:
- четкая структура с прописанными этапами предоставления каждого сервиса и определенным комплексом задач и дедлайнов;
- автоматизированные напоминания после выполнения предыдущей стадии и перехода на следующую;
- прозрачность для всех привлеченных участников: проджект, видеограф, дизайнер, PPC-специалист — все видят одни данные;
- «единый источник правды»: в crm для агентства по маркетингу сохраняется вся коммуникация с клиентом: правки, итерации документов, сценариев и баннеров, согласованные концепты и дедлайны, контекст для ситуаций типа «Коллеги, а напомните, почему мы здесь сменили X на Y» и т.д.
Создавая такой маршрут для каждого проекта, риски потеряться в дедлайнах, что-то упустить или не «вписаться» в план — минимальны. Такая структурированность как раз и позволяет реализовывать новые идеи и тестировать креативные подходы, не заботясь о хаосе в рутинных процессах.
Интеграция чатов и коммуникаций
Необработанные диалоги подсвечиваются со счетчиком сообщений, чтобы не пропустить ни один месседж
Поток коммуникации в маркетинговом агентстве не прекращается никогда. Клиенты пишут в телеграм, вайбер, комментируют в инсте, уточняют стоимость в фейсбуке. Кто-то звонит по телефону, кто-то пишет запрос на электронку. Каждый канал — это куча точек, где в потоке можно что-то упустить: продажа, дедлайн, апсейл или последнюю правочку 😀
Интегрировав все чаты в crm для маркетингового агентства, об этих проблемах можно забыть:
- сообщения из мессенджеров и соцсетей подтягиваются в единое окно — или как новые, или автоматически залинкованные с уже имеющимися в системе лидами;
- ни одно сообщение не потеряется;
- сохранение истории коммуникации — вечно, без всяких ограничений, пока вы сами не захотите все удалить;
- сообщения без ответа удобно подсвечиваются, чтобы менеджеры видели «Ага, здесь не обработано, нужна наша реакция»;
- вам не нужно переключаться между разными аккаунтами в Instagram, Viber, Telegram — все под рукой и в удобном формате;
- телефония, виджеты онлайн-чатов на сайте, SMS — тоже на борту.
CRM для маркетологов: как работают встроенные чаты внутри KeyCRM
Задания в crm: организация встреч, колов и графика команды
Независимо от масштаба маркетингового агентства — работает оно с десятком проектов или с сотней — нужно организовывать ежедневные, еженедельные и ежемесячные задания. Вы можете использовать таск-менеджеры, а можете контролировать задания прямо в crm-системе — с привязкой к чатам, лидам, карточкам клиентов и всей важной информации.
Задачи внутри KeyCRM можно генерировать вручную или по заранее определенным триггерам
Задачи внутри crm-системы для маркетинговых агентств позволяют:
- ставить таски на менеджеров и настраивать права доступа;
- указывать дедлайны и статусы;
- добавлять файлы, договоры, сценарии, стратегии, презентации;
- общаться с членами команды, обсуждать задачи, тегать коллег, оставлять ремарки;
- создавать подзадачи внутри основной задачи, добавлять чек-листы и просматривать историю действий.
Это полноценный функционал таск-менеджеров, только с привязкой к вашим уже созданным воронкам продаж или ведению проектов, лидов, заказов или карточек. Таски можно сортировать, просматривать в формате списка, задавать приоритеты, чтобы видеть, что уже «горит».
Триггерная автоматизация в crm для агентства по маркетингу
Чтобы не выполнять одни и те же повторяющиеся действия многократно, можно подсоединить триггерную автоматизацию. Тогда действие будет производиться автоматически по заданным правилам (триггерам).
Например, автоматическое создание задачи после изменения статуса сделки или этапа воронки. Если вы ожидаете оплату по соглашению, система создаст для проджект-менеджера задачу прочекать, зашел ли платеж.
Другой пример: если коммерческое предложение на рассмотрении у клиента уже 5 дней, срм создаст автоматическое напоминание менеджеру или задачу на повторный контакт.
Также можно настроить автоматические сообщения клиенту или ответственному менеджеру, если в рамках какого-либо проекта обновился статус или стартовал новый этап предоставления услуги.
Преимущества триггерной автоматизации в crm для маркетинг-агентства:
- быстрая реакция;
- минимум человеческих ошибок;
- прозрачность на каждом этапе;
- освобождение команды от монотонных действий по контролю напоминалок.
Как настроить KeyCRM под свое агентство: базовый чек-лист
Внутренняя кухня разных маркетинговых и рекламных агентств может отличаться, поэтому мы предлагаем базовый чек-лист настроек CRM, подходящий для бизнесов разных масштабов.
✔️ Создать воронки продаж. Их может быть много в соответствии со спецификой услуг и циклом сделки.
✔️ Создать воронку ведения проектов. Это отдельная история, которая начинается после заключения договора и оплаты. Например, для услуги контекстной рекламы она может выглядеть так: бриф — сбор данных и доступы — создание медиаплана — согласование — создание и настройка кампаний — запуск — оптимизация — обратная связь — пролонгация.
✔️ Подключить чаты и каналы коммуникации. Чтобы все обращения от клиентов поступали в единое пространство, подключите формы с сайта, Instagram, Facebook, Telegram, Viber, WhatsApp, почту в crm-систему.
✔️ Настроить триггерную автоматизацию. Триггеры срабатывают без участия менеджера, снимают нагрузку с команды и позволяют отслеживать контрольные точки.
✔️ Задать уровни доступа и роли. В KeyCRM можно добавлять неограниченное количество менеджеров без доплат и гибко присваивать каждому праву доступа.
✔️ Добавить шаблоны документов. Коммерческое предложение для разных услуг, договор, отчет для клиента и т.д.
✔️ Создать планер задач на период. Модуль «Задачи» позволяет планировать встречи, распределять задачи внутри команды, отслеживать дедлайны и эффективность.
✔️ Протестировать процесс как клиент. Проведите тест-драйв всех этапов настроенных процессов, чтобы увидеть лишние шаги или пробелы, на которые нужно обратить внимание.
Гибкая настройка прав доступа с ролями и возможностью ограничить просмотр отдельных разделов и даже полей
5 полезных неочевидных фишек KeyCRM для маркетинговых агентств
- Таймеры и пуши
Вы можете выставить таймер, например, 30 дней с начала рекламного месяца, и в нужный момент система отправит менеджеру пуш напомнить об оплате клиенту.
- Динамические поля
KeyCRM супергибко подстраивается под ваши процессы: для этого в системе можно задавать собственные кастомные поля, которые изменяются в соответствии с этапом воронки.
- Аналитические дашборды
Кроме отчетов о доходах и расходах, в KeyCRM можно отслеживать эффективность собственного маркетинга: сколько лидов привлекли, какая конверсия по статусам, причины слитых лидов, какие услуги показывают высокую конверсию, эффективность каждого менеджера, средний чек, сумма оплат по всем сделкам и т.д.
- Триггерные сообщения для классного сервиса
Вы можете использовать триггеры не только для внутренних задач, но и для внешнего взаимодействия с клиентами. Например, через 30 дней после завершения проекта автоматически отправить письмо с ключевыми результатами, благодарностью за сотрудничество и бонусами для повторной продажи.
- Шаблоны ответов для соблюдения единого ToV
Для соблюдения единой стилистики сообщений можно настроить шаблоны в срм. Во-первых, это экономит время. Во-вторых, шаблоны сообщений можно подстроить под ваш Tone of Voice, чтобы вы реализовывали единую согласованную коммуникационную стратегию везде: и в публичном пространстве, и в директ-коммуникации.
Выводы
В маркетинге важно соблюдать баланс между креативностью и системностью. Если с первым у вас все ок, то со вторым поможет crm для рекламного агентства. Она делает слаженным и прозрачным все то, что еще вчера тонуло в хаосе и разрозненности. Функции максимально гибкие, алгоритмы — понятные, возможности для масштабирования — безграничные. Перед тем, как подключить и настроить crm для маркетологов, учитывайте, что вам потребуется некоторое время на адаптацию и корректировку. А чтобы точно понять, подходит ли вам этот инструмент, у KeyCRM есть бесплатный тест-драйв до 30 дней.
