CRM — классное решение для ежедневной организации работы, но оно может быть еще более эффективным, если использовать все возможности инструмента. Современные crm содержат удобные фильтры, позволяющие быстро искать, сегментировать и контролировать данные, которые ваши менеджеры вносят в систему. Во времена информационной перегрузки это очень ценная опция, которая сохраняет время, усилия и фокус внимания, давая доступ только к релевантной информации, отфильтрованной по определенному критерию.
В этой статье рассказываем, зачем использовать фильтры в CRM, где их искать и как фильтры CRM облегчают работу с базой клиентов, лидами, заказами и аналитикой.
CRM фильтры: что это и зачем они нужны
Вы привыкли к функциям фильтрации и сортировки в интернет-магазинах, когда среди сотен тысяч вариантов можно точечно задать критерии, например, производителя, цвет, свойства, цену, и в результате получить список релевантных товаров, соответствующих вашему запросу. Это гораздо быстрее и легче, чем скролить бесконечную ленту, где нужные варианты миксуются с теми, которые вам не подходят.
Как работают фильтры в CRM? Приблизительно так же. CRM-система сохраняет огромные массивы данных по всем операционным процессам бизнеса. Листать и искать что-то в этом «вслепую» — сложно и долго. Вместо этого фильтры позволяют мгновенно получить именно те данные, которые отвечают указанным критериям. К примеру, лиды по источнику поступления, заказы по статусу, эффективность по менеджерам, количество обработанных заявок за определенный промежуток времени.
Польза и ценность CRM фильтров:
- существенно экономят время и силы на поиск данных;
- позволяют быстро просматривать нужные лиды, заказы, клиентов, задачи или дашборды;
- сегментируют большую клиентскую базу для персонализированного сопровождения;
- уменьшают хаос и эмоциональное истощение, когда работаешь с большими объемами информации;
- «подсвечивают» проблемные зоны и требующие внимания процессы.
Благодаря фильтрам в CRM легче увидеть то, что может потеряться в массиве данных: вы получаете релевантную выборку и можете быстрее принимать решения. Поэтому фильтрация присутствует во всех функциональных модулях keyCRM.
Какие задачи фильтры решают в повседневной работе
Без сортировки и фильтрации в CRM система все еще остается функциональной и полезной, но работа с ней будет несколько сложной. Представьте: менеджеры несколько раз в день проверяют статусы заявок, операторы колл-центров — новые лиды из мессенджеров, а руководитель отдела продаж — зависшие или закрытые сделки. На первый взгляд все можно полистать и проверить вручную. Но с фильтрами каждый из этих процессов занимает гораздо меньше времени.
С какими задачами помогают фильтры:
- поиск заказов по статусу воронки продаж, например, новые, в работе, отправлено КП, ожидают оплаты, оплачены, отменены и т.п.;
- работа с клиентской базой: сегментация клиентов для персонализированных рассылок, специальных предложений, повторных продаж и программ лояльности;
- фильтрация лидов по дате, рекламному каналу, источнику, статусу обработки;
- внутренние задачи команды: назначенные для конкретного менеджера, просроченные, выполненные, задачи без назначенного ответственного человека, таски, которые дольше определенного времени находятся на определенном этапе.
Пример расширенной фильтрации по статусу заказов: каждая компания может добавить в keyCRM свои собственные, кастомизированные статусы и подстатусы, а затем быстро фильтровать данные по нужным параметрам
Где и для кого фильтры особенно полезны
Принцип работы фильтров в CRM одинаковый для всех модулей, изменяется только сущность отфильтрованной информации по заданным критериям. По сути, это универсальный помощник, который помогает менеджерам в работе с заказами, базой клиентов и лидами, а руководителю — в контроле процессов и операционки.
Как найти нужные заказы в CRM
Фильтры в заказах — одна из важнейших опций. Именно здесь они используются чаще всего, особенно если у компании много заявок и продаж.
В разделе «Заказы» keyCRM можно настроить и сохранить фильтры практически по всем полям: источник, ответственный менеджер, статус оплаты или доставки, покупатель, товары
Менеджер может за секунду отфильтровать только новые, обработанные, отправленные, закрытые заказы, проанализировать, из какого источника они пришли, какие статусы оплат требуют внимания, какие заказы еще не отгружены, хотя уже должны были бы.
Как сегментировать клиентскую базу
Отбор данных по параметрам позволяет более гибко и точно работать с базой клиентов. Этот массив данных постоянно растет, поэтому без фильтров находить нужное здесь становится все труднее.
Фильтры в CRM позволяют делать выборку по активности, истории заказов, определенному товару или категории, заданным тегам, конкретным каналом коммуникации. В keyCRM можно задавать дополнительные поля для будущей фильтрации по критериям, которые важны именно в вашей нише и в вашем бизнесе.
Видео-гайд, как использовать фильтрацию в crm для быстрого поиска
Как не теряться в большом количестве лидов и заявок
Автоматизация ежедневной работы менеджера включает фильтры для лидов: новые, необработанные, без ответа, по рекламным источникам и т.п. Также здесь есть возможность проверить, по какому принципу распределяются новые обращения: не перегружен ли один сотрудник и не слишком ли свободен другой.
Как руководителю отслеживать текущую ситуацию
В CRM для ecommerce и услуг важно иметь возможность быстро оценить ситуацию и внести коррективы. Для этого руководителю требуется мгновенный доступ к эффективности каждого менеджера, количеству заказов, которые «зависли» на определенных этапах, просроченных задач, необработанных процессов, незакрытых диалогов.
Фильтры в аналитике keyCRM: доступны различные типы фильтров по заданным критериям и дополнительным полям, которые можно гибко настраивать под свой запрос
Чем быстрее выявляются и корректируются такие проблемы, тем меньше шансов, что они станут системными и повлияют на продажи, уровень сервиса или лояльность аудитории.
Где искать keyCRM фильтры и как использовать их максимально эффективно
В интерфейсе keyCRM все фильтры максимально заметны и интегрированы во все модули, с которыми вы работаете каждый день: заказы и лиды, клиенты, чаты, задания, аналитика. Их не нужно искать или включать. Когда возникает необходимость отфильтровать данные, вы просто выбираете нужный параметр и работаете с выборкой. Несколько кликов — и все готово.
Чтобы фильтры для менеджеров и руководителей приносили максимальную пользу, рекомендуем обратить внимание на следующие моменты:
- Мультифакторная фильтрация. Если необходимо существенно сузить выборку, используйте несколько фильтров, а не один параметр. К примеру, входные заказы за вчера без оплаты, закрепленные за менеджером Алиной.
- Проверяйте данные в начале рабочего дня. Фильтрация по неоплаченным или необработанным заявкам, просроченным сделкам или задачам позволяет сразу оценить то, что «зависло» со вчера и сегодня требует приоритетного решения.
- Анализируйте проблемные выборки. Заказы без оплаты, необработанные заявки, незакрытые диалоги, задачи с просроченными дедлайнами. Это позволяет выявить проблемы в работе команды до того, как они станут критическими.
Выводы
CRM аккумулирует терабайты данных, с которыми нужно работать каждый день. Если функций много, но ими неудобно использовать, а поиск информации занимает много рабочего времени, это сказывается на эффективности команды и вызывает усталость. В keyCRM все модули организованы так, чтобы помогать, а не мешать находить оптимальный путь к нужному срезу данным — без лишних щелчков и поисков.
Фильтры — полезный инструмент этой экосистемы, позволяющий получить результат за минимум времени. Если вы их не используете, советуем это исправить и протестировать на собственных бизнес-процессах. keyCRM предлагает бесплатный триал до 30 дней, чтобы вы смогли попробовать все возможности системы, проверить, как работают фильтры и понять, насколько это облегчает работу в команде.
