CRM-система для школы — удобный способ управления обучением

Зміст показати

Мы привыкли, что CRM чаще всего используется в ecommerce. Но это также полезный инструмент для управления учебным процессом.

Образование, как и любой другой бизнес, имеет дело с уровнем удовлетворенности клиентов. Для частных школ, учебных центров, языковых курсов важно строить и поддерживать крепкие отношения с учениками и родителями. От этого зависит прибыль компании. Чтобы сделать этот процесс более понятным, прозрачным и эффективным, существует срм для автоматизации школ и курсов иностранных языков.

CRM для образовательных учреждений и языковых школ: краткий обзор доступного функционала

Интеграция Crm для школ позволяет автоматически поддерживать большую сеть контактов, а также управлять работой преподавателей и коммуникацией внутри учебного заведения.

CRM систему можно использовать как для онлайн-обучения, так и для офлайн-формата встреч со студентами.

Одна crm для онлайн-школы закрывает сразу несколько направлений:

Организация клиентской базы

Возможность создания карточек-профилей с важнейшими данными о заказчиках услуг. Базу контактов можно сегментировать в соответствии с вашими потребностями, отслеживая взаимодействие с каждым из них.

Управление командой

Время — это деньги, и тратить их нужно разумно. Срм для школ позволяет наладить коммуникацию внутри команды, более эффективно планировать задачи и отслеживать рабочую нагрузку.

Коммуникация

Интеграция всех каналов связи в один crm (телефония Binotel, Stream Telecom, Nextel, мессенджеры, соцсети, email).

Аналитика и отчеты

Crm для школы английского или учебного центра собирает столько ценной и важной информации, что грех не использовать ее для развития компании. Эффективность преподавателей, популярность услуг, доходы и расходы — отчеты за любой период и в разрезе любого учебного заведения формируются в срм буквально за минуту.

Как CRM для онлайн-школы помогает оцифровать бумажную работу

Вспомните школу или любые обучающие курсы. Это почти всегда множество бумаг и документов. Теперь представьте, что 90% этой информации перенесли в цифровую среду. Срм для онлайн-школы автоматизирует большинство рутинных административных процессов, минимизируя объем бумажной работы.

Документы, студенческие заявления, учебные материалы, платежные квитанции, графики посещения хранятся в одной системе, к которой имеет доступ каждый преподаватель.

KeyCRM обеспечивает самый высокий уровень безопасности документации. Информация хранится на защищенных серверах, расположенных в ЕС. У вас всегда будет доступ к ним, независимо от процессов и форс-мажоров, которые могут случиться в Украине.

Crm для языковых школ и учебных заведений помогает управлять жизненным циклом клиента. Конечно, вы можете делать это вручную: зарегистрировать телефонный звонок от родителей, интересующихся программой, внести эти данные в Excel, а затем… успешно их потерять. С CRM этого точно не случится.

Вся информация хранится в единой цифровой системе. Данные не дублируются, их легко поддерживать в актуальном состоянии и использовать для комплексной коммуникации с целевой аудиторией. Это оптимизирует время и делает процесс обучения более гибким. Даже в случае замены учителя новый преподаватель легко сориентируется в успехах, потребностях и уровне знаний каждого ученика.

Как crm для учебного центра помогает с  расписанием занятий и графиком учителей

Интерфейс crm для языковых школ позволяет организовать расписание уроков и занятий, чтобы вашим коллегам было комфортнее контролировать свой график.

Наша команда уже работает над разработкой Календаря, в который можно вносить дополнительные занятия или постоянное расписание на неделю, месяц или год. Также у вас будет возможность добавлять занятия непосредственно с карты клиента, настраивать пуши и напоминания, чтобы не упустить ничего важного. Благодаря такой организации удается минимизировать ошибки и накладки — у вас никогда не будут запланированы уроки, пересекающиеся по времени, аудитории или учителю.

Как привлекать и удерживать аудиторию благодаря crm программе для школы

Работа с потенциальными клиентами строится в формате канбана. Это своеобразная визуальная доска, на которой вы видите все лиды. Администратор или менеджер может создавать и присваивать им отдельные статусы, сегментировать и классифицировать их с помощью тегов, автоматизировать email-рассылку, например, отправить упоминание об оплате за следующий период или приглашение на тестовое занятие по новому курсу.

Crm для школы английского или любых других учебных курсов дает много идей по активизации холодных лидов, давно не интересовавшихся обучением, позволяет скорректировать маркетинговую стратегию и построить эффективную воронку продаж с учетом специфики именно вашей компании.

Как контролировать финансы без лишней головной боли в crm системе для обучения

Потеряли платеж за разовое занятие или не внесли оплату за курс? А потом не знаете, как свести финансы? С CRM для школ контролировать этот вопрос будет гораздо легче. А главное, система учитывает не только клиентские оплаты, но и дополнительные финансовые операции, например, аренду, закупку канцелярии, воды, мебели и т.д.

В системе есть сквозная аналитика, модули онлайн-банкинга и платежных систем, что делает финансовый учет прозрачным и понятным. Доступ работников к конфиденциальным показателям можно ограничить, их могут видеть, например, только бухгалтер, директор и совладелец.

CRM в смартфоне: доступ к расписанию, документам, коммуникации с коллегами, учениками и родителями в любое время и в любом месте 

CRM-системы с мобильными приложениями обеспечивают доступ к важной информации в любое время и в любом месте. Это особенно ценно для команд учителей, которые находятся в постоянном движении.

Мобильный доступ помогает не только поддерживать постоянный контакт с клиентами, но и проактивно контролировать все бизнес-процессы.

С мобильным приложением CRM, учителя и административный персонал получают возможность мгновенного доступа к важным данным — карточке студента, графику коллег, загруженности классов, входным вопросам об обучении, реакциям и коммуникации с родителями и т.д. Это позволяет оперативно реагировать на запросы, управлять расписанием, а также планировать загрузку ресурсов и команды. Система обеспечивает полный контроль над обучающими процессами, отслеживая активность студентов, оценки, и другие важные параметры. Это еще один важный плюсик, если вы топите за гибкость, скорость реакции и качественный сервис.

Как анализировать эффективность в CRM системах для учебных центров

Каждый учебный центр стремится предоставить своим ученикам высококачественные услуги для большей лояльности и долгосрочного удержания студентов. Crm-система для обучения обеспечивает централизованное хранение данных об учениках, их прогрессе и взаимодействии со школой. Это позволяет персоналу более глубоко понимать потребности студентов, предоставлять персонализированную поддержку и быстро реагировать на их запросы.

Кроме того, crm для онлайн школы помогает в анализе эффективности маркетинговых кампаний, выявлении наиболее успешных стратегий и фокусировке усилий для привлечения целевой аудитории. Со временем это положительно скажется на конверсии, стоимости привлечения ученика и маркетинговых расходах учебного заведения.

Также crm для школ упрощает управление процессом продаж от первого запроса до поступления, а также позволяет эффективно управлять воронкой, сокращая время на заключение сделки.

Чтобы постоянно улучшать образовательные программы и методики, crm для учебного центра предлагает удобный анализ успешности обучения, помогает выявлять тренды, отслеживать затруднения и проблемные точки.

На старт, внимание, марш: какие процессы можно автоматизировать в crm для языковых школ и учебных центров

CRM-система для обучения помогает эффективно организовать процессы учета занятий, отслеживания успеваемости учеников,  взаимодействием школы с родителями, а также планирования нагрузки на команду учителей или преподавателей.

CRM-система для учебного центра существенно облегчает задачи административного персонала, автоматизируя ведение электронной документации. CRM-система для онлайн-школы помогает свести воедино все каналы коммуникации с потенциальной аудиторией, чтобы не пропускать ни один запрос.

Давайте детальнее рассмотрим все возможности, которые ваш бизнес получит после установки и подключения.

Использование срм для школ позволяет:

Обрабатывать обращения из мессенджеров, соцсетей, телефонии

Представьте ситуацию: человек пишет в Instagram, вы не отвечаете, компания теряет потенциальный лид. KeyCRM объединяет Instagram (комментарии под постами, сториз, сообщения в директ), Telegram, Viber, Facebook, поэтому вы не пропустите ни одного сообщения. Личные визиты в учебную студию или школу английского можно сразу вносить в срм.

Добавлять к карточке ученика файлы и заметки

Это могут быть документы разных типов (например, тестовое задание или результаты итогового экзамена), а также заметки с важными ремарками (пропущенные темы, индивидуальный план занятий, домашние задания).

Управлять нагрузкой на преподавателей

Вы можете проанализировать, сколько часов работает учитель, сколько у него учеников, легче и нагляднее насчитать зарплату специалистам на part-time.

Вести финансовую отчетность

В crm- системе для курсов и школ удобно анализировать доходы и расходы, особенно если студенты вносят оплаты отдельно за каждое занятие.

Упростить все имеющиеся в школе бумажные операции, оптимизировать время и ресурсы на администрирование

Отслеживать каждый контакт с потенциальным клиентом

Семьей, которая ищет школу для ребенка, или конкретным человеком, который интересуется курсом. Понимание, на каком этапе воронки продаж находится лид, и эффективный перевод его на следующую стадию повышает конверсию.

Устанавливать напоминания о предстоящих событиях

Пуш об интересной скидке на оплату за год, школьные ивенты (день открытых дверей или лекторий), дни рождения в группах.

Инструменты СРМ для онлайн-школы повышают конкурентоспособность, помогают увеличить посещаемость и получать большую прибыль.

Какие заявки собирает Crm для школы

Вы что-нибудь слышали об омникальности? Crm для школ — это именно тот случай. Система собирает заявки заинтересованных в ваших услугах людей со всех возможных каналов:

  • онлайн-формы обратной связи на сайте школы;
  • чат-боты и диалоги с администратором;
  • формы привлечения клиентов в рекламных лендингах;
  • телефонные звонки;
  • email-рассылки;
  • сообщения в мессенджерах и соцсетях Facebook, Instagram, Viber, Telegram;
  • Google-формы.

Crm-система для онлайн-школы помогает конвертировать заявки из разных источников в регистрацию на занятия.

Благодаря Срм администратор видит сообщения потенциальных клиентов в одном рабочем кабинете. Ему не нужно заходить в каждое приложение — ответ можно отправить прямо из срм для онлайн-школы.

Основные преимущества crm системы для онлайн-школы

KeyCRM — это комплексная система с кучей бонусов:

  • легкая интеграция, установка и подключение — без помощи программистов, всего за час;
  • масштабируемость под любой размер компании — даже если у вас откроются филиалы во всех городах Украины, KeyCRM выдержит любую нагрузку;
  • неограниченные возможности — вы можете подключить любое количество преподавателей, администраторов или менеджеров по продажам;
  • гибкость и быстрая настройка срм для школы под свои потребности, доступны 30+ интеграций и модулей разных сервисов и программ;
  • подробная аналитика в разрезе обучающих центров, отдельных преподавателей за любой период.

Виды CRM для школ, курсов и образовательных учреждений: как выбрать лучшее решение

Crm для образования — это большая группа систем, среди которых есть специализированные решения, заточенные конкретно под это направление, а также универсальные продукты. Они полностью удовлетворяют потребности языковых школ, курсов и обучающих проектов в нужном функционале, например,  управлении базой учеников, расписанием уроков, интеграцией каналов коммуникации и оплаты занятий и т.д.

Мы подготовили несколько советов, чтобы облегчить ваш выбор лучшей crm-системы для школы или учебного центра. 

Адаптация под образовательный процесс

Убедитесь, что crm-система спроектирована с учетом особенностей образовательной среды. Она должна поддерживать функции, нужный офлайн- и онлайн-школам: учет учеников, классов, оценок, расписание,  взаимодействия с родителями.

Интеграция с другими инструментами

При выборе crm уделяйте внимание ее совместимости с другими программами и сервисами, например, платежными системами и аналитикой. В KeyCRM, например, интеграции с банками и платежными системами включены в базовый функционал и доступны всем пользователям сразу после подключения.

Безопасность данных

CRM должна предоставлять инструменты для управления доступом и контроля конфиденциальной информации. В KeyCRM топ-менеджеры могут настроить индивидуальный гибкий доступ для каждого сотрудника. 

Простота использования

Выбирайте CRM с интуитивно понятным интерфейсом, быстрым процессом установки и подключением. Это позволит быстро обучить персонал и максимально эффективно использовать систему для школы. Адаптация к онлайн программе для школы может длиться от нескольких дней до недели, но в целом она не должна ломать рабочие процессы и мозг ваших преподавателей. 

Чтобы оценить интерфейс и логику работы, достаточно подключить тестовый период. В KeyCRM вы можете пользоваться всеми возможностями системы бесплатно до 30 дней. 

Обновления и техподдержка

Оцените уровень поддержки со стороны разработчиков программы. Убедитесь, что они предоставляют регулярные обновления, техническую поддержку и обучающие материалы. KeyCRM собрала огромную онлайн базу знаний, а также предлагает видеоинструкции и гайды на Youtube по всем функциям системы.

Выводы 

KeyCRM — это универсальная система, которая автоматизирует основные процессы вашего учебного центра, а также поддержит его масштабирование на всех этапах развития. Мы знаем потребности украинского бизнеса, поэтому внедряем лучшие функции, которые помогут вам оптимизировать усилия и затраты в ежедневной борьбе за лояльность клиентов. 

Вы можете использовать весь функционал сразу после подключения, при этом вы можете выбирать, какими функциями пользоваться, а какие не активировать. Нужен календарь и воронка продаж — подключаем их. Нужна интеграция с соцсетями и мессенджерами — пожалуйста! Все очень гибко, понятно и доступно. 

Установка занимает от нескольких часов до пары дней. Большинству наших партнеров удается перевести все бизнес-процессы в новую систему за 1-2 дня. Попробуйте и поделитесь своим опытом.

Кейсы наших клиентов, которые уже подключили школы или курсы в KeyCRM

Украинская CRM для школы английского языка: как JT-ENGLISH автоматизирует работу с более чем 10 000 студентами благодаря KeyCRM

CRM для языковых курсов: как агентство по трудоустройству в Германии запустило собственную языковую школу и обрабатывает запросы в KeyCRM

CRM для школы шахмат: как записывать на занятия еще больше учеников благодаря KeyCRM

Протестируйте KeyCRM — мы предлагаем бесплатный триал до 30 дней и полное сопровождение наших менеджеров по поддержке во время интеграции, развертывания и будущей работы в системе.

Учеба должна приносить людям знания и удовольствие. Мы всегда рядом, чтобы помочь вашей школе эффективно справиться с обеими задачами.

Юля Погорелая
Пишу для digital и ecommerce. Верю в полезные тексты и обожаю людей, которые дочитывают статьи до конца.