Волонтерское движение в Украине на пике. Ежедневно тысячи благотворительных фондов и организаций закрывают запросы людей, которым нужна помощь. Нон-профит проекты могут отличаться по количеству вовлеченных людей, направлению работы, объемам помощи, но всем им нужно удобное решение для работы — crm-система для некоммерческих организаций.
Что такое crm для некоммерческих организаций
Простой пример: представьте себе локальное комьюнити волонтеров, которые помогают детям с особыми потребностями. Каждую неделю к ним поступают десятки запросов, пожертвований и предложений о сотрудничестве. Без организованной системы обработки этой информации небольшая команда тратит кучу времени на ручную работу — обработку запросов, внесение данных о донаторах и волонтерах в таблицы, распределение средств, планирование встреч, запуск и контроль благотворительных активностей. И во всех этих процессах важные данные могут потеряться, перепутаться, забыться, а это прямой путь к срыву проектов и потере доверия.
CRM для некоммерческих организаций помогает навести порядок в хаосе. С ее помощью можно отслеживать взаимодействие с донорами и людьми, которые нуждаются в помощи, эффективнее распределять ресурсы и автоматически напоминать о важных задачах членам команды. Для крупных проектов, работающих с украинскими и иностранными партнерами, управление спонсорами на единой платформе станет тем самым инструментом, который обеспечит прозрачность процессов и увеличит шансы на успех кампаний по сбору средств.
Читайте кейс
Кому подойдет crm-система для некоммерческих организаций
CRM-система для некоммерческих организаций подходит для разных нон-профит проектов, в частности:
- благотворительных фондов и платформ;
- социальных центров помощи;
- образовательных некоммерческих организаций;
- экологических инициатив;
- медицинских и юридических проектов;
- сообществ и центров защиты животных.
CRM-система подойдет любому типу некоммерческих организаций, где важно наладить коммуникацию с разными заинтересованными сторонами, эффективно управлять ресурсами и экономить время на монотонной рутине.
Как работает CRM для некоммерческих организаций
CRM-системы помогают упростить рутинные задачи, минимизировать риск ошибки из-за невнимательности или усталости, а также освобождают время для стратегически важных задач, например, поиска доноров или волонтеров.
Управление базой данных
Одна из ключевых функций CRM-системы — централизованное управление данными. Вместо множества таблиц и документов, срм объединяет всю информацию в одном окне: контактные данные, история взаимодействий, запросы на помощь, пожертвования, потраченные ресурсы. Это упрощает поиск и обработку данных, а также позволяет координаторам легче взаимодействовать с историческими и текущими данными.
Автоматизация процессов
Срм автоматизирует многие процессы, которые раньше выполнялись вручную: отслеживание запросов на помощь в соцсетях и на сайте, внесение их в базу данных, планирование и проведение кампаний по сбору средств, встречи и задачи в crm, коммуникация внутри команды и с внешними партнерами и т.д. Когда все процессы настроены в одной системе, вы экономите время, которое можно направить на развитие и добрые дела.
Управление проектами и задачами
Срм для некоммерческой организации помогает контролировать все этапы проекта, начиная от планирования и заканчивая финальной отчетностью. Вы можете назначать координаторов, ответственных за выполнение, а благодаря воронке и триггерам в нужный момент автоматически передавать задачу другому ответственному сотруднику. Кроме того, система может напоминать о дедлайнах, статусах выполнения задач и изменениях в планах, чтобы команда всегда была в курсе последних апдейтов.
Аналитика и отчетность
Система генерирует отчеты по эффективности взаимодействий, работе менеджеров-волонтеров, финансовым показателям и другим важным метрикам.
Коммуникация
Управление спонсорами на единой платформе позволяет обрабатывать все заявки с сайта, звонки, сообщения в мессенджерах и соцсетях в одном интерфейсе. Система хранит всю историю общения с разными стейкхолдерами, поэтому даже когда в команде появляется новый человек, он легко может обратиться к контексту, перечитать переписки и важные заметки, чтобы более эффективно построить взаимодействие. В KeyCRM можно подключить любые каналы коммуникации, включая телефонию, соцсети, электронную почту, мессенджеры Viber, Telegram, Instagram, Facebook Messenger, онлайн-чаты на сайте.
Преимущества использования CRM в нон-профит проектах
Основное преимущество внедрения CRM заключается в том, что это решение берет на себя много сложных и затратных по времени процессов, делая их более прозрачными и управляемыми.
Благодаря crm некоммерческие организации могут найти и реализовать новые возможности для роста:
- оптимизация волонтерской деятельности — благодаря системе вы сможете, например, предлагать волонтерам определенные виды активностей в зависимости от их навыков и интересов;
- создание централизованной базы данных обо всех волонтерских активностях с гибким режимом доступа к информации;
- повышение глубины взаимодействий с заинтересованными сторонами;
- возможность активно привлекать новых партнеров и участников благодаря высокому общему уровню вовлеченности;
- прозрачные внутренние и внешние взаимоотношения;
- удобное управление проектами — в системе можно отслеживать прогресс выполнения задач и координировать командную работу.
Как выбрать подходящую crm для некоммерческих организаций
Как и в бизнесе, начинать процесс выбора срм-системы для нон-профит организации всегда нужно с анализа потребностей.
- Проанализируйте задачи, которые вы хотите закрыть с помощью срм.
Задайте себе вопросы: какие процессы требуют автоматизации, какие данные нужно собирать и анализировать, какие задачи занимают больше всего времени?
Например, для благотворительного фонда важно точное управление базой доноров, а для экологической организации — планирование эко-инициатив и отслеживание активности волонтеров. Определение приоритетов поможет выбрать систему с подходящими функциями.
- Оцените простоту использования.
Для некоммерческих организаций важно, чтобы CRM-система была интуитивно понятной. Волонтерам часто не до технических деталей и сложных инструкций, поэтому решение должно быть простым — установили и поехали. Проверить, как работает CRM, легче всего во время триала. Вы можете тестировать KeyCRM бесплатно до 30 дней. Этого достаточно, чтобы оценить интерфейс, удобство и функционал.
- Защита данных и уровни доступа.
Работа с личными данными доноров и волонтеров требует особого внимания к безопасности. Поэтому CRM-система должна обеспечивать гибкие возможности управления доступом. В KeyCRM вы можете настроить доступ для отдельных сотрудников к отдельным модулям и даже полям. Каждый человек будет видеть только ту информацию, которая нужна ему для работы.
- Доступ к функционалу.
Функции, которыми вы не пользовались вчера, могут стать очень актуальными для организации уже завтра. Поэтому важно выбирать систему срм с максимально широким функционалом и возможностью в любой момент подключить нужную опцию. В KeyCRM вы получаете доступ ко всем функциям сразу после оплаты тарифа и можете самостоятельно активировать модули, которые нужны для работы. Кроме того, система легко интегрируется с другими сервисами, которые вы используете в работе, например, бухгалтерскими программами.
- Поддержка и обновления.
Хорошая CRM-система должна предоставлять качественную поддержку и регулярные обновления. Убедитесь, что служба поддержки на связи и готова помочь решить проблему. Наша классная служба поддержки готова отвечать на ваши вопросы в любом удобном мессенджере: вайбер, телеграм, онлайн-чат на сайте.
Выводы
С помощью crm для некоммерческих проектов вы сможете выстроить длительные лояльные отношения с благотворителями, спонсорами, волонтерами и другими стейкхолдерами. Когда вы не выпадаете из коммуникации и постоянное поддерживаете теплый контакт, гораздо легче привлекать средства на благотворительность. Настройте процессы управления коммуникацией, взаимодействиями и кампаниями в KeyCRM — и повысьте эффективность своих благотворительных инициатив.
