Инвентаризация — одна из тех вещей, которую всегда откладывают «на потом». Потому что это долго, тяжело, скучно, еще всегда что-то не сойдется. Но и без нее в торговле — никак. Инвентаризация товара не гарантирует, что проблем не будет, но точно поможет заметить их вовремя: как работает склад, корректны ли данные в системе, сколько денег лежит на полках, что нужно исправить и изменить.
В этой статье разбираемся, что такое инвентаризация, какой она бывает, как и зачем ее проводить, а также делимся лайфхаками, как KeyCRM помогает провести переучет быстро и без стресса.
Что такое инвентаризация
Инвентаризация — это подробный и всесторонний аудит ресурсов бизнеса: что есть фактически, какова ситуация в системе учета, где есть совпадения и расхождения. Инвентаризация может относиться к товарам, сырью, оборудованию и любым другим активам, которые есть на учете в компании. В ритейле и онлайн-торговле мы имеем дело с товарами.
Чтобы понять, что такое инвентаризация, представьте ситуацию: локальный интернет-магазин электроники планирует летнюю распродажу и запускает акцию на вентиляторы и увлажнители воздуха, которые якобы есть на складах. По крайней мере, так указано в системе учета товаров. После старта рекламной кампании оказывается, что летом были активные продажи этой продукции и большей части товаров просто физически нет на складе.
Это проблема инвентаризации. Если бы сверка запасов проводилась регулярно, такие ситуации можно было бы предотвратить. Это типичный кейс e-commerce-бизнесов, которые развиваются быстрее, чем успевают настроить и откатать внутренние процессы.
Для e-commerce, ритейла, производства и логистической отрасли инвентаризация — это один из ключевых этапов работы. Она позволяет предотвратить финансовый ущерб из-за нехватки товара, пересортировки, учетных ошибок, возможных краж и т.д. Если в системе учета магазина указано 100 единиц товара, а фактически в наличии — 90, это прямые финансовые потери. Понимание остатков и точность в складском учете — это база для правильного управления интернет-магазином, поскольку от этого напрямую зависят объемы и планирование закупок, производственные процессы, запуск акций и распродаж, процесс переоценки и т.д.
Зачем проводить инвентаризацию
Инвентаризацию не любят. Инвентаризация напрягает сотрудников и управляющих. Ее часто откладывают до последнего. Но как только начинаются «пожары» из-за отсутствующего товара, недостачи или расхождения в отчетах, становится ясно, что инвентаризацию нужно было делать вовремя.
Инвентаризация на предприятиях проводится не для «галочки». Вот какие задачи она решает в бизнесе.
Контроль фактических товарных остатков
Без точного понимания, сколько товаров есть на складе, любое планирование становится гаданием на кофейной гуще.
Инвентаризация позволяет:
- выявить реальные остатки товаров в разных категориях;
- в разы снизить риски ошибок в заказах;
- избежать ситуаций, когда товара нет в наличии, а он «продается» или рекламируется.
Предотвращение финансовых потерь
Каждая единица товара имеет свою себестоимость. Если товар испортился или потерялся, это минус деньги. Инвентаризация помогает своевременно выявить недостачу и просрочку, из-за которой товары списываются; несогласованное перемещение запасов между складами или торговыми точками; внутренние или внешние кражи и потери.
Налаживание внутренних процессов
Инвентаризация позволяет выявить пробелы во внутренних процессах, учете, логистике, командной работе. После проведения инвентаризации можно узнать, где система работает некорректно, и что нужно сделать для улучшения ситуации: обновить инструкции, провести обучение команды, разработать правила проведения инвентаризации, изменить систему учета, перенастроить интеграцию со складами и т.д.
Поддержка клиентского сервиса и удовлетворенности
Инвентаризация — это внутренний процесс, от которого зависит качество сервиса и удовлетворенность ваших клиентов. Когда покупатель видит товар «в наличии», он рассчитывает, что это действительно так. Страшный сон любого менеджера — звонок заказчику «Извините, этого товара нет в наличии». Такие ситуации отражаются не только на продажах, но и на доверии. Инвентаризация снижает вероятность таких факапов, особенно если вы автоматизируете учет, обновление остатков и контроль склада.
Корректное планирование закупок
В планировании закупок руководители отделов и менеджеры опираются на отчеты и цифры. Но если данные у них не соответствуют действительности, это просто бесполезная трата времени и усилий. Инвентаризация вместе с данными аналитики продаж и другими финансовыми отчетами позволяет правильно оценить текущую ситуацию, доходность отдельных SKU, покупательский спрос и в соответствии с этими данными спланировать объемы закупок.
Оптимизация склада
Недостача — проблема. Но и излишки продукции доставляют много неудобств. Такие товары — это замороженные деньги. Они занимают место на складе, нуждаются в учете, обслуживании и т.д. Инвентаризация товара — это лучший способ, чтобы точно выявить позиции, которые зависли, и оптимизировать складские площади.
Виды инвентаризации: какие бывают и когда их проводят
Инвентаризация в магазине бывает разной. Иногда она проходит по плану, иногда нет. Одному интернет-магазину достаточно одного аудита в полгода, а другому нужно делать это ежемесячно. Все зависит от ассортимента, уровня продаж, скорости оборота товаров и общей специфики бизнес-ниши.
Рассмотрим основные виды инвентаризации, когда они проводятся и с какими задачами помогают справиться.
Плановая
Плановая инвентаризация — заранее запланированная проверка склада и товарных остатков, которая проводится по согласованному графику. Это может быть раз в полгода, квартал, месяц или неделю. Плановые проверки позволяют поддерживать учет товаров в идеальном состоянии, контролировать динамику товарных и категорийных изменений (какие позиции раскупаются в ноль, а какие — накапливаются в остатках) и предотвращать форс-мажоры в высокий сезон.
Внеплановая
Это своеобразная экстренная инвентаризация, которая проводится вне плана, как ответ на определенную проблему. Она может быть полной или частичной (проверка только одной категории товара или одного склада).
Причины проведения инвентаризации внепланово:
- выявленные разногласия в учете;
- смена ответственного сотрудника, например, увольнение менеджера склада;
- подозрение на кражи;
- форс-мажоры (пожар, ракетные обстрелы, сбои в цифровых системах предприятия).
Как правило, такие проверки проводятся сразу после инцидента, чтобы выявить критические проблемы и быстро устранить их.
Годовая
Годовая инвентаризация — это, простыми словами, комплексная проверка перед закрытием финансового года. Проводится в конце финансового года или перед представлением отчета для налоговых и внешних аудиторов, партнеров. Актуально для производственных компаний, которым нужно отчитываться о материалах, оборудовании, готовой продукции на складах.
Ревизионная
Для проведения инвентаризации формируется специальная внутренняя или внешняя команда, которая глубоко и подробно анализирует учетную систему компании, ищет системные проблемы и дает рекомендации по их устранению. Часто охватывает не только товарные остатки, но и другие операции (документооборот и внутренние процедуры) и актуальна при смене собственника, инвестора или топ-менеджеров.
Инвентаризация товаров на складе и в магазине: проблемы и решения
Когда мы говорим об инвентаризации на складах интернет-магазинов, нужно понимать, что это динамичная система, которая постоянно находится в движении и изменениях.
Почему здесь могут возникать проблемы:
- разногласия между фактическим наличием и указанными в системе единицами, особенно если учет ведется вручную и не автоматизирован;
- человеческие ошибки — «не туда положили», «случайно забыли списать» и т.д.;
- потеря статуса товара — другими словами, когда часть остатков зависает в резерве или на возврате.
Задача инвентаризации на складе — максимально упорядочить все, что на нем хранится, а также внедрить прозрачные и понятные системы учета и списания. Вот по какому плану можно двигаться.
- Разделение склада на зоны. Например, А1 — аксессуары. Начинаем с первой зоны, проводим сверку, фиксируем результаты и только после этого двигаемся дальше. Это минимизирует дублирование.
- Приостановка работы при инвентаризации. В идеальном мире на время инвентаризации нужно приостановить свои операции: товар не приезжает, не вводится в систему учета и не отгружается на заказы. Если это невозможно, каждое движение на складе во время переучета должно фиксироваться.
- Маркировка продукции. Коробка без маркировки — потенциальный риск. Ее можно вообще не посчитать, а можно посчитать дважды. Цель инвентаризации как раз заключается в устранении таких проблем. Каждый SKU должен иметь штрихкод, серийный номер или хотя бы внутренний код.
Когда речь идет о магазине с физическими точками продаж, часто здесь есть витрина и складское помещение, где часть продукции уже распакована, часть — на продаже или даже в примерочной, часть — лежит здесь без учета.
Что влечет за собой проблемы:
- «разобранные» комплектации, например, набор должен продаваться как одно целое, а фактически часть из него уже отделили и реализовали;
- зарезервированные товары;
- личный контроль владельца или руководителя, особенно в небольших магазинах. Это создает слепые зоны для работников.
При проведении инвентаризации важно централизованно фиксировать результаты и выработать алгоритм действий на случай обнаружения разногласий.
Как провести инвентаризацию в KeyCRM
В KeyCRM реализован встроенный складской учет с кучей полезных опций.
Складской учет в CRM позволяет вести сразу несколько складов, привязывать к ним отдельные площадки (сайт, маркетплейс, лендинг) и контролировать товарные запасы. Вы можете в один клик синхронизировать остатки с маркетплейсами — они автоматически обновятся, и вам больше не нужно делать это вручную.
Есть функция резервирования товара, которое видят все сотрудники, и автоматическое списание с остатков после оплаты заказа. Складской учет в KeyCRM — это удобно, быстро и информативно, поскольку позволяет отслеживать полную историю движения товаров, остатков, оприходований, продаж и т.д.
Также KeyCRM дает возможность производить переучет товаров и выявлять возможные различия между фактическим наличием на складах и данными системы. Для активации раздела «Движение товаров» необходимо включить складской учет в KeyCRM. Дальше все организовано максимально понятно и интуитивно.
- В разделе «Движение товаров» вы можете увидеть список всех операций, которые проводятся с продукцией. Включаем режим инвентаризации и приступаем к переучету.
- Следующий шаг — выбор склада, на котором будет проводиться инвентаризация. Если вы пользуетесь только одним складом, он отобразится сразу. Если складов несколько, выбирайте нужный. Для удобства реализовано поле комментариев, где можно отметить важные ремарки по этому переучету.
- Добавлять товары при инвентаризации можно вручную или с помощью сканера штрих-кодов и артикулов. Со сканером все проще — товары мгновенно добавляются в документ. Для ручного ввода доступен поиск по названию, артикулу и категориям.
- По результатам переучета вы получаете таблицу, которая и позволяет увидеть реальное положение дел на складе. В нем показывается фактическое количество товара, его складские остатки (указанные в системе), расхождения в количестве, а также отклонения в сумме закупки.
- На этом этапе вы уже можете обновить остатки по ассортименту до фактических и сохранить все изменения в системе по результатам инвентаризации, чтобы легче ориентироваться в ситуации в будущем.
Вот подробная инструкция, как провести инвентаризацию в магазине с помощью KeyCRM.
Выводы
Инвентаризация товара — это рутинный, но важный процесс, от которого зависит много других операций. Когда товар не контролируется, он перестает работать на бизнес и прибыль. Инвентаризация проводится как раз для того, чтобы выяснить, как этот товар двигался и где он сейчас. В короткой и длинной перспективе это позволяет избежать финансовых потерь и ошибок персонала, выявить слепые зоны в учете, исправить расхождения и увидеть динамику по товарным позициям и категориям.
Для интернет-магазинов и розничной торговли инвентаризация — это, прежде всего, ответы на важные вопросы: что реально происходит на складе, сколько средств заморожено в остатках и насколько система учета соответствует действительности. Регулярная инвентаризация позволяет работать системно, а не хаотично. А с умными инструментами от KeyCRM складской учет и инвентаризация будут проходить легче и без лишних хлопот.
