Не справятся, нафакапят, мне потом переделывать, лучше сразу сделаю все сам… Каждому, кто хотя бы раз передавал задачу другому человеку, знакомы эти страхи. Но пока в сутках всего 24 часа, нам приходится рисковать и делегировать.
К счастью, мы живем в мире, где существует автоматизация бизнес-процессов. А значит, адресовать вопросы можно не только людям, но и CRM-системе. Делимся правилами делегирования, которые повысят эффективность команды и уберегут ваши нервные клетки.
Доверяйте рутинные процессы системам
Мы делегируем не только потому, что у нас есть ограниченный ресурс. Дело в том, что с некоторыми процессами автоматизация бизнеса справится лучше, чем мы.
Вы можете доверить рутину CRM-системе, это освободит время сотрудников для стратегически более важных дел. Решив автоматизировать бизнес, владелец интернет-магазина экономит несколько рабочих часов каждого члена команды.
Вот какие ежедневные задачи можно отдать комплексной срм-системе:
- сбор и обработка заказов с сайта, маркетплейсов, брендовых страниц в соцсетях, у нас есть даже официальная интеграция CRM с Instagram;
- контроль статуса заказа в режиме real time;
- создание форм и трекинг отправлений в популярных почтовых сервисах;
- обработка звонков через IP-телефонию;
- общение с покупателями по email, в мессенджерах и соцсетях, отслеживание всей истории контактов с клиентами;
- создание, обновление и управление товарным каталогом;
- контроль и обновление остатков продукции на складах;
- проверка платежей по клиентским заказам;
- учет финансовых поступлений и расходов интернет-магазина.
Больше обо всех возможностях узнавайте из нашего лонгрида: 30 вещей, которые CRM может автоматизировать в вашей торговле.
Для выполнения этих тасков обычному менеджеру нужна куча времени, несколько таблиц Excel, максимум сконцентрированности и собранности. CRM-система справится с этим быстрее и эффективнее. В отличие от обычного менеджера, срм не допускает ошибок, не тратит лишнее время на перенос данных и избавляет от необходимости многократно выполнять одни и те же механические операции. Для этого в KeyCRM есть автозаполнение, быстрый поиск по тэгам и датам, шаблоны отправлений и документации.
Делегируйте рутинные процессы напрямую системе, а людям оставьте таски, которые требуют их уникальных скилов и компетенций. Собственно, ради этого вы их и нанимали. С остальным справится CRM.
Сохраняйте контроль, если вам это важно
Автоматизация бизнеса — это оптимальное решение для людей с повышенной тревожностью и невысоким уровнем доверия. Если вы все еще прокачиваете эти навыки, автоматизация позволит оперативно следить за тем, как все работает. То есть вы и вопросы делегируете, и комфортный для себя уровень контроля сохраняете.
Для этого в CRM для интернет-магазина есть функционал ролей. Каждому коллеге можно присвоить определенную роль в соответствии с позицией в компании: менеджер по продажам, курьер, маркетолог, менеджер по закупкам, программист, бухгалтер и т.д. Вы можете задать роль и уровень доступа (просмотр или редактирование) даже к отдельным полям в личном кабинете. Коллеги будут видеть только ту информацию, которая им нужна для работы. Остальные данные находятся в безопасности.
Например, курьеру необязательно видеть личные данные клиента или историю заказов, поэтому вы предоставляете ему доступ только к полям, необходимым для выполнения доставок. SMM-менеджер будет видеть только информацию о лидах из Instagram и Facebook. Бухгалтер сможет отслеживать финансы, приходы и расходы, следить за финансовыми показателями и просматривать отчеты, а для всех других специалистов финансовая информация останется конфиденциальной.
Кроме того, срм-система сохраняет историю действий всех членов команды: кто что внес, отредактировал, добавил, удалил. Это помогает решать спорные ситуации.
Делегируйте, учитывая сильные стороны членов команды
Все люди разные. В командной работе это и дополнительная головная боль, и диверсификация рисков. Мы мыслим и действуем по-разному, у нас разные сильные стороны и скилы, в которых мы “проседаем”. Именно это диверсифицирует риски, связанные с человеческим фактором. Коллега не станет вашей копией, у него другое мышление, опыт и подход. Но благодаря этому он сможет усилить проект в тех областях, где вам это не удалось.
Определите сильные стороны подчиненных и только после этого распределяйте зоны ответственности. Делегировать в системе СРМ — легко, поскольку вам не нужно доплачивать за каждого члена команды. Вы можете подключать в KeyCRM любое количество менеджеров и закреплять за каждым из них отдельные зоны контроля. Автоматизация бизнеса сосредотачивает вас на налаживании процессов, а не отслеживании расходов на подключение каждого сотрудника.
Crm позволяет не только делегировать задание кому-то из коллег, но и установить дедлайн для его выполнения. Если для сохранения лояльности клиента заказ нужно закрыть за несколько часов, вы просто устанавливаете дедлайн. Когда он подойдет к концу, система об этом оповестит. Никто ничего не упустит и не забудет.
Почему не делегировать — это плохая идея
Без грамотного делегирования через CRM рано или поздно любой основатель бизнеса попадает в ловушку. Здесь есть два полюса. Вы или отпускаете все в свободное плавание (делегируете менеджерам), а затем не знаете, как выгрести последствия (потому что не было контроля). Или зацикливаете все на себе и постепенно просто сходите с ума. Операционная часть и ежедневные механические действия не оставляют времени для стратегического планирования. Хотите, чтобы бизнес рос и развивался? Делегируйте.
Вот как минимум 3 причины начать делать это уже сейчас.
1.Без автоматизации бизнес не может масштабироваться. Представьте ситуацию: интернет-магазин развивается, ассортимент увеличивается, клиенты довольны, количество повторных покупок растет. Владелец магазина работает по 80 часов в неделю, без выходных и отпусков, забывая о семье, спорте и посиделках с друзьями. Но в один момент бизнес просто перестает расти. Сутки не бесконечны. Ресурс не бесконечен. Вы можете тратить все силы на бизнес, а на выходе получать все меньше и меньше. Когда достигаешь потолка, нужно масштабироваться и искать новые стратегические цели. Но как — вы же утонули в операционной деятельности…
Кейс: Из видео-продакшна – к успешному магазину домашней одежды на Etsy
Автоматизация бизнес-процессов в KeyCRM позволяет масштабировать бизнес на всех уровнях. Без каких-либо «потолков» или ограничений. Система содержит так много удобных и полезных инструментов, что товарный, складской, финансовый учет облегчается в разы. Один из ярких кейсов — выход Укрпочты на зарубежный маркетплейс eBay со знаменитыми марками. В первый же день компания получила бан от системы из-за большого количества заказов и невозможности их обработать. Благодаря подключению KeyCRM Укрпочта буквально за ночь приняла с работу все заказы, вышла из бана и продолжила продавать на eBay.
Кейс от Укрпочты: Как KeyCRM спасла продажи известных марок на eBay
2. Риск потери постоянных клиентов. Если бизнес не развивается, со временем «проседает» сервис. Вам придется бороться не только за новых клиентов, но и пытаться удержать старых. Люди покупают там, где удобнее, быстрее, легче, приятнее. Это не столько о цене, сколько о сервисе.
Простой заказ, быстрая обработка заявки, доступ к популярным платежным сервисам, несколько способов отправки, отслеживание статуса заказа, оперативный ответ на вопросы в мессенджерах и соцсетях — вот как можно автоматизировать бизнес и повысить лояльность покупателей.
Кейс: Не руби сгоряча, автоматизируй: как увеличить продажи на Etsy
3. Вы не видите общей картины. Суть автоматизации интернет-магазина — создание упорядоченной и скоординированной схемы взаимодействия. Мы уже писали про ошибки при работе с маркетплейсами и решении проблем, которые предлагает СРМ-система. Это своеобразный универсальный помощник, который поможет удержать баланс между делегированием и контролем, а также выстроить четкий алгоритм работы всех отделов.
Когда бизнес-процессы не отлажены, вы не знаете, сколько товара осталось на складе, что нужно заказывать поставщику, не можете провести переучет, не видите финансовых показателей. Свести в одно целое все доходы и расходы из табличек Excel — та еще головная боль. Автоматизация бизнеса позволяет держать руку на пульсе и отслеживать рентабельность, доходы и расходы каждого магазина или филиала.
Еще один полезный инструмент аналитики — отчет по менеджерам. Всего несколько движений — и вы видите, кто из работников лучше выполняет KPI, кому нужно помочь и какие изменения внедрить, чтобы команде было комфортно.
Выводы
Если вдруг вы поняли, что завалены задачами, а бизнес стоит на месте, надо спасать компанию, себя и коллег. Начните с наведения порядка в зонах ответственности, ролях членов команды, финансах, складском учете. Автоматизируйте все, что можно автоматизировать. Это делает бизнес более быстрым, гибким и точным.
Время владельца интернет-магазина — наиболее ценный ресурс компании. Не тратьте его зря. Если автоматизация бизнеса освобождает от рутины и дает силы на масштабирование и стратегию, почему бы этим не воспользоваться!
Протестируйте возможности автоматизации в KeyCRM — до 30 дней бесплатно.
