Представьте ситуацию: менеджер принял телефонный звонок от нового клиента, классифицировал его, записал на прием. Специалист может решить вопрос за один прием, а может назначить длительное лечение. В таком случае клиенту нужно напоминать о новых процедурах, прозванивать для подтверждения, контролировать процесс лечения.
Если пациент позвонил в клинику для консультации по стоимости имплантов, оператор провел его по скрипту, зафиксировал все важные данные, записал дату следующего прозвона и т.д. Потом этот же клиент задал вопрос в Instagram и связался через обратную форму на сайте. Или это был уже другой клиент? А кому тогда нужно напомнить об акции на импланты?
Когда администратор получает и обрабатывает десятки обращений в день, еще и из разных каналов, обойтись без систематизации уже не получится. Где хранить эти данные? Как вести медкарты пациентов? В Excel-таблице или блокнотах? Со временем это выльется в неразбериху, кучу дублей и ошибок.
Срм для стоматологий создана, чтобы упорядочить, систематизировать и организовать всю информацию в удобном формате.
Какие проблемы есть у стоматологий
В клиниках и стоматкабинетах, как правило, есть несколько разноплановых направлений и услуг: терапевтическое отделение, ортодонтия, компьютерная диагностика, детская, ортопедическая стоматология и т.д.
Если учет текущих клиентов и услуг ведется в блокнотах и Excel-таблицах, админы тратят много времени на рутинные однообразные операции и допускают ошибки, а из-за этого страдает сервис.
Вот с какими проблемами сталкиваются стоматологии:
- поиск информации о клиенте занимает много времени;
- сложно вести учет заявок из разных каналов коммуникации вручную;
- администратор не успевает обрабатывать заявки онлайн, потому что весь день сидит на телефоне;
- большую часть рабочего дня занимает прозвон клиентов, записанных на завтра, или отправка им смс-напоминаний;
- из-за путаницы возникают накладки и нестыковки в графиках, пропущенные визиты и зависшие “окна”;
- владелец не видит общей картины, проблемных зон и точек роста, не понимает уровень загруженности персонала и может оценить эффективность рекламы.
В стоматологическом бизнесе пациенты “ходят” за своим врачом и за хорошим обслуживанием. Большая часть новых клиентов приходит по рекомендациям друзей, родственников или коллег. Чтобы сделать их постоянными, важен сервис.
Постоянные клиенты приносят прибыль, когда записываются на повторные визиты. Здесь тоже важен сервис. Без хорошего обслуживания повторных визитов не будет.
Вырастить фанатов, которые возвращаются и рекомендуют стоматологию своим знакомым, можно только профессионализмом врачей и хорошим сервисом. С первым вы справитесь сами, а вот прокачать уровень обслуживания, лояльность аудитории и эффективность работы поможет crm-система. Дальше объясняем, как именно.
Звонки, мессенджеры, соцсети — в одной CRM
В каждой компании — разные источники заявок. Кто-то из людей звонит по телефону, кто-то — пишет в мессенджерах, кто-то приходит с рекламы в соцсетях. Crm-система для стоматологий объединяет все источники заявок в одном рабочем кабинете, обеспечивая мультиканальность коммуникаций.
Все обращения текущих и потенциальных клиентов фиксируются в режиме реального времени, и ваши операторы могут быстро их обрабатывать, не выходя из CRM-системы.
В одном рабочем кабинете будут отображаться:
- переписки из мессенджеров и соцсетей — Instagram, Telegram, Viber, Facebook Messenger, email. К системе можно подключать неограниченное количество аккаунтов в соцсетях без риска блокировки;
- телефонные звонки (встроенные модули телефонии Binotel, Ringostat, Stream Telecom, Phonet и т.д.). Записи разговоров менеджера с клиентами автоматически прикрепляются к карточке сделки;
- заявки с форм и чатов на сайте. Если на вашем корпоративном сайте подключена возможность записи на услугу или другие формы обратной связи, эта информация моментально отобразится в crm-системе для стоматологии.
Все интеграции официальные и работают как часы.
Не упускайте потенциальных клиентов из Instagram
Если вы активно продвигаете свой бренд и стоматологические услуги в Instagram, функционал KeyCRM освободит нескольких рабочих часов ежедневно от рутинных задач. Официальная интеграция Instagram в CRM позволяет общаться с потенциальными клиентами из рабочего кабинета срм-системы и оформлять записи на услуги прямо из директа.
Crm-система для стоматологии подтягивает сообщения из:
- Direct;
- комментариев;
- сториз;
- реакций на сообщения.
Больше не нужно заходить в Instagram, искать диалог, вспоминать историю взаимодействия, отвечать. Все беседы вместе с историей отображаются в срм.
Обрабатывайте обращения пациентов в один клик
После поступления запроса менеджеры берут его в работу. Благодаря автоматизации стоматологии в CRM они могут:
- назначать заявку на конкретного сотрудника;
- создавать карточки клиентов прямо из чата;
- оформлять запись на услугу;
- проверять и актуализировать историю общения — вся переписка хранится внутри срм-системы.
Управляйте графиком врачей в календаре
Стоматологи тоже стрессуют. Но если обычные люди испытывают дискомфорт от одной мысли о походе к зубном врачу, то стоматологи — от хаоса в рабочих графиках.
Для большинства частных стоматологий важна оптимизация расписания приемов и эффективное использование времени. Если пациент не приходит, бизнес не зарабатывает. Если случается накладка, и человеку приходится ждать 40 минут, портится впечатление о клинике, и в итоге вы все равно рискуете потерять клиента и прибыль.
KeyCRM уже в процессе разработки удобного календаря, в котором можно распланировать график каждого дантиста на неделю, месяц, квартал или год. Больше никаких задержек, пропущенных визитов и висящих “окон”.
Календарь показывает свободные даты и время специалистов, а запись на процедуру или консультацию создается буквально в пару кликов. Такое управление работой медицинского персонала позволяет повысить загруженность и получать больше прибыли.
Онлайн-база пациентов стоматологии
Ведение электронных медицинских карт клиентов легко переносится в CRM-систему.
Вот как вы можете это использовать в управлении медицинскими записями:
- перенести карты постоянных пациентов в Crm для стоматологов. Уменьшайте количество бумажной работы и таблиц, которые хранятся хаотично. В карту пациента в crm можно добавлять разные типы файлов (КТ-снимки, результаты осмотров, оцифрованные истории болезни, данные об аллергических реакциях, проведенных манипуляциях и т.д.);
- в один клик создавать карты новых клиентов, которые попадают в заявки Crm-системы;
- автоматически устанавливать внутренние пуш-напоминания о следующих контактах с каждым клиентом. Организовать и контролировать повторные осмотры еще никогда не было так просто.
Благодаря этому вы персонализируете обслуживание: менеджерам будет легче сообщить клиентам, которые регулярно делают чистку зубов, о выгодной акции, напомнить о предстоящем профилактическом осмотре или запланированной регулировке брекет-системы.
Вся конфиденциальная информация клиентов надежно защищена — в системе есть возможность настроить уровни доступа, чтобы, например, историю болезни и проведенных процедур видел только лечащий врач.
Воронки продаж
Каждая заявка — это вложенные деньги. Чтобы маркетинг в стоматологии был “не зря”, важно грамотно провести потенциального клиента по воронке продаж. Система для управления клиникой оцифрует бизнес-процессы, и вы сможете выстроить их в удобную и эффективную схему.
Чтобы воронка продаж работала на вас, она должна учитывать особенности бизнеса. В KeyCRM есть возможность настроить воронки продаж под свои нужды. Все организовано в визуально простом и чистом формате канбана: лиды перемещаются между разными этапами воронки, им присваиваются статусы и цветные метки, назначаются ответственные админы и т.д.
С заботой о пациентах: напоминания про визиты
Люди не любят походы к стоматологам, поэтому их нужно пушить и регулярно напоминать о профилактических осмотрах, чистках и других процедурах. Это и есть подход, ориентированный на пациента.
Чтобы каждый раз не делать эти манипуляции вручную, в crm для стоматологий можно настроить автоматические уведомления о забронированном времени в SMS, email или мессенджерах.
Расширенная аналитика
Аналитика клиентской базы, самых востребованных услуг, загруженности специалистов, мониторинг работы врачей, финансовых показателей компании — все это отображается в crm-системе для стоматологов.
А если у меня уже есть специализированное ПО для стоматологии?
Если вы управляете большой клиникой, а не маленьким стоматкабинетом, возможно, ваш бизнес уже работает со специализированным программным обеспечением для стоматологий. Такие CRM-системы предлагают много полезных опций, но, как правило, очень ограничены в настройке коммуникации с клиентами через разные каналы связи.
KeyCRM полностью закрывает этот вопрос — собирайте заявки и общайтесь с пациентами в чатах, мессенджерах, соцсетях, по телефону или email. Чтобы пользоваться плюшками обоих решений, можно настроить интеграцию и объединить в операционной работе две CRM-системы.
Настройте KeyCRM под свои бизнес-процессы
В KeyCRM — много модулей, все они доступны сразу после подключения. Вы сами решаете, каким функционалом хотите наполнить свое решение. Подключайте только те модули, которые нужны вам для работы. Кстати, никаких лимитов и дополнительных оплат за увеличение количества подключенных сотрудников нет.
Для автоматизации бизнеса в KeyCRM не нужны интеграторы, программисты, специальные знания или опыт. Задача crm для стоматологии — упростить, а не усложнить работу. Поэтому мы создали максимально доступный и понятный интерфейс — даже для человека, который впервые зашел в crm-систему. Для детальных инструкций у нас есть база знаний, а если вам вдруг понадобится помощь — служба техподдержки.
Вы всегда можете масштабировать решение, когда появятся новые процессы или задачи. А наша команда нон-стоп апгрейдит KeyCRM, чтобы максимально упростить вашу рутинную работу. Подключайтесь и тестируйте KeyCRM бесплатно до 30 дней.
