CRM в Google таблицах: хватит ли вам их возможностей

Любой бизнес должен собирать, хранить, анализировать данные: информацию о клиентах и лидах, каталоги товаров, списки заказов и записей на услугу, бюджет и финансовые показатели.

Электронные таблицы – простой и доступный инструмент, который позволяет структурировать весь этот массив информации в ячейках, строках, столбцах, вкладках. Готовые шаблоны, расчетные формулы, диаграммы и дополнительные интеграции в умелых руках помогут создать CRM в Google Sheets. Популярность приложения оправдана – оно бесплатное, знакомо многим менеджерам, подходит для совместной работы команд.

Google Sheets на старте бизнеса: идеальный вариант?

С гугл или Excel таблиц начинал почти каждый предприниматель, особенно во времена, когда полноценные системы для автоматизации были доступны в основном средним+ компаниям. Теперь все изменилось, но Google Sheets не сдают позиций. Действительно ли их функционала будет достаточно для современного бизнеса, какие плюсы и минусы этого решения?

По данным публикаций платформы Gitnux, 35% компаний с командой от 10 до 50 сотрудников используют гугл-таблицы в качестве альтернативы CRM-системе.

Как вести клиентов в таблицах Google

Пожалуй, самый популярный способ использования сервиса – работа с базой покупателей товаров или услуг. Сегодня это не просто банальный список клиентов с ФИО, контактами, заказами и реквизитами, но также источник знаний о бизнесе, который поможет определить портрет идеального покупателя, исследовать его путь, проанализировать рынок: найти перспективные продукты или свободную нишу.

Информацию следует разбить на отдельные вкладки, например: «Клиенты», «Заказы» или «Сделки», «Проекты», «Программа лояльности» и т.д. Таким образом, сохраненные данные будет удобнее анализировать.

В первой вкладке – основное: ФИО, телефон, email (мессенджеры, аккаунты в соцсетях), адрес, ответственный менеджер, важные комментарии. Во второй – детали по сути обращения, статус заказа (сделки), время следующего контакта и прочее.

Данные можно переносить вручную или импортировать из других источников, например из Gmail, Excel, CRM-систем или даже соцсетей.

Настроив макросы (макро-команда, запускающая выполнение заранее заданного действия в таблице), пользователь сможет автоматизировать некоторые часто повторяющиеся операции: перенос данных (например, из вкладки «Клиенты» в «Сделки»), поиск дублей, предоставление заявке порядкового номера и т.д.

Инструменты Google Sheets для бизнеса: шаблоны, формулы, диаграммы

В галерее шаблонов есть варианты таблиц, охватывающих разные процессы малого бизнеса: ведение бюджета, проектный таймлайн, журнал отслеживания эффективности сотрудников, планировщик рабочего расписания и т.д. В интернете можно найти готовые шаблоны для настройки CRM в гугл-таблицах, бесплатные и за небольшую плату.

Шаблоны Google Sheets для бизнеса

Формулы, встроенные в Google Sheets, позволяют производить необходимые расчеты, например:

  • SUM – для вычисления суммы диапазона чисел (общая прибыль, сумма покупок и др.)
  • SUMIF – сумма ячеек, соответствующих определенным условиям (работает и с текстовыми значениями)
  • AVERAGE – для быстрого подсчета средних значений из больших наборов данных (средний чек, средний доход магазина в месяц, среднее количество закрытых тикетов).

Конвертировать валюты позволит встроенная функция GOOGLEFINANCE: можно определить текущий эквивалент в выбранной денежной единице (или нескольких), применить исторический курс обмена к определенному периоду.

Чтобы использовать нужную формулу, откройте таблицу и введите в ячейку знак = а затем ее саму (приложение предложит варианты с расшифровкой), стандартные функции можно найти в мануалах Google Sheets.

Функции в таблицах Google

Диаграммы и графики удобно использовать для наглядного сравнения данных между разными категориями (группы товаров, магазины, регионы, периоды, характеристики клиентов).

Гистограмма (по месяцам) в Google Sheets

Интеграции для CRM-системы в Google таблицах

Собственные сервисы корпорации можно эффективно использовать в срм в Google Sheets: Формы (для сбора и анализа информации о клиентах), Календарь и Google Keep (для планирования и контроля задач и процессов), Google Analytics (комплексная аналитика сайтов, приложений), Goal Seek ( расчеты планов продаж, анализ безубыточности) и прочие.

Goal Seek

Но есть плагины и приложения от сторонних разработчиков, которые могут круто расширить функциональность гугл-таблиц. Из интересного: Autocrat (автоматизация отчетности), Supermetrics (маркетинговая статистика из разных источников), Power Tools (набор из 40 инструментов для автоматизации повторяющихся действий, созданный специально для Google Sheets), Coupler.io (агрегатор отчетности с разных платформ), BigML (прогнозирование на основе данных), Zapier (коннектор) и многие другие. По сути, любой популярный софт считает честью создать собственную интеграцию с таблицами.

Почему CRM в Google Sheets – это ок

По данным платформы GetApp, 9 пользователей из 10 могли бы рекомендовать программу, а по критерию «цена – качество» ей дана оценка «5 из 5» (от 21 тысячи клиентов). В чем же секрет гугл таблиц?

  • Мобильность и удобство. Приложение живет в облаке, доступно на рабочем столе, и со смартфона – можно просматривать, обновлять или вносить данные где угодно, в том числе, вне доступа к сети.
  • Гибкая работа команд. Работать с CRM в гугл таблицах реально совместно с коллегами, даже одновременно, при этом структура будет сохранена. Можно предоставлять различные права доступа (редактировать, просматривать и комментировать).
  • Популярность и простота. Навыки работы с таблицами Google или Excel есть у многих людей, так что у сотрудников не будет проблем с освоением и адаптацией. В интернете достаточно видео-инструкций, пошаговых мануалов для чайников и продвинутых пользователей. Более того, можно найти готовые шаблоны срм для гугл-таблиц под разные задачи.
  • Недорого, или совсем free. Для ФЛП, фрилансеров, небольших компаний на старте, некоммерческих организаций и фондов цена имеет значение. Таблицами можно пользоваться бесплатно, а тарифы по подписке доступные и предлагают расширенный функционал. От 6$ за пользователя в месяц у вас будет: бизнес email, сервис онлайн-конференции, конструктор презентаций и сайтов, Apps Script автоматизация с помощью G Suite, программа усиленной защиты и круглосуточная техподдержка.
  • Базовые возможности автоматизации. Да, это не настоящая современная CRM и многое придется делать ручками. Но кое-что для уменьшения рутины есть: функции, формулы, шаблоны, макросы, консольные команды, уведомления о задачах, горячие клавиши и т.д. Доступ к API позволяет допилить решения под нужды конкретного бизнеса: сбор лидов, массовые рассылки по базе контактов, учет финансов и управление продажами.
  • Готовые приложения и плагины для любых задач: Google Workspace, Google Drive, Chat GPT, Microsoft Outlook, Google Analytics, Asana, Zapier, Trello, Slack, Mailchimp и многие другие.

Чего не хватает таблицам Google?

Для того чтобы быть настоящей CRM-системой решению не хватает как минимум: автоматизации, современного интерфейса, функционала, встроенных модулей украинских и иностранных сервисов, платформ, мессенджеров; ну и скорости – «думают» таблицы долго.

Все в разных местах. Как бы хорошо ни были настроены Google Sheets для того, чтобы найти нужную информацию, вам придется поискать: среди таблиц, вкладок, строк. Ну ок, с фильтром.

Логических путей в один клик, как в ЦРМ, например, из заказа в карту клиента, нет. Концепция единого рабочего пространства, в котором централизованно собирается (из разных источников), хранится, обрабатывается и анализируется информация – одна из самых удобных вещей, которой так не хватает таблицам.

Много рутины, мало автоматизации. Ручная работа при работе с данными – это не только потеря времени, но и повышенная вероятность механических ошибок. Благодаря интеграции с разными источниками (сайты, маркетплейсы, мессенджеры и соцсети, телефония, email) все данные о лидах (клиентах), заказах, подтягиваются в CRM-систему автоматически, их можно прорабатывать в удобных воронках.

Воронки продаж с канбанами в KeyCRM

Триггеры запускают события, при определенных условиях, поэтому создание задачи сотруднику, изменение статуса карточки в воронке, отправка сообщения клиенту… происходят без вашего участия, по заранее настроенным сценариям. Автозаполнение полей, поиск дублей, шаблоны документов – все это кардинально меняет жизнь предпринимателя в лучшую сторону.

Недостаточно встроенных интеграций и функций. Чтобы расширить возможности CRM в гугл таблицах, нужно покупать дополнительные плагины, платить интеграторам, и все равно чего-то будет не хватать.

Общаться в Instagram, Viber, Telegram, Facebook, чатах маркетплейсов и по телефону, не выходя из программы. Собирать лиды и запускать их по воронкам продаж, отправлять заказы службами доставки, отслеживая прямо в интерфейсе, фискализовать в программном РРО, видеть оплаты от платежных сервисов, вести складской учет – это лишь небольшой список того, чего нельзя делать в Google Sheets.

Интерфейс KeyCRM: все процессы в едином окне

Кастомные настройки – дорого и сложно. Для того, чтобы довести CRM, созданную на базе Google Sheets, «до ума», придется обращаться за помощью к интеграторам. В качественных системах пользователи могут самостоятельно, гибко и просто настраивать рабочее пространство под себя.

Интерфейс: таблица есть таблица. Люди привыкли к интуитивно понятным, стильным приложениям, где каждая вкладка и кнопка на своем месте, где значения иконок очевидны, а для выполнения определенного действия или подсчета не нужно вводить формулы. Табличный вид нравится не всем, это сложновато для восприятия и визуализации некоторых процессов.

Вывод

Google Sheets – это классика ведения учета, особенно для начинающих предпринимателей или организаций с малыми бюджетами. Сделать CRM на ее базе вполне реально, она будет выполнять основные функции: хранение клиентской базы и товарных каталогов, работа с отчетами и статистикой.

Но настоящая ЦРМ-система – совсем другой мир, это уже давно не только Customer Relationship Management, это об автоматизации большинства процессов бизнеса, таких как общение с клиентами, продажи, управление командой и многие другие.

Важный момент: сегодня такие решения очень доступны даже для начинающих предпринимателей. К примеру, за 19$ в KeyCRM вы получаете 98% функционала, без доплаты за каждого пользователя! Настройка без программистов и возможность протестировать без оплаты до 30 дней – еще два аргумента за то, чтобы попробовать прямо сегодня.

Анна Горбатова
Пишу о CRM и автоматизации бизнеса - хочу, чтобы у всех хватало времени на книги и котиков 🙂