CRM для маркетингового агентства: как KeyCRM организовывает работу команды

Дмитрий Целмс – 27-летний таргетолог и основатель маркетингового агентства, которое занимается разработкой сайтов и лендингов, созданием дизайна и креативов, а также продвижением в Facebook, Instagram и Google. В этой статье Дмитрий делится своими инсайтами про использование CRM-системы для сферы услуг, а именно организации работы команды маркетологов.

Отзыв Дмитрия Целмса о менеджменте и контроле рабочих процессов, которые появляются у владельца бизнеса после интеграции KeyCRM.

Дмитрий, здравствуйте! Давайте знакомиться:)

Мы молодое агентство, работаем около полугода, пока набираем обороты и растем. У нас удаленная команда, в которой есть SMM-специалисты, таргетологи, контекстологи, разработчики сайтов, дизайнеры, видеографы, менеджеры по продажам плюс привлекаем фрилансеров попроектно.

Вы подключили в KeyCRM всю команду?

Нет, в CRM-системе работаю я как собственник, head таргетолог и менеджер по продажам. Мы управляем процессами, распределяем задачи среди команды и контролируем выполнение. Этого достаточно для эффективного ведения клиентских проектов, планирования нагрузки на специалистов и контроля дедлайнов.

Знаю, что многие маркетинговые агентства и другие компании из сферы услуг не рассматривают CRM-системы как классный инструмент для организации работы. Вы так не думаете, правильно?

Когда таргетолог только начинает, хватает какого-нибудь обычного планировщика или таблиц. Когда услуги масштабируются, появляется 20+ проектов и задач, такой объем уже нуждается в систематизации. Иначе ты рискуешь провалиться в хаос. CRM оптимизирует работу и владельца бизнеса и команды.

Мало кто из коллег знает, что CRM можно использовать для рекламного агентства. А это действительно удобно и эффективно, оптимизирует усилия и мотивирует работать более эффективно. Поэтому теперь я продвигаю идею внедрения KeyCRM в комьюнити маркетологов. И вижу на это спрос. К примеру, помог настроить KeyCRM коллегам из агентства Budnik Agency. Сейчас они переводят все свои процессы в CRM и тестируют систему.

Когда лично вы пришли к необходимости интеграции CRM?

Я выбирал CRM-систему сразу, как только решил собирать команду и запускать собственное агентство. Это нужно, прежде всего, для эффективной коммуникации. Раньше я работал в крупных компаниях, потому понимал, что срм-система нужна. Главное — выбрать подходящее решение.

По каким критериям выбирали?

Для меня основные критерии выбора CRM системы: максимальная простота, релизы новых функций (продукт не должен стоять на месте), а также удобная мобильная версия, то есть качественная адаптация для работы со смартфона. Я выбирал среди 5 crm-систем, и именно по этим критериям остановился на KeyCRM. Сейчас у нас несколько десятков проектов, потому есть потребность в упорядочивании задач, оптимизации и отслеживании эффективности.

KeyCRM помогает отслеживать эффективность?

Я постоянно трекаю динамику роста компании по услугам и по общему отчету о прибылях и убытках. Если вижу в CRM-аналитике, что было какое-то проседание, начинаю анализировать причины: «Что мы делали?». Ага, тестировали гипотезы. А здесь запускали рекламу на новые регионы. После такого анализа становится понятнее, почему так произошло и куда двигаться дальше. Благодаря этому я уже нашел несколько идей для роста компании. На мой взгляд, именно в таких моментах и проявляется ценность, которую на самом деле имеет продукт.

Какие еще запросы рекламного агентства закрывает KeyCRM?

В первую очередь это воронки продаж. Мы можем настраивать воронки, например с чат-бота, сайта и других каналов, которые используем для привлечения клиентов. Каждую воронку можно настроить индивидуально, что очень помогает на этапе масштабирования.

Менеджер сразу понимает: есть заявка, можно брать в работу. В системе есть все нужные данные: информация о клиенте, какой у него запрос на маркетинговые услуги, когда нужно перезвонить, что еще можно предложить. Благодаря этому отдел продаж работает как часы. У сотрудников нет шансов что-то «провтыкать».

А как насчет организации внутренней работы в команде и с фрилансерами?

Здесь тоже одни плюсы. Мы работаем удаленно: я не хожу по офису и не «дергаю» людей, что сделано, а что нет. В KeyCRM можно ставить задачи на ответственных специалистов, это облегчает менеджмент и контроль за исполнением. Отпала потребность юзать Trello или другие инструменты, процессы планирования можно вести в CRM.

Какой функционал KeyCRM наиболее полезный для процессов в вашей компании?

Заказы – это ван лав. Мы видим, из какого канала пришел клиент. Можно поставить тайминг на разные этапы воронки: дожать, ожидаем оплату, допродажа и т.д. Выставляем таймеры на начало рекламного месяца — система считает 30 дней и пушит, что надо напомнить об оплате. Все кастомизированное и легко настраиваемое под твои потребности: когда клиент пришел, когда завершается отчетный период, сколько заплатил, какая часть оплаты осталась, кто из команды за ним закреплен.

Для нас важно поддерживать постоянное взаимодействие и коннект с заказчиками. В маркетинге вообще важно быть вовлеченным в потребность и запрос клиента. Нужен кол – делаем кол. Нужна консультация в Telegram – расписываем детали по рекламе в телеграмме. Постоянно отчитываемся по продвижению кампании, гипотезам, бюджетам и результатам. Со всеми этими этапами помогает CRM.

Да, иногда клиенты могут уходить и пробовать сотрудничать с другими специалистами. Но по собственному опыту могу сказать, что они всегда вернутся туда, где более комфортно и результативно. Простой пример: весной мы настроили одному из клиентов, магазину одежды, рекламную кампанию. Приблизительно за полгода с 200к грн выросли до 800к. Клиент решил попробовать новый подход, пошел в другое агентство, остался в минусе и вернулся.

Также отлично реализованы оплаты. Если у нас есть частичная оплата, система автоматически подтягивает сумму. Все это подсвечивается, поэтому менеджер видит, что часть оплаты еще должна зайти. Плюс используем этот функционал для расчета бонусов работникам, например, при разработке креативов у нас отдельно вносятся данные. Затем всю информацию можно увидеть в аналитике.

Функция встроенных в срм чатов прикольная для лидогенерации. Например, система собирает обращение с чат-бота на сайте, потом уже через CRM подключается менеджер, выявляет потребность, продает услугу или предлагает созвон. В перспективе планируем активно использовать Telegram и подключать телефонию. Я в любой момент могу добавить нужные опции – параллельно с ростом компании или тестированием новых каналов. Это очень круто!

Маргарита Кудрина
Настойчиво систематизирую хаос и спасаю от рутины.
Верю в свободные выходные 🙂