Документы в CRM-системе

Львиную часть операций, которые предприниматели и их менеджеры раньше производили вручную, теперь берет на себя универсальная программа для автоматизации бизнеса, в которой может работать вся команда: менеджеры по продажам и администраторы, SMM-щики, логисты, работники склада и курьеры , мастера и преподаватели.

KeyCRM едва ли не единственная система в Украине, да и на Западе, в которой не снимается оплата за подключение пользователей, вы можете добавлять в общее рабочее пространство любое количество сотрудников, для всех найдется кое-что, что сэкономит 2-3 часа рабочего времени в день.

Одна из универсальных функций, которую любят наши клиенты – это документы в CRM. С какими из них можно работать в режиме единого окна, и за счет чего это уменьшает затраты времени и количество ошибок? Именно об этом наша статья.

Зачем нужны документы в CRM-системе?

Вы представляете современный бизнес без договоров, актов, инвойсов, счетов-фактур, ТТН и прочих PDF-ок? Мы – нет, потому решили оптимизировать работу с ними в KeyCRM, потому что это:

Удобство и системность

Все, что происходит в KeyCRM, остается в ней, в том числе документы, когда бы и кем они ни были созданы. Всегда можно поднять архивы, быстро найти нужный файл, отследить историю правок, поделиться им с коллегой. Ну и концепция единого окна работает чудесно: никаких переключений между приложениями или копания во множестве папок на вашем устройстве.

Безопасность данных

Большинство документов хранится в облаке, а доступ к ним можно открыть или закрыть даже для конкретных сотрудников, это очевидно в пользу конфиденциальности и защиты информации вашего бизнеса.

Снижение затрат

Некоторые документы совсем не обязательно печатать, цифровой вариант можно отправить по email или даже в мессенджерах. Это не только об экономии бумаги, краски для принтера или средств на оплату услуг почтового оператора, это прежде всего о том, как сэкономить время благодаря: шаблонам; автозаполнение; кнопкам, которые могут заменить три-четыре шага. В конце концов, замена бумажных документов цифровыми это эко-ответственность, которая для многих уже не тренд, а образ жизни.

Какие документы можно генерировать в CRM?

В KeyCRM можно заранее создать по стандартному (есть в системе) или собственному образцу любые документы:

  • Договоры
  • Инвойсы
  • Счета-фактуры
  • Платежные чеки
  • Акты выполненных работ
  • Документы для таможни
  • и многое другое.

Есть ли документы в воронках CRM-системы?

В KeyCRM есть достаточно гибкий функционал для работы с запросами (заявками, лидами), вы можете быстро настроить все под процессы вашего бизнеса, это может быть что угодно: продажи, сделки на оказание услуг, проекты с большим количеством исполнителей; даже многоэтажные конструкции, когда одна воронка переходит в другую. Естественно, на некоторых этапах будет нужно добавить определенный документ.

Где искать шаблоны?

Как правило, документы – это стандартные штуки, которые можно заранее воплотить в шаблоны, код нужного ищем в нашей базе KeyCRM Templates.

Необходимый документ (шаблон) можно подтянуть прямо с карты воронки (значок принтера в правом углу). Нажатие даст вам право выбора: загрузить сохраненный или создать новый.

Как настроить шаблон документа в CRM

В KeyCRM работать с типовыми документами просто и удобно:

  1. Найдите раздел «Дополнительно» в «Настройках».
  2. Выберите вкладку «Шаблоны документов», в ней есть синяя кнопка Добавить шаблон, жмите и создавайте все пошагово.
  3. Введите имя, тип воронки, нужный шаблон.
  4. Выбор шаблона активизирует внизу поле, в котором появится код, не бойтесь, это выглядит несколько сложно, но все продумано за вас, благодаря подсказкам из нашей Базы знаний, вы сможете менять его, формируя типовые документы под конкретные задачи. Коротко: желтый текст кода – это то, вместо чего нужно ввести ваши данные.
  5. Просмотрите результат в формате PDF, так все будет выглядеть в готовом виде (для печати или отправки онлайн).
  6. Удалите подсветку текста (style=»background-color: yellow»), это удобно во время набора, но не ок на распечатанных документах).
  7. Найдите сверху справа кнопку «Предварительный просмотр», если все верно, сохраните шаблон.
Как подставить собственные данные в шаблон

Все ваши шаблоны будут храниться в соответствующей вкладке, вы всегда сможете изменить основные данные (иконка карандаш) или удалить неактуальные (иконка мусорная корзина).

Заказы: работа с документами в CRM

Для e-commerce или бизнеса в сфере услуг на этапе обработки заказа актуальны все шаги, упомянутые в предыдущем разделе, с ними можно ознакомиться в нашей Базе знаний – Печать чеков, расходных накладных, инвойсов и т.д.

Здесь же мы условно делим шаблоны на 2 типа: «Заказы» и «Доставки». Первые можно открыть прямо в карточке заказа, в выпадающем списке после нажатия значка принтера в правом верхнем углу.

Документы в заказах KeyCRM

Документы для доставки в KeyCRM

А вот с доставкой несколько иначе, эти документы привязаны к конкретному почтовому сервису, нужно зайти в Настройки – Службы доставки, найти там вкладку Документы и в строке Шаблоны выбрать нужный из списка. А вот напечатать их получится уже после генерации торгово-транспортной накладной внутри системы.

Печать ТТН в KeyCRM

При разработке интеграций мы учли все нюансы конкретных почтовых операторов: типы и виды отправлений, требования к заполнению форм для Украины и за рубеж (IOSS, ВЭД коды и т.д.).

Так для Новой почты есть возможность создать и распечатать ТТН разных форматов А5, 10х10, наклейки и даже реестры, опять же прямо с карты Заказа.

ТТН Новой почты в СРМ-системе
Реестры отправлений Новой почты в CRM

Мы в курсе, какой должна быть ТТН Укрпошты, что такое Форма 103 и CN22, документы для таможни (например, сопроводительное письмо) – есть соответствующие шаблоны, которые достаточно просто настроить, а затем печатать в один клик, не переходя на сайт службы доставки.

Документы экспорта
Укрпошта в CRM

Работать с документами по отправкам удобно и просто в едином окне KeyCRM, для этого не забудьте подключить модуль службы с которой работаете: Укрпошта, Нова пошта, Meest Express, DHL, UPS и т.д.

Чеки в CRM-системе

В KeyCRM предприниматель может провести полный цикл по заказу или услуге, в том числе фискализировать его по всем требованиям ГНСУ, это стало реально после появления модуля программного регистратора расчетных операций Checkbox. Он встроен, подключить пРРО можно за 10-15 минут, вся информация будет быстро попадать на сервера налоговой, вам не нужно будет возиться со стационарными кассовыми аппаратами.

Как создать документ фискализации в KeyCRM

Прямо в карточке заказа вы сможете создать чек. Внизу страницы, возле кнопки добавления оплаты, вы решаете нужна ли вам фискализация, выбираете кассу и способ проведения: наличный или безналичный. Далее система предложит: распечатать чек или скопировать на него ссылку, чтобы отправить клиенту (в SMS, на email или в мессенджер).

Фискализация в карточке заказа – KeyCRM

Если вы в чем-то не уверены или клиент решил отказаться от заказа, отменить процесс фискализации можно даже на последнем этапе, в один клик.

Обязательно ли нужен пРРО в CRM в 2024 году?

В соответствии с Законом Украины «О внесении изменений в Налоговый кодекс Украины и другие законы Украины об особенностях налогообложения в период действия военного положения» от 30.06.2023 № 3219-ІХ, вступившего в действие еще 1 августа 2023, с 1 октября 2023 года обязательно выдавать чеки покупателям товаров и услуг. Исключение: предприниматели, находящиеся на временно оккупированных территориях или в зоне активных/возможных боевых действий. Так что цифровой пРРО в CRM-системе точно пригодится.

Чек в KeyCRM

Можно ли присоединять документ файлом?

Да, это очень удобная опция, которая доступна для заказов/записей на услугу, в чатах мессенджеров или электронных письмах. Как правило, это PDF, который можно прикрепить нажав на конкретный заказ в общем списке.

Присоединение файлов
к заказу в CRM

Отправить документ в переписке Instagram, Telegram, Viber или Facebook тоже очень просто. Не нужно переходить в приложение, в окне чата с клиентом в KeyCRM, в поле ввода сообщения, найдите иконку скрепка и загрузите нужный файл.

Как добавить файл в чате мессенджера в KeyCRM

Вывод

Любой бизнес – это всегда оборот документации между клиентами, партнерами, внутри компании. Важно не только систематизировать все в единой базе, но и защитить конфиденциальность. Это под силу программе, в которой есть разные умные опции для работы с документами в CRM-системе, а готовые шаблоны, атвозаполнение, быстрый поиск, возможность делиться файлами и ссылками сохранят массу времени и ресурсов вашей команды. Познакомьтесь с KeyCRM во время тестового периода, до 30 дней без оплаты.

Анна Горбатова
Маркетолог в KeyCRM. "За" автоматизацию бизнеса даже на старте, чтобы у всех хватало времени на книги и котиков 🙂